档案信息价值化过程中的影响因素及解决，本文主要内容关键词为：过程中论文,因素论文,价值论文,档案论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1005-9652(2000)02-0007-03
The Influential Factors and the Solution When ArchivalInformation Realizes its Value,by HU Rui-heng
在信息社会，信息无处不在，信息的作用成为社会发展的主要动力。档案作为记录人类社会活动真实面貌的产物，在信息时代，其信息属性已成为大家的共识，更由于档案记录历史的原始性、真实性、载体的孤本性，使得它成为其他各种信息产生的源泉、基础。我们因此称档案信息为原始信息（或源生信息）。1984年国家档案局发出“开发档案信息为四化建设服务”的号召，此后，档案界开展了一系列开发利用档案信息资源的活动，如档案信息为市场经济服务，由此引发出关于“档案商品论”、“档案信息市场”以及“档案馆产业化”、“档案信息中心的设立”等问题的讨论。可以说，档案界对档案信息问题十分关注，档案信息开发利用的探讨轰轰烈烈。然而，在档案界之外，档案信息却一再受到冷落。理论界方面，图书情报界在对信息家族划分时，很少把档案列入信息种类，即使提到，也往往是一笔带过，似乎信息资源建设、信息资源共享无需档案这一源生信息的参与。社会利用方面，档案界自80年代编史修志、平反冤假错案的利用高潮过后，利用率始终处于低峰。人民日报记者范敬宜同志1998年6月3日在《人民日报》发表《档案馆里话沧桑》，记述了他在广东省档案馆的见闻，“在宽敞的阅览室里，只有两位满头银发的老人，在认真查阅黄埔军校第四期同学录…”这种冷落的场面。这种场景绝非广东省档案馆一家独有。
这种“门里门外”对档案信息的认识，对比鲜明，它反映出档案价值，尤其是档案信息价值，在理论上和实践中是不对等的，即档案的理论和实现价值存在差异。
一、档案价值的决定因素
档案价值是指档案本身所具有的属性对主体需要的满足，是人类的需要对档案自身的属性的肯定关系。档案价值揭示的是档案与人们对它的需要之间的一种特定关系。“档案这个客体本身所具有的基本属性，使它纳入了作为主体的人和社会的需要与利益的关系中受到鉴定和衡量，从而进入一个价值化的过程。因而档案对其用户来说是有价值的。”[1]这里可以看出，档案价值有两个决定因素：1、档案自身的属性；2、社会的需要。档案作为客观存在的物质实体，有其自身特有不变的属性。原始记录性作为档案的本质属性，是其区别于其他文献信息的标志。也正是由于其具有的自身属性，使档案价值表现出历史稳定性。另外，作为人类活动“伴生物”的档案，记述的信息是社会历史的客观反映，因此，档案价值是客观存在的。这种客观存在性也因为档案的社会需求受社会的发展而不断发展变化再次被印证。同时，价值是在人们对待满足他们需要的外界事物的关系中产生的，“其实质是指它对于人们及其发展的某种适合、接近或一致。说明档案价值作为一种客观存在，它是动态的，发展变化的。”[2]作为衡量档案价值的标尺的价值鉴定，是档案价值在人们意识中的反映，具有一定的主观性。
从上面档案价值的决定因素分析，可以看出，档案价值在理论上看是客观稳定的，然而在现实生活中，其价值实现的过程，必然要经过人们对其所具有的理论价值的再判断，从而实现档案价值理性与感性的统一，最后得出档案的实现价值。因此，档案价值在其实现过程（价值化过程）中，出现了错位。
二、档案信息价值化过程中，对档案理论的影响
档案信息价值化过程，也就是档案信息价值得以实现的过程。此过程中，对理论价值实现的影响主要来自三方面：档案信息传递者（即档案部门）、档案信息接收者（即档案利用者）、档案信息自身属性。由于本文主要从档案部门自身出发谈问题，所以档案信息接收方对档案理论的影响暂不详述。
首先，档案信息自身的特性，限制了理论价值的实现。作为信息的档案在自然状态下呈现出分散性、内向性、时空跨越性的特点，这与信息需求的系统性、共享性、时效性、方便性形成对比，成为档案信息与信息需求的障碍，从而客观上降低了档案的信息价值。正是由于档案信息自身所具有的不利因素，使得它与其他信息种类融合、交流不易。难以实现信息资源共建、共享。
其次，档案部门在开发利用档案信息资源过程中，传统观念认为，实现档案信息价值的关键是开放档案，馆藏建设以丰富馆藏为目标。其实，开放档案、丰富馆藏在档案信息价值的实现中，并不能起实质性作用。
（一）关于开放档案。《档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应自形成之日起满30年向社会开放，涉及国家安全或重大利益及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。”档案开放政策意味着那些对社会全体成员具有普遍意义的档案应向全社会开放。这正是由于档案信息的社会性决定的，档案记录的是反映社会生活，国家面貌的历史，它的所有权是代表全体人民的国家。随着社会的民主化进程，人民被赋予当家作主的权利，对于记录国家历史社会活动的原始档案信息，人民有了查阅、知晓的权力。但是，开放档案的政策实施后，并未直接带来利用率的相应提高，这可以从我国80年代的档案利用高潮以及90年代档案利用率的回落关系中看出。这说明只有当人们意识到他必须利用档案才能解决问题（平反冤假错案、编史修志）时，人们才会想到进档案馆。而档案开放只是为人们的利用需求打下了基础，拓宽了道路。开放档案只是档案工作现代化的第一步。
