试论明清档案的开发与利用，本文主要内容关键词为：明清论文,试论论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一 明清档案的特点。
我国有悠久的历史，丰富的档案文献，明清档案在众多的档案存储中，无论是其完整性、丰富性以及数量等方面都可为佼佼者。
1.数量多。据调查统计，现存于我国大陆、台湾及世界各地的明清档案约有2000万件。中国第一历史档案馆是专门保藏明清档案的国家档案馆，现存有1000万件明清档案。其中明代档案不多，只有3600多件。
2.种类全。我馆现存档案共分为74个全宗。按文书种类可分为四类：
（1）皇帝的诏令文书，如诏、诰、敕、谕旨、廷寄等；
（2）臣工的奏章，如题、奏、表、笺等；
（3）各衙署来往的文移，如咨、呈、移、札等；
（4）各衙署的公务记载及汇编存查的档册等。
3.内容广。包括政治、经济、军事、文教、刑名、外交、民族、宗教、农田水利、商业贸易、交通运输、天文气象、山川河流、地震灾荒、以及宫廷生活、皇族事务等。
4.双重性。明清档案具有文献和文物的双重特性。它不仅是研究明清历史的可靠的原始史料，而且它的形式、文字、装潢等都具有一定的观赏性和收藏价值。
二、明清档案利用工作的回顾。
明清档案的利用工作最早开始于二、三十年代的故宫文献馆时期。当时数以千万计的明清档案仍是尘土封埋、堆积如山、杂乱无章。利用者寥寥无几。1949年新中国成立后，党和人民政府十分重视明清档案的工作。国家拨专款改善了档案的储藏条件。档案的清理和整理工作也有条不紊地开展起来，经过50年代和60年代大规模整理，奠定了馆藏74个全宗体系。使得馆藏档案基本上达到有规可循、有目可查的水平，为大规模开发利用明清档案打下了基础。此时期利用者相对增多，档案的提调量也比过去加大了。但是此时档案利用规则尚不完备，管理机构也不健全。据统计，在历史档案开放以前利用档案的人数及提调档案数量最多的一年——1963年，全年也只是接待了56个单位，99人次。提调档案约171983件，其中被选用的只有4416件。
明清档案被大规模利用开发是在党的十一届三中全会召开以后。此时来我馆利用档案的人员、单位越来越多，利用档案的范围涉及中外关系、帝国主义侵略、华侨华工、农民起义、辛亥革命、戊戌变法、各少数民族历史、财政金融、农垦水利、江河湖泊、矿产资源、天文气象、医药卫生、帝后谱系、宫廷历史、宫殿苑囿、文艺戏曲、历史人物、地方历史等。随着历史档案对外开放政策的实施，国外史学界的专家学者纷纷来馆查档，以他们那另一种眼光和方式研究中国的历史，其中一些观点很值得我们借鉴。1985年，我馆正式成立了利用组。同时增加了咨询代查业务。同一年我馆改建扩建了阅览室、目录室，添置了档案胶片阅读机，配备了阅档必备的工具书，修改完善了利用制度。这些都为确保档案开放利用创造了条件。据粗略统计，1976～1996年来我馆利用档案的单位约7000多个；90020多人次，共选用档案300000多件（册）。
从利用的数字和选用档案的内容分析，明清档案的利用情况与社会状况是紧密相连的。可分为以下几个时期：从1925年故宫文献馆时期（一史馆前身）至1966年以前，此时期社会利用档案主要是以史学研究为主；1966年至1978年以前，此时期社会主要利用农民战争、帝国主义侵略、民族纠纷、政治制度等阶级斗争方面的史料；1978年至现在，利用者利用的重点主要是地丁田赋、商业金融、农业气象、古代建筑、宫廷文化等经济、科技方面的档案。
除此之外，档案编辑出版工作也在迅速发展。1929～1995年出版史料约166种，399265万字。其中改革开放以后的1979～1995 年出版史料189836字，占此一时期出版物的47.5%，为国家各项建设和科研事业，提供了翔实可靠的原始资料。
此外，档案陈列展览工作也取得了很大的成绩，产生了很好的社会效益。这些展览采取不定期展览和设立长期固定展览室两种。其中如《明清档案文书展览》、《清代档案与历史展览》、《辛亥革命档案史料展览》、《清宫佛事活动秘藏档案史料展览》等等。这些展览使人们受到了历史主义和爱国主义教育。
三、新形势下明清档案的开发利用工作。
在当前国家改革开放深入发展的形式下，如何做好明清档案开发利用工作，我认为有以下几方面：
（一）做好读者来馆查档工作。
档案馆具有社会公益事业的特点，它面向各行各业，服务于社会各方面的需求。所以来我馆查档用档的人员结构、素质、文化水平各有差异，这就需要我们利用工作人员主动、热情地做好接待服务工作。根据他们的特点，帮助、引导他们找到自己需要的档案文件。要做到这一点我认为必须具备以下几个条件：
