摘要：文章基于市政工程档案所具有的较高的历史文化研究价值和现实指导意义，及档案资料庞杂的现实，提出通过认真鉴别筛选归档资料、分阶段归集的方法，遵循文件材料自然形成规律而又有机联系的原则立卷，科学合理组卷，并更新管理者思想观念，与电脑商合作开发适合市政档案管理软件，实现档案管理、保存、利用各种高度自动化，达到优化市政档案管理的目的。
关键词：市政档案 阶段归集 科学组卷 电子管理
市政设施和人们的生活息息相关，优质的市政设施不仅为人们的生活、生产提供便利，而且对人们的精神生活也有重要的影响，它能显著地反映一个地区、一个城市、一个国家和一个时代的物质和精神面貌。市政工程档案是市政活动过程和结果的真实反映。它详细记录市政设计，建设技术，市政管理等各方面情况，积累了丰富的第一手原始工程文件材料，具有较高的历史文化研究价值和现实指导意义。而工程文件资料是整个质量体系的重要组成部分，必将受到重视。因此，建立健全市政工程档案，是各有关部门的一项重要工作。
在新形势、新技术条件下，如何做好市政档案管理工作，结合实际情况和业务发展的需要，笔者将从下面四个方面谈谈自己的看法：
一、市政工程文件归档范围
市政工程文件材料庞杂、涉及面广、保管期限参差不齐，需要管理人员依据档案的属性和定义进行鉴别筛选，确定需收集归档的文件范围，保证归档的价值和质量。这是做好市政档案管理工作的基础和前提。
在市政工程档案具体工作中，究竟应选择哪些文件归档？使用什么方法收集？笔者认为按工程技术自然过程分阶段收集比较合理。这种方法可以一边收集一边与构筑物对照检查，有利于保证文件材料内容的准确性和真实性，做到市政档案和市政设施实物相符合。一般市政工程从筹建到竣工验收交付使用整个过程可以划分为前期准备阶段、施工及监理阶段、竣工验收及备案阶段。施工及监理阶段包括施工过程和监理过程，两者基本同步进行。
前期准备阶段需收集归档的文件内容包括立项、建设用地、工程勘察、设计、招投标、规划许可、施工许可、概算、预算等有关行政管理、审批的文件。
施工过程需要收集的归档文件包括各种重要的质量保证技术资料，主要有：图纸会审、设计变更洽商记录；各道工序的质量记录；原材料、预制构件、沥青混泥土、预拌混凝土质量证明书；地基、附属构筑物及分部、分项、单位工程验收记录；以及竣工图等。
监理过程需收集归档的文件包括进度控制、质量控制、监理管理等文件资料，以及工程竣工总结、质量评价意见报告等。
竣工验收及备案阶段需收集归档的文件包括竣工验收工作和竣工验收备案工作两部分内容文件，以及档案专项验收证明，工程照片等。
二、市政工程文件材料立卷整理
立卷整理工作是市政工程档案管理的一项基础性工作，组卷科学合理，对日后档案的保管、利用及计算机管理工作将带来很大的便利。市政工程文件的立卷应遵循文件材料自然形成规律，保持卷内文件材料有机联系的原则。
根据市政工程的阶段性和技术性特点分类整理，是保证市政工程文件材料组卷合理、科学的一种较好做法。前期准备阶段文件可分为有关政府部门行政审批文件、勘察文件、设计文件三部分，应分别又建设部门、勘察单位、设计单位负责组卷。施工及监理阶段文件分别由施工、监理单位负责组卷。竣工验收及备案阶段文件由建设单位负责组卷。
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组卷过程中应注意的一些问题：案卷不宜过薄或过厚；同一案卷的文件，保管期限应尽可能相同或相近；案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷；卷内文件的排列应整齐有序；案卷题名应简明扼要，准确概括卷内文件的内容，包括工程地点、项目名称、档案名称；档案由分类号、项目号和案卷号构成，由档案保管单位填写。
三、时代发展趋势及市政档案计算机管理必备条件
进入21世纪，各种业务管理走向新趋势，面临新挑战。新趋势表现在：管理方式趋向于无纸化和电子化；传统的手工操作趋向于被高精度、高智能、自动化的电脑程序所代替；质量管理趋向于依靠严格控制的计算机设备和技术。为此，业务管理应树立全新的意识，主要包括：网络化、智能化意识；基础工作的制度化、规范化和专业化意识；技术创新意思和管理创新意识。
