论文件生命周期理论的局限性，本文主要内容关键词为：局限性论文,生命周期论文,理论论文,论文论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件生命周期理论与其它理论一样，它的成立需要一定的条件，适用范围，并不是对所有的文件。是舍去了文件运动的“细枝末节”，是关于文件运动状态的理想表达。文件生命周期理论的局限也可以说是它的特色，但相对于广义的文件来说，相对于文件运动的复杂性来说，这也是它的局限性。
1 文件生命周期理论的适用范围的局限性
文件生命周期理论起源于对公共文件（西方国家对政府公文的称呼）的处置，因此最适用于公共文件。文件生命周期理论是研究文件运动的规律的，其实文件的运动是它自身属性与社会活动主体共同作用的结果，外界的力量（社会活动主体，包括文件需求者和文件的保管者）不是文件运动的主要原因，如果没有文件需求者的需求和保管者的操作，也不会有文件的运动，即使文件的价值发生怎样的变化。可以说，文件的形成是人为的，但是自然（自发）的；文件的运动也是人为的，但是有意识（自觉）的。文件生命周期理论适用于具有严格处理程序的文件。在现阶段，只有政府公文、科技文件才有严格的文书处理程序，而个人文件或者由个人捐赠的文件则没有，有些会议纪要和重大活动的录像带不是办事的依据，就无所谓现行阶段，主要是一种记录，供以后参考。
2 文件生命周期理论内容的局限性
文件生命周期理论强调文件依次经过几个运动阶段，但是有些文件可能不一定顺次经过划分的阶段，可能会越过一两个运动阶段，直接进入后面的阶段。下面以陈兆祦先生划分的文件运动阶段为例：如在特定条件下，文件由第一（设计制作形成）阶段，越过第二（现行）阶段，直接进入第三（暂存）阶段，然后再顺向运动。如上述的会议纪要和重大活动的录像带。“某些档案也可以转化为文件”，[1]这说明有些文件也可能作逆向运动，如有些科技文件运动至第三（暂存）阶段后，又退回第二（现行）阶段，然后再顺向运动。科技文件具有储备科技知识的功能。在它们已经运动至第三阶段后，只要贮存其中的科技知识尚有对现行活动有指导价值，且需要原封不动地利用，在这样的条件下，这些文件就有可能重新退回第二运动阶段，再次发挥作用。有些文件已经进入了永久保存阶段，但是由于现实的需要，有些活动需要内容与这些原始文件相同的文件的指导，这些文件就从永久保存机构中取出，重新作为办事的依据。如古代建筑的重建就需要把古代建筑的图纸重新推向历史舞台。
3 从连续体理论看文件生命周期理论的局限性
文件连续体理论(the Records Continuum)是20世纪80年代提出的一个新的关于文件运动的理论，是社会学上的结构化理论与档案学相关理论结合的产物。一般的社会学家把社会分为主体和客体，并人为地把它们对立起来，承认一方的主导地位。
安东尼·吉登斯(Anthony Giddens)(1938-)，原在英国剑桥大学任教授，近年又升任伦敦经济学院院长。为区别于其它的结构理论，吉登斯将自己的理论称为“结构化理论”(structuration theory)。吉登斯认为，以往的结构理论仅仅把社会结构看成是一种制约人们行动的客观力量，而结构化理论认为，社会结构是双重性(duality)的，也就是说，个体行动、社会互动、社会结构都是互相包含的，它们并不是各自独立存在的。在这里，主动和被动、原因与结果、宏观与微观都在同一现实中互相包含，这是同一现实中的双重性。吉登斯强调的是个人行动与结构之间的相互作用，而不是单向作用。吉登斯认为，人类的行为并不总是有明确动机的，人类行为很多是无意识的。事实上，人类行为绝大多数是无意识的。我想，这正好印证了文件的形成，文件是人们在社会活动中自然形成的。
杰伊·阿瑟顿(Jay Atherton)在1985年加拿大档案工作者协会年会上最早提出了文件连续统一体模型。他指出文件生命周期理论中的逻辑缺陷，认为不同阶段文件管理责任的转移带来了这样的问题：管理现行文件是不是档案管理的第一个阶段，或者长久保管具有保存价值的文件是不是文件管理的最后一个阶段。他进一步指出文件生命周期理论致使一连串相互联系的职能与职责相分离（由文件形成者、中间文件管理者和档案管理者轮流承担），这会忽视档案工作者与文件管理者之间必要的业务联系。他认为，文件生命周期理论中，文件管理者与档索管理者之间的这种分隔不尽人意，他用四个阶段的文件连续统一体模型取而代之，这四个阶段是：生成或收到阶段；分类阶段；建立档案保管期限表及鉴定阶段；保管与利用阶段（在生成文件的机构、非现行保管场所或档案馆中）。
