（复旦大学附属儿科医院人力资源部 上海 201102）
【摘要】随着医院管理水平的不断提升，信息化建设已经成为提升医院管理水平的重要工具。其中考勤管理作为医院人力资源管理中的一项基础工作，也越来越需要依托信息化的建设，来提升考勤的质量和效率。本文将从医院考勤系统的构建及在实际中的应用进行分析，探讨如何建设一套合理高效的医院考勤管理系统。
【关键词】医院；信息化；考勤管理系统
【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】2095-1752（2017）23-0374-04
The Practice and Thinking of The Construction about Attendance System in Hospital
【Abstract】With the development of the hospital management, informatization has become an important tool to improve hospital management tool. The attendance system as a basic work in hospital human resource management, is becoming more and more needly to rely on the information construction, to improve the quality and efficiency of attendance. This article will analysis the attendance system building and In practical application, discusses how to construct a reasonable and effective hospital attendance system.
【Key words】Hospital; Informatization; Attendance system
在当今医院管理中，收集、汇总和统计员工考勤工作是一项必须的工作。2014年人力资源部借助医院管理信息平台升级，升级考勤管理系统，取得了较好的效果。
1.医院考勤系统的现状
多年来，医院人事工作人员将大量时间用于考勤汇总、工资计算、报表统计等事务性工作的处理，效率低、准确性差，且不能腾出有效时间从事人力资源的激励、培训、考核、规划、开发、实施等工作上。
以往医院的考勤工作一直采用手工上报的方式，即由每个科室安排一名兼职考勤员，考勤员负责每月完成本科室人员出勤情况收集、汇总工作，并上报至医院人力资源部，人力资源部整理全院的人员变动、出勤情况，然后用EXCEl统计和上报。每月科室考勤员与人力资源部都需要耗费大量的人力物力对当月的考勤进行记录，核对及统计，流程复杂，操作繁琐。对于考勤分析，不能方便提供有效的数据，同时也影响下月薪资和津贴的调整。
2.考勤管理系统的设计和方案
2.1 确定考勤信息系统建设目标
人力资源部与考勤员、科主任以及信息中心多次开会沟通，确认考勤管理系统中需要构建的几大功能模块，并针对每个功能模块，进行需求细分。首先，为了让职工能够更加顺畅地使用考勤管理系统，我院将考勤管理系统构建在OA的大平台上，并通过相关页面的优化以及兼容性的调整，使得考勤系统与整个OA系统融为一体，方便职工查询。
其次，明确本单位的实际情况和工作需求.通过确认后的需求分析，来细化考勤系统中的每一个模块，避免建设工程中的反复劳动，以达到工作效率最大化。
2.2 明确功能需求分析
2.2.1信息录入及管理流程 有在线填报考勤的基础功能，信息录入界面需要将各类请假类别清晰地展现在考勤员与科主任面前。考勤员通过该界面，完成每月考勤信息的录入。随后，考勤表单流转至科主任界面，科主任对本科室的考勤信息进行审核，确认无误后完成审批，流转至人力资源部，随后汇总全院考勤信息，对于考勤中存在错误的，退回至考勤员处，修改考勤信息后，重新提交科主任审核，科主任二次确认后，信息再次流转至人力资源部确认后信息入库。通过流程的梳理明确各自的任务和职责。
