陕西省丹凤中学 726200
摘 要：高中学生档案管理是以学生个体为单位记录高中学习历程中的个人经历、德才能绩、学习和生活表现的载体。怎样把传统的档案详实、具体地与代现计算机技术高效、严谨地有机结合，生成一个电子管理系统，成为我们丹凤中学招办新的课题。在为期一年的科研实践中，我们颇有成效。
关键词：项目 数据 审核
高中学生的档案是记录每位高中学生学习历程的过程性发展评价的载体，能客观具体地表征高中生涯中每个阶段学生的学习能力、身体机能、素质品格、社会性等发展变化情况。要完成每学期5000多名学生的成长记录，电子档案管理系统的建构迫在眉睫。要科学规范地构建电子档案管理，需要做到动态性、标准性、科学性、客观性、实效性和准确性。
一、档案表征的项目及数据来源
档案需要选择能够全面客观、科学准确、动态地表征学生学习状态的项目，真正体现档案记录的价值。我校档案册采用统一的“丹凤县高中毕业生档案”版本，与“陕西省普通高中学生综合素质评价手册（试行）”一致。档案册中包括《高中学籍登记表》、六个学期《综合素质评价报告单》、《毕业总评表》、《毕业登记表》、《高中毕业生家庭政治情况调查表》五部分。六个学期《综合素质评价报告单》和《毕业总评表》中包括学生道德品质、公民素养、学习能力、交流与合作、运动与健康、审美与表现六个维度的等级评价、课程修习评定、体质健康测试、研究性学习记录、社会实践记录、班主任评语等内容。每个学期档案内容所涉及项目能全面、客观、科学地反映学生各项素质状况及发展变化情况。
我们依据《高中学生选课指导手册》的有关要求，结合本校教学实际，对语文、数学、外语、物理、化学、生物、政治、历史、地理、音乐、美术、信息技术、通用技术13门课程授课课时和测试评价结果确定“课程修习评定”栏目中的成绩和获得的学分；对“体育与健康”课授课情况以及依据《国家中学生体质健康标准》给每名学生体质健康测试结果确定“体质健康测试栏目”的成绩和等次；每学期学校教研处组织各年级各班开展研究性学习活动并安排校本课程学习（选修Ⅱ），校团委组织各年级各班开展社会实践活动，班主任组织对每名学生研究性学习、校本课程（选修Ⅱ）、社会实践、社区服务活动情况（课时、学分）进行确认与评价，形成评价记录。
二、设计标准化的数据记录模板
档案模板的设计需要明了、简洁、易操作、通用性强、有前瞻性的标准化样表，形成一段时间内较稳定的档案模板。
高中毕业生档案最终以Word文档格式呈现出来，并打印、装订、装入高考考生档案袋，所以Word模板设计应注重功能性与美观性。我校将 “丹凤县高中生毕业档案”Word文档电子版作为学生档案的总模板，此模板可拆分成11个Word文档表格，形成11个小模板：《高中学籍登记表》（1个表）、《综合素质评价报告单》（六学期共6个表）、《毕业总评表》（1个表）、《毕业登记表》（1个表）、《家庭政治情况调查表》（1个表）、《封面》（1个表）。为了确保每页记录学生信息无误，每个小模板的标题后添加“姓名”一栏。
六个学期《综合素质评价报告单》及《毕业总评表》共7个Word表小模板中均涉及60多个“评价信息点”，收集、整理这些信息复杂繁琐，工作量非常大。为工作方便、提高效率，我们设计统了一格式的Excel档案信息采集表。同样设计对应的11个Excel小模板，要求Excel小模板列表信息点与Word表小模板中的信息点一一对应。在设计Excel采集表模板时每张表格前要有学生姓名、身份证、学籍号、考籍号等信息，防止同名同姓学生信息错乱。表格按班级顺序，设置总序号以及班内序号。详实的模板给档案工作的开展提供了方便，简洁明了的样表方便了不同电脑水平群体的操作，但模板无论怎样都有阶段性的，在操作时随过程中发现不合理，及时修改、完善。
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三、采集真实有效的档案数据
档案以样表作为骨骼和躯干，还需要灵动的血液丰盈。档案系统中数据采集也是关键，一个系统只对对的数据绽放能量，反之一无所获。采集信息用Excel表格完成，丹凤中学招生办为各班提供需建档的各类表格，包括需建档学生基本信息（姓名、性别、学籍号、身份证号）。档案中采集数据信息应注重动态性、统一性、准确性。
