摘要：随着时代的发展，人们对档案日常管理的要求也逐渐提升，这就需要档案日常管理人员改变传统的档案管理模式，从管理技术应用、管理水平以及管理组织分配等方面展开优化。本文将重点研究档案日常管理工作的优化措施，根据当今时代对档案日常管理工作的实际要求，展开针对性的完善，最终达到提升档案日常管理工作效率的目的。
关键词：档案；日常管理；服务水平
1档案日常管理的工作内容
档案日常管理工作的内容主要包括以下几点：第一，档案收集。对档案展开收集整理，这种方式能够提升馆藏的数量，同时还能够提升档案的实际应用价值。目前在档案收集整理的过程中，需要将计算机技术应用在其中，这种方式能够对图片类、音频类以及视频类档案展开有效收集，最终达到提升档案收集质量的目的。第二，档案整理。档案整理工作是档案管理中的重要内容，由于部分档案的存储较为零散，为了保证档案查阅的便捷性，需要将零散的档案信息进行整理。在此过程中可以使用信息技术，对零散档案进行编码、整合等，提升档案管理的便捷性。第三，档案鉴定。在此过程中需要对已经整理的档案展开价值鉴定，根据价值，决定档案的保存时间以及处理方式等。例如，针对价值较低的档案，可以选择短时间保存或者是销毁。这种方式能够筛选出较为优质的档案，进而提升整个档案管理的质量。第四，档案保管。该项工作实施的主要目的就是保证档案管理的完整性以及安全性，对档案展开分类保存的同时，提升档案的使用效率。
2文书档案工作困境
2.1档案意识薄弱
近几年，随着档案法律法规的各项宣传，企业职工的档案意识有所加强，但仍存在着“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况。比如落实三纳入、四同步制度不到位，做项目忙起来时没有同步将文件规范整理归档，存在文件归档不齐全的风险；缺乏将外出开会时带回的文件等拿到办公室办文的意识，办文的缺失导致了档案收集齐全方面的困难等等；这些都是由档案意识的薄弱所引起的。
2.2档案人员专业水平提高难
办公室工作忙碌繁杂，很多企业都是档案人员身兼数职，既要处理文电会务，又要做好文书档案，在业务繁忙的时候档案员简直分身乏术，更没有时间去钻研档案，对档案管理心有余而力不足，而文书档案又是一项慢工出细活的工作，故档案人员专业水平的提高存在一定困难。
2.3办文工作和档案管理脱节
办文过程包括文件的收集、登记、传阅、催办和承办。文书档案归档过程包括收集、整理、分类、装订、编码、统计、入库、检索、编研和提供利用等。办文过程和归档过程有重叠的环节，办文中对文件的收集影响到归档时文件收集的完整程度，办文的完整程度也影响到归档文件的质量。办文和归档相互联系，但在现实工作中，由于办文人员档案意识不强或因工作忙碌无暇顾及后续归档事宜等，办公室日常办文工作往往和文书档案管理工作未有效衔接，降低了工作效率。
3档案日常管理工作的优化措施
3.1重视档案工作，提升档案人员专业素质
企业要重视档案人员的培养，落实专项经费，为档案工作的顺利开展提供组织保障。建立健全企业档案管理规章制度，完善档案收集、整理、接收、保管、统计、利用等制度，使档案管理规范化、制度化。
3.2加强部门协作，提高档案意识
文书档案不只来源于办公室收文办文，各部门在处理各项业务工作中产生的文件也是文书档案的来源之一。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案员要主动了解各部门的业务动向，加强档案管理部门和其他部门之间的协调沟通，宣传各项档案法律法规，强化企业职工的档案意识，并对各部门的文件归档工作进行指导，使需要归档的文件材料能得到顺畅、完整的收集。
3.3科学使用信息技术
