论企业的信息管理与知识管理，本文主要内容关键词为：信息管理论文,知识管理论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1信息管理的产生与发展
与知识管理相比，信息管理的历史比较悠久，学术界通常将其概略地划分为三个典型的发展时期[1]：第一个管理时期是传统管理时期(1900—1950)。这一时期以图书馆为主要阵地，重在文献信息的收集、整理、保存与传播报道，因此也有人称之为文献管理时期。该时期的管理手段以手工为主，机械化操作为辅，属社会公益性质。第二个管理时期是技术管理时期(1950—1980)。这一时期克服了传统管理时期管理对象局限于文献信息的狭窄范围的不足，将其他信息纳入管理之列。从管理手段来看，以电子计算机等现代信息技术为基础建立起来的电子信息系统成为该时期的主要特征，如：信息技术及技术专家作用的日益突出、管理信息系统(MIS)、办公自动化(OA)系统社会应用的日趋广泛。第三个管理时期是信息资源管理(IRM)时期(1980年以来)。这一时期在技术管理时期的基础上，将信息活动涉及的各种要素(信息、信息生产者、信息技术等)都作为信息资源的要素而纳入管理的范畴，从而使信息与组织机构中其他活动的联系得以恢复，形成了以信息资源为主要特征的集成管理，信息管理也得以真正建立在科学、合理的基础之上。
尽管信息管理具有悠久的历史，但把信息作为资源从技术、经济、人文三种因素的结合中进行管理，则是20世纪70年代末、80年代初兴起于美国的一个新的管理领域。曾担任过美国联邦日常工作委员会信息管理研究指导者的霍顿(F.W.Horton)，是信息资源管理研究方面最具权威的开拓者之一，他率先提出了信息资源管理的概念，认为信息资源管理是对一个机构的信息内容及其支持工具的管理。他强调信息资源管理属于资源管理，是把资料管理的概念拓展应用于数据、信息和知识的管理上的结果。学术界流行的观点认为，信息资源管理是信息管理发展的新阶段，是信息管理随着时代要求不断演变和发展的产物。所谓信息资源管理是指将信息视为组织内与人力资源、资金、技术等同等重要的一种宝贵资源，并运用现代化的管理理论、方法和技术对其进行组织、规划、协调和控制等活动，以便最大限度地发挥信息对提高组织生产力、改善组织决策过程的作用[2]。1980年美国政府通过《文书削减法》，明确提出了信息资源管理的概念，并授权每个政府部门委派一名部长助理官员担任信息主管(ChiefInformationOfficer——CIO)，从较高层次上全面负责本部门的信息资源管理工作。企业的信息资源管理也在80年代发展起来。
2企业的信息管理
自80年代以来，在以美国为首的西方国家的一些大型企业中相继在企业首席执行官(CEO)之下增设了企业信息主管(CIO)这一职位，其主要职能是全面负责所属企业的信息资源的统一管理、开发和利用，包括开发企业的信息技术、健全企业的信息系统、管理信息人员、实现企业内部的信息资源共享、沟通最高决策者与信息部门之间的联系、协调和组织企业内外的信息交流关系等。可见，信息资源管理自产生至今，其重点一直在企业。
企业的信息管理与其他行业的信息管理一样也有三个层次，即操作层、管理层和关系层，信息技术在这三个层次上曾经扮演过而且继续扮演着重要角色。与这三个层次相对应，企业的信息管理也经历了三个不同的发展时期[3]：从技术手段看，经历了电子数据处理(EP)——管理信息系统(MIS)——决策支持系统(DSS)的进步；从管理对象上看，经历了数据管理——信息技术管理——信息资源管理的演变；从管理人员看，经历了数据部门经理——管理信息系统主任——信息主管的更替。早期的电子数据处理主要是在操作层上实现计算机化；随之而来的管理信息系统则是解决管理层的需要；决策支持系统是从战略决策与规划的高层次强化信息管理，不满足于仅仅在操作层与管理运行层上的低层次管理。
从企业信息管理的实践看，经过几十年的发展，绝大多数企业都已实现了计算机化，并沿着传统信息系统到电子数据处理系统(EDPS)、管理信息系统(MIS)、决策支持系统(DSS)、专家系统(ES)、智能信息系统(IIS)等的路径迅速发展。随着国际网的发展和各种电子交易方式的出现，目前企业管理信息化的核心问题已经不是数据或信息资源开发的问题，而是如何充分利用这些数据和信息的问题。因此，企业管理信息化问题又上升到一个新的层次，即如何利用数据/信息取得知识，如何利用知识指导决策，获取最大效益或利润的问题。知识经济时代，企业管理信息化的趋势是由信息管理走向知识管理。信息管理只是将各种各样的信息组织起来，使用户得以方便地检索。要由信息产生知识，则仍然需要用户本身通过对各种信息的组合进行加工[4]。