市政工程档案业务管理工作实现电脑化，需要具备一定的现实支持条件，如管理者思想观念更新，有关政策法规的建立完善，现代化技术、设备的普及应用。
当今，电脑技术设备已得到广泛应用，功能强大的软件已经使管理工作变得更加简单快捷。网络的普及，共享资源已不受时空的限制。各种数字机器（如数码化仪、数码相机）的出现，使用户可以在电脑上储存更大容量的图片文件。随着市政档案管理的国家标准--《建设工程文件归档规范》的颁布实施，对促进和保障市政档案基础工作的制度化、规范化起到特别重要的作用，这也是各开发市政档案管理软件，推进市政档案计算机管理工作的一个必要条件。此外，加快档案管理现代化进程，采用先进知识和技术编制、保管、利用档案，不断提高档案管理水平，是档案管理规划的一项重要内容。
管理理论和方法的创新，归根到底在于人的观念的创新。当前，推进市政档案现代化计算机管理所需的客观物质条件、政策环境条件已不成制约因素，但还需要市政档案管理者尽快转变观念和工作方法，以消除主观条件的限制。这就要求管理者应努力跟上时代发展潮流，不断学习掌握现代科学技术，自觉变革旧的管理制度和方法，重新确立现代化的管理模式，从而实现市政档案计算机优化管理，为城建档案事业发展做出新的贡献。
四、市政工程档案计算机优化管理的工作思路
如何实现市政工程档案计算机管理，笔者认为可按下述方案着手：
首先，管理部门应对市政档案业务系统设置研究，使业务结构合理化、科学化、规范化，为开发市政档案管理软件打下良好基础。市政档案业务管理过程可以从横向和纵向上展开。从横向上看，整个业务过程可由以下部分组成：前期准备阶段文件收集过程、施工及监理阶段文件收集过程、竣工验收及备案阶段文件收集过程。从纵向上看，各个业务过程又可分解成各道工序，主要包括：分类立卷、排序整理、编目装订等环节。研究业务过程横向构成的意义在于明确工程文件应按建设阶段性收集归档的原则，使市政工程档案横向管理结构合理化。研究业务过程纵向构成的意义在于明确业务管理的切入点。管理部门应把业务管理点细化，把工序作为业务过程管理的切入点、基本点。通过管理好工序达到管理好整个业务过程的目的。
其次，与软件公司合作，研究开发适合市政工程档案管理程序，实现档案管理、保存、利用各种高度自动化。拟开发的市政档案管理软件应包括文件录入登记、删除修改、查询检索、排序整理、数据统计、编目打印、备份恢复七大功能模块。把市政档案的工作对象、内容、工作方法、步骤、工作目标、要求整个业务过程、环节设计制成固定模式的电脑程序，规范管理，一目了然，便于查阅和使用。
最后，档案部门在做好市政工程档案编研的基础上，应积极推进市政档案电子化、信息化管理工作，提高市政档案信息服务水平。市政工程简介是档案部门常用的一种编研资料，它简要介绍、反映某项或某几项市政工程的基本情况和建设过程，为利用者了解市政工程的概貌、特点、功能等提供系统的材料，对于市政工程的使用、维护，以及指导今后的市政建设和市政管养具有一定的参考作用。在实现市政档案电子化的基础上，把经过编研后的档案信息收集、发布到因特网上，为社会创造一个在任何地方、任何时候都能较容易地利用档案信息的环境，从而达到促进档案利用工作的发展，提高社会的档案意识以及档案管理水平。
五、小结
市政工程资料庞杂，只有管理人员认真进行鉴别筛选，按建设过程分阶段归集，科学合理组卷，做好制度化、规范化、专业化的基础工作，从横向上和纵向上细化管理点，以达管理好整个细化管理点，以达管理好整个业务过程。同时，管理者要更新管理理念，与时俱进，使用电子档案管理，从而提高档案利用率，扩大档案管理的社会影响力和知名度。
论文作者:李雪芳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第8期
论文发表时间:2018/5/25
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