文件能包含档案吗？——兼评《档案定义应以文件为属概念》，本文主要内容关键词为：档案论文,文件论文,应以论文,定义论文,概念论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“文件能包含档案吗？”这是一位读者针对我《谈谈“文件论”》(《档案管理》2004年第3期)一文中“档案来源于文件，档案是由文件组成的”一句话的质疑。后来《档案学通讯》2005年第2期发表了张煜明、王茜的《档案定义应以文件为属概念》(以下简称“张文”)一文回答了这个问题，既然文件是档案定义的属概念，那么文件一定包含了档案，这是毋庸置疑的。张文是一篇好文章。我说它好，不仅因为它代我回答了读者的质疑，还在于它在国家法规、标准和多数教材中均将档案定义的属概念定为“历史记录”、“原始记录”、“文献”、“信息”等的情况下支持了非主流意见，即“少数人”提出的“档案定义应以文件为属概念”的观点，这是难能可贵的。
张文提出的以文件为档案定义属概念的理由有四：1、符合定义规则，揭示了档案的内涵与外延、档案与文件的差异与联系；2、体现了档案的起源及档案一词的由来；3、反映了档案形成的客观实际和档案工作的客观实际，并指导着档案工作的开展；4、被国际上有关档案组织、多数国家的档案机构与档案学者认可和使用。这四条理由极为充分和有力。
文件作为档案定义的属概念，关键是如何定义文件？如果将文件仅仅看成是“一般的公文”，自然不能作为档案的属概念。20多年来讨论档案定义及其属概念时，其中一个分歧点就是因为对文件有不同的认识，从而造成了讨论问题没有共同语言的局面。那么，现在有没有一个比较符合实际的、比较好的文件定义呢？我认为是有的，那就是1993年出版的《中国大百科全书·图书馆学情报学档案学》中文件的定义：“国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。”1994年出版的《档案学词典》将文件分为广义和狭义两种，其中“广义的文件指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料。”1999年出版的《辞海》中文件的定义为：“组织或个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料。”2000年颁布的中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》中文件的定义为：“国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。”以上定义的文字表述虽不完全相同，但其基本内涵和外延是一致的。文件除了“一般的公文”之外，还包含了“在履行法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录”。上述文件定义并不是人们凭空想出来的，而是对于已变化了的、已发展了的文件这一事物的新认识。人们“随着对档案深入的研究和现实档案工作范围的扩大……对档案有了更深入的认识”，让档案的概念扩大；为什么不能同时也关心一下文件和文件工作的变化和发展，非要让文件削足适履而不扩大其概念呢？根据上述文件定义的属概念“记录材料”、“记录有信息的一切材料”、“信息记录”，有什么样的档案不同时又是文件呢？
有人认为，会议记录等记录性文件“一形成就是档案”，称它们为文件“大有‘指鹿为马’之嫌”。其实，几十年前的汉语言就已将会议记录作为一种文件来看待了。如1931年中共中央制定的《文件处置办法》将会议记录(当时称“议决案”、“议案”、“记录”)列入文件之内，1931年国民政府实业部公布的《公司登记规则》也将会议记录(当时称“议事录”、“决议录”)归入文件之列，1946年出版的《商业文件》一书更将股东会、董事会的会议记录分类为“管理文件”，总之，并不是我们“非要扩大文件的概念”不可，只是“承认事实”、“实事实说”而已。至于说“口述史料”、“会议记录”、“工作笔记”、“家谱”、“日记”等记录性文件“都没有现行作用”，似乎也不太恰当。正好《档案学通讯》2004年第5期发表了陈琼的《试论文件现行效用》一文，她指出“有些记录性文件，其制作的直接目的是为了记载事务处理过程，或表达制作者的思想、意图并且备忘，如家谱、日记等，其记载过程就是备忘过程，也是现行效用的发挥过程，记载完毕，文件直接目的达到，则现行效用消失。”可见，将上述各种各样的记录称作文件和列入文件范围之内，是有一定道理的，并不是在随便胡说！在学术讨论中，对于不同意见应该商讨，简单地将对方扣上“指鹿为马”的帽子，是不恰当的。
