摘要：办公室文秘人员要从思想、工作、细节上入手，不断提升办公室文秘的水平和能力，系统地进行办公室文秘专业的再认知、再学习、再创新，真正让办公室文秘工作达到高效率、高质量的目标，从而保障组织健康发展。
关键词：办公室；文秘工作；提高策略
引言
办公室文秘的工作十分重要。负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办工作；文件的回收工作；各种会议的记录工作。办公室文秘的职业能力关系着企业工作的进度，企业在选择文秘人员时应该依据本文所提观点进行专业的选拔，要重视办公室文秘工作，对文秘的各方面能力进行培训，加以提高。在企业激烈竞争时期，拥有专业的文秘人员相当于有了“润滑剂”，能够使企业健康发展。
1提高文秘工作质量和水平的重要性
办公室管理是企业日常管理与行政工作的主要场所，随着企业发展，其所承担的工作量也有所增长，涉及到各种行政管理与日常管理内容，并且办公室工作是做好上下级指令传导的关键环节，为了将领导的意思准确地传达给员工，需要做好各项工作的细节管理。与此同时，企业办公室文秘工作者还承担着与外部沟通的主要任务，除了处理好企业文秘工作与内部人员之间的联系，还要对政府部门和合作单位进行沟通，这就给文秘工作者的专业素养与工作能力提出更高的要求，文秘工作者自身素质与企业内部管理之间的关系是密不可分的，企业必须重视文秘工作的重要性，在工作的过程中保持一定的原则。首先，面对大量的工作任务始终保持负责、认真的态度，把握和落实好企业内部管理制度和职业道德，控制自身的行为，提高自我素养和综合水平。其次，在工作之余根据自身能力统筹好岗位工作，能够应用现代化信息手段提高办公效率与工作质量。另外，将上级领导的意识和指令准确传达到各个部门，加强上级、下级之间的有效沟通，充分发挥岗位责任，做好上下级之间的调节作用，推动企业的可持续发展。
2办公室文秘工作水平的提升策略
2.1及时与领导沟通
企业办公室的文秘工作人员，需要时刻关注领导的工作动向，以便于及时地接收领导的决策、指示，继而及时地向下级部门传达、发布。通常而言，企业办公室的文秘工作人员需要具备极其活跃的脑力思维，以便于应对各类难以预料的突发性事件。一旦出现了问题，文秘工作人员必须要及时地与上级领导交流、沟通，从而在最短的时间内解决问题、攻克难题。诚然，金无足赤，人无完人。上级领导的工作指示也难以做到十全十美。如果发现决策失误，也要及时地反馈给上级领导，以求实现后续工作的顺利开展。
2.2不断改进办公室文秘工作的方法
企业办公室文秘工作必然会涉及企业相关政策的制定以及执行，同时，关于政策执行的情况以及所带来的效果都需要办公室文秘进行跟踪负责，可见，文秘工作与企业健康发展有着非常密切的关系。基于此，要求企业办公室文秘对其工作进行不断改进，主要是根据部门的实际情况，对现有工作的不足进行总结，从而实现优化与创新。在提升工作能力的基础上，建立一个与企业特点相符合的工作体系，使企业、办公室以及文秘人员能够实现良性运作。具体来讲，一方面，文秘工作者要结合实际情况，对自己在办公室的位置进行审视，从而掌握工作的特点以及规律，并坚持在工作中不断摸索与总结，这样就可以在众多工作中迅速分析主次，明确轻重缓急，在高强度、高时效要求的工作环境之中也可以做到稳步推进，保障文秘工作能够适应企业的需求；另一方面，办公室文秘人员要坚持自我提升与调整，善于抓住各种机遇，养成自我总结的良好习惯，有计划、有步骤地完善自己。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆此外，因为日常工作的缘故，文秘工作人员还应该对身体、情绪、心理等内在因素进行不断协调，确保保持良好的工作状态，灵活应对组织下达的各种任务。
2.3加强培训，健全办公室工作制度
企业在聘用临时文秘的同时要加快培训专业文秘的脚步，为办公室工作的长久发展提供动力。办公室文秘必须经过企业的专业培训，培训可以分为三个步骤：一是要考验文秘人员的心理素质和动手能力，这是为了应对平常繁多的文件和突发的紧急情况。二是要引领文秘人员熟知企业的各方面工作流程，这是为了让办公室工作与企业工作无缝对接。三是要锻炼文秘人员的语言能力和处理人际关系的能力，这是为了做好部门间的协调，使公司部署工作得到有效落实。
办公室同样要建立完整的制度条例，要对文秘进行行为规范。比如遵循职业道德规范，严格要求自身，保证良好的工作态度和职业素养，自觉遵守公司的规章制度；努力提高自身的职业素养和办事水平；提高办事效率和质量；服从上级安排，利用自己的专业能力维持企业办公室工作的有序运转。培训和建立制度是对文秘人员专业素养的培养过程，是对办公室工作质量和水平的有效提升，如果办公室文秘能够自觉遵守以上原则性要求，那么办公室工作质量就会得到有效的提升。
2.4附加必要的奖励制度
企业根据员工的工作制定奖励制度可以说是关爱员工、激励员工、督促员工的有效手段。制定合理的奖励制度不仅适用于办公室，同样适用于企业所有部门，员工物质上或名誉上得到了奖励，工作态度就会积极向上。制定办公室文秘的奖励制度，主要内容就是确定奖励原则：多劳多得原则和公开性原则。文秘在工作量巨大的情况下基本完成任务的，应当给予“优秀奖”，可以奖励生活用品、纪念品或适当的奖金；文秘在工作量巨大的情况下完成全部任务且质量较高的，应当给予“超越奖”，要奖励数额合理的奖金。在奖励制度中公开性原则也是十分必要的，它代表着公平性，能够使文秘人员信服并且正视自己。办公室文秘工作奖励制度不断激励着文秘人员发挥自己的能量，使其得到满意的回报。
2.5做好细节管理工作
细节管理是办公室文秘工作者应该具备的基本素质，做好细节管理工作有助于文秘综合管理水平的提高。文字、文件和服务是办公室文秘工作者日常管理的核心内容，其对于文字细节的确定和认识直接影响领导意识的准确传达，如果在工作中出现了语法错误或者专属问题，就有可能导致不必要的矛盾和影响。这就要求办公室文秘工作者保证文字简明扼要，准确传达领导指示，做好文件传阅等细节管理工作，从文件编辑、文件传输、文件收回都要做好全过程的管理工作，确保文件编号编制的准确性，满足文件进度跟踪的动态发展要求。与此同时，办公室文秘工作者还要具有精细化的服务意识，保证各项工作的精益求精，不断提高办公室工作效率和质量。
结束语
企业办公室是整个企业行政管理工作开展的主要阵地，涉及的工作量很大，需要文秘及时向上级汇报现有工作实际情况。办公室工作职责意味着文秘工作水平与组织内部管理有效性存在着较大的关系。低效的办公室文秘工作，必然会降低组织机构的办事效率。因此，必须充分重视办公室文秘工作，并通过有效的措施，提升文秘工作的综合水平。
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论文作者:解东丽
论文发表刊物:《基层建设》2019年第26期
论文发表时间:2019/12/18
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