摘要：机关单位的档案管理具有数量较多，重要性极强的特点，因此事业单位的档案管理不仅能够为单位提供较为稳定的运转保障，还能间接对我过的经济发展起到稳定的作用。加强机关单位的档案管理建设对于提高机关单位的工作效率和工作效果都有很大的帮助，在信息化时代，机关单位的档案管理建设应该围绕自己档案管理的特点，积极进行信息化改革。
关键词：信息化改革；机关单位；档案管理
引言
档案管理也叫档案工作，通常指的是是档案馆对档案实体和档案信息进行管理分类，并且对机关单位的其他各个部门提供有关档案信息服务的总称。机关单位是我国政治工作和行政工作的重要执行部门，因此机关单位的档案管理工作十分重要。机关单位的档案管理同企业档案管理相比具有不同点，因为机关档案的分类要遵循机关文件材料形成的客观规律，这是因为机关单位的档案管理不仅要确保档案管理具有成果性，还要保证这种成果与其他机关工作的自然联系。因此目前中国的机关单位在进行档案管理分类的时候采取层次分类法，每一层次必须使用一个划分原则，不得交叉使用多个划分原则，这就让机关单位的档案管理工作加重，因此传统的档案管理方法的弊端就显露无疑。
1. 建设信息化档案管理的重要意义
信息化档案管理是针对于传统的档案管理而言的，传统的档案管理是通过纸质和人力进行档案管理工作，信息化档案管理则是通过计算机和程序来进行档案管理工作，它的出现对于机关单位的档案信息管理具有重要意义。
1.1 档案管理简易化
信息化档案管理建立在计算机信息技术之上，机关单位的材料数量比较多，信息量也比较大，传统的档案管理并不能做到面面俱到，而且纸质档案很容易腐烂损坏。数字化的信息档案建设之后，不易丢失，即便是发生损坏等问题，还可以通过计算机技术进行找回和修复，因此让档案管理变得更加简单。
1.2 便于档案查找使用
如果说信息化档案管理的好处在于便于建立档案，并且管理起来更加简单方便，那么使用的建议性就更加突出。机关单位的材料使用频率较高，不同部门之间的材料交换也比较频繁，如果是传统的档案管理方式，在使用的时候需要耗费大量的时间来查找，但是实现信息化之后就完全杜绝了这个弊端。大多数机关单位都有局域网，所以在使用档案之前通过计算机进行查找，可以快速的锁定材料类型和材料所在的部门，以及材料使用的审批流程。这样可以让档案使用的时候更加方便，也就能提高机关单位工作人员的办事效率。
2. 目前机关单位信息化档案管理现状
许多机关单位都已经具备了计算机基础设施和信息化局域网，近年来我国也比较重视机关单位的信息化办公，因此信息化档案管理已经出具规模，但是因为我国的信息化水平发展还不完善，因此机关单位的信息化档案管理仍然存在一些问题。
2.1 设备相对落后，亟待提高
机关单位的信息化档案管理初见成效，但是许多部门在进行档案管理的时候依然更多的依托传统方式。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆例如人事部门在进行工作人员档案管理的时候，仍然使用的是比较传统的纸质登记方式。这是因为许多机关单位并没有实现企业中的人事管理，所以缺乏优秀的人事管理平台，也就无法做到信息化管理人事档案。当然，并不是所有的机关单位都有这样的问题，机关单位的设备和技术水平与当地的经济发展都有关系。
2.2 档案信息缺乏共享性特征
部分机关单位的确已经实现了档案管理的信息化建设，但是许多机关单位给档案管理部门所设计的信息化平台与其他的机关单位部门不能共通。这就导致了信息管理与信息使用无法同时完成。因此档案的信息也就缺乏共享性，一旦有部门需要调用档案信息，仍旧需要到档案管理部门进行登记使用，这大大的降低了便利性，因此机关单位的档案管理应该加强共享性的特征。
3. 加强机关单位信息化档案管理的策略
信息化档案管理对于提高机关单位工作人员的工作效率，促进档案管理工作的有序进行，保证档案信息的准确性和共享性都有重要的意义，因此加强机关单位的信息化档案管理建设是重要的内容之一。想要提高信息化档案管理水平，技术、制度和人力三个方面着手。
3.1 提高机关单位的技术化水平
近年来国家虽然很重视机关单位的信息化水平，但是在信息化设施上的投入仍然不高。作为信息化档案管理的基础，技术水平直接决定着档案管理的信息化程度。因此，无论是国家还是机关单位部门，都要增强技术投入的意识，并且强化机关单位的技术实力。
3.2 建立并完善信息化档案管理制度
信息化档案管理的一个缺点就是数据化的档案很容易造成信息的泄露，机关单位要侧重于信息的保护，这就需要确定一系列的制度去规范档案管理信息化的流程。并且要用这些制度去激励工作人员积极响应信息化档案管理制度。只有制度不断得到完善，才能保证档案管理信息化进程的加快，才能促进机关单位档案管理信息化程度的加深。
3.3 提高工作人员的信息化水平
信息化档案建设的技术是计算机技术和信息化设施，但是这些设施的操作者仍然是机关单位的工作人员，许多机关单位的工作人员对信息化技术比较陌生，在实际业务办理过程中不能良好的通过信息化平台进行操作和办理，因此机关单位应该组织工作人员进行信息化培训，认识信息化档案管理的重要性，掌握其操作流程，并且也鼓励工作人员对信息化档案管理的学习和实践，这样才能让信息化档案管理不断地发展并完善。
结语
机关单位的档案管理对机关单位的许多工作都有影响，鉴于我国目前机关单位的档案管理工作仍未完全实现信息化建设的情况，我们应该加大对技术设施的投入，积极鼓励档案管理人员学习信息化技术支持，不仅为档案管理信息化提供客观的技术设施条件，也要为档案管理信息化创设良好的人力资源，最后通过制度的规范和监管，来确保机关单位的档案管理能够逐步完成信息化建设，以此来促进机关单位的各项工作发展。
参考文献：
[1]王杨. 提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究[J]. 办公室业务, 2019(3).
[2]刘爔元. 新形势下事业单位档案管理的信息化建设[J]. 数字通信世界, 2019(2):257-257.
论文作者:张玲
论文发表刊物:《基层建设》2019年第32期
论文发表时间:2020/4/7
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