阿瑟顿指出：这四个阶段相互联系并组成一个连续统一体，在这个统一体中文件管理者与档案管理者对文献信息连续地实施不同程度的管理。在他看来，连续统一体中最基本的联系纽带是为文件形成者及其他利用者职务的职能。第四阶段（保管和利用）却可以在文件生命中的任何时刻发生。这样，前三个阶段线性的发展过程将被打破或发生变化；第二阶段（分类，无论是立卷或档案整理编目）和第三阶段（制订档案保管期限表与鉴定）可以在第一阶段之后的任何时候发生；第二阶段未必在第三阶段之前；在第三阶段中，鉴定可以在档案保管期限表制订之后的任何一段时间进行。文件总是处于不止一个阶段，并且由于第四阶段总会存在，因此文件有可能同时处于这四个阶段。例如，在工作中形成或收到一份文献，将其放进它所归属的预立卷体系或一个文件系列中，该文件系列已被鉴定为永久保管，同时该文件系列会被文件形成机构的内部人员日常工作查考利用，甚或被外部研究人员利用。[2]
后来，澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德(Frank Upward）在这个基础上作了进一步发展，使文件连续体理论逐渐定型。厄普沃德为了阐述文件连续体理论引入了“维”(Dimension)的概念，也就是说文件的运动不仅仅是线性的，并且是多维的。弗兰克·厄普沃德把文件的运动分为以下四个阶段：
第一维（形成）：在工作中制作或收到文献；
第二维（捕获）：将文献纳入办公室的归档系统（一个文件系列）；
第三维（组织）：该文件系列被鉴定作为永久保管（构成机构记忆的一部分）；
第四维（聚合）：永久保管的文件构成文件形成者或积累者社会活动的证据，被机构内、外的利用者查询利用。
第一维是文件的形成，包括文件形成者，文件形成者的行为，文献本身（不管其是否具有档案的特点）以及在文献中体现出来的事务处理的轨迹。第二维是文件的捕获，包括与文件形成者相联系的工作单元，导致一项事务发生的业务活动，文献与其背景信息（如来源、与其他文件之间的关系）共同构成一个文件，该文件具有凭证性。厄普沃德将第一维中孤立的文献与第二维中“捕获”的文件区别开来，这样他将詹金逊的“在档案类别中的一份文献”作了较好地阐述，而文件是“在一个公共机构或个人的行政管理活动或业务活动中制作或使用的并构成该活动的一部分……”。第三维是文件组织，一个机构与其职能、构成这些职能的活动紧密相联，而且与档案（厄普沃德认为档案是“一个组织机构中具有档案价值的全部文件的集合体”）及机构自身的记忆紧密相联。第四维是社会集体记忆的聚合，反映文件与档案在社会中的地位。档案群（这里指众多机构的文件集合体）是一个置于集体的（或社会的）记忆之下的概念，使用“制度”表明对机构广泛的社会认可，而“目的”是广泛的社会视角下的机构职能。
文件生命周期理论的理论基础是主客体关系论，强调主体与客体的对立和统一，并认为一方占统治地位，另一方对它有反作用，其实在物体运动复杂的情况下，很难确定哪一方在哪一个时间段内占统治地位，也很难确定作用与反作用到底哪一个更为重要，因为它是一个循环的过程。而文件连续体理论以结构化理论为基础，强调结构是社会活动的中介，又是社会活动的结果。作为循环反复地卷入社会系统的生产和再生产的要素的结构，不是外在于社会活动之外，而是与它融为一体。因此，其态度是积极的，有利于尊重“文件”，用结构化理论指导世界的拜境建设是很有积极意义的。
文件的运动并不是一成不变地处于它先后所分的阶段，有时是会出现跳跃与回流现象，对此，何嘉荪同志已经作了详细论述。[3]这也是文件生命周期理论所没有包含的，是它的缺焰之一。再则，有些文件可能同时处于几个阶段，每一个运动阶段都存在一个保管的问题，因此，文件只要不销毁，只要纳入了管理范围，就不停地处于保管阶段。有些地方进行了文书立卷改革，在电子文件的“孕育”阶段就进行了初步鉴定，有些地方对刚刚收到的文件就进行了归档，这样的文件既处于现行阶段也处于保存阶段。电子文件由于内容与载体可以相互分离，因此可以被多个利用者利用，甚至，一份电子文件可能处于文件运动的所有阶段。总之，在网络环境下，电子文件运动阶段的界限变得模糊或多重性，其运动的鼙体性更为明显。
