黄建锋
惠州市城建档案馆 516001
摘要：随着城市建设的不断进步，城建档案的门类和数量也随之增加，保存在传统介质上的城建档案信息资源，需要通过现代化的技术手段转化为计算机可以识别的形式来进行管理。但就目前来说，在城建档案数字化的过程中，对其质量的控制还存在很多问题。为了能够满足社会进步与建设的需求，对城建档案的质量要求也越来越高，加强对城建档案的数字化是极为迫切的需求
关键词：城建档案；数字化建设；重要性
城建档案数字化指的是通过数据库、多媒体等多种高科技技术手段，使资料的传播介质，以数字化的形式替代传统的介质存储。并且城建档案统一管理，建立一个资料信息库，从而使信息资源达到共享的目的。
一、城建档案数字化过程中质量的重要性
1、能够提升管理人员的工作热情 做好城建档案数字化工作不仅仅是形势的需求，同时也是城建工作的需要。一个完善城建档案数字化体系，不但能够提高城建档案数字化工作的水平，并且能改善传统城建档案数字化工作存在的问题，开创城建档案数字化的新局面。最主要的是，城建档案数字化工作水平的提高，能够使城建档案数字化工作的层次在极大程度上得到提升，培养工作人员对城建档案数字化工作的热情。促进城建档案数字化工作走向科学，更为规范的方向，进而使城建档案数字化工作实现长期的科学持续地发展。
2、能够衡量单位的工作质量以及管理水平 城建档案数字化工作质量的高低直接决定城建档案数字化工作的发展水平，并且还反映了这个城建工作的管理水平的高低。每个单位建立档案不仅仅是为了记录着这个单位的有效成果，而且还在一定程度上反映了这个城建工作在历史上的重大的决策。有助于管理人员进行系统性的分析，能够帮助城建工作人员制定出更为科学的发展战略。科学的城建档案数字化的方法，不但可以培养城建工作人员进行科学分析的水平，而且是分析人员看到城建工作的发展中存在的不足以及优势，从而进行针对性的分析。
3、能够完善城建档案管理的管理制度 建档时城建档案管理人员需要从城建档案管理的资料开始，从城市建设的立项以及施工，直至最后竣工的整个过程都要记录，以保证城建档案资料的完整，并具有一定的准确性。
4、能够制定出清晰的归档方案 在城市建设的项目完成之后，需要施工单位根据施工的标准来制度城市建设的竣工文件，在制定竣工文件之后，还需要审核部门对该文件进行审核，审核的主要内容为城市建设的测量文件，以及城市建设的施工标准，城市建设的质量认定等等。保证归档文件要详细，清晰，以便以后的查询及使用。
二、城建档案数字化中常见的问题
1、管理资金不足 档案数字化管理过程中需要应用到很多的高科技技术，也必须使用到相应的设备，用于计算机购置的金额偏少，融资渠道少，导致主要设备数量不够、相关辅助设备更为欠缺，严重影响了城建档案数字化的管理。
2、没有全面了解城建档案数字化工作 由于受传统的城建档案管理体制的影响，观念落后使很多人对档案数字化的概念了解并不太多，大多数人认为城建档案数字化，不过是将传统纸质档案变成运用数字化作为存放载体，与其传统的管理体制并没有太大出入。但是，由于其形式完全不同，并且管理方式、保管模式及利用手段也完全不同，导致了城建档案数字化过程中仍按照原计划的方式进行，就不能充分发挥其数字化的作用。这样一来，不仅对于档案管理没有什么帮助，更消耗了大量的人力、物力以及财力。
3、缺乏对细节的良好规范 城建档案数字化工作中无论是在哪一方面，一定要坚信“细节决定成败”。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆但是，在目前的城建档案数字化管理过程中，并没有制定符合实际情况的具体标准和细节上的规范。虽然对纸质档案数字化已经拥有相关法律说明，但是在不同的工作环境中，工作人员所要面对的问题种类繁多，在实际工作中也要对其行为进行规范，并且还要根据不同的情况制定相关的标准及规范。这样才有助于城建档案数字化工作质量的控制。
4、工作人员素质不高的问题 由于城建档案数字化工程中，需要大量的专业技术人员参与，并且技术人员素质的高低直接影响城建档案及其数字化的质量，特别是城建档案管理人员和城建档案数字化操作人员的素质对数字化工作的影响很大，要求工作人员一定要具有高素质。
三城建档案数字化质量控制中问题的对策
1、做好城建档案数字化转换的前期整理工作 城建档案进行数字化加工的首要工作是对传统载体城建档案的整理，这是顺利开展城建档案数字化转换的前提条件。主要工作包括：城建档 案鉴定、城建档案修复和城建档案规范化。城建档案鉴定主要是依据以确定的城建档案数字化加工范围，对具体城建档案进行鉴定。将具有较高价值、有特色或利用率高、需求大的城建档案挑选出来，作为数字化加工的对象。
2、加强城建档案数字化各环节的登记制度 城建档案数字化工作环节较多，每一环节 的质量都对下一环节和整个加工成果具有重要影响，为保证每一环节工作质量。在加工的各环节都应该建立登记制度。例如：在城建档案整理过程结束后必须填写《纸质城建档案数字化管理过程交接登记表》，并且详细记录城建档案整理后每份文件的起始页码和总页数。在城建档案扫描工作结束后应填写相关表格，登记扫描的页数，使实际扫描页数与城建档案整理时填写的文件页数一致。
3、加强各个环节检查、监督、验收及评估 城建档案数字化工作开展过程中，需要对工作流程中各个环节进行检查、监督、验收及评估。这是城建档案数字化质量控制的重要环节，也是保证城建档案数字化成果质量的关键手段。通过检查和监督可以保证城建档案数字化工作的各个环节能够按照预先设定的技术要求正常进行，对出现的问题能够及时发现并通过调整各项参数等方式加以解决。验收包括各环节的验收和总体验收，各环节的验收保证了交往下一环节的工作能正常开展。总体验收是保证加工成果能满足城建档案管理和利用的要求。评估工作是对整个数字化过程中，城建档案的扫描质量、城建档案信息的真实完整性、城建档案数字化成果等通过制定评价指标、评价标准等进行综合测试和评价。
4、深层次加工城建档案信息 城建档案数字化管理过程从传统载体转化为数字载体的过程，在这个过程中应对城建档案信息进行深层次加工。不能将城建档案数字化工作简单化、形式化。城建档案数字化的目的是为了更好的管理城建档案，并为用户提供更方便的利用条件。在城建档案数字化加工过程中完善城建档案著录信息，是对城建档案深层次加工的一个重要手段。通过著录来描述城建档案文件之间的深层次的联系。提高城建档案信息的利用价值。
总之，随着经济的不断发展，城建档案数字化所起到的作用也越来越大。城建档案数字化给档案管理带来了便利，给今后经济的发展提供了服务，为城市建设带来极大的帮助。然而，这项工作是一项复杂的系统工程。为了使这项工程能够满足现代化城建档案管理和用户利用的需要，必须在项目建设的各个环节加强质量控制。在工作中应首先做好系统规划，注重城建档案信息在数字信息环境下的特殊性。在开展实际加工工作时严格按照设计规划要求进行加工。加强检查监督，做好城建档案信息的深层次加工。提高城建档案数字化过程中的质量，使人们在使用数字化城建档案的时候感受到数字化带来的方便与高效。
参考文献：
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论文作者:黄建锋
论文发表刊物:《中国住宅设施》2018年2月下
论文发表时间:2018/11/1
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