加拿大政务档案的宏观鉴定法，本文主要内容关键词为：加拿大论文,政务论文,鉴定论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案鉴定工作本质上是一种主观行为。对档案部门来说，确定哪些文件具有档案价值是很困难的，因为对此并无一条现成的公式。判断一份文件的档案价值，更多地要依赖于自己的经验和对其产生过程的研究。加拿大档案工作者认为，并不存在为档案价值的确定和处置提供通行的标准和模式的档案工作理论，而只有依据具体的目标和客观对象，进行档案价值鉴定的具体的档案工作业务。因此，加拿大国家档案馆采取了宏观鉴定法对政务档案进行价值鉴定，其目的就是减少档案工作者的主观因素对鉴定工作的影响，尽量减少片面和偏见的干扰；尽可能减少抱着特定目的，甚至仅基于错误的历史观，或对某一事件的特定兴趣，以及其他诸如此类的原因而做出鉴定结论，得出对某些档案进行收集保管的情况，以便长时间地保存政务档案信息，而将对其作价值判断的任务留给未来的档案利用者，使利用者通过阅读档案文件，得出自己的判断。
一、宏观鉴定法的指导思想及其有关规定
在加拿大国家档案馆，宏观鉴定法有其特定的视角，而并非仅采用严格的中性的或客观的立场，用相似的方法得出对过去形成的档案信息的相近的看法。鉴定者一般都会根据本地档案工作的法规，依照不同档案所记录的不同事务作出相应的价值判定。事实上，即使许多档案馆如今正在运用诸如价值分析法、系统分析法、事务分析法等进行档案价值鉴定，也并不意味着所有的档案鉴定工作都有类似之处。例如，对某个银行或制药企业的档案部门来说具有重要价值的商务文件，对于肩负保存国家和民族记忆——包括银行和公共健康事务方面的法规条例——的国家档案机构来说，就没有同样重大的价值。在不同的情况下，对档案的价值会有不同的判断。
传统的档案价值鉴定工作将重点放在保持文件信息的完整以便于研究利用上，档案的利用者和社会公众所要明白的不是必须做出鉴定的决定，而是基于某种特定的原因而作出了决定。当然，鉴定结果是基于要尽可能多地提供给当代人以有价值的档案信息这一要求和目的而作出的，这些做法长期以来影响着历代档案工作者对档案的历史价值的认识，并且这种认识的变化折射出了不同时代社会文化的价值观念的变化轨迹。
《加拿大国家档案法》对档案价值的判断作了如下规定：1、它们必须具有“国家意义”；2、从档案工作者的角度来看，它们必须具有档案价值或者历史价值。这两条标准为国家档案馆判断档案的价值提供了广阔的依据。事实上，“主观”一词在档案界正越来越多地被“看法”所取代。为减少主观因素可能对政府部门产生的文件价值鉴定所带来的负面影响，加拿大国家档案馆正着手制定一套文件价值鉴定的宏观鉴定理论和方法，可称之为形成者自我评价的鉴定方法，以使档案保留下其所形成事务的过程和处理情况，以便于将政府政策的制定、执行以及为社会提供服务情况的信息保存下来，留下档案记忆。
二、政务档案信息宏观鉴定的理论与法律依据
政务档案信息处理工作经历了一个不断发展的历史过程。1991年，加拿大国家档案馆根据《加拿大国家档案馆法》，就政务档案信息工作制定了一个实施方案——《政务信息处置方案》。该方案将政务档案信息办理工作分解为预案、审核及办理结果三个环节，明确地规定了档案馆的保存历史记忆功能以及其他各种职责。这个实施方案以新的眼光来看待20世纪80年代以来联邦政府所陆续制定的各种档案工作方面的法律法规，包括《信息利用法》和《个人隐私法》(1983)、1987年的新的《国家档案法》，以及财政部制定的《政务信息保存处置办法》(1988)。国家档案馆作为负责档案文件保管的政府文化机构，本着改善工作，提供更好的服务的目的，对自己的工作进行了重新审视，这些问题主要与对具有档案价值的政务信息的总体鉴定相关联。