探讨办公室文书档案收集与归档工作管理
文/安徽省安庆市血吸虫病防治所 焦娜
【摘要】 文书档案是记录事件发生、解决过程的科学记载方式，在单位的日常管理中是非常重要的一环。文书档案工作有着很强的技术性，然而许多单位对于办公室文书档案管理工作并没有真正重视。随着社会的发展，文书档案工作在企事业单位管理中将会扮演越来越重要的角色。
【关键词】 办公室文书；档案收集；归档工作管理
一、办公室文书档案收集和归档工作的重要性
在企事业单位日常管理中，档案管理占有非常重要的地位。企事业单位的发展过程、事物决策、会议记录、审批请示文件等文档资料都属于文书档案管理的内容，对这些文件收集、归档，能够保证档案资源的完整和有效。文书档案管理的文件资源是单位管理中非常重要的文档，甚至决定着单位发展的战略方向。由此可见，办公室文书档案收集和归档工作对于单位的日常管理至关重要。
二、办公室文书档案管理和归档工作存在的问题
（一）文书档案管理意识差。在实际工作中，许多单位对于文书档案管理意识差，对于工作的重视程度不够。尤其是一些事业单位的工作人员，对文书档案收集和归档管理满不在乎，仅仅重视单位的红头文件，而对一般性文件则往往不够重视，没有对其认真管理，甚至随处乱扔，导致文书档案管理出现档案失真、缺损、不连续等多种问题。
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（二）档案收集和归档力度小。目前，从企事业单位的办公室档案收集与归档管理上看，工作人员的收集和归档力度仍然不够，其中存在的主要问题是：（1）收集和归档模式过于落后，文书档案的资料形式已经与过去发生了许多变化，如果采用传统的管理模式，整理难度较大，无法做到科学归档。（2）文档资料在收集和归档时完整性不够，许多文档资料在收集和归档时，工作人员没有对文档做完整性检查，导致在收集过程中出现缺页、缺损等现象。
最后，做好党建工作反思总结工作，提高基层党建工作水平和质量。高校基层党建工作是高校教育体制改革的重点内容，是顺应时代发展衍生出的部门组织，在现代高校思想政治教育中发挥着不可替代的作用。为了构建基层党建工作常态化，党建工作人员需要做好日常工作总结反思，及时发现工作中存在的各种问题及弊端，主动的向他人寻求帮助，以解决工作困境和难题，加强自身的工作能力。通过反思和总结工作，能够有效地发现党建工作中的不足之处，明确地发现党建工作中的缺陷，进行创新和优化，丰富基层党建工作常态化的构建。
（三）文书档案收集与归档管理人员的素质不高。随着文书档案资料形式的复杂程度越来越大，管理人员的素质已经无法满足管理工作的需要。管理人员素质不高的主要表现是：（1）工作人员安于现状，没有工作目标。在工作中，工作人员对待文书档案收集和归档工作没有责任心，听之任之，对许多文件随处摆放，没有分门别类予以归档。（2）工作人员对文书档案收集和归档工作存在偏见。许多工作人员对待档案管理工作存在偏见，认为档案管理工作就是简单的整理文件。这种错误的认识导致其在工作中往往缺乏上进心。
三、办公室文书档案收集与归档工作管理的措施
（二）加强档案管理人员素质培训。为了提升办公室档案管理人员素质，应该不断加强对档案管理人员的素质培训。首先，单位领导部门在实施管理工作时，应该定期对档案管理人员开展专业化的技能培训，通过技能培训强化员工的责任心，提升档案管理工作水平，提升工作效率。其次，定期对办公室文书档案收集与归档管理工作人员展开重塑意识会议。在会议中对文书管理人员的工作意识进行纠正，使之能够不断纠正工作中产生的错误理念。错误的意识理念对于工作有引导作用，办公室文书收集和档案管理工作往往被单位、职工所忽视。因此，单位的管理部门应该不断强化工作人员意识，纠正错误理念。
（一）构建文书档案管理体系。要做好办公室文书档案收集与归档工作需要构建文书档案管理体系。在构建文书档案管理体系时应该针对不同的归档模式制定不同的规范标准，设定对应的管理原则，并且要求档案管理人员在工作中应该严格落实管理规范，实现文书档案管理的良好状态。与此同时，在构建文书档案管理体系时应该对各个部门的管理职能进行明确，强化各部门的工作落实。另外，在管理中将各个部门月季考核制度纳入到归档管理体系中。通过员工的月度绩效考核提升员工的工作效率，引导员工在日常工作中不断规范自身的打印行为以及文书打印格式，实现文书档案的高水平管理。
（三）加强档案宣传工作。加强办公室文书档案收集与归档的宣传工作对于做好档案管理工作非常必要。加强档案管理的宣传工作应该从以下几个方面着手：（1）单位在实施管理工作时应该注重以简报编制以及档案编研等形式扩大档案工作的宣传力度，在实际工作中引导管理人员提升对文书档案管理的意识，提升工作的积极性，积极完成文书档案的宣传目标。（2）有效拓展文书档案宣传的范围。单位的相关部门可以借助多媒体技术提升宣传力度，并且由此规范档案管理人员的管理手段，即引导其定期核查档案室库藏内容等，提升文书档案的整体利用率。档案宣传工作开展有助于传统管理模式中问题的解决，因而强化对其的执行，能够切实提升办公室档案收集与归档工作管理水平。
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四、结束语
综上所述，办公室文书档案收集与归档工作往往被单位工作人员所忽视，为了提高办公室文书档案收集与归档工作，实现良好的文书档案管理状态。单位相关部门应该构建并完善文书档案管理体系，加强档案管理人员素质，加强档案管理宣传工作等多个方面予以实施，实现对文书档案管理的最佳管理。
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