摘要：档案管理是企业、机关单位都关注的一项工作，管理的质量直接影响到企业、机关乃至国家的信息是否得到妥善利用，是否会面临较高的泄露风险，尤其在信息化时代中，档案管理受到网络风险的冲击，档案的保密性也面临着较高风险。如何确保档案数据的保密，成为各个部门密切关注的问题。作为管理的重要内容，保密工作应常抓不懈，每个人员都应时刻保持高度警惕。
关键词：保障；档案管理；保密性
1保密工作之于档案管理的重要性
档案内容记录了企业、机关发展的点滴，是最可靠、最齐全的信息数据。在市场经济体系中，企业之间的竞争从本质上来说就是信息、人才、资源的竞争，而信息竞争能力取决于该企业的档案保存情况。如果企业拥有完善的档案保存记录，拥有丰富的档案资源，无疑是掌握大量有用的信息，能够在激烈的竞争市场中拔得头筹，而那些档案数据单薄的企业很可能被市场无情淘汰。档案资料关系到企业、国家许多秘密事项，一旦对外泄露可能造成发展中受到威胁，因而很多企业、机关单位十分重视档案资料的保密工作。近几年随着互联网的普及，很多的档案资料也接入到互联网中，虽然提高了数据资料之间的互通性，但是却无形中带来了许多的安全隐患，因而在档案管理的过程中，应当坚持保密性原则的前提下，根据单位和国家制定的规章制度，合法合理地使用档案，才能保证资料的完整性与安全性。
2当前档案管理工作所面临的主要问题
2.1标准化、规范化程度低
对于档案管理工作而言，其管理的前提便是基础工作的标准化与规范化。标准化与规范化的档案可以使得档案管理效率大大提升，更加便捷于档案管理工作者与客户之间的交流。然而，在当前的信息时代下，档案管理的基础工作并没有体现出标准化与规范化，由于网络上各种格式以及建设形势都有，没有形成统一的格式或要求，这在很大程度上影响了管理工作的规范性以及共享性。而且，现今由于计算机的快速发展以及全球化趋势的不断加强，各式各样的软件都有，这些软件的兼容性很差，很大程度上影响了档案管理工作的标准化与规范化。
2.2档案管理工作者工作素养不够
在档案管理工作中，档案管理人员在其中占据很大的作用，选用好的、优秀的档案管理工作者，对于档案的管理可以起到事半功倍的效果。现阶段，因为正处于传统的档案管理方式向信息化档案管理工作的转变时期，然而，在现今很多的档案管理机构中，从事档案管理工作的还是以前从事传统管理工作的那批人，那些人或许已经是上了年纪的，他们熟悉他们那个时代的档案管理工作的细则与流程，但因为时代的束缚，可能他们没有学会计算机技术、网络技术等相应技能，却缺乏信息时代下应当具备的信息素质，虽然他们具备专业的档案管理知识，但结合当今的时代要求，使得他们的综合素质不过关，严重阻碍了档案管理信息化的建设和发展。
2.3档案的安全性和保密性不满足要求
在信息时代，最主要的特征便是计算机的使用，因此，信息化时代下的档案管理工作的主要特征也是利用计算机进行档案的管理，档案管理工作从传统的手工作业方式逐步转变为电子档案管理。虽然电子档案方便存储、调用，很是便捷，但在当前的计算机发展形势下，全球网络已使得信息化时代不分国界，资源共享，这在很大程度上对档案的安全性造成巨大威胁。档案是一个人的身份象征，里面记载这一个人的一生所经历的重大事件，其中或许涉及到很多的隐私，这些都是个人秘密，所以，如果电子档案的保密工作做得不好，那么会很有可能被一些黑客等入侵系统，盗取档案信息，这样对客户就造成了重大的威胁以及或许是难以弥补的损失。
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3档案保密工作的具体措施
3.1增强员工培训，提升员工保密意识
员工的保密意识是开展档案保密管理工作的首要因素。对于档案的管理者而言，他们的最核心任务是保证档案数据的完整、安全，这是每个管理者的职责，因而在培养意识的时候，应刻意培养员工的职业责任感，帮助员工树立较强的责任心和事业心。档案管理是单位工作中的重点，因而该岗位员工的素质是开展保密工作的基础。培训是提高员工责任意识的重要途径，从培训的内容来看，应具体包括档案管理的规章制度、档案管理具体流程、注意事项等。从培训频率来看，可以一个月一次，也可以是开展专项培训。培训目的是让员工了解自己工作责任和义务，掌握国家最新的法律法规，提高员工职业感和保密意识。其次应牢抓员工选拔关，适当提高档案管理岗位的进入门槛，所选拔的管理者应热爱该职业，勤于学习新知识，遵守法律法规，具有较高的专业素养。
3.2明确管理权限，构建网络安全体系
在网络时代中涌现了许多电子档案，虽然方便了相关部门的档案管理工作，但是在管理中也存在着许多的安全问题，比如容易遭受黑客攻击，造成信息数据的泄露，针对这一类的风险，有必要明确每个管理者的具体权限，同时构建完善的网络安全体系。为了保证档案的安全性，同时又方便需求者的查询，应明确责任人和管理者的具体权限。首先在访问环节上，电子系统应记录详细的访客名单、信息资料、请求内容、具体操作等；其次对于不同的档案，应确定不同的访问权限。对涉及到单位发展内部信息的档案资料，只能由单位工作人员查看；根据单位工作人员的级别、职责范围，设置不同级别的档案。电子档案所处环境是网络系统，因而其安全性也会遭受许多的威胁，建立完善的网络安全体系尤为必要。防护网可以从物理隔离与网络隔离两个角度出发。网络隔离可以通过建立防火墙以及调整内网与外网之间服务器的方式，有针对性地限制某些档案资料的互通。
3.3加强制度建设，建立责任追究机制
安全保密工作仅仅靠员工意识提升是远远不够的，还需要建立严密的保密制度，才能约束员工们的行为，为管理者的工作指明方向。单位建立保密制度要从自身需求实际出发，结合保密的需求建立相应的制度。比如针对接收档案，可以制定具体的接收标准；针对查阅档案资料，可以设定查阅的制度等等。制度内容应完善，具有实际操作性。在制度建立之后，应严格的贯彻落实。档案管理的负责人应定期根据制度规定，检查每个部门的档案管理情况，及时发现管理中的安全漏洞，并提出整改。在档案管理过程中应加大监督力度，严格档案的查阅手续，禁止外来人员或者非该岗位职工复制或者拍摄档案内容。在借阅档案的时候，管理者应明确借阅人的借阅目的和动机，主要靠以下三个步骤：一是靠嘴。通过嘴上询问了解利用者的查阅意图，掌握他们的动机；二是靠眼，主要是观察每个利用者的举动，一旦发现可疑人员应立即询问；三是靠手。当利用者查阅了档案资料之后，管理者应及时整理档案，查看是否有遗漏或者缺失。
4结论
并非所有的档案信息都具有保密性，而且保密的级别也有很大的差异性，而长期的档案管理工作开展期间，管理人员并没有形成相应的安全防范和保密意识，对于档案资料的保密程度以及安全管理事项并没有一个全面、准确的思想认识，由此引发的信息外泄和泄密事件时有发生，给企业和单位的日常管理工作和今后长远发展都带来极为不利的影响。
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论文作者:刘晓
论文发表刊物:《电力设备》2018年第25期
论文发表时间:2019/2/13
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