2.2.2考勤信息查看 以往考勤信息由于全部采用纸质版上报，往往只是考勤员、科主任与人力资源部三者进行对接，缺少员工本人对于考勤信息的确认。而考勤管理系统的上线，通过权限的合理分配，能够将考勤信息根据各自权限直观的呈现在相关人员的查看界面中，让职工更多的参与到医院的考勤管理工作中。同时考勤信息的网上查询也能够更好地提升考勤填报的准确性，让每个职工都能核对自己的出勤情况，做到考勤信息的零误差，信息公正公开，以便于查询和监督[1]。
2.2.3考勤统计分析 相较于传统的纸质考勤，在线填报考勤省去了人力将纸质考勤数据录入电脑，形成电子化数据的环节，较大地提升人力资源部的工作效率。考勤系统实现以下统计功能：未考勤科室统计、未考勤人员统计、非全勤人员统计、人员调动统计、全院职工出勤状况统计、全院职工考勤年报表。
通过相关报表的直接生成，简化人力资源部的核对工作。同时通过相关数据直接由系统生成的方式，让院领导、人力资源部和相关科室能够实时了解全院人员出勤情况，为医院的人力资源配置提供依据[2]。
2.3 定制个性化功能
由于医院各科室专业不同使考勤管理有一定的难度和复杂性。所以在进行软件开发前，相关的个性化定制需要与软件开发商进行多次沟通，确定一个合理可行的方案，提升用户体验，并以此标准作为软件开发的基础。
2.3.1设置考勤时间 由于医院成本核算的需要，医院的考勤数据需要及时的完成相关统计，并在规定时间内交至医院的绩效及其他相关的管理部门。所以有效的时间控制，也是考勤工作顺利进行的一大难题。我院通过系统后台设置，将考勤时间固定在当月25日至下一月5日，此段时间内，考勤员可以填写当月信息，并进行修改完成后，提交至科主任处进行审核。如出现5日未完成考勤科室，系统将自动或手动邮件“未考勤科室统计”中的科室科主任邮件中，提醒尽快完成考勤审核工作。
2.3.2设置考勤单元 由于医院科室繁多，许多一级科室又细分二级、三级科室，故在考勤科室的设置上，我院采用与医院组织架构不同的设置方式。如将来医院科室设置产生变动，人力资源部能够直接在后台对科室进行增减，这种独立的科室设置，使得考勤工作更加灵活。
2.3.3设置请假类别 在请假类别的设置上，我院也采用自定义设置的方式，除病假、产假、婚假等常见假期外，还设置了富有医院特色的放射疗养假、定期工作，国内外进修等，并对于每种假期，单独设置是否影响全勤，以及出现在考勤表中的简称，从而使得整个考勤系统的构建更加完善。
2.3.4设置信息录入的页面 完成相关基本系统的设置后，我院又对信息录入界面进行了设计。如对于考勤数据，细分到天，以天为单位进行考勤信息的录入，从而提升考勤的精确性。对于科室人员调动，不采用以往直接删除的方式，而是调出后让考勤员选择下一排班周期所在科室，通过这种方式，减少考勤员漏报错报的现象，从而提高考勤的准确性。
2.4 与医院原有系统的衔接
随着信息建设的不断推进，我们发现，过去建设的几套系统往往是独立的，每个系统就像一个孤岛，只根据自己的功能进行独立运行。而随着信息化的不断发展，我们发现，独立的孤岛模式存在着许多的弊端，如信息的不统一，信息的重复录入，信息的滞后等等的问题。所以在构建新的考勤管理系统中，我院决定与医院相关信息系统做对接，通过数据交互的方式，实现信息化的数据联通。
2.4.1人员信息库的对接 首先，一切系统搭建的基础大多都是人员的信息，考勤系统也不例外。故在医院已有一套完善的人员信息库的基础上，人员信息的对接，成了数据交互的第一步。通过积极的沟通，两家软件供应商通过视图的方式，将人员信息相互打通，后期人力资源部通过设置，将所有职工，分配到相关的科室中，完成了人员数据的初始化。
2.4.2排班系统的对接 由于医院排班的复杂性，所以各临床、护理、医技的排班都相对独立，故在做排班系统的对接上，需要由考勤管理系统的供应商与其他各科室排班系统的供应商进行逐一沟通。由于各软件排班数据形式都不一致，所以在做排班与考勤系统的对接上，需要做相关的可行性分析，对于能够对接的科室，积极协调，完成考勤数据的直接对接，减轻考勤员的录入工作。对于因数据格式，无法完成对接的，暂缓对接，后期通过完善相关系统的数据格式，以完成相关数据的对接工作。
2.4.3其他系统的预留接口 随着信息化建设的不断提升，信息数据的交互也将越来越频繁，故在设计系统前就要预留好先关的数据接口，通过标准化接口的方式，预留空间，使得以后新上系统需要进行数据交互时，能够顺利的完成数据的集成。
3.实施步聚和工作成效