目前我国已经进入了信息时代，依旧采用传统的管理方式，无法达到相应的管理要求，因此最有效的方法就是将信息技术应用在档案日常管理中，提升档案管理效率。例如，在档案收集的过程中采用信息技术，能够实现档案自动化收集，系统能够自动获取信息、保存档案以及识别档案等，这种方式能够大大提升档案收集的灵活性以及有效性，降低人为因素的影响，同时还能够降低管理人员的工作压力，另外，信息技术的应用还能够大大节省档案管理需要的时间。因此在目前档案日常管理的过程中，需要将先进的科学技术应用在其中，这是未来档案日常管理发展的主要方向，同时也是提升档案日常管理质量的重要途径。
3.4保证档案管理组织设置的科学性
为了保证档案管理的有效性，管理人员需要专门设置档案管理部门，安排专业人员对其展开管理，其中包括信息收集、信息修改、信息归档、信息核对以及信息更新等，这种方式能够大大提升档案管理的时效性。在传统档案管理的过程中，由于对档案日常管理的重视程度不高，并没有设立专门的档案管理部门，导致档案日常管理出现后滞等现象，无法在第一时间更新。为了避免这种情况的出现，则需要对档案管理组织展开科学设置，保证各个管理部门衔接的紧密性以及有效性，同时将各项档案管理工作落到实处，这种方式能够保证最终档案日常管理的完整性、有效性以及安全性。在此过程中，保证每项档案管理流程的工作质量，进而提升整个档案管理工作的效果。
3.5提升档案管理服务水平
目前，我国大多档案日常管理服务水平不高，尤其是在服务态度以及服务能力中，导致这种现象出现的主要原因就是管理人员对档案日常管理的重视程度不高，加上管理人员的服务意识较差等。在实际档案日常管理服务的过程中，态度生硬，严重影响了最终档案日常管理服务质量。因此在对档案日常管理展开优化的过程中，需要提升档案管理服务水平。例如，在管理人员正式工作之前，对其展开档案日常管理服务意识培训，使其认识到服务意识的重要性，这种方式不仅能够提升人们在档案查询中的效率，同时还能够提升档案日常管理服务质量，将档案日常管理的价值充分发挥出来。由此可以看出，在完善档案日常管理的过程中，需要根据管理要求，从各个方面展开管理，只有这样才能对档案日常管理展开有效的优化。
3.6优化日常办文和文书档案管理的衔接
1.提高办公室日常办文质量。办公室日常办理的文件是文书档案的来源之一，文件质量的好坏关系着文书档案的质量，办公室日常办文时要把好文件质量关。文件的纸张大小、格式要符合要求，同时要及时处理文件，保障文件的完整性。2.优化日常公文的分类存放。为了提高文书档案收集归档的效率，平时办文结束存放文件时，可以将文件按发文企业粗略分类存放，归档的文件在档案盒中也可以按不同的发文企业来排列。既有利于平日找文件，也增加了后续归档的条理性。3.提高办文人员的档案意识，及时配对相应公文。在日常办文时，办公室人员要做好文件登记工作，来源和去向都要及时记录。办结文件时，将文件收集齐全，并有意识地将描述同一件事的文件配对放好，为之后的归档工作做好准备，提高效率。
4结语
综上所述，随着人们对档案日常管理的关注程度逐渐提升，如何保证档案日常管理工作质量，成为有关人员关注的重点问题。本文通过研究档案日常管理优化措施，能够大大提升档案日常管理质量，同时还能够提升工作效率。由此可以看出，研究档案日常管理工作优化措施，能够为今后档案日常管理工作的发展奠定基础。
参考文献：
[1]赵良杰.分类管理模式在办公室档案工作中的应用[J].内燃机与配件，2017（20）：111-113.
[2]黄艳.事业单位办公室档案的日常管理分析及应用探讨[J].办公室业务，2016（10）：29.
论文作者:张玲
论文发表刊物:《基层建设》2019年第16期
论文发表时间:2019/8/29
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