因此，国家档案馆决定对自己的工作程序加以改进，以便满足此一需要。一般来说，加拿大国家档案馆对档案价值的评估是依据20世纪60、70年代谢伦伯格创立的理论，综合考察档案的原始价值、第二价值、证据价值、信息价值、历史研究价值、法律价值、经济价值以及其他各方面的价值来进行的。政务档案作为国家的记忆，随着其数量的飞速增加，这种做法越来越难适应鉴定工作的需要。以往的做法无论在信息处理还是在实体的保护上都存在着不足，这主要是源于对档案信息长久保存的不确定性或档案历史价值的判断的不确定，以及一旦将某份文件列为长久保存，对保管的投入产生效益的不确定性。因为对档案的保管、处理等各个环节要花费大量原本就很有限的档案工作资源，而人们往往会对自己所保管的档案究竟能带来多大的作用心存疑虑。并且政府部门所处的信息环境已经并将继续发生着变化，这不仅表现在政府实施公共项目及提供公众服务的途径和方法的变化，更表现在采用新的以计算机为基础的信息交流技术的变化。因而，国家档案馆的鉴定工作必须在观念、理论和方法等各个方面作出相应的发展，对信息处理的一整套方案重新加以设计。
三、宏观鉴定法的具体内容
特纳．库克1995年在为美国档案工作者协会所作的演讲中提出，在北美传统的档案鉴定中，档案工作者所需做的仅是“对文件的鉴定”。他进一步对此观点做了如下归纳：宏观鉴定法并非对文件自身价值的判断，而是对文件所包含的内容及其形成的场合和环境的判断。其核心是对文件形成者本身作出分类和评估——主要指其在政府架构中的地位，和文件的形成过程或其所反映的形成机构中的事件作出评估。这种评判着眼于事务活动的过程及其重要性，而不能脱离这些过程或其形成者，仅对某一单份文件本身作出判断。在国家档案馆，文件仅被用来作为对其形成者及其活动合法有效性的检验和证明，帮助确定各种政策性文件、事务办理、以及提供其形成主体或事务活动的过程的真实有效，进而决定以何种形式，最有效地将这些信息保存下来。
对政务档案进行宏观鉴定，建立在对以下三点共识的基础之上：1，即使依据足够的现行文件的信息来判断文件的价值，尤其是电子文件的价值，也已变得越来越不可能；2，档案信息的价值更多地取决于其形成机构及其形成过程，而不是我们凭经验从其信息内容来感觉出它的价值，这主要地是指其潜在的历史价值或对其他人的研究利用价值；3，某一机构文件的内容与来源更多地与其赖以形成的具体事务活动的过程、作用及其办理过程紧密相联，而非其来源机构的权威性、权力和文件的签署行为。
宏观鉴定法对档案界曾长期存在的两个看法提出了挑战：1，档案机构所注意的焦点不是文件；2，档案的产生与政府机构的背景无关。这就意味着对档案文件价值的评估要更多地考虑与其形成者——一般指形成文件的业务过程或职责——的联系，而不是主要考虑该机构在政府中所处的地位——虽然无论是从实践上还是从信息本身的角度来看，这仍然是很必要的。
宏观鉴定法要求对信息保管的做法作相应的改变。在加拿大政府机构的各部门，信息管理工作正迅速地从纸质为主的实体管理向电子化过渡。因而，为记录下政府部门所从事的活动，宏观鉴定工作改变了文件的部门起源观念，代之以活动的过程起源论（这一过程一般寓于政府机构职能范围之内）。然而，联邦政府各部门正在经历一场深刻的变化，至少在可预见的将来，某些基层的政府机构在政府职能的履行方面仍会继续扮演极为重要的角色。针对此一情况，国家档案馆在鉴定时采用机构——职能鉴定法，而不是采用纯粹的职能鉴定法。换言之，当一份档案的鉴定仍然需要依靠考察其实际事务的进程及其职能的情况下，档案部门就必须同时对其形成机构和该事务的过程及职能加以综合考虑——该文件对其形成者的初始价值和派生出来的从属价值。将来或许在联邦机构改革以及正在进行的档案鉴定工作改革的双重影响下，国家档案馆在档案鉴定中将更多地采用职能鉴定法，而非机构鉴定法。但现在至少从理论上看有一点是很清楚的，那就是在国家档案馆开展的宏观鉴定中，档案文件的信息价值及其他一些相关的价值将再也不是决定该份档案文件是否值得保存的首要的因素。