动态性要求档案数据的采集逐学期完成，这样的数据才具有代表性和真实性。第一学期末逐班上报《学籍登记表》和《高一（1）综合素质评价报告单》；之后每学期末各班上报对应学期的综合素质评价报告单。高三第2学期要求在三月底（第一次模考结束后）逐班上报《高三（2）综素质报告单》、《总评表》、《毕业登记表》、《家庭情况表》。
统一性要求档案数据采集前专门召开班主任填写培训会，统一数据采集填写要求。如：只给有本校学籍的学生建档，招办提供的学生名单顺序不变，特殊情况需备注相关信息；使用Excel输入数字时单元格设置“文本格式”；保护学生信息不外泄。《学籍登记表》：姓名与学籍档案名字一致，家庭地址填写户籍所在地；《家庭情况登记表》只填写父母信息，社区盖章、认定政治情况等等。只有统一要求、扎实培训才会收集有效的准确数据。
准确性体现在将班主任交来的Excel评价信息表整理、审核，形成完整的反映学生各项素质评价信息的Excel档案信息表。审核后的数据根据表格内容，可以以班级保存，也可以各班级汇总Excel保存。适合班级汇总保存的表格有《封皮》、《高一（1）素质单》、《高一（2）素质单》、《高二（1）素质单》。《高一（1）素质单》、《高一（2）素质单》汇总成一个表格，方便高二文理分科后学生变动，重新组建班级信息匹配。《高二（2）素质单》之后表格建议分班保存，有文理科区别，学习课程和学分不同。分班保存方便Word和Excel格式转换，便于打印。
四、“邮件合并”转化格式
用Excel表格采集审核数据后，计算机的“邮件合并”程序将华丽登场，用强大的功能将冗长的电子表格变身为一张张明了的Word文档，让档案模样初显。“邮件合并”操作为：打开一张Word样表→菜单栏“工具”→（下拉菜单）“邮件合并”→选取对应的Excel数据源→撰写信函（逐一插入匹配项目）→预览信函（调整页面）→完成合并→编辑单个信函（显示数据源内所有人数的信息）→保存文件。这样就可以完成一个Word文档和对应Excel数据表格的合并了，同样操作完成10张Word样表的数据合并。在具体操作中，“邮件合并”可分为整体合并和分班合并。
整体合并就是把一个年级每个班级的某页学生数据信息汇总在一个工作表内，与对应的Word样表进行一次性合并，合并完成后可显示全年级学生的对应信息。这样操作要求仔细检查第一次合并后的信息，不能出错，如有错误及时改正，不然会全部出错的。合并完成后，仔细审核表格内每个信息点，做到准确无误，同时注意Word页面布局的美观协调，命名一个文件保存在对应班级文件夹内，以方便打印、查询、修改、装订。“邮件合并”是一项十分繁琐、工程量大的工程，需要细心、耐心。只有做到常审核、勤检查、及时纠正，才可以减少打印后的修改量。
五、逐班打印，装订成册
班级档案信息分班保存后，该是出成品的时候了。调试好设备，逐班级打印。封面采用A3纸整体合并单页打印。内部表格用A4纸正反打印。打印一个班，装订一个班，可以发放一个班。班主任和学生再次核对信息，及时反馈、修改，确保档案的准确性和严肃性。
六、盖章审核
没有盖章认证的档案是苍白无力的，成长和发展是需要见证的。档案里需在六学期《综合素质报告单》上加盖班主任和体育老师印章，《学籍登记表》《毕业总评表》《毕业登记表》加盖学校和校长的印章，《家庭政治情况调查表》加注社区及负责人印章，《封皮》要有将班主任交来的Excel评价信息表整理、审核，形成完整的反映学生各项素质评价信息的Excel档案信息表。
成型的档案是一个严肃、正式的文件，在学校逐一审核无误后，最后加盖“已审核”的印章。这样一个完整的电子档案圆满完成。
档案管理是学校管理永恒的内容，随着科技的推动、计算机技术的注入，档案管理将会更完善、更人性、更科学。我们将在不断的实践中披荆斩棘，开拓电子档案管理的新征程。
论文作者:张会利 李小平
论文发表刊物:《教育学》2018年2月总第136期
论文发表时间:2018/4/28
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