3企业的知识管理
80年代以来，在理论与实践领域，信息资源管理的发展方兴未艾。然而，自1996年OECD发表《以知识为基础的经济》的报告以来，以知识为基础的经济形态已在一些发达国家浮现，预示着21世纪将是知识经济的世纪。知识经济时代的到来，使知识成为社会的主要财富。知识是一种储存在人大脑中的无形资产，他与有形的物质资产不同，需要有不同于物质资产的生产和分配的管理艺术和管理方法，因此，知识管理便应运而生。
国内外学者大多认为知识管理是信息管理的一个高级阶段。1986年美国学者D.A.马夏德(Marchand)与F.W.霍顿(F.W.Horton)合著的《信息趋势：从你的信息资源中获利》一书中，将信息管理的发展划分为五个阶段：物的管理(文献管理)、自动化技术的管理、信息资源管理、商业竞争分析与智能、知识管理(战略信息管理)。由此可见，知识管理在历史上曾被视为信息管理的一个发展阶段。
知识管理就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径[5]。显性知识易于整理和进行计算机存储，而隐性知识则难以掌握，它集中存储在雇员的脑海中，是雇员所取得经验的体现。知识管理就是有效地实现这两类知识的互相转换，并在转换中创新。简言之，知识管理就是运用集体的智慧提高应变和创新能力，是运用信息创造某种行为对象的过程，它要求企业的管理者把集体知识共享和创新视为赢得竞争优势的支柱。知识管理不是某种单纯的方法、技术或管理方案，它是基于知识的业务重组及组织机构管理思想，是各种可行解决办法的综合，人文因素在知识管理中起关键作用。知识管理正是要确保对创新具有重要作用的知识流动渠道的畅通。
知识管理的根本目标就是运用集体的智慧提高对迅速变化的商业环境的应变能力和创新能力。随着知识成为重要的生产要素和当今经济发展的一种不可缺少的驱动力，人们对知识重要性的认识大大增强，对企业的知识管理也引起人们的广泛关注。日本著名学者野中行二郎从日本企业新生产发展的经验研究中，提出了组织据以创造知识的各种模型，他认为，由于知识系统中同样存在不稳定性和不确定性，为了把知识作为创新的源泉，就必须建立起一种机制能使显性知识和隐性知识相互转换，即在隐性知识——显性知识、显性知识——隐性知识、显性知识——显性知识、隐性知识——隐性知识之间转换，他将这四种“知识转化模式”定名为“超文本组织”。这种“超文本组织”强调的是，知识不仅仅停留在文本(Text)上，还有存在于人头脑中的知识和个人的技能，即意会知识(隐性知识)，发挥这种知识的作用需要通过组织的力量。用于管理显性知识的技术方案是多种多样的，而能用于隐性知识管理的技术却很少。知识管理则有助于对显性知识和隐性知识及它们的转化进行管理，并把这些知识以适合于用户和商业环境的方式表现出来。在这种知识转换过程中产生社会财富，使知识转变成行动，并使之为生产服务。这种转换的有效实现，有赖于企业内外的协作和知识的流动及相互作用。换句话说，知识管理的目标就是通过对各种知识的连续动态管理，增进企业对知识的捕获、开发、利用、创新的意识和水平，从而对瞬息万变的外部环境提出应变策略。实行知识管理的成功企业总是通过知识的流动，对外部需求作出快速反应，明智地运用内部资源并预测外部市场的发展方向及变化趋势，并通过与其他公司企业紧密结合，从而获得市场共享和经济的快速增长。
4企业的信息管理与知识管理的区别
对于信息与知识关系的明确是认识信息管理与知识管理区别的关键。
近来一些学者在探讨知识经济、知识管理、信息经济与知识经济、信息管理与知识管理关系等问题时，从各种不同角度对知识与信息的关系进行了阐述[6][7]。笔者认为，从管理学的角度来理解知识与信息的关系，能更深刻地认识企业信息管理与知识管理的差异。从管理的角度看，知识可区分为显性知识和隐性知识，显性知识是用语言明确表达出来的，可编码化的知识；隐性知识指存在于人头脑中的个人经验、观念等隐含化知识(或称意会知识)，它体现在个人的行为、世界观、价值观和情感之中，往往很难被以某种方式表达出来，因而也难于传递与交流。而信息是一个特定文本中数据或知识的实在的代表，可见，信息相当于上述可编码化的知识。在当今的信息时代，由于计算机与通讯等现代信息技术的飞速发展，人们获取信息的费用越来越低且越来越容易，而选择与有效利用信息的技巧即隐含化知识变得越来越重要。信息成为需要认知和转化的原材料，而知识则成为处理这些原材料的必要手段与工具。简言之，知识是一种转化为有效行动之能力的信息，将信息转化为知识的关键在于知识管理。从这种意义上说，知识高于和广于信息。
