王婧
哈尔滨市南岗区个体卫生工作者协会
摘要：数字化档案为我们提供了现代化的档案管理模式。文中浅议了数字档案的开发与利用方式和途径。
关键词：数字化档案；信息资源；开发；利用
要建立和开发本馆数字档案信息系统，包括：（1）建立档案全文数据库和目录数据库，将数字化的全文文本、全文图像档案以及案卷目录、卷内文件目录输入数据库并有效地组织起来，这是最重要的基础开发工作。（2）设计系统界面，为档案利用者提供一个检索数据库资源的接口。
1、借阅服务
提供阅览服务是档案最基本的利用方式。数字化档案借助网络技术和信息系统，可向用户提供多种检索方式和获取方式，帮助用户准确地定位所需信息，并克服异地检索和获取的困难。
一般地，数字化档案提供检索的方式有3种，即目录查询、缩略图查询、全文检索。
（1）目录查询：即提供原始档案的线索面不是本身。用户可通过档案的外部特征、内容特征等检索点，向信息系统提问查询。虽然不能直接获得原文，但能确认该馆是否有所需信息，以决定是否到馆查阅。
（2）缩略图查询：缩略图是指把原图像按比例缩小，作为原图的预览。衍生的数字档案档案大多以图像方式存在。因此浏览缩略图是一种良好的检索方式。由于档案的首页类似于图书的目录信息，能揭示该文件的主题内容，并且其结构特征能将同主题的文件加以区分，这对用户而言而是非常有价值的信息。可帮助他们从多份类似主题的档案文件中选出最符合需要的那份，提高检准率。因此，将档案首页做成缩略图，提供检索，可以满足那些有核对需求的用户简洁快速查询的需要。
（3）全文检索，即以全部文件信息作为检索对象的一种信息检索技术。用户可以使用原文中的任何一个有实际意义的字、词作为检索入口，得到原文件而不是文件线索。对于公开的档案文件，提供全文检索可以方便用户的获取和使用，并且由于检索点可以出现在文档中的任一位置，而不只局限于标题或摘要，这就使用户可以获得同一主题的更多相关信息、提高检全率。
除全文检索可直接获取原文外，目录查询和缩略图查询对应的原文还需到馆获龋这部分档案不提供原文，是出于对其有偿性和安全性的保护。一些建有网络信息系统的档案馆针对性这种情况采取的措施是：用户通过网络提交预约文档，按预约单上的时间到馆获取咨询员根据预约请求提前准备好的档案。但这种方式只起一个提前预约的作用，其实质与到馆检索及获取并无二样，不能有效解决异地借阅的问题。
2、参考咨询服务方式
档案利用咨询服务是传统档案馆满足利用者需求的一种经常性的，重要的服务方式。档案数字化后，这种服务方式的实现途径由传统的面对面交谈或信函、电话式发展到不见面、直接在网上进行的参考咨询。
依赖网络和交互软件的参考咨询服务与传统的服务相比有一些新的特点，主要表现为：（1）咨询服务的对象更广；传统档案馆咨询服务的对象主要是本馆利用者，而网络参考咨询的利用者范围已突破本馆限制而遍布全球各地，（2）咨询服务的模式更多：网络咨询系统能够根据不同的需要提供不同的服务模式，如E-mail、表单、实时交互等方式，这比传统到馆咨询或电话，信函式更经济、更迅速。（3）咨询服务的层次更高：传统档案咨询服务中占相当比重的常规咨询，如档案馆基本情况介绍。本馆档案目录查询等，可作为档案馆网络信息系统的主页内容上网，供利用者查询；这样，档案咨询人员有更多的时间和精力做好难度更大、层次更深的咨询课题，使档案咨询服务由常规服务向知识服务转变。按照提问与解答的时差，网络参考咨询可分为两类：异步参考咨询和同步参考咨询。异步参考咨询常通过电子邮伯和网络表单来实现。通常在网络信息系统主页上设立"参考咨询"链接，档案利用者通过链接将咨询问题以电子邮件方式发送给相应咨询人员，咨询人员再以电子邮件的方式将答案发回给利用者。网络表单实际上就是一种以表格形式提供出来的邮件，利用者按事先设计好的内容（如询问者姓名、单位、主题类、咨询问题、相关要求、回复地址等）填表，形成结构化的邮件内容。专门人员收到表单后，根据内容分发给相关人员，由人工或计算机自动回答问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆同步参考咨询的实现途径有多种：聊天室、公共聊天软件（MSN、雅虎通等）、专用实时交互软件等。这种方式下，影响服务效果的关键因素是咨询员。咨询员必须熟悉馆藏、熟悉现代化技术工具、具备丰富的学识。良好的服务素质和文字表达或语言表达能力，较强的理解力及敏捷的反应力，才能保证同步参考咨询的效率和质量。当一定数量的档案馆都建立了自己的网络信息系统并提供网络参考咨询后，可以考虑走合作咨询的道路。即是：一个档案馆可以把本馆无法解决的咨询问题，按事先商定的协议规则交给与其相连接的档案馆，从而获得满意的咨询结果，并提供给利用者。虽然合作咨询与现实相距甚远，但我们可以朝这个方向努力，建立完善的网络咨询服务体系。