鉴定工作中需考虑的另一主要问题是档案文件对形成者（第一价值机构）的初始价值（第一价值）和对其他部门的派生价值（第二价值）。每个政府部门在履行其工作职能的各种具体的业务活动中，都会产生与之相关的各种必要的文件，并且其中的许多都是很详细的。档案工作者在鉴定中所必须明确的是：1、这些活动都有记录的价值；2、如何完整记录下这些信息。其关键是从政府机构的什么角度来看——尤为重要的是从谁的角度来看——这些职能活动才应当加以详细保管。在所有的政务活动领域，文件处置中应该首先考虑其对形成者的第一价值，因而档案馆只需收集这些机构自身形成／或保存的档案进馆。也有一些少数的例外，如果某份档案对其他机构（第二价值机构）具有重要意义，从其他机构的角度来看，这些档案能够提供一种独特的视角，或者完整地提示出其所述事务的进程，档案馆就必须从文件第二价值的使用者或保存者处征收档案进馆，而不一定非得仅从其形成者处征集。在进行宏观鉴定中，只有一些非常例外的情况下档案馆才从其第一价值机构和第二价值机构之外的机构收集文件。无论是从第二价值机构，还是从第一／第二价值机构之外的其他机构收集文件，都必须有足够的理由证明确有其必要性。
为了避免档案馆的社会记忆功能——传统上表现为档案的保存历史、学术研究等功能——受到忽略，宏观鉴定工作还有一个“附带的任务”，就是记载知识、分析推理和实践方法。为此，应在社会的需要和期望与档案机构有限的服务能力之间尽可能地找到较好的平衡点。这样做的目的就是要完整准确地保存档案信息，如实反映政治、经济、社会、文化等各方面的情况，反映出政府与公众的关系。
宏观鉴定法能提供一种从宏观上看待政府形成的文件进而加以评估的角度，以便将注意力集中到制定大政方针的各级政府部门，这种方法也使我们透过不同级别的政府部门，直接将视线投向办理与民众直接相关的具体事务的最基层的部门提供了可能。这样，常会导致对某份文件作出保存的结论——虽然从宏观鉴定法本身的角度来说不应得出这种结论，而依据传统的鉴定方法只能根据其信息价值来作出保存的决定。宏观鉴定法中信息观点与原来的基于信息价值的鉴定有很大的不同，它们的目的是为提供一种宽泛的国家的社会记忆，在保存政府活动信息与这些权力部门的政务活动对公众带来影响之间做出平衡。
四、载体中立原则及电子文件的鉴定
“载体中立”原则在宏观鉴定法中是至关重要的。从理论上看，文件载体——无论是电子载体还是其他类型的载体，对宏观鉴定的结果不会带来任何影响。宏观鉴定纯粹是从逻辑上对档案文件的功能、结构作出系统地分析，根据文件形成者及其形成的过程、作用的大小，制定出相应的标准，以采用适当的载体将档案文件的形成过程记录下来，记录下政治、法律、政策等的发展动态。一般来说，人们倾向于采用最高效的载体，而并不意味着某一种载体就优于另一种载体。从这个角度来看，电子载体在宏观鉴定中并未得到特殊的对待。但事实上也必须看到，面对正在来临且飞速进步的电子信息技术，特别是基于个人电脑的办公自动化和文件处理系统来说，档案鉴定工作正变得越来越复杂，电子档案信息越来越多地进入政务活动的各个领域，也要求对宏观鉴定的策略、效用及操作等加以完善，以适应这一变化。加拿大总理克雷蒂安1998年10月曾经提出，到2004年加拿大将要成为世界上最为电子化的国家。伴随着这一变化，与政府文件鉴定有关的新问题随之而来，特别是专门的方法和广泛的政策性的问题列入了宏观鉴定法的理论和操作范围，这要求对一些文件的处置决定作相应的调整和改变。像许多历史学家和社会学家一样，档案工作者是最早的对计算机技术所带来对档案检索利用产生极大的方便持欢迎态度的群体。