1.档案目录完备是利用工作的前提。
目录是查找档案最重要的工具之一。无论是图书馆、档案馆衡量它的利用工作开展得好坏，最根本的一条是看其目录是否完备，其中包括目录的标准化、统一化、条理化。倘若目录清晰、著录准确，那么读者不用花费很大的工夫便可以查到自己所需要的档案文件。
1992年，《清代档案分类表》和《清代档案主题词表》经国家档案局标准组织审定批准并应用于实践中，从而建立了一个较为完善的清代档案目录检索的标准体系。现在馆藏各种档案目录共一千多册，其中有一部分目录，便是按照标准体系而建立起来检索工具，并已输入电脑，查找颇便。
2.整理工作是利用工作的基础。
档案整理工作与利用工作二者密不可分，前者是后者的基础。多少年来我馆不断地在实践中进行探索和总结，依据明清档案工作的特点制定了《明清档案整理规则》。它指出：明清档案的整理原则必须保持文件之间历史联系；必须遵循充分利用原基础的原则；对需要加工整理的档案必须在维护原实体分类体系的前提下进行。
3.提高工作人员的素质是利用工作的保证。
利用工作是档案馆的窗口，利用工作人员直接和社会各阶层的读者打交道，他们的服务形象和服务水平也代表了档案馆的工作水平。新形势下人们的观念变了，要求高了，研究的课题也变得方方面面、丰富多彩。面对这一切利用工作者如何做好为读者服务工作，是对其职业水平和职业道德最好的检验。然而提高服务水平也不是一件很容易的事情，在实践中我感到应从以下几方面入手：
（1）加强档案理论学习。
对档案利用工作人员进行专业理论培训是非常重要的。可以采取正规教育与继续教育并举的方式进行。在目前条件下每人都进人民大学档案学院深造是不可能的，也是不现实的。但是我们可以将档案学院的理论教程拿来，作为我们进行系统培训的依据。就档案在开发利用中的规律、原则、方向、重点、手段、方法、技术、效益等理论问题进行深入的学习和探索。同时还要联系本档案馆档案储藏状况，对比借鉴国内外同行的经验，最后得出适合新形势下档案开发利用所需要的理论根据。以此作为今后工作的指导方针。
（2）走出小天地吸收新养份。
作为一个利用工作者，我感到走出自己的小天地到外面的世界去开阔眼界，将别人的经验为我所用是必不可少的。这方面过去我们做的太少了。我们应该将眼光放得开阔一点、长远一点，不要只停留在本行业之间，如一些图书馆、有先进计算机管理系统的单位都可以列入参观学习的范围。通过学习，眼界开阔了，思路也随之活跃起来，一些好的建议、设想就会孕育而生。
目前各档案馆利用人员减少已成为利用工作的突出问题。其原因有三条：一是研究经费减少；二是二次文献增多；三是馆际之间交流少，对其它馆档案存档情况不了解，在读者不能从本馆查到需要的档案时，无法引导他们到相关的档案馆去查找。因此各有关单位之间的交流是非常必要的。
（3）提高业务素质和工作能力。
做一个称职的利用工作者应具备很高的业务素质，他必须做到：一、熟悉档案库房存档状况；二、熟悉档案整理、分类及编目状况；三、熟悉档案各全宗、各种类的内容、特点；四、善于不断地总结经验、改进工作方法，适应读者的需要；五、经常不断地了解学术动态、档案的编辑出版状况，为读者提供信息服务。
然而，利用工作人员业务素质的培养和提高不是一朝一夕的事。这就要求我们在工作中多听、多看、多想、多总结。一个人的能力是有限的，要求各方面都做得尽善尽美是很难的，但是如果持之以恒、坚持下去，那么我们的知识和技能就会不断地得到更新、补充、拓展和延伸，从而提高自己的专业水平。
（4）树立全心全意为人民服务的精神。
利用工作与外界的联系较多，面对各种类型的读者，有些人对馆藏档案不了解，而对想要查的档案内容又提不出任何线索，这时我们的工作人员就要向他们热情进行介绍，帮助他们查目录，使他们在最短的时间内以最快的速度找到最有价值的档案。提出档案后还要耐心指导他们如何阅览，甚至教他们怎样捆包。这一件件琐碎的小事，都融入了利用工作者爱岗敬业的精神。可见，一名利用工作者当他具备了理论强、业务精、有实干精神等条件时，还不能说他是一名合格人才。只有当他将良好的素质与全心全意为人民服务的精神结合起来的时候，才能说：“够格了”。
（5）运用先进的管理手段进行现代化管理。