文件生命周期理论先面向“文件”这一类，然后面向这一类的实体，侧重于对文件实体的研究。但这一特征在一定程度上约束了档案学理论思维，可能造成对档案学发展的阻滞，如档案信息资源开发理论的“姗姗来迟”与档案管理学研究侧重于实体研究不无关系。随着电子文件时代的到来，档案管理的模式应该从“保管”模式转向“后保管模式”。加拿大档案工作者T·库克在第十三届国际档案大会的报告中系统阐述了后保管模式。“后保管”模式将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超越了对文件进行传统的档案保管。具体体现在以下几个方面：
3.1 档案事业的关注焦点将很快从文件实体转向文件形成过程。
3.2 从分散的个别文件的性质和特征转向更好了解导致文件产生的业务职能、活动、任务、事务处理和工作流程。
3.3 从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，挑选出反映它们最精华的文件永久保存。
3.4 从文件实体的整理、编目和保管转向了解信息系统和形成者在相关文献之间的有机联系。
3.5 从档案馆作为一个希望与文件形成机关合作的“恳求”机构转变为一个监督形成者、维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构。
3.6 从档案馆建筑作为文件保管基地转变为一个便于公众利用的由数百个形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心。
3.7 从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实际来源转变为以变动、临时、甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能业务活动为重点的概念来源，简而言之，从由此产生的文件或产品转向文件背后的创造活动或创造意图。[4]
电子文件具有体积小的特点，易于传输，因此，传统的“文件应该存放到最方便利用者的地方”的原则已经失去指导意义，应该由此转变为“电子文件应该存放在易于保持其原始性与真实性的地方”。在网络环境下，电于文件的保存地点也可以始终不变，而档案管理部门只是对其分类、著录、编目，以供检索，对其利用全部依靠远程传输。
从以上可以看出，文件连续体理论比文件生命周期理论更适应未来时代的发展。
4 从全宗理论的角度看文件生命周期理论的局限性
何嘉荪教授把文件生命周期理论、文件价值理论、全宗理论作为研究文件运动规律的三大理论，其中文件价值理论不是一个具体的理论，而是一个理论体系，随着研究的扩展，不断更新新的理论内涵。文件价值理论在研究文件生命周期理论的过程中，已经实现了与之有效的结合，如研究文件运动阶段划分的依据、文件保管场所的变更等等。文件生命周期理论是研究文件运动的线性规律的，并且只研究单份文件的运动，而文件是以单体的形式陆续形成，又以文件组合的形式持久地存在和运动。詹金逊把档案（文件运动的重要阶段）看作是一种组合。文件是社会活动的原始的信息记录，具体到一个单位的活动，由于具有横向联系性和历史联系性，因此在形成的文件中也形成了一种联系，这种联系叫历史联系。群体中的各单份文件的价值之和远远小于群体文件价值之和，人们在利用文件的时候也往往不只是一份文件，而是相关的多份，以从中挖掘更多的信息。这一点，是文件生命周期理论所忽略的了，当然，文件生命周期理论产生以前已经有了全宗理论的存在，而不能够取而代之，但是文件生命周期理论的研究应该结合全宗理论研究。
未来，文件生命周期理论会被文件连续体理论所取代，当然文件连续体理论也不应仅仅关注“概念文件”，也应关注一下实体文件，文件连续体理论也应结合全宗理论。