加强用户研究深化档案馆的信息服务工作，本文主要内容关键词为：档案馆论文,信息服务论文,用户论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案馆是档案史料的保管基地和利用中心，也是档案信息资源的开发中心。开发档案信息资源，服务于社会主义的物质文明和精神文明建设是档案馆神圣的历史使命和最终的工作目标。当前，各级档案馆因为编史修志工作而提供大批量档案利用的服务工作的结束，档案信息服务工作似已进入一个暂时的低潮阶段，档案利用率不高，这从下表所示的浙江省档案馆1981—1998年档案资料利用总人次与总卷（册）次统计表中可见一斑。
年度1981 1982
1983
1984
1985
1986
人次603
6128
2187
3411
5040
2778
卷册次 9526 31877 23164 82460 49238 71930
年度1987 1988
1989
1990
1991
1992
人次7795 5154
3181
2976
2966
2608
卷册次103710 87703 44458 36364 41060 59935
年度1993 1994
1995
1996
1997
1998
人次1672 1829
2338
2550
2639
1570
卷册次 20322 15463 17500 14495 14179 24951
但这仅是问题的一个方面。其实，随着我国国民经济和社会发展规划的顺利实施，社会对档案信息需求范围不断扩大，要求更加提高，目前的问题是档案利用需求与档案实际利用之间存在矛盾，仔细分析，这一矛盾的存在主要缘于档案馆的馆藏档案内容、成份与用户的利用需求脱节，或档案馆未能抓住用户的利用需求针对性地为用户适时传递有关档案信息。所以，面对当前态势，档案馆首先应该坚信档案信息服务大有可为，目前只不过处于寻求档案利用需求与档案实际利用磨合方式之际，档案馆应该抓住这一极为有利的时机，休养生息，认真总结档案信息服务工作的经验教训，切实转变服务观念和方式，丰富馆藏档案的内容和成份，做好各项基础工作，为今后档案信息服务工作的深入开展奠定坚实基础。其次，对于档案信息服务工作的目标不仅要求具有较高的档案利用率，更重要的是要求具有高质量的档案信息服务工作，确立质量是档案信息服务工作生命的理念，做好深化档案信息服务工作。具体说就是应该加强用户研究，切实掌握用户利用档案的思想和动态，从用户的需求特点和规律出发，积极探索档案信息服务工作的新思路、新方法和新模式，这既是档案馆信息服务工作发展的必然结果，也是提高档案馆信息服务工作质量和数量的必由之路。笔者正是以此为立足点，一切从用户的需求出发，根据档案馆信息服务工作的现状和发展要求，提出深化档案馆信息服务工作的新思路。
一、加强用户研究的必要性和主要内容
用户是利用档案活动，即接收档案信息的主体，是实现档案信息的有效性，即实现档案价值的重要因素之一，档案馆所提供的档案信息服务都是围绕他们而展开的。随着档案馆由封闭型、半封闭型向开放型转变，随着社会档案意识的增强，档案信息服务出现了新的特点，如档案信息服务的内容不断丰富，档案信息服务的范围迅速扩大，用户对档案信息服务要求提高等，为了适应这些新特点，做到把馆藏的档案信息按照用户的要求适时地加以传递，即促进档案信息服务工作迎合用户需求，改变利用需求与利用实际不相称的状况，档案馆必须对档案用户进行研究，即将用户划分为不同类型进行研究，了解各类用户的工作性质、职能、工作重心，经常研究、了解国家和地方立法情况、党和国家的重大方针政策，以及本地区各部门的工作计划、重点，与用户建立密切联系和良好关系，在提供信息时及时搜集反馈信息（意见、评价），从而积累经验，判断用户对档案的需求现状与前景，掌握用户需求的特点和规律，增强档案信息服务的主动性和能动性，针对性和有效性，超前性和预见性。
二、深化档案馆信息服务工作的新思路
档案馆作为档案信息的保管基地和利用中心，一贯非常重视档案的利用工作，特别在改革开放后，随着中央作出开放历史档案的决定，档案馆终于揭开神秘的面纱，走向社会，档案信息服务工作也发生了重大变化，取得了较好的社会效益和经济效益。但是，随着社会主义市场经济的建立和健全，社会的向前发展，原有的一些档案信息服务观念和方式已与新形势的要求脱节，为此，必须进行变革，以用户为中心，探索深化档案信息服务工作的新观念、新方法。
（一）依法开发档案馆的档案信息资源，服务于用户，促进档案馆信息服务工作纳入法制化、规范化的轨道
《档案法》及其《实施办法》，《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》中，对档案的利用、公布、编研都作了明确的规定，既规定了公民和组织利用档案信息资源的权利与义务，也规定了档案部门开发档案信息资源的职责，这些都为档案馆开发档案信息资源，服务于社会主义现代化建设提供了法律依据。各部门和档案馆关于档案利用、开放、公布、编研的规范性文件以及大量的内部规章制度，又对开展利用工作，开发档案信息资源作了具体的实施规定，有利于档案信息服务工作的规范化管理。所以，档案馆应以法律为准绳，依法办事，在开展档案信息资源的工作中做到“有法可依，有法必依，执法必严，违法必究”，尽快把档案信息服务工作纳入法制化、规范化轨道。
（二）提高档案信息服务工作的认识，强化服务意识，端正服务态度，全心全意为用户服务