学术界的研究表明，信息管理与知识管理在产生背景、内涵、研究的对象和内容等方面都存在着较大的差异[6]。企业的信息管理与知识管理的区别也是明显的。美国《福布斯》杂志1998年4月12日发表的题为“迎接知识经济”一文中指出：“知识管理不同于信息管理，它是通过知识共享、运用集体的智慧提高应变和创新能力。”一些企业常常错误地认为，制定一个有效的信息管理战略也就体现了它们在知识管理方面的行动。但实际上，信息管理与知识管理是有区别的：信息管理主要关注对显性知识的管理，却无视对人类知识的主体——隐性知识的管理，而这部分知识对于人们进行决策及采取行动更有价值；信息管理仅仅关注对人类脑力劳动成果或最终成果的管理，却忽视了对这一成果的生产过程的管理。鉴于信息管理的这些不足，人们认识到，要在知识经济中求生存，就必须把信息与信息、信息与人、信息与过程联系起来，以进行大量创新。因为正是信息与人类认知能力的结合才导致知识的产生。它是一个运用信息创造某种行为对象的过程。这正是知识管理的目标。
5企业的CIO与CKO
美国加州大学黄硕豪教授明确地论述了CIO的发展过程[8]：“概括地说，在本世纪50—60年代，当信息开始为人们所关注时，信息管理人员还是以执行日常技术性操作的数据处理员或数据处理经理的角色出现的。而后，在70年代中期，MIS系统出现，信息管理人员常常被冠以信息系统经理或信息系统管理监督的头衔，开始控制性的管理工作。直到80年代末至90年代初，信息技术执行官或更高级的信息技术主管的概念才变得明朗，信息管理人员开始以CIO的身份进行战略性的IT规划工作。至此，CIO这个角色的演变也达到高峰。”
早期的CIO具有一定的理想化色彩，一些研究者将CIO描绘成一个“信息功能集大成者”，将其看作是一个“全知全能”的跨越信息技术、业务、管理等多个领域的角色。然而，现实中这种“超人”是不可能存在的。随着信息技术的发展和信息功能的扩张，CIO再也无法象早期CIO研究者所预言的那样身兼数职，轻松自如地驾驭公司上下所有的信息功能、信息技术、信息单元、信息人员和信息活动[8]，因而，CIO出现了分化发展的趋势。CKO就是这种分化发展的结果之一。
随着知识管理的深入发展，西方一些大企业设立了CKO这一高级管理职位，在微观上实现了企业信息资源管理向知识管理的过渡。德尔福集团创始人卡尔·费拉保罗指出：“知识主管(CKO)的地位居于首席执行官和信息主管之间，他对于商业运作过程的作用就如同信息主管对于技术开发的作用。”因为创新和创造能力不单纯是技术的开发过程。CKO的主要职责是[9]：
(1)了解和熟悉企业的生存和发展环境以及企业自身的发展特点与企业内员工的知识需求；(2)建立和造就一个能够促进学习、系统、积累、创造和应用知识的环境，并激励员工的知识创新、技术创新；
(3)监督保证企业知识库的质量、深度和风格，并保证其与企业的发展战略相一致；
(4)保证知识库设施及其支持工具的正常运行；
(5)组织知识管理活动，从知识管理中获得回报，决定成功的知识管理如何帮助企业增加或节约金钱；
(6)创造一种知识文化，包括在企业的不同功能和部门中创造一种发展和维持知识基础的机制。
某些企业把知识管理视为信息管理的延伸，从而试图把CIO改为CKO，这是错误的。这样做的结果，将在不知不觉中把知识管理的工作重点放在技术和信息开发上，而不是放在创新和集体的创造力上。实际上，CIO与CKO具有很强的互补性，CKO的出现不会取代现有的CIO，两者是有分工的：CIO是技术倾向性的，CKO是业务倾向性的；CIO负责企业的硬技术、硬结构，CKO负责企业的软文化、软环境。CKO体制代表了企业信息管理体制的最新动向和趋势，标志着企业信息管理已由信息资源管理过渡到知识管理阶段。
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