摘要：随着我国社会主义市场经济的不断发展,企业档案作为一项无形资产在企业管理中彰显了其重要的地位和作用。企业档案是贯穿企业全过程活动中形成的原始记录,它客观、真实地记录了企业在生产、经营、管理活动等各方面的过程和成果。企业档案的潜在价值是企业健康稳健可持续发展的重要基础,对企业经济效益的贡献也越来越重要。因此,企业相关部门要重视利用好企业档案,合理开发档案信息资源,努力提高企业档案的利用率,最大限度挖掘档案的潜在价值,为企业的可持续发展贡献力量。
关键词：企业档案；信息资源开发；措施
1企业档案是企业重要的信息资源
企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,它原始地记录了一个企业的发展过程,记述和反映了企业在经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、科学技术研究、基本建设和仪器设备等方面的重要内容。在企业生产经营活动中起着无法估算的重要作用,为企业经营管理决策提供必要的参考;在实施技术改造时,企业档案作为一种技术资源,它的开发利用可以节省人力物力财力,给企业带来巨大的经济效益;在处理产权纠纷时,企业档案可以提供历史凭证;在进行企业资产评估时,企业档案是必不可少的重要依据。所以说,企业档案是企业的一种重要的信息资源,也是在企业发展中形成的历史凭证,更是企业发展过程中承前启后的宝贵财富。
2企业档案资源的管理现状
2.1档案管理资源内容欠缺,缺乏有效性
虽然有些煤矿企业已经意识到档案资源管理与开发利用工作的重要性,但并没有建立完善的档案资源管理机制,无法对企业运行中产生的各种资料全面有效地进行保存,造成资料分散,这直接影响到资源内容的完整性,在使用时难以提供有效的信息参考,缺乏有效性,很难发挥应有的作用。
2.2档案管理基础设施不完善
企业用于档案管理的“软”“硬”件设施不全。有些企业甚至没有专门的档案库房。档案只是简单分类存放,受空间区域的限制,部分档案仍然分散在各业务部门自主管理,导致档案室接收集到的材料不齐全,档案信息资源开发利用比较分散,严重影响了档案信息资源的开发利用效率。其次,专业的档案管理平台在一些企业的档案管理工作中也是严重缺失,档案工作者只是对档案信息资源进行初步整理,最多的也只是将档案材料进行全文扫描,分放在一个个文件夹里,然后分别建立检索目录(EXCEL表),没有实现档案信息资源与检索目录的挂接,档案信息资源的开发利用效率大打折扣。
2.3档案开发利用模式陈旧
好多企业的档案利用仍然属于传统的利用模式,对档案的利用只处于初级阶段,只提供档案外借服务、档案阅览服务,形式单一、手段被动,而对于档案信息资源的深层次利用如陈列展览、编研、信息技术检索则少之又少。
3企业档案资源的开发利用效率
3.1管理层要转变档案管理理念
通常来说,任何组织中领导的注意力集中区域总是发展最迅速的板块。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆要想提高煤炭企业档案资源的开发利用,就需要企业管理层充分重视对档案资源的开发利用,树立新的管理理念,摒弃过往的档案无用论观点,充分意识到企业档案资源的充分利用对企业发展的意义所在,增加对档案管理、开发与利用的人力、物力投入。煤炭企业管理者可以牵头着手对档案开发利用工作机制的建设,建立相应的奖励机制,设立多种类型的奖励方式,激励档案管理工作者积极主动开展档案资源开发利用工作,还可以将档案资源开发利用工作的开展情况与个人的评优评先以及升职加薪等关联起来,通过上行下效以及激励机制的引导,确保档案资源开发利用工作落到实处。
3.2提升员工自豪感荣誉感增强企业凝聚力
档案文化宣传,使广大员工对公司发展有了更为全面和深刻的认识,红色历史,艰苦创业史,发展成就,未来前景等,都激发了员工的自豪感和荣誉感,使员工更加热爱公司,与公司同命运,同发展,发扬优良传统和作风,努力工作,勇于奉献,增强了企业凝聚力。
3.3提升品牌价值促进企业竞争力提升
在档案的传播宣传中,集中系统地展现了公司发展历程和成就,促进了形象文化建设,为企业品牌注入了正能量,提升了品牌价值,促进了企业核心竞争力的提升,许多客户在参观后,对公司生产能力和发展实力给予高度认可,更加坚定了与公司合作决心,顺利签下订单。
3.4建立完善档案管理制度
档案信息是伴随社会实践而产生的原始记录,它真实记录了历史。在开发和利用档案信息资源时,要严格按照国家企业相关制度规定,认真执行公司档案管理制度,并做好效果统计分析工作。
在档案利用工作中,要按照《档案法》的规定和本单位的档案借阅制度开展档案利用工作,严格履行借阅登记和审批手续。同时,要向借阅者提供档案利用效果统计表,填写清楚档案利用的目的,写明具体内容和将会起到的作用和产生的效益,以便不断积累资料,为汇编档案利用效果、展示企业档案的重要作用留下真实记录。
3.5加快企业档案的信息化建设
在信息技术高速发展的今天,企业档案工作也由过去注重以利用纸质文件为特征的传统服务模式向以利用数字化信息为特征的现代化服务模式转变;由过去注重在阅览室借阅、利用档案实体向如今借助网络查阅档案信息、利用档案电子文件转变。因此,档案部门应通过提高档案信息化建设水平,加大对网络技术和数据库的运用,积极开发利用企业档案信息管理系统,利用信息化手段管理档案,不断适应社会和企业对档案工作发展的新要求。
3.6加强企业档案基础设施建设
档案室基础设施的配置为档案信息资源的保管和开发利用提供了物质保障。企业应加大对档案室相关设施设备的经费投入,配备专业的、新型的档案管理设备设施,以适应新形势下档案管理的特点。如专门的档案库房、档案管理平台(档案管理系统和信息公开查询平台)、各种档案复印、扫描、缩微设备,为新形式的档案开发利用提供物质基础。
结论
综上所述,企业档案信息资源的开发利用正面临严峻的考验,为了适应档案信息化和数字化的大潮流,企业和档案工作者必须推陈出新,改变旧的思想观念,提升自己的专业素养,运用新的信息化处理技术,最大限度的挖掘档案信息资源的利用价值。
参考文献：
[1]国翠英.煤矿企业档案资源的开发利用[J].陕西档案,2017(4):45.
[2]都红.煤矿企业档案信息资源开发工作之我见[J].黑龙江档案,2017(5):54.
论文作者:温新月
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/11
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