事业单位档案管理中信息化管理的应用分析
文/ 田超
摘 要： 随着社会的不断发展，科学技术的不断进步，各行各业都开始广泛地作用计算机技术。而目前我国对事业单位档案管理提出更加高效快捷管理方式的需求，这就需要现代化信息管理技术的积极作用。本文从档案管理的工作特性和需求结合目前事业单位档案管理工作中存在的主要问题和信息化管理的优点探讨了信息化管理在我国的事业单位档案管理工作的应用。
关键词： 档案管理 事业单位 信息化
随着计算机技术高速发展，现在已经步入了大数据时代，信息化技术在各个领域中都得到了广泛应用，在事业单位的档案管理工作中也是如此，用信息化方式代替传统的纸质办公形式，能够有效地提高档案管理工作的办公效率。信息化管理在档案管理工作中的作用，需要事业单位档案管理部门将档案管理和信息化技术科学地结合起来，同时在档案管理信息化建设中投入资金和技术人才加大研发力度，探寻更加优化的信息化管理方式方法，从而提高事业单位的档案管理工作整体效率，节省时间和人力成本，更加高效地为广大人民群众服务。
（2）完善的固定资产管理。通过资产卡片的建立，院领导能随时查询和掌握全院的固定资产情况，在建立设备资产卡片时，记录与关联和设备相关的配件、操作手册、技术文档等；同时通过对企业注册证、经营许可证、企业许可证等“三证”的管理，提醒各证的到期时间，从而有效地控制风险。除此之外，还针对需要“强检”的设备进行计量管理功能，可有效配合计量管理部门的工作，并能快速地完成台账处理。
一、事业单位档案管理工作的特性
事业单位档案管理工作是一项专业性工作，与此同时也是一项政治性工作。事业单位档案管理工作需要遵守国家的相关政策方针，其中档案信息的收集和处理都需要遵守具体的政策进行工作，档案管理工作人员要遵守原则牢记使命认真完成工作。除此之外，事业单位档案管理工作具有较强的专业性，因为工作具备自身的管理方法和程序。事业单位的档案信息记载了文化、教育等多个领域社会活动的重要信息，这些档案信息具有相当重要的作用，能够为国家的增强竞争力提供信息上的支持。另外，事业单位档案管理工作的机密性决定了这是一项保密性工作，档案中的个人隐私和学术相关、政治相关的内容都是需要保密的。在保密的同时档案管理工作也是一项具有服务性质的工作，工作基本的内容就是服务大众。
二、事业单位档案管理工作的需求
（一）维护档案的真实完整
档案管理工作是保障事业单位展开其他一系列工作的基础，档案的真实度和完整度对于档案管理工作来说有着重要的价值，因此档案管理工作人员需要主动积极地工作，维护档案信息的真实完整，为了事业单位各部门的正常运转做好基础。
若与任务有关，则指定任务特征(如起始和完工时间、任务的执行人、任务的工装设备等)，寻找MVIM中符合指定特征的所有任务节点；若与任务无关，则获取当前发动机的所有任务节点。
（二）具有较强的服务意识
事业单位档案管理工作应用信息化管理的一个要点就是提高现有资源的利用率，简化当前的档案信息查询和使用流程。传统的档案管理中，查询和使用的效率很低，如果能够在工作中正确应用信息化管理，有效地展开档案管理工作实现档案信息电子化，事业单位档案管理工作效率定会提升一个层次。
（三）严格遵守保密制度
目前，我国事业单位已经建立了较为完整的档案管理信息系统，但是在实际工作中利用深度不高，仅作为一项基础工具存在，未获得工作人员的高度重视，因此事业单位中档案管理信息化系统更新速度较为缓慢，对于事业单位的工作有一定的消极影响。
女，出生于1978年。中国少数民族艺术博士，云南大学文化发展研究院教师。长期致力于地方文化、民族文化、非物质文化遗产传承保护研究。著有《佛在云南——从西双版纳到香格里拉的佛教之旅》《指尖上的故事——云南民族民间工艺大师访谈录》等专著，在《中华遗产》《人与自然》等杂志发表文论多篇。
三、当前事业单位档案管理存在的问题
（一）信息化建设技术人员与资金存在不足
随着社会的飞速发展，信息流通的速度也越来越快，现在已经步入了大数据时代，建设事业单位档案的信息化管理已经成为了必然需求。由于我国的档案信息数量巨大，对设备和系统的要求较高，这也意味着对资金的要求是非常大的，同时目前事业单位的工作人员在数量和技术上不能满足信息化建设需要的水平，也是事业单位档案管理信息化建设道路上存在的问题。
（二）档案管理人员素养存在提升空间
事业单位档案管理的文件数量庞大，使用传统方法进行管理的程序较为繁琐，导致档案的整理效率较低，而如果运用信息化管理方法录入档案信息，就能节省档案管理人员录入档案信息的时间，大幅度提高工作效率，也能推动事业单位的工作高效率建设。
（三）信息化管理升级速度缓慢
由于事业单位档案信息中包含个人隐私信息和机密信息，需要严格保密，因此要求事业单位档案管理人员严格地遵守档案相关的保密制度，保护档案信息的安全。
传统档案管理的保存通常以纸质档形式存储，采取人工录入的方式保管档案，如果保存方式纸质不当或工作人员有疏忽，纸质档案很容易出现磨损、受潮、泛黄等现象造成信息丢失，这给档案管理工作会带来很大的阻碍。如果能够采用信息化管理技术将档案信息存储在磁盘中，从根本上改变传统录入方式，一方面减轻了档案管理工作人员的工作负担，另一方面也降低了档案受环境影响的几率，容易实现长久保存。
