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在日常的会计核算工作中，发生差错的现象时有发生。这里拟就错账产生的原因、查找技巧以及更正方法作一有益的探讨，帮助财务人员缩短查找差错的时间，减少查账工作量，以便提供更加真实的会计信息。
一、产生错账的原因
导致会计人员产生错账的原因是多种多样的，概括起来主要包括如下几种：
(一)记账方向错误。在记账时，在账簿中借方与贷方的记载颠倒，把借方记成贷方或把贷方记成借方。如果把应记的红字的数字误记为蓝字；或把应记的蓝字数字误记为红字，这也属于记账方向错误。
(二)漏记。在记账时将某一凭证的金额的数字遗漏未记入账簿。
(三)重记。将已经登记入账的金额数字，又重复记入账簿。
(四)记错科目。在记账时“张冠李戴”，如将现金记入银行存款科目。
(五)数字位数移位。在记账时将数字位数移动，即以大写小(少写1个或几个0)或以小写大(多写1个或几个0)。例如将100写成10，或将10写成100，等。
(六)数字位数颠倒。在记账时，将某一数字中相邻的两位颠倒登记入账。一是邻数颠倒。二是隔位数字倒置。如将12写成21，123写成132等。425记成524，701记成107等等。
(七)其他不规则错误。一是会计原理、准则运用错误：这些错误的出现是指在会计凭证的填制、会计科目的设置、会计核算形式的选用、会计核算程序的设计等会计核算的各个环节出现不符合会计原理、准则等规定的错误。二是计算错误：确定计量单位错误、选择计算方法错误和运用计算公式错误、结账时发现数字打错，余额记错；从而导致不符等等。
二、错账的查找技巧
一般情况下，如果发生了错账，应采取以下措施查找：要确认错误的金额，先计算出差错的数额；综合各种有关情况，确定可能出现差错的范围。包括要确认错在借方还是贷方；确定查找的线索，采用适当的方法予以查错。主要查错方法有以下几种：
(一)顺查法。顺查法是按照账务处理的顺序，从原始凭证、账簿、编制会计报表全部过程进行查找的一种方法。即首先检查记账凭证是否正确，然后将记账凭证、原始凭证同有关账簿记录一笔一笔地进行核对，最后检查有关账户的发生额和余额。
这种检查方法，可以发现重记、漏记、错记科目、错记金额等。其优点是查的范围大，不易遗漏，且准确性较高；缺点是工作量大，需要的时间比较长。所以在实际工作中，一般是在采用其他方法查找不到错误的情况下采用这种方法，或者主要适用于期末对账簿进行的全面核对和不规则的错误查找。
(二)逆查法。其与顺查法相反，是按照账务处理的顺序，从会计报表、账簿、原始凭证的过程进行查找的一种方法。即先检查各有关账户的余额是否正确，然后将有关账簿按照记录的顺序由后向前同有关记账凭证或原始凭证进行逐笔核对，最后检查有关记账凭证的填制是否正确。
这种方法的优缺点与顺查法相同。所不同的，是根据实际工作的需要，对由于某种原因造成后期产生差错的可能性较大而采用的(如果记账员认为错误可能出在当天最后几笔业务或者当月最后几天的业务上，那么，按照这样倒过来的顺序查找，有时可以事半功倍)。
(三)抽查法。是指抽取账簿记录当中的某些部分进行局部检查的方法。当发现账簿记录有差错，记账人员可根据差错的具体情况从账簿中抽查部分内容，而不必核对全部内容。即可根据具体情况分段、重点查找。将某一部分账簿记录同有关的记账凭证或原始凭证进行核对。还可以根据差错发生的位数有针对性地查找。比如：如果差错是角、分，只要查找元以下尾数即可；如果差错是整数的千位、万位，只需查找千位、万位数即可，其他的位数就不用逐项或逐笔地查找了。
(四)偶合法。是指在错账的查找中，经常使用一种方法。所谓偶合法，即根据账簿记录差错中最常见的规律，根据差错的情况来推测差错原因进而查找差错的一种查找方法。它主要用来查找带有规律性原因造成的差错。