研究和讨论文件的定义和概念是很重要的，它涉及文件论、文件学的理论基础问题，我们研究档案学不也很看重研究档案的定义和概念吗？这是一样的道理。同时，由于对文件有了新的认识，文件不仅仅是“一般的公文”，而是与档案类同的一种信息记录。因而在研究文件概念取得了阶段性进展(辞书和档案行业标准中第一次有了比较明确的文件定义)之后，像张文那样重新讨论档案定义也是非常必要的和及时的。
近年来有人说，什么是档案谁也说不清楚，甚至有一位教授哀叹“档案究竟是什么？”“相信许多档案学者也会瞠目以对”。我认为这只是个别人的看法，大多数档案学者和广大档案工作者还是清楚的，至少对档案有个大致的了解，否则怎么工作？怎么研究问题？有不同意见、不同认识的，只是少数几种类别的特种档案。对多数的普通档案，人们还是能达成一定的共识。像近几年新出现的电子文件，大家也认为其中有保存价值的需要归档成为电子档案，分歧不大。有人说我国档案定义有几十种，而且还在发展。有些档案定义弄得很复杂，不费点工夫是搞不清楚的。档案专业书刊中众多的、复杂的档案定义，在给人们增长了专业知识的同时，也令人费解。不是有“旁观者清”的一说吗？我们不妨看看非档案专业人士是如何解释档案的。1980年商务印书馆出版的《辞源》解释档案时，先引了清代杨宾《柳边纪略》中关于档案的一段文字，接着说：“后来分类立卷归档的文件，沿称档案。”中国社会科学院语言研究所编辑的《现代汉语词典》(外语教学与研究出版社2002年增补本)解释档案为“分类保存以备查考的文件和材料”。它们对档案一词的解释已经很清楚，特别是《现代汉语词典》的解释。不管什么人，看了这两条，就会对档案有一个大概的了解。以上辞书对档案的解释，从一个侧面说明了以文件为档案定义的属概念是有相当的“群众”基础的。
关于档案定义问题，我于1993年6月写过《对于档案定义问题讨论的三点意见》短文(参加《档案工作》杂志“档案定义问题座谈、笔谈”用，未刊发)。十多年来我对该短文中的基本观点没有什么改变，现将其中一段文字转录如下：我个人对档案定义的看法，仍坚持传统的基本观点。但在具体表述上，根据大家讨论的意见和参考外国的档案定义，主张分两段下定义：首先给文件下定义，认为文件是“组织或个人(即‘人们’)为处理事务(即‘办事’，包括相互联系、交流情况、记载事物、表达意志、总结经验等)而制作的记录有信息的材料(即‘物质材料’、‘物体’)”。其次给档案下定义为“保存起来以备查考(即‘存档、‘归档’)的文件”。前者用以区别其他记录有信息的材料(如图书、报纸、刊物、音像出版物等)，后者用以区别其他文件(如正在制作中的文件、正在现实使用中的文件、没有保存价值或不需要归档的文件等)。
在档案定义中将档案与文件联系起来，实在是一件极为重要的事。上个世纪80年代制定《档案法》时，在国家档案局和全国人大常委会、国务院法制局等有关部门召开的座谈会上和会后，我都提议将文件列入档案定义(或范围)中，但均未被采纳，甚至在后来颁布的《档案法》中连“文件”(包括“文书”、“公文”)一词都见不到，这是件憾事。避开文件谈档案，简直是不可思议的。最近看到一篇文章说了这样一件事：有个档案行政管理部门到某单位进行执法检查，发现这个单位“法人代表的任命文件在档案中找不到，于是要求对方提供，受检方找不到”。档案执法检查人员“认为对方存在档案丢失情况，要实行行政处罚”。但是有人认为“这份文件在档案目录中没有，说明当初就没有归档，要说丢失的话也应该是‘一份文件’”，既然还不是“档案”，也就不能按“丢失档案”来处理了。这听起来有点像一则笑话，但我们细想一下，正好说明文件与档案不可能绝对分开，更不能将它们对立起来。一个单位如果没有了文件，还有什么档案可言。
档案定义是否以文件为属概念，档案是否全部来源于文件，这是仍可讨论的学术问题。但是，档案主要或多数来源于文件应该是不争的事实。所以各级档案行政管理部门十分关心文件的问题，如国家档案局专门制定了《机关文件材料归档和不归档的范围》、《归档文件整理规则》、《电子文件归档与管理规范》等规章、标准，地方档案条例中一般都明确规定文件归档问题。为了确保具有保存价值的文件能够完整、安全地保存到各级档案机构，应该将有关文件的问题反映到《档案法》中，而不是回避。比如，我国《档案法》第十条应明确“文件”的归档问题；第五章“法律责任”就可以考虑不限于“档案”，而在某些条款中将“有保存价值的文件”或“应归档的文件”包括进去，等等。在档案法规中对文件有所制约的做法，也是许多国家的共同经验；有关文件的归档、移交、保护等问题，在许多国家的档案法规中均有所反映，可以说是“随处可见”。