需求调研完成后，人力资源部与信息中心技术人员通过多次沟通协调，一步步确认每一页面的呈现方式，从而使得考勤管理系统能够与我院的需求最大限度的匹配。
3.1 登录窗口
因考勤软件直接构建与医院OA平台，故考勤员，科主任以及系统管理员登录都直接通过OA进行，无需二次输入用户名及密码。
3.2 录入界面
录入界面需要以下字段，考勤科室、考勤年月、出勤情况、转入人员、转入人员、保存、提交、审批、重置等。
其中考勤科室根据考勤员及科主任相关权限进行开放。出勤年月根据当月实际年月由系统自行带出。出勤情况由考勤员进行录入，是科室人员出勤情况的直接体现。转入人员、转出人员主要在科室人员产生变动时使用，如当月发生人员转入或转出，则后台人员调动统计自动匹配相关数据。考勤员在考勤过程中可使用保存及提交按钮，仅保存未提交，可继续进行修改，若已保存已提交，则数据流转至科主任处，不得进行更改，如需更改，需与系统管理员进行协调，由管理员协助修改。考勤数据转入科主任处后，如无误则完成审核后，流转入人力资源部管理员处，完成复核后入库。
综上，完成与软件供应商的多次沟通后，考勤系统相关功能顺利上线，并顺利运行。
4.考勤系统在实际中的应用
通过先期考勤系统的搭建以及相关的系统测试后，我院考勤系统顺利上线。在使用的过程中，各科室都感受到了系统对于考勤工作的提升。同时考勤系统的上线使得考勤数据更加透明化，很好的提高的所有员工的考勤参与度。
4.1 考勤系统降低管理成本
考勤系统与传统手工系统相比，速度提高极大，传统的手工考勤，从填报，到最终的统计完成，往往需要15个工作日甚至更长的时间，而考勤系统的上线极大的缩短了考勤的工作周期，从以往的15个工作日，缩短至10个工作日以内，更重要的，考勤数据收集完成以后，人力资源部不需要后期再次进行数据录入，因此能减少大量人员投入、降低人员成本、提高工作效率，变手工统计为智能管理。同时由于信息存储数字化，提供准确直观的数据报表，方便查询和备份。同时考勤网上填报将原来的纸质考勤记录转变为电子考勤记录，节省了大量的纸张，数据的记载和保存成本都大大降低。
4.2 考勤系统提高管理效率
网络考勤系统使得考勤报表的时间能够缩短至10个工作日以内完成，为其它职能科室的统计、汇总工作的推进争取了更多的工作时间。另外考勤数据作为辅助决策分析的参考数据，能够让医院管理层通过考勤系统实时掌握考勤情况，从而提高医院管理效率和管理力度。同时考勤系统能将排班与考勤紧密地结合起来，实现排班，考勤一体化的要求，有效地提高各科室的工作质量和效率。
4.3 考勤系统提高考勤透明度
考勤系统不但提高工作效率而且能够提高考勤的透明度。同时考勤系统的查询功能能够更加透明的让所有职工了解到自己的出勤状况，同时通过科主任审核的形式，避免考勤上报结果存在舞弊的情况。只记录真实情况，迟到、早退、旷工、请假一一体现，真正体现了考勤制度的客观性。推行考勤系统以来，职工充分认识到考勤管理工作的严格性、公正性，工作态度和工作积极性明显提高。
5.思考与建议
（1）考勤软件的设计要着眼于医院的实际情况，对自己医院的运作状况、管理方式、人员、工作业务要十分了解,确立系统各个模块之间的关系，并且操作要简单明了，数据统计要方便快捷，业务流程要清晰易懂，数据存储要安全有效。
（2） 一个良好的医院信息管理系统必须在实际应用中不断地修正、完善和发展。在实施中部门考勤人员、科主任、人事部门在工作中会发现当初在设计时没有考虑周全、没想到的很多问题，大家再沟通，再改进。
（3）完善考勤制度，提高知晓率。考勤工作涉及每个员工，医院要不断完善考勤管理制度和职工休假制度，让职工掌握病假、产假、陪产假、计生假、丧假、事假、探亲假等等假期的天数、请销假程序，休假期间的待遇情况，加班补假等情况的处理等。写入制度、放入医院信息公开处，职工可了解、可查询。也是新入职员工必须知晓的内容。
（4）考勤管理是医院管理工作的一项基础性工作，也促进医院绩效考核工作。考勤和绩效考核共同做好，就能了解员工出勤情况和业绩水平。
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论文作者:张仁运,尹燕妮,吴小沪（通讯作者）
论文发表刊物:《医药前沿》2017年8月第23期
论文发表时间:2017/9/4
标签：考勤论文; 系统论文; 医院论文; 科室论文; 管理系统论文; 人员论文; 信息论文; 《医药前沿》2017年8月第23期论文;