1.记账人员推测可能是漏记、重记的差错，可用“差数法”，即根据核对不相符的差额进行查找。如日记账或明细账余额比总账余额少500元，记账人员推断可能是漏记了一笔500元的凭证，则可以查找金额为500元的凭证。如多500元，记账人员推测属于重记，则同样可查找是否将金额为500元的凭证重复登记。具体说：
(1)漏记的查找。①总账一方漏记，在试算平衡时，借贷双方发生额不平衡，出现差错，在总账与明细账核对时，会发现某一总账所属明细账的借(或贷)方发生额合计数大于总账的借(或贷)方发生额，也出现一个差额，这两个差额正好相等。而且在总账与明细账中有与这个差额相等的发生额，这说明总账一方的借(或贷)漏记，借(或贷)方哪一方的数额小，漏记就在哪一方。②明细账一方漏记，在总账与明细账核对时可以发现。总账已经试算平衡，但在进行总账与明细账核对时，发现某一总账借(或贷)方发生额大于其所属各明细账借(或贷)发生额之和，说明明细账一方可能漏记，可对该明细账的有关凭证进行查对。③如果整张的记账凭证漏记，则没有明显的错误特征，只有通过顺查法或逆查法逐笔查找。
(2)重记的查找。①总账一方重记。在试算平衡时，借贷双方发生额不平衡，出现差错；在总账与明细账核对时，会发现某一总账所属明细账的借(或贷)方发生额合计数小于该总账的借(或贷)方发生额，也出现一个差额，这两个差额正好相等，而且在总账与明细账中有与这个差额相等的发生额记录，说明总账借(或贷)方重记，借(或贷)方哪一方的数额大，重记就在哪一方。②如果明细账一方重记，在总账与明细账核对时可以发现。总账已经试算平衡，与明细账核对时，某一总账借(或贷)方发生额小于其所属明细账借(或贷)方发生额之和，则可能是明细账一方重记，可对与该明细账有关的记账凭证查对。③如果整张的记账凭证重记账，则没有明显的错误特征，只能用顺查法或逆查法逐笔查找。
2.记账人员推测可能是记反方向。记反账是指在记账时把发生额的方向弄错，将借方发生额记入贷方，或者将贷方发生额记入借方，则账簿中反映的错误差额必定是偶数，可用“二除法”即用不相符的差数除以2，如被除尽，然后根据商数从账簿记录中去查找差错。具体说：
总账一方记反账，则在试算平衡时发现借贷双方发生不平衡，出现差额。此差额是偶数，能被2整除，所得的商数则在账簿上有记录，如果借方大于贷方，则说明将贷方错记为借方；反之，则说明将借方错记为贷方。如果明细账记反了，而总账记录正确，则总账发生额试算是正确的，可用总账与明细账核对的方法查找。
3.如果记账人员推测可能是数字位置颠倒或数字位数移位造成的差错。可用“九除法”，即用不相符的差数除以9，如被除尽，然后根据商数，检查是否有相同数字移位，如无相同数则考虑是否为相邻两个数字颠倒。具体说：
(1)数字移位的查找方法。即应记的位数不是前移就是后移，即小记大或大记小。如果是大变小(账上多记)，在试算平衡或者总账与明细账核对时，正确数字与错误数字的差额是一个正数，这个差额除以9后所得的商与账上错误的数额正好相等。查账时如果差额能够除以9，所得商恰是账上的数，可能记错了位。如果是小变大(账上少记)，在试算平衡或者总账与明细账核对时，正确数与错误数的差额是一个负数，这个差额除以9后所得商数再乘以10，得到的绝对数与账上错误恰好相等。查账时应遵循：差额负数除以9，商数乘以10的数账上有，可能记错了位。
(2)数字颠倒的查找方法。记账时往往会将某一组数字的几个数字颠倒。数字错误的特征是：①差数是9的倍数；②差额数字相加之和是9；③被颠倒的两个数字之差，是差额除以9所得的商。如果发现上述情况，说明数字可能颠倒。再根据差额数字分析数字颠倒的可能性，有目的地对某些数字进行重点查对。两位数字颠倒只有45种情况。如果差额数字是10倍，即90，则数字颠倒错误发生在百位和十位之间，只要在数字的百位和十位之间检查有无颠倒即可，并以此类推。对于错记的查找，可根据由于错记而形成的差数，分别确定查找方法，查找时不仅要查找发生额，同时也要查找余额。