张文最后一段文字中提出档案的本质属性是“归档保存以备查考”，我完全赞同。我也同意何嘉荪说“档案的原始性特点是由文件的原始性继承而来”的观点(《从世界范围研究文件与档案的本质区别》，《北京档案》2000年第7期)。由于档案是由文件组成的，我们过去常说原始记录性是档案的本质属性(陈兆□、和宝荣主编《档案管理学基础》1996年修订本第17页)，也说得过去。但是考虑到档案只是文件中的一个特殊部分，与一般的文件有所不同，仅仅原始记录性还没有反映出它的重要特性。如果要揭示出它与一般文件的不同特性，就只有“归档保存以备查考”了。关于这个问题，我认为伍振华关于“备以查考性是档案本质属性”的观点(《档案学通讯》2000年第6期、2005年第1期)，有它的独到之处，我也甚为欣赏。是“归档保存以备查考”、“保存起来以备查考”、“分类保存以备查考”，还是“备以查考性”、“保存备查”、“按一定规律特地保存起来”，核心问题都是将文件收藏起来、保存起来、储备起来。档案与文件的区别，主要不在于单个实体有什么不同，只是当文件主要处于收藏、保存或储备状态下(为以后、将来查考使用)时才成为档案。因此，对于档案来说，收藏、保存或储备(特别是长久存世)是极为重要的一件事，没有收藏、保存、储备就没有档案。收藏、保存或储备档案的目的是为了利用，应该“以利用为纲”；但是没有收藏、保存或储备好档案，利用什么？我们经常喜欢批判“重保管轻利用”的旧思想，我是极不赞成的。应该批“轻利用”的旧思想，而不要批“重保管”。要不是那些既默默无闻而又伟大的档案工作者们历尽千辛万苦将档案保存下来，我们今天还有什么东西可供开发利用！现在有了电子文件、电子档案，广泛地实现了数字化，是否可以不重视档案的收藏和保管呢？我看是不行的。电子文件的出现，对于文件、文件管理以至整个人类社会来说是一个重大进步，可以说是革命性的；但是，对于档案、档案工作来说，是一把双刃剑，要将电子档案、数字化档案长久地保存下去并非易事，恐怕比传统形式的档案要困难得多。认识到档案的这一特性是非常重要的。
以上讨论的文件和档案的定义，文件与档案的关系，档案的本质属性，这不单纯是理论问题，对实际工作也具有重大的指导意义。现就我国档案界前几年发生的一桩诉讼案作些分析即可说明这一点。
据《湖南档案》2000年第5期田兴华等《震惊全国的档案行政诉讼第一案》(以下简称“田文”)说，2000年4月湖南省芷江侗族自治县新店坪镇水上村二组状告该县档案局：“我们与水上村一组为15亩山地发生争执，有县档案馆保存的1982年山林管业证存根等证实为本组所有。而被告故意通过鉴定该存根，以墨水颜色不同推断书写时间不同，宣布原始存根无效，致使本组无法享有15亩山地和租地补偿，侵犯了我们的财产所有权。请求法院：依法撤销县档案局的‘1号通告’……”而县档案局认为“本局下发的‘1号通告’，属于为保护档案的真实准确而采取的正当管理行为……”“觉得发出‘1号通告’有理有据：法律规定县级以上档案行政管理部门主管本区域档案事业，有检察机关的鉴定结论为依据，还请示了上级档案部门，省档案局请示国家档案局后明确答复：‘对被涂改的档案，档案行政管理部门有权宣布被涂改部分不具有法律效力。’”而事实完全出乎意料之外。5月23日，县人民法院下达判决书，判定：“……撤销被告芷江县档案局芷档法字(1999)01号《关于宣布芷江县档案馆保存的126号全宗125案卷第138页和140页档案后添写部分不具有法律效力的通告》。……”我认为法院撤销该通告的判决完全正确，而县档案局发布“1号通告”是错误的。为什么会发生这种错误呢？这就涉及对文件、档案及其相互关系的认识，特别是对档案本质属性的认识。根据本文在前面阐述的有关文件、档案的观点，“1号通告”越权了，因为它混淆了文件与档案的区别，未能认清档案的本质属性。从田文介绍的情况可知，第140页的后添写部分是水上村一组到县档案馆利用档案时所为(乘档案馆工作人员离开现场时偷着在档案上添写了一段文字)，是《档案法》第二十四条所称“涂改”档案的行为。对于这件事，县档案局有权处理。