巨大的数据处理设备为档案信息的利用能力的提高提供了无穷的前景，当时大部分有关电子档案的研讨主要集中于它为文件保存所带来的高效和经济，而在很大程度上没有考虑相关的电子文件的接收进馆及其长期保存的问题。20世纪90年代以来，档案工作者被迫重新审视当初对电子文件的看法，大家对档案馆能否跟得上电子计算机技术的快速发展都感到怀疑，更不用提对近20年来形成和办理的电子文件加以保管了。最为主要的问题是有关电子文件的处理，包括在电子计算机环境下电子文件的界定和办理、对于运用电脑进行业务活动联系所形成的文件的保管缺少普遍接受的标准，对于电子文件长期保持所必须的软硬件系统的支持问题、INTERNET技术的深远影响、近年来随着电子商务的兴起而来的信息的安全性问题、数字化信息的真实性以及社会法律活动中的证据效力问题，等等。在如今这个档案种类日益繁多，而又缺乏共识的情况下，加拿大国家档案馆在实施宏观鉴定时采用了一种“混合的”的方法，这种方法注重文件的价值和产生文件的事务活动的过程和功能，而不是注重电子数据的信息价值。
作为20世纪70年代以来就开始从事电子文件保管的先行者之一，加拿大国家档案馆正试图重新寻找自己在纷繁复杂的电子时代的位置，确定自己的新的方针、战略，以更好履行联邦议会所赋予的保存联邦政府形成的具有历史价值的文件的职责，满足子孙后代的需要。在鉴定中，有一个很明确的原则，就是不会为电子文件制定不同的鉴定标准，因为文件的载体——无论是电子文件或其它的文件——对于其价值鉴定并无任何特别的影响。宏观鉴定法是对文件的功能及其在政府活动中的架构加以逻辑地分析，依据其形成者及形成过程，设计出处置这些文件的最佳标准和方法。从根本上来看，宏观鉴定法针对所有的载体形式，所以电子文件与宏观鉴定理论并无不一致之处。
另一方面，由于与电子文件的产生、办理、阅读、移交、保存和利用有关的多种复杂的技术，加拿大国家档案馆认为非常有必要对其保管的环境条件加以评估。电子文件给我们带来的最大挑战并不是对其进行价值鉴定，而是如何确保其长期保存而不影响其真实性。换言之，一旦确认了电子文件具有保存价值，重要的还在于我们应采取可靠的主法来满足其长久保存的需要。
五、宏观鉴定法的操作流程
加拿大国家档案馆宏观鉴定基本策略及其相应的操作流程已被载入政府文件办理方案之中：(1)按照文件形成者在政府架构中的不同职能，将政府机构形成的文件分为四个类别；(2)在同一机构内部依照其承担的职责，在对其活动的功能和性质进行分析的基础上，对档案文件列出相似的鉴定对象；(3)对所有类载体的文件，从档案文件的角度，依据同一个鉴定的标准得出有效的处理办法；(4)与文件形成机构进行协调，为其常年文件处理工作建立制度，使档案馆的工作从对以往文件的挑选转变为对文件保管工作的分析研究；(5)找出一种补充方法，对同级机构形成的各种档案进行鉴定。
依据不同的情况，加拿大国家档案馆制定了28个具体步骤，以对政府机构档案文件的保存或销毁作出规定。此处仅介绍四个最基本的步骤：(1)国家档案馆与文件形成机构协商文件的处置方案，称之为“历年文件办理文案”；(2)依据办理方案这一原则性框架，针对不同责任者、不同的工作职能部门制定具体的文件处置实施方法；(3)国家档案馆依据文件处置期限表，对档案文件加以具体分析研究，作出鉴定的决定；(4)国家档案馆与文件的形成机构就文件的进馆问题，对其起源、保留时间、外观形态等进行协商，作出最终的进馆决定。为了使上述程序得到正常实施，国家档案馆制定了一个工作流程，对上述四个阶段的工作加以细化。所有这些都是由国家档案馆档案文件处置业务中心依据文件指南来进行，指南共收录了120个机构、350种档案文件鉴定方案。但从行政运作的角度来看，这一文件处置程序相当繁琐，需要周密安排。