3、编研服务内容
不同于借阅服务和咨询服务的完全被动服务方式，档案编研是一项主动提供的服务，它标志着档案部门对社会需求预测水平，表现了档案服务水平的高低。
传统方式下，编研选题缺乏主动性，相关素材的获取困难；编研成果传输渠道窄。而且，由于受纸质出版周期长的限制，编研成果常错过最佳公布时间，失去利用价值。而数字化档案的编研工作无上述限制，更多地转化为诸如选题策划等创造性劳动，需要我们更多地去思考如何为地方建设、企业发展等提供有用的档案信息。而且编研成果通过网络传播，可以不受传统媒体"出版、发行"周期的限制，编研成果一旦上网，便可以快速传递到网络的每个角落，在第一时间向全社会公开，从而使其价值得以尽早、更广的发挥。另外，传统的档案编研工作一般只着眼于纸张文字材料，最终形成的编研成果也只能是纸质材料汇编，工作范围比较窄，编研成果的表现方式也比较单一。而借助计算机多媒体技术，则可以通过对声、像、字图等各种信息全方位编研，将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者，极大地拓展编研工作的领域。
4、数字化档案开发利用的实例
美国国家档案馆（Nation Archives and Records Administration，简称NARA）通过使用先进的信息技术，在数字化档案的利用上走在世界同行的前列。
该馆在其网络系统主页向用户介绍自己的内部体系、馆藏特色、服务功能、历史沿革以及使用导向等。为了实现网络环境下的借阅服务，NARA开发了一系列基于网络的数据库，供用户检索。主要有检索档案数据库（Access to Archival Databases，简称AAD），档案研究目录数据库（Archival Library Research Cat-Alog，简称ARC）缩微资料数据库（Microfilm Catalog）。国家档案馆图书目录数据库（Archives Library Lnformation Center，简称ALIC）等。其中，AAD主要用于检索NARA保保管的数字化文件。通过AAD，用户可以在线检索经过选择的20多个美国联邦机构所产生的近5000万份涵盖多个主题范围的历史上的数字化文件，并可直接访问或调有所需资源。但AAD目前仅支持HTML、PDF、图像3种格式的文件。ARC主要用于检索NARA所拥有的全国范围的档案资源的目录。其中，部分历史文件提供缩略图检索，用户可在线查看历史档案的原貌。其他数据库用于检索NARA非数字化文件的目录信息。要获得这些目录对应的全文有两种方式：一是系统提供的BTOC订阅模式。用户通过注册，获得在线订阅权，然后按照"浏览选择--添加目录--提供个人信息（地址、信用卡、联系方式等）--信息确认"步骤完成一次订阅。档案馆在确认用户已付款后，按其提供的联系方式投递所订阅的档案。
该馆的网络咨询服务采用的是异步咨询方式，实现途径有FAQ（常见问题解答）、网络表单、E-MAIL。咨询员将用户经常提出的问题汇总成29类，给出答案，用户进行咨询前可先确定自己所要咨询的问题是否在FAQ中，这样既方便了用户又减轻了咨询员的工作量，网络表单则被设计为3部分。（1）使用中的问题对数据的疑惑（2）对系统设计的意见或建议（3）用户联系方式。用户可选填任一部分，但若需咨询员直接向本人回复，则必须提供联系方式。该表单的特点在于其结构设计比普通电子邮件更能保证信息在传输中的安全性。当用户对某一具体部门有需求或意见时，则可向该部门发E-MAIL，部门负责人给予相应回复。
论文作者:王婧
论文发表刊物:《中国西部科技》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/27
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