当前，计算机这一先进的技术已悄然地走进了档案馆，成为档案现代化管理系统中必不可少的工具之一。它是我们利用工作人员必须掌握的一门新的技术，应当为利用者提供最方便、最快捷的服务。现在我们每天把提调的档案按照全宗、数量及提档单位的情况及时输入计算机，然后运用其管理系统进行编排，当我们需要了解其中某一项时，便可一按即成。运用这一方法我们做出各种最精确的数字报表，对掌握利用情况、了解学术动态起到了重要的作用。此外，对读者需要的而又被别人提出的档案也能及时检索并通知读者，避免他们花费很多等候时间。
（二）开展形式多样的咨询服务工作。
咨询工作是我们利用工作中不可缺少的一个重要环节。开展形式多样的咨询服务工作，帮助读者解决各种疑难问题是我们的职责。根据我馆现状，我认为应在以下几方面开展：
1.对于提调量较大，而又没有更多的时间和人力来我馆查阅档案的单位，可以经过双方协商，拟定范围，由利用组代为查找。这样不仅可以弥补他们因对档案不熟悉而带来的不便，还为他们节约了大量的经费、人力。
2.国内外有些专家学者，他们对我馆的档案情况不甚了解，因此有些人来电、来信进行询问，并希望我们代其查找、摘抄他们所需要的档案。对此我们均按照读者的要求一一予以答复和办理，为他们解决了许多困难。
3.不断了解国内外学术动态，掌握研究情况，并向读者提供。这样做的目的是为了向他们介绍没有被了解的信息，以免进行重复劳动。
（三）以多种形式出版、宣传档案。
人们常把利用工作分为主动服务和被动服务两种。对于接待直接来馆借阅、查询及办理与利用档案有关的活动，称之为被动服务。主动服务则是采取不同方式和手段介绍、宣传、公布档案，使其价值得到充分的发挥。我认为在新形势下采取主动服务是非常必要的，它是今后档案开发利用的方向，必然会取得深远的社会效益和经济效益。主动服务包涵的内容是很广的，目前切实可行的有以下几种：
1.编译出版档案史料。
编译出版档案史料是向社会公布档案的一个重要的手段。我馆从建立起，就不断地以各种方式出版档案史料，深受史学界的欢迎。我馆编译出版的档案史料力求做到：“真”、“全”、“专”。“真”就是保持档案的真实面貌。近年来我馆主要采取档案影印出版的手段，这样不仅可以使人们了解档案内容，同时保持了档案的真实面貌。“全”，我馆出版的档案不论是影印还是铅排，都力求做到档案全、内容全、目录全。“专”，我们有些档案是采取专题形式编辑出版的，这种形式需查找多种档案，花费大量的时间，但对于那些搞专题研究的人来说，则是省时、省力的不可多得的宝贵材料。近几年我们发行了大量的档案缩微胶片，如《内阁汉文起居注》、《军机处上谕档》、《满文老档》等，这些档案缩微片既便于携带收藏又方便阅览。
可见，编译出版档案史料，是开放利用明清档案重要的方式之一。同时也是保护档案原件、长远保存史料的重要的措施。
2.举办内容丰富的档案陈列展览。
前面已经谈到，我馆的展览分为两种形式：一种是固定形式。即在馆内设置展览室进行长期展览。另一种是非固定形式。这类展览是根据社会形势的需要而举办的。如在1997年7月1日香港回归期间，我馆与兄弟单位联合举办了“洗雪百年国耻，喜迎香港回归”的展览。以大量的档案史实说明英国侵略者如何掠夺中国的领土，中国是怎样一步步沦为半殖民地、半封建社会的。一件件记录中国人民受屈辱的不平等条约，使人们牢记国耻、发奋图强，其社会效益是非常好的。
3.挖掘档案宝库为社会主义现代化建设服务。
结合新形势特点，我馆重点开发整理了：
（1）与当今人们衣食住行紧密相关的部分档案。 目前已经过国家审定通过的保健食品有：“龟龄酒”、“代茶饮”，它们都是根据清宫密方原方配制而成的，并已投入市场。还有一些宾馆饭店也运用清宫帝后膳单配制成精美的佳肴供人们享用。此外我馆还有一些档案有待于开发，如清宫护肤品、御药品、宫廷服饰、节令娱乐等等。
（2）古代建筑方面的档案。如故宫、雍和宫、颐和园、东西陵、 天坛、大钟寺、关帝庙、五台山等宫廷、陵寝庙宇及坛寺楼阁建筑的修缮复原。以便为旅游事业开辟更多的景点。
（3）经贸方面的档案史料。如清代岁出岁入，财政经费， 内外贸易，银行票号，一些老字号商铺（如同仁堂等）等方面的材料。
（4）中外文化科技方面的史料。我们已整理出版有中俄、中日、 中朝、中琉、中新等方面的史料，其他有关中国与缅甸、苏禄、南掌、日本、印度以及西方各国的文化、科技交流方面的资料有待进一步开发整理，以为当今中外文化交流服务。
总之，在我国改革开放深入发展的形势下，社会对历史档案资料的需求更加广泛和日益迫切。明清档案的利用工作必须适应新的形势，采取多种多样的服务方式，以优质高效的服务，为社会主义现代化建设和中外文化交流做出新的贡献。