档案馆的广大工作人员应该深刻地认识到：开展档案信息服务是档案工作的出发点和归宿，为了做好档案信息服务工作，必须强化服务思想，提高人员素质，正确认识和处理基础工作和利用工作、保密和利用之间的关系，并且注意维护公民在档案事务中利用国家档案和维护个人隐私的权利。特别是现在，档案信息财富日益受到重视，人们在认识和探讨社会政治、经济、教育、文化、军事及各方面的客观发展过程和规律，以及各级管理部门在制订有科学根据的方针政策等活动中都要借助于档案信息；而且只有通过服务工作，档案信息的可利用性才能转化为现实性，才能实现档案信息的有效性、可扩散性和可分享性。档案馆正应抓住现代社会对档案信息的依赖性和档案信息服务日益受到人们重视和欢迎的契机，把档案信息服务作为整个档案馆工作的指导思想，强化服务意识，端正服务态度，以用户为中心开展档案信息服务工作和其他各项基础工作。
（三）加大档案开放力度，方便用户利用档案信息
开放档案是根据我国国民经济和社会发展的需要，对已满一定保存期限的档案，解除保密限制，向社会公开，允许经过简单手续就能查阅利用。自从1980年中央作出开放历史档案的决定后，各级档案馆从封闭型半封闭型向开放型转变，简化手续，提供开放档案目录，方便用户查档。从此档案馆的档案信息服务工作取得了质的飞跃。1987年颁布的《档案法》又对档案的利用、档案的开放工作作出了法律规定，进一步推动了档案开放工作的蓬勃开展，取得了很大的成绩。但是我国的档案开放工作毕竟才经历了短短的二十年，与社会对开放档案工作的要求尚存在不少的差距。为此，档案馆必须在《档案法》及其他法规性文件的指导下，完善档案开放工作。
1、档案开放的范围有待进一步扩大。根据《档案法》规定， 一般年满三十年的档案向社会开放，但同时又规定，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限可以少于三十年。从目前各档案馆开放档案的情况来看，基本以三十年为限，所以范围还可以进一步拓宽，只要不损害国家的安全和利益，不侵犯他人的合法权益，均可依照《档案法》及其他法规性文件的规定进行档案开放工作。这样，档案馆就需要解放思想，在正确处理保密与利用关系的前提下，组织人员进行落实，扩大开放比例，充分发挥档案价值。
2、档案开放的力度有待加大、 档案开放主要以开放档案目录为标志。从目前开放档案目录看，主要以案卷级档案开放目录为主，极少具备能提高用户查准率的文件级档案开放目录，而且档案开放目录主要以全宗为单位进行组织，极少具有符合用户检索习惯的以《中国档案分类法》组织的分类档案开放目录。
3、开放档案的检索方式主要以手工检索为主， 用户面对如此众多的开放档案目录，去查找所需查用的某份或某类档案，实在很不容易，并且漏检率高。档案馆应该充分运用现代化管理技术，档案检索向机检方式发展，有条件的档案馆可以实施档案开放目录的上网工程，进入信息高速公路，或对具有重要价值的开放档案实现全文检索或上网。
4、档案馆应该加强开放档案的介绍宣传工作， 以专题形式向社会公布开放档案信息。档案馆可以通过出版《档案馆指南》，通过报刊、电台、电视台等新闻媒介介绍宣传档案开放信息、档案利用实例，达到与用户沟通，吸引用户查档之目的。
（四）加强编研工作，主动为用户提供有价值的档案信息
从前档案馆的编研工作主要以汇编档案文集为主，没有较多地考虑编研成果的用户对象及其所需形式，耗时长但实用性较差，造成档案信息需求与档案信息编研脱节，为了改变这种脱节状况，今后档案馆的编研工作除了汇编有历史价值的档案文集外，重点应放在以用户为中心，追踪重点、热点、焦点，编研短平快的具有重大现实价值的档案参考资料，为相关用户快速提供有关某一问题的完整、系统的档案资料。有条件的档案馆还可以尝试进行档案的情报研究和预测服务，即档案馆组织力量（也可与专业部门合作）进行与馆藏档案内容有关的研究工作，向社会直接提供研究成果。如浙江省档案馆1998年不定期编辑供领导参阅的内部刊物《档案信息参阅》就是一个较为成功的新的编研服务方式。
（五）加强利用工作协作，方便用户系统利用档案信息
由于我国所实行的“统一领导、分级管理”的档案工作管理体制，各档案馆所保存的档案资料的内容、成份都非常有限，但另一方面，当前由于生产社会化、管理现代化，用户日益要求共享档案信息资源，更由于市场经济的竞争、开放等特点，人们看问题、分析事物、研究对策，必须从多方位、多层次、多角度地考虑、把握，在完成国民经济和社会发展计划中，各单位、各项工作都处于相互联系、相互配合之中，势必会产生跨地区、跨行业、综合利用档案信息的行为倾向。这样，馆藏档案结构、成份的有限性与用户档案信息需求的广泛性、系统性就形成了一对尖锐矛盾。为了解决这一矛盾，档案馆必须力所能及地为用户提供查档的线索或代为联系、介绍查档，给予极大的方便与满足，这就要求，档案馆必须与其他档案馆（室）及纪念馆、博物馆、图书馆等部门密切联系，相互配合，加强在档案资料利用间的协作，共同开发档案信息资源，为用户提供满意的服务。目前各档案馆积极参与档案资料目录中心的建立就是加强档案馆间利用工作协作的良好开端。
（六）建立用户联络制度，加强与用户联系
为了加强用户研究，迅速、准确地掌握用户的档案信息需求，档案馆应在日常利用工作中与用户建立广泛联系，听取用户对档案信息服务工作的意见和建议，或经常召开用户座谈会，直接与用户进行对话和交流，也可以出席有关用户参加的研讨会、报告会，研究和浏览用户的著述、报告和论文，向用户发放各种调查表，主动搜集用户的工作、科研动向，发现用户的潜在档案信息需求，及早做好提供档案信息的服务工作。还可以为主要用户和典型用户建立用户卡片，加强日常联系和接触，共同研究和探讨档案信息服务。
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