余丽波
中国电信股份有限公司保山分公司 678000
摘要：人的一生都会伴随着各种档案，不论是工作还是学习都需要用到档案，档案的保存尤为重要，所以人们越来越关注档案管理。传统的档案都是使用纸质，稍有不慎就会化为乌有，并且如果想调取特定的档案尤为困难，将耗费巨大的人力、物力资源。随着社会信息技术的高速发展，人们逐渐认识到信息技术能有效的管理档案，将传统档案信息化。因此，本文以电信档案管理为例，对其档案管理应用进行研究，这为从事档案管理者提供理论指导。
关键词：信息技术；电信；档案管理；
一、档案管理概述
随着社会的高速发展，尤其是电子信息技术的发展，在各行各业中都渗透了现代信息技术，特别是将信息技术应用于电信档案的管理中，这给档案管理技术的发展提供动力，使档案管理发展的更加具有生机。当今社会，我国逐步建设和谐社会，提高人民各方面的生活水平，发挥政府以及相关单位的作用，这就需要对档案进行管理，提高服务质量，改善民生。
随着信息化技术逐渐渗入到各行各业当中，档案管理工作当然也不例外，现代化的档案管理主要是利用计算机对档案信息进行存储，将浩如烟海的信息存储在硬盘里或者云端，节省了纸张，节约了人力财力物力，对于相关工作人员来说提高了工作效率，如果两个工作人员想针对某一档案进行交流时，不用像传统的方式那样到档案管去查找，现在只需要用手指点击鼠标，匹配相关数据就可以在几秒找到想要的档案进行交流，非常方便，对于工作人员提高工作技能也是很有帮助的。当然信息化技术档案管理不是毫无缺点的，在实践过程中也遇到了不少的问题，例如由于中国的信息化档案管理起步比较晚，信息化存储的安全性有待提高，特别是对信息化档案进行查询时，安全因子变得更低了，往往在特殊部门才会提供部分查询服务，如果这类查询业务被一些不法分子或者黑客所使用，必然影响国家、企业和人民的利益。所以在未来的信息化电信档案管理中应该着重考虑信息查询的安全问题。
二、信息技术在电信档案管理中需要解决的问题
1、解决资金缺乏问题
信息技术在电信档案管理中要想得到充分的应用就需要有足够的资金支持，例如，1997年开始北京市就在电信档案管中建立了一个局域网，这个局域网的作用就是提供档案管理系统服务，这是一个巨大的工程，需要大量的资金，这个工程目前为止已经开展三期了，每一期都投入了巨款，第一期为了购买服务器、磁盘阵列等设备就耗资270多万元，这些设备的作用就是为了存储大量的电信档案以及提供相关人员进行查阅。查询的方式和查书籍的方式类似，一步一步，一级一级的进行查阅，如果想查阅档案，那么可以从目录上进行搜索。如果想要查询文书那么就从文件级进行查询。由于有了第一期的基础，第二期投入的资金相对要少点，总共投资了250多万元，这一期主要就是增加了重要设备，包括两台服务器以及一台磁盘阵列等相关设备，增加这些设备的原因是由于社会不断发展，电信档案信息爆炸性增长，所以继续增加服务器和存储设备。第三期的投入相对前两期更少，这次投资并没有增加相关主设备，因为进入到了新时代，人们开始发展共享经济，电信公司的一些领导层开始筹划档案资源贡献，于是就投资七十多万元用以解决电信公司各个单位联网问题，为共享档案做准备。
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2、解决技术支持问题
既然电信档案管理中采用了信息技术，那么信息技术需要有技术支持来保证其正常运行，当今社会信息技术的发展犹如大海的波浪，一浪接着一浪，而且一浪更比一浪强，所以电信档案管理人员也需要不断的学习，跟得上时代发展的步伐，虽然档案管理人员不用学习高深的信息技术，但是最简单的软件升级以及对计算机简单应用要相当熟悉。对于一些比较高难度的技术问题，就需要专门的技术支持人员对相关软件进行重新研制和开发，这些技术支持人员不仅要懂得电信档案管理知识而且还要学会软件开发知识，要求特别高。
3、解决电信档案管理环境支持问题
电信档案管理的环境主要是指档案中所存储的电子文件的真实性以及电子档案运行环境的安全性。有关电子文件的真实性是整个国际上的人们所关心的内容，针对这个研究了很多课题，举行了许多会议进行探讨，就在2002年就在我国首都北京举办了国际研讨会，来自世界各国的十几位专家学者对电子文件永久真实性展开了激烈的探讨，这些探讨的内容都是一些专家经过了三年的研究过程所得出的。虽然国际上专家学者做出了巨大的努力，但是电子文件真实性仍然是一个国际性的难题，政府机构都一直困扰其中，也没有办法通过法律进行认定和约束，如果这个问题不能解决，电子档案作为凭证的作用的说服力就大大下降，所以这也是急需解决的问题之一。因此，将信息技术应用于电信档案管理中必须综合考虑多个因素，例如保密性，备份情况以及相关权限，这是出于严谨性考虑，假如运行电信档案的计算机出现问题或者遭到由不法分子与黑客的攻击时，造成数据丢失等情况时可以立即采取有效措施恢复信息。加强档案管理系统的权限，有利于阻止一部分黑客的侵入以及不相关人员的访问，有利于保证档案管理系统的安全性。
4、全体员工支持问题
在档案管理中应用信息技术只是的由某个部分和一个部门的文件处理人员支持是远远不够的，随着档案一体化的到来，这些档案更加需要多方合作。例如中国首都北京的电信公司以及开始使用了自动化办公系统，这个系统的使用意味着文档工作可以一体化了，在计算机中既生成文档又对文档进行了归档，如果下载了纸质的文档，那么纸质文档也要与之一起归档，要想以上工作完美完成都需要各方信息技术人才来协助完成。
三、信息技术在档案管理中的运用
在数据系统上使用信息技术的档案管理主要介绍三个方面的应用，首先就是用于收集档案。自动化办公主要是利用局域网连接起来的，这就意味着所有文件的手法都是通过内网传输的，在相关部门工作人员的帮助下，档案工作人员根据内网的数据将文件进行归档，归档时满足一定的规范。为了防止不同部门之间对归档的认识不同而产生漏档现象，所以要设置一些强制性归档的类别，例如政策法规、公司人事任免、发展建设等内容，除此之外涉及到工程类的文件也都要强制性归档，例如计划任务书、竣工批复等。档案工作部门必须仔细的对档案中的每一小项进行收集整理。
另外一种便是档案的管理上应用，档案系统的建立主要是为管理层服务的，管理层能够通过计算机对相关档案进行查询，另外，将电信企业的一些不涉及公司秘密的档案可以设置共享。
最后一点电信档案管理的应用是利用档案，例如可以利用档案通过查询手段将企业所需的人才情况一览表找出来，服务于公司人才战略目标，为企业发展提供指导，为实现企业整体发展目标服务。
结论
对传统的档案管理进行改革并将现代化信息技术融入其中，已经具有明显的优势，这些优势主要体现在提高档案使用的效率、节省了大量的人力物力资源等。在未来的档案管理中将继续利用信息技术这一有利工具，并在此基础上进行改革，例如可以和多个部门间相互合作，打造出全国统一的档案管理系统等方面改革，改革的目的就是用科学合理的方法使档案管理工作朝着更加高效、安全方向发展，打造出一个更加和谐的档案管理 工作氛围。
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论文作者:余丽波
论文发表刊物:《防护工程》2018年第13期
论文发表时间:2018/10/23
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