摘要:电力企业的办公室文秘工作虽然表面上繁琐普通,但因其重要的工作职能在企业中起到承上启下,衔接上级领导与基层沟通的关键环 节。办公室文秘的工作水平直接影响企业的办事效率,唯有从根本上不断优化自身工作方式做好统筹协调,分清工作事项的轻重缓急井然有 序的处理;积极端正自身工作态度树立爱岗敬业乐于奉献的精神,在工作中保持谦虚稳重的状态才能有效提高电力企业办公室文秘的工作水 平。
关键词:电力企业;文秘;工作方法
随着经济的快速发展和和谐社会的构建,我国的电气企业得到了飞速的发展,办公室是电力企业处理日常事务的中心,办公室的文秘人员每 天需要处理各种事务,因此,提高电力企业办公室文秘工作水平有十分重要的作用。
一、电力企业办公室文秘工作的特点和要求
电力企业是广泛的,许多事情的办公室文秘工作,其中含有各种行政工作,对于其他事务办公室信件的发送以及接收,当然也包括对于材料 的收集和整理。程序、接收和等级,所出具的推荐信以及会议通知和决定草案。这些都属于办公室文秘工作。电力企业的办公室文秘工作会 给人一种比较简单的感觉,为核心的企业办公系统,办公室秘书的工作量是非常大的,其行政、思想政治工作和财务管理有着密切的关系, 是企业管理系统的一个组成部分。由于办公室是比较复杂的,并且比较多样,所以对于秘书人员的工作能力以及工作态度的要求是比较高的 。对于办公室的秘书人员来说,需要严格的遵守职业道德,遇到了比较复杂的工作需要积极的对待,不能出现迟到早退的情况;对于上级的 命令需要严格的遵守,并且需要及时的完成,准确的完成,并且需要及时的向上级报告,这样可以使得企业能够有序的开展;不仅如此,办 公室秘书需要准确遵守各种制度,增强对于大局的分析,秉公办事,没有利益的趋势,不可以贾巩继思;根据要求以及办公室的工作特点来 进行工作,这样可以使得工作质量得到显著的提升。
二、当前办公室文秘工作中存在的问题
第一,企业的文秘工作存在一定程度的目标不明确,工作内容缺乏整体性规划,也没有非常明确的目标。某些文秘工作者虽然在职,却并不 了解办公室的详细工作标准,不能很好地把握工作细则。某些工作人员机械性的工作,缺乏主动性与创造性,不能自主积极开展上级领导交 办的任务,也不能很好的理解掌握上级精神,无法发挥参谋助手作用。
第二,办公室文秘人员解决问题能力差。很多文秘人员忙于处理日常事务,在工作过程中,没有掌握到工作的重点,抓不住工作的核心关键 点,导致文秘人员解决实际问题的能力比较差,不能和上下级进行有效地沟通,在起草文件、讲稿的过程中,思路不清晰,很难帮助领导进 行日常事务处理。
第三,办公室文秘人员少,工作量大。目前,电力企业办公室文秘人员比较少、日常工作繁重,导致文秘人员忙里忙外、迎来送往,甚至还 需要加班加点,直接导致工作效率低、工作质量差,这对办公室开展日常工作造成很大影响。
第四,文秘人员工作思路的创新程度不够。文秘人员在具体工作时往往按照传统的工作模式进行,且在一些管理内容方面也不能及时根据人 事安排进行有效地调制,出现了明显的机械化管理现象。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆此外,许多文秘人员没有学过专业文秘知识,在工作中不能顺利的完成工作任务; 受工作性质的影响,办公室文秘人员缺乏对口培训,导致文秘人员知识更新较慢,不能满足办公室整体工作水平提升的迫切需求;文秘人员 工作相对琐碎枯燥,容易导致文秘人员出现单方面服务意识差、责任心不强,工作散漫,极大地影响了文秘人员的工作效率。
三、电力企业办公室文秘工作水平提升对策
3.1强化执行,提升服务意识
作为企业领导的助手,文秘人员应当强化自身的执行意识。文秘人员可在领导决策之前提出自身意见,领导决定之后的事情必须要想方设法 全面完成,做领导身旁忠实的执行人。同时,企业办公室文秘人员数量有限,因而如何高效完成任务是一个重要的问题。文秘人员应当积极 改善自身的工作方法。工作中应加强总结,理清办公室工作规律所在,安排自身工作时间,从而能够有条不紊地完成领导以及部门的各项工 作任务;并且办公室文秘人员通常情况下由于工作繁忙,自主安排的时间较少,因而在文秘人员在日常工作中有必要积极调整好自身的工作 心态,以良好的态度应对各项工作任务。此外,企业办公室的主要职责为向领导以及各部门所服务,因而对于文秘工作人员而言,树立良好 的服务意识是工作开展的根本。
3.2及时沟融找准重点
在办公室文秘工作中会需要与各部门人员接触,要在及时沟通上下狠功夫。文秘人员在沟通反面比较欠缺的主要原因,是自身缺乏服务意识 。电力企业办公室文秘人员由于经常处理书面日常事务,在人情练达上表现欠缺且并不重视其自身有效传达沟通的责任意识,文秘人员应当 在工作中从被动服务意识转为主动服务,充分发挥主观能动性主动询问领导当日准备事项,在工作关键期间主动沟通了解掌握工作信息,从 被动接受安排工作到主动制定计划采取行动,有效处理工作提高办事水平。电力企业办公室文秘的工作必须确保在短时间沟通中领会各项任 务的工作重点与意义,只有不断的改善被动的工作局面,在沟通中主动把握信息积极协调组织,才是提高工作水平最有效的途径。
3.3加强学习培训积累经验
在面对如今办公环境多样化的需求,电力企业办公室文秘由于日常工作的机械化容易导致思想陈旧缺少灵活性,因此需要不管加强文秘的知 识技能培训学习,在工作中实践中探索方法,积累高效工作处理问题的经验。不断夯实专业技能如:档案管理、公文写作、人事制度、电力 企业相关技术等。只有通过不断的提高文秘自身素质,在熟能生巧中结合勤奋好学才能提高文秘专业水平提高电力企业办公效率。
结语:
为了更好地构件社会系统,给国家电力企业的发展提供更好的机会,就需要增强对于办公室工作的重视,办公室的主要工作就是电力企业的 日常经营以及业务处理,文秘人员是企业事物处理中心,文秘工作的水平直接影响到企业的发展。当开展工作的时候,电力企业文秘人员需 要增强各项业务水平,承担更多的责任。所以现阶段,电力企业领导工作的重点就是有效地管理文秘工作。
参考文献:
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[3]张洪福。新形势下做好高校办公室文秘工作的对策思考[J].当代青年:下半月,2015(4):58——59.
论文作者:张杰
论文发表刊物:《电力设备》2018年第10期
论文发表时间:2018/7/30
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