目前开放档案的工作还远未达到《档案法》中的规定，一方面许多档案馆仍未做好全部档案开放的准备。只能实现部分开放；另一方面，档案工作诸多条例也限制社会利用，如开放的级别定在案卷级而不是文件级，就使得真正面向群众开放的比例大打折扣；而档案馆早九晚五的工作时间必然限制社会大众的参考咨询需求。进一步说，那些完全可以被大众所用的开放档案，或者因利用者对档案信息的利用模糊而错失利用，或者因为诸多其他开放信息媒体，如官方新闻、政府公报、年鉴的大量存在，而不必到档案馆中利用档案原件。
因此，开放档案是档案自身特性和社会发展的必然要求，它只是档案信息价值得以实现的保障条件，是档案价值实现过程中的前提要求。
（二）关于丰富馆藏。“丰富馆藏”的提法是针对“文革”后我国馆藏档案资源严重匮乏的状况而出现的。其目标是拥有门类齐全，一定数量的内容丰富的档案资源。“丰富馆藏”符合档案馆的科学文化事业机构性质和档案自身的社会性，只有门类齐全、结构合理的馆藏档案资源，才能满足利用者的各种利用需求，实现档案价值。
但是，丰富馆藏在实际工作中也面临着由于档案文件数量猛增，给档案馆带来巨大压力的困扰，它使得档案整理工作不畅，进而影响档案信息资源的开发利用，因此，丰富馆藏要符合实际，统一考虑档案数量增长与质量优化的问题，“丰富”与“控制”并重，才能保证在目前有限的条件下，最大限度地保存更多具有保存和利用价值的档案。
在馆藏档案信息质量优化方面，有文章提出用以下两原则加以限定：“1、馆藏价值的长久性；2、馆藏来源的多元性。具有长久利用价值的档案，其利用需求具有空间的普遍性和时间的持续性，这样的馆藏内容才是真正有生命力的。馆藏来源的多元性原则，从多种来源中发掘具有长久利用价值的档案史料，使馆藏内容揭示社会生活更加丰富多彩，从而更能满足人类世代的利用需求。”[3]我们在实践馆藏档案来源多元化原则时，要谨记从本馆性质和工作实际出发，在力所能及的范围内收集档案资源，开发档案信息，努力实现档案信息价值。
然而当前有些档案馆，在以经济建设为中心的社会主义建设中，苦于本馆所藏档案与社会现实需要间的距离，急于使档案馆的利用服务与经济建设这一中心任务紧密联系，把丰富馆藏的内涵理解为扩大接收关于经济建设的档案入馆、接收社会“热门”行业的档案进馆；为了体现其为经济建设服务的时效性，提前接收档案、提前向社会开放。或许有人认为这种作法可以解决档案信息内向性、时效性差的弊端，可以加速档案信息价值化进程，但从实际情况来看，这种丰富馆藏的作法是在拔苗助长，严重妨碍了档案室价值的实现。首先，提前接收档案、扩大接收档案范围，必然破坏档案馆与机关档案室的自然联系，使本该保管在档案室的档案提前进馆，既限制了档案原始价值的实现，又破坏了档案室正常的工作程序，阻碍了其为机关工作服务的功能发挥。其次，档案馆提前接收、扩大接收，一方面打破了档案馆正常的管理，使档案信息的整理加工受到影响；另一方面，由于缺乏对不同门类档案的详尽知识，必然导致扩大接收的档案信息的开发利用程度不够，影响其信息价值的实现。
三、档案信息价值化过程中，档案部门的职责
在档案信息价值的实现过程中，档案部门作为档案信息的传递者，在档案信息与档案利用者之间起着桥梁的沟通作用，它的工作直接影响档案价值实现的程度，影响利用者的利用需求行动。
前面已经讲过，开放档案是我们为档案信息价值化进程所做的第一步，而丰富的馆藏是我们开放档案、开发利用档案的物质基础。但是丰富馆藏针对的却不是某一个具体的档案馆。“向整个社会全面、系统提供一切门类档案信息，最大限度满足社会各方面利用需求的任务，是由档案馆网集体负担的。”[4]在档案馆网建设中，分清各馆责任、权力，规划好综合馆与专业（门）馆、企业档案馆间的关系，避免馆藏建设各自为政、争大求全，通过合理布局档案馆网，实现档案信息资源开发利用的最优化。
档案部门在档案信息价值化过程中，最关键的已不再是为利用者提供尽可能多的与时代相符的信息。正如国内著名的中文搜狐网站首席执行官张朝阳所说：“现在已不是信息最值钱的时代，在信息爆炸的今天，能吸引人的注意力才是最重要的。”[5]档案部门最重要的工作也正在于此，在于如何把档案信息经过恰当处理，使其顺应社会需求变化，从不同角度、层次，给利用者提供所需服务。把档案信息开发与社会利用需求密切结合，尽量减小档案价值实现过程中的不利影响。谢伦伯格也认为“对一个档案工作者的所有实际活动来说，基本的是对档案进行分析，……对文件的组织来源和职能来源进行专注的研究，以便得到关于其来源、主题内容和相互关系的情报资料。”[6]日本在其《档案法》中明确规定：档案馆的建馆目的是将作为历史资料的重要档案保存起来，并对它进行妥善保管，提供阅览的同时进行有关的调查研究。因此，分析、调查研究馆藏档案资源，进而熟悉馆藏，才能对社会不断发展变化的利用需求作出适当的预测。从而做到“知己知彼”，做出有针对性的档案信息开发利用工作，满足社会利用需求。在充分实现档案信息价值的同时，不断以档案利用者的满足程度来增强人们的档案意识，变档案的社会意识为社会的档案意识，尽最大可能缩小档案信息理论价值与实现价值的差距，使档案的作用不断增强。