第一，企业对内部网络进行渗透测试。在这个信息时代，企业的大多数资金也以银行存款等方式体现，网上银行的使用率也较以前大幅提升，财务人员去银行的次数也随之减少。网上交易的增多，对于网络安全的需要迫在眉睫。企业应定期请网络安全公司对企业内部网络进行渗透测试，保证问题能被及时发现并解决，将损失降到最低的措施就显得非常必要。购买杀毒和监控能力较强的软件，可避免大多数的黑客攻击。
四、事业单位档案管理信息化的优点
（一）便于工作人员储存
评估量表是一种预测、评估、筛选压疮高危人群的工具，根据我院收治患者的实际需求，改良压疮风险评估量表具有实用、直观等特点，且该评估量表内容清晰、操作简单，可降低护理人员的工作强度，从而提高评估正确率[5]。本研究结果显示，对照组患者压疮危险因素评估正确率明显低于观察组，差异有统计学意义（P＜0.05），对照组患者的压疮发生率明显高于观察组，差异有统计学意义（P＜0.05），证实改良压疮风险评估量表效果显著，有利于压疮规范化管理，达到患者安全管理目标。
（二）提高档案整理工作效率
随着档案管理工作的深入开展，对事业单位工作人员的整体素养要求越来越高，目前存在着以下不足之处：第一，工作人员在专业知识上水平不高，计算机应用水平偏低；第二，部分事业单位档案管理人员在工作态度消极，服务意识需要进一步加强；第三，当前档案管理工作缺乏创新优化意识，当前工作中信息化管理还未覆盖全国且存在很大的优化空间，还需要事业单位档案管理人员做出很大的努力。
（三）便于使用和查询信息
由于事业单位档案管理工作的服务性质，对工作人员在服务意识方面要求较高，要求档案管理工作人员坚持全心全意为人民服务的理念，积极主动地为群众提供高质量的服务，为事业单位的服务水平也带来一定程度的提高。
五、事业单位档案管理的信息化管理策略
（一）加大在信息化技术研究开发的投资力度
信息化时代的各项工作都离不开计算机技术，实现事业单位档案管理工作信息化的技术处在不断的发展之中，因此为了不断提高管理工作的安全和效率，事业单位要加大在信息化技术研究开发方面的投资力度，积极引进新技术和新人才，加强档案管理工作的信息化程度。事业单位档案信息实现信息化管理，具有高效、便捷、节省人力物力的优点，为事业单位以及广大人民群众都提供了更加全面、便捷的信息服务，当然也存在提升的空间，所以要不断的提升档案管理信息化建设，在现有基础上不断进步。
（二）加强对事业单位档案管理人员的培训
对事业单位档案管理工作人员进行专业培训，使工作人员的知识得到更新，计算机专业技术得到提高，同时也能调动他们的积极性，在工作中能够举一反三。事业单位的管理模式在一定程度上使工作人员的思维方式有了局限性，缺乏对新事物的求知欲，使得档案管理工作缺乏创新性，而对工作人员的培训能从根本上解决问题，因为专业知识和技能是工作人员的基本工具，工具得到了升级，自然就能开发出新的工作方法。引入新技术人才，也是对事业单位档案管理人员的一种优化，能够有效提高档案管理工作人员的综合素养，其他工作人员也能从中学到新技术，从而提高工作效率，
（三）建立健全的信息化管理机制
事业单位档案管理部门要确保档案管理工作人员对信息化管理有正确的认知，关注新技术的发展并且运用在实际工作中，同时加强对相关工作的检查和监督。事业单位档案管理工作的机密性较强，为了确保档案管理工作的进行，相关部门及人员要加强管理制度的建设，找出问题并完善现有的考核制度，同时要定期对档案管理工作人员进行工作上的评估和考核，规范相关的行为和流程，促进档案管理工作的程序化建设。
（四）增强工作人员的安全意识
信息化技术在为事业单位提供高效便利管理的同时，其实也存在风险，为防范不安全事件的发生，档案管理工作人员必须要具备安全意识，做好良好的防护措施。防护的需要要求了事业单位档案管理工作人员必须熟练掌握信息化管理网络技术操作，以防造成档案流失和泄露，一旦发生这种情况，将会造成不了挽回的损失。因此事业单位档案管理部门一定要加强对工作人员安全意识的建设工作，在电子档案信息操作过程中，牢记操作步骤和问题解决措施，严格做好信息化档案管理工作。
六、结语
总而言之，在当今的社会背景下，在事业单位档案管理中应用信息化管理是必然的措施，档案管理的信息化建设能够提高档案信息的储存、整理和查询效率，因此能够使档案管理工作更加高效而便捷，也能够有效提高事业单位的服务工作。因此事业单位要加大信息化技术研究开发的投资力度，加大对档案管理工作人员的专业培训和技术人才引进力度，同时建立健全信息化管理机制，增强工作人员的安全意识，切实提高事业单位档案管理工作的质量，促进事业单位的发展和进步。
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（作者单位：内蒙古医科大学附属人民医院）
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