错账查找出后，要根据错账情况，分别采取不同的更正方法进行更正，具体说有以下几种方法：
(一)划线更正法：在结账前发现账簿记录有错误而记账凭证无错误时，应采用划线更正法。具体做法是：将错误的文字或数字划一条红色横线注销，但必须原有字迹可辨认；然后，在划线的上方用蓝字或黑字填写正确文字和数字，并由更正人员在更正处盖章，以明确责任；其中对错误的数字，应全部划线更正，不能只划掉其中个别错别数字。
【例】记账人员在根据记账凭证登账时，将13500元误记为13008元，应用划线更正法更正，首先用红横线注销掉13008并加盖名章，然后再在错误数字上方用蓝或黑字写正确数字13500即可。
(二)红字更正法：用填制红字记账凭证(金额用红字)更正错误记录。这种方法一般用于下面两种情况：
1.在记账后发现记账凭证和会计账簿记录的金额有错误，所记金额比应记金额要大。更正方法是：将多记的金额用红字填制一张与原记账凭证会计科目相同的记账凭证，并据以登记账户，用以冲销多记的金额，更正错误。其中“摘要栏”要注明“冲销×年×月×日×号凭证多记金额”。
【例】采购人员预借出差旅费，付给现金1000元。预付差旅费借记“其他应收款”账户。但在填写记账凭证时，误将金额填为1200元，并据此已登记入账：
(1)借：其他应收款 1200
贷：现金1200
更正时，填制红字记账凭证，注销多记的200元。
(2)借：其他应收款 200
贷：现金200
2.在记账后，发现记账凭证在会计账簿所用会计科目或记账方向有错误，或会计科目均有错误。更正方法是：用红字金额填写一张与错误内容相同的记账凭证，在摘要栏内注明“冲销×年×月×日×号凭证的错误”；然后，再用蓝或黑字填制一张正确的记账凭证，在摘要栏内注明“订正×年×月×日×号凭证”；最后，根据记账凭证登记入账。
【例】采购人员预借出差旅费，付给现金1000元。这项经济业务应记入“其他应收款”账户，但在填制记账凭证时，填成借记“应收账款”账户，并据此已登记入账：
(1)错账：
借：应收账款 1000
贷：现金1000
(2)红字：
借：应收账款 1000
贷：现金 1000
(3)然后填制正确的记账凭证：
借：其他应收款 1000
贷：现金1000
(三)补充登记法：用蓝或黑字填制补充的记账凭证来更正错误的记录。这种方法适用于记账以后发现记账凭证填写的金额小于实际金额的错账。更正方法是：将少记的金额用蓝字填制一张与原记账凭证会计科目相同的记账凭证，并据此登账，用以补充少记的金额，更正错误，其中“摘要栏”注明“补充×年×月×日×号凭证少记金额”。
【例】采购人员预借差旅费，付给现金1000元。在填写记账凭证时，误将金额填为800元，并据此已登记入账：
(1)错账：
借：其他应收款 800
贷：现金 800
(2)更正时，再填制一张蓝或黑字记账凭证，补充少记的200元，即：
借：其他应收款 200
贷：现金200
以上只是对当年发现填写记账凭证或登记账簿错误而应采用的更正方法，如果发现以前年度记账凭证中有错误(主要指科目和金额)并导致账簿登记错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
总之，错账的查找与更正是一项非常复杂和细致的工作，往往为了查找一笔差错需要花费很长时间，有时甚至影响结账，延误编制会计报告或决算时间。因此，这就要求我们在日常核算工作中必须以高度的责任感，熟练地掌握有关财务会计制度，不断提高专业胜任能力，记一笔复核一笔，减少和防止差错的发生，提高核算水平。