但是，第138页的后添写部分(与该页其他文字的字迹颜色不同，经检察院鉴定为同一人的笔迹，当年负责填写村民山林管业证的黄某也承认都是自己的笔迹，但拒不承认是“后添写的”)，没有找到确凿的证据证明是“涂改”了县档案馆保存的档案，还是在该文件(芷江县人民政府山林管业证存根)移交县档案馆保存以前的制作形成过程中“后添写”的，其内容是否有效，那是文件制作形成者(芷江县人民政府)和它的上级机关或法院职权范围内的事。档案的本质属性是保存备查，文件在“保存备查”以前的问题，特别是在文件制作形成过程中的问题，都是文件制作形成者的事，制作形成文件的事务虽与档案工作关系密切，但不属于档案事务，也不是档案事业，不归档案行政管理部门管理。所以，国家档案行政管理部门只能发布类似《机关文件材料归档和不归档范围》、《归档文件整理规则》等规章，与对档案关系极为密切的《国家行政机关公文处理办法》必须由国务院发布(过去曾由国务院办公厅发布)。至于文件的内容(归档后就是档案的内容)是否真实、准确、有效，只能由文件制作形成者自己负责，必要时由它的上级机关或法院来裁定，有一些早期的历史文件也只能由利用者、史学家来评说了。如1976年有不少人因在清明节前后悼念周总理和反对“四人帮”而受迫害，甚至被有关部门拘捕，拘捕他们时必然会制作形成一批文件(包括审讯记录等)，有的还归了档。这批文件、档案的内容是否真实、正确？是否有效？档案行政管理部门是管不了的，只能由其上级机关来处理(参见1978年10月9日、11月17日、20日《人民日报》)。
这件诉讼案虽已结束，芷江县档案局也没有上诉，但我们是否心服口服了呢？好像还没有，对输了这场官司的主要原因也不甚明了，表现在如下几方面：1、觉得“县档案局的‘1号通告’合理，但不合法”。如果你只宣布第140页上的后添写部分无效(因为它是被人违法涂改的)，当然是合理的，也是合法的；而现在同时还宣布第138页上的后添写部分无效(又没有确凿证据证明是涂改了县档案馆保存的“档案”)，侵犯了当事人的合法权益，怎么会合理呢！既不合法，也不合理。2、有人提出：“各级档案机构应会同有关部门，对馆室藏的这类档案来一次全面清理，采取补救措施，确保档案内容的真实准确……”不知有没有人响应，我认为这是行不通的。像芷江县档案馆保存的1982年制作形成的山林管业证存根，由谁去清理？20年前的事还记得清吗？“山林管业证存根”必须与对应的“山林管业证”对照，才能得知其准确性，20多年前发出去的这批山林管业证能找得回来吗？否则，清理后的真实准确性也是可疑的。这个问题的补救办法不多，只能从新的文件制作形成开始，要求文件制作形成者认真执行国家的或上级主管部门有关的规章、标准和规范，并在文件归档时由档案人员认真检查。3、有这样一种主张：“对馆藏档案被涂改部分到底作何处理？毫无疑问，肯定要宣布无效的，如果不宣布无效，不就等于默认其有效了吗？那么谁有权宣布？理所当然，这个权力在档案行政管理部门或会同有关部门。对此，档案法律法规、行政规章必须作出明确规定。”这里仍没有分清“档案被涂改”还是“归档前文件制作形成时的涂改”。在现实生活中，档案被涂改的事虽是少有的，但也有发生，“文革”期间出现的在档案上打“×”也是一种涂改。处理这种性质的涂改，是各级国家档案行政管理部门的职责。归档前文件制作形成时的涂改，这种现象不算少见，不对外发出的内部文件和发文底稿(草稿、原稿、定稿)涂改的情况也很多。科技文件(设计图、施工图等)和其他一些专用文件不是也有个修改问题吗？对于这种文件制作形成时的修改、涂改，宣布其修改、涂改部分是否有效的权力，国家没有授予档案行政管理部门，即使授予了这种权力，恐怕档案行政管理部门也没有能力来管！如近日报载：某省某市一名患者前往邻近的某市“医院就诊并接受手术治疗，术后不久出现脑梗塞和右侧肢体瘫痪。为此，患方将医院起诉到法庭，但因双方对一份被医院大量修改的病历真实性未能达成一致，事发至今已经4年，案件仍悬而未决”。这份病历的“大量修改”，不是医院档案室所为，而是为患者治病的医生所为。像这种病历档案内容的真实性档案行政管理部门管得了吗？档案行政管理部门能宣布这些“大量修改”部分有效或无效吗？显然是不能的。
从对以上案例的分析，笔者认为认识文件与档案的关系，认识档案的本质属性，对我们做好档案工作是相当重要的。
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