在此，还应对具体的鉴定业务予以特别关注，因为档案工作除担负着保存历史的功能外，还同时承担着日趋重要且更为广泛的与文件保存有关的责任。因此需对那些虽然没有档案价值，却对行政管理和社会公众有着较为长久的事务参考价值的文件予以关注。例如，不久以前，加拿大国家档案馆对联邦健康与福利局下的药品委员会保存的档案文件进行鉴定，其中包括一些药物审批以保护公众的健康的案例文件，因为在国家档案馆已有了大量此类文件。但这并不意味着这些档案文件就没有价值，恰恰相反，它们对日后查证药物的缺陷具有极为重要的潜在价值，一旦发生问题，依靠这些资料，可以得知政府对药物的缺陷所应承担的责任，而这些缺陷往往事隔数十年才可能暴露出来。基于这种原因，联邦健康与福利局自己必须对这些药品批准文件保存至少100年。事实上，对照宏观鉴定理论，这些文件并没有档案价值，但从具体事务的风险防范角度来看，它对政府机关和社会公众却具有长期的价值。具体事务的风险防范价值是对其保管者而言的，它不在担负保存历史的档案工作博物院是所要考虑的范围之内。
加拿大国家档案馆特别强调一点是，应给予档案工作机构应有的重视。国家机关的日常工作中，所有的政府机构，所有的公务员的工作实际上都跟信息的处理和信息价值的判定有关。比如，某个工作人员敲击其电脑键盘上的“保存”或“删除”键这一简单的动作，就是对信息的价值进行判断的过程。可见，所有政府公务员，不管其职务高低，都是信息的处理者和信息的鉴定者。现在，对信息保管和处理方面的具体而精确的规则的需要越来越迫切。为了减少经常出现的一些因缺乏信息保管的具体要求从而导致文件被销毁，或因缺少文件办理的整体规则和标准而导致的阻碍工作的正常进行的情况，1999年，加拿大议会通过法案，对那些非法销毁档案文件的行为施以严格的处罚。探讨有关对信息法（包括国家档案法）加以修改完善，补充有关对日常公务活动中文件的形成和管理的规定，确认必须对作为公共财富的档案加以保护这一概念。不管这些提议的结果如何，有一点是肯定的，那就是文件的保存、信息的处理以及有关档案信息工作的法规在公众的生活中占据着重要的位置，并且对国家档案馆具有重要的意义。加拿大的信息利用法、公民隐私法、政府信息保护规范等还指出，政府部门形成或积累的文件，必须保存相当长的一段时期，以备公共事务查考的需要，公民有利用这些信息的权利。加拿大国家档案馆正着手“在政务活动中形成的有档案价值和历史价值的文件的处理保存”的架框内给自己定位。一种可能是在政府机构中建立一种共享的信息保存机制，作为国家档案馆工作的补充，明确各政府机构对信息处理工作的职责，为政务活动提供参考和依据，以满足公众对档案利用的需要。
认识到档案信息的重要性，随之而来的问题就是如何判断这些价值，以及应建立一个什么样的信息价值判断体系。对此，有学者认为，应建立基于政务文件运作的实际过程的价值判断体系，使档案工作者比以前更能广泛地发挥作用。因为对政府机构来说，判断其业务活动中所形成文件的价值最为恰当的时段是要档案价值鉴定阶段。目前，在加拿大国家档案馆运用宏观鉴定法保存政府机构形成或积累的文件占总量的3%左右。当然，这并不是要求档案工作者从文件形成机关的角度来判断其价值，还是明显地不合适的，因为档案工作者并不具备这么做的必要的专业知识背景。然而，还是可以制定判断文件价值的标准和方法。档案工作者在电子文件管理和保护方面的专业的技能，知道要建立一个确保文件的真实可靠的保管体系的必要性，知道如何在信息法规的框架内处理信息。因而，就能够与所服务的各政府机构在鉴定工作中建立起良好的合作关系，以便保存档案文件、提高政府机构工作效率、保障社会公众的应有权利。
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