谈谈计算机软（光）盘文件的归档与整理，本文主要内容关键词为：计算机论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着计算机技术在国家机关、企事业单位的信息管理、物质管理、财务管理、工程设计、 办公自动化等方面的普及应用，产生了大量新型的电子文件。这些电子文件目前在不少单位 仍处于自发形成和保管的状态，管理上无章程、无职责，更谈不上有意识地将其归档保存， 有的已造成电子文件的损坏、失效、散失、泄密，其损失难以弥补。电子文件的归档方式有 介质归档和网络归档。在目前的技术条件下，较多机关单位将首先实行介质归档即软盘和光 盘归档方式。如何搞好软（光）盘文件的归档与整理，成为档案部门亟待解决的一项重要课题 。
一、强化计算机软（光）盘文件的归档管理。
随着电子文件的增多及其技术保障和法律保障措施的完善，其中具有查考利用价值的部分 将逐步转化为档案，从而使软盘、光盘文件的归档成为档案收集工作的重要组成部分。软（ 光）盘文件的归档是一项技术性、复杂性较强的工作，需要在实践中不断地探索、提高，逐 步实现科学化和系统化。笔者认为，搞好软（光）盘文件的归档工作，应把握好以下几点：
（一）确定归档范围。
由于电子文件格式的多样性、形成的复杂性和内容的广泛性，正确地全面地划定文件的归 档范围，是当前确保本单位归档电子文件完整齐全的关键。笔者认为，凡是反映本机关工作 活动，具有查考利用价值的电子文件及其支持软件，都属于归档范围。根据电子文件的特点 ，应从以下几个方面确定归档范围：
1.与纸质文件相一致。参照纸质文件的归档范围，凡具有传统归档范围内容的电子文件都 应列入归档范围。
2.具有重要保存价值的电子文件，要有相应的纸质文件一并归档。
3.相应的电子文件机读目录及归档电子文件目录清单。
4.支持电子文件运行的软件和辅助类文件，产生电子文件所使用的计算机硬件说明文件。 档案部门已有的，不必重复归档。
（二）明确归档时间。
电子文件需要在文件形成部门经过一段时间的积累并加以鉴定和整理，因此，作为电子文 件的介质——软（光）盘文件的归档时间，与纸质文件相同，即管理性文件在次年年初归档， 技术文件、科研项目文件等在项目完成后归档。由于电子文件易于复制，归档后并不影响形 成部门的日常工作查考，所以，一般不必延迟归档的时间，在系统允许的条件下可以提前进 行。有条件的单位，也可在软盘文件形成并完成其现行效用后，即时归档。
（三）合理确定归档份数。
一般拷贝2套，1套封存保管，1套供查阅利用。必要时复制第3套，异地保存。这样，可以 大大提高其安全性和可靠性。
（四）明确归档要求。
1.完整齐全。凡是归档范围内的文件均应及时归档，不得分散保存。一旦分散，流失就不 可 避免。
2.真实有效。这是保证电子文件具有“档案价值”的关键条件。要运用各种技术手段保障 电子文件的真实性与凭证性，还要严格审定归档文件的版本，文本文件应以最后定稿归档， 图形文件如经更改，须将与当时产品的技术状况一致的版本（最新版本）归档。有条件的机关 应采用电子文件签署技术，以利于确认电子文件的有效性。
3.经过整理和编辑。归档的电子文件由形成部门进行一定的整理、编辑，并划分保管期限 。一个部门形成的文件，按照保管期限结合密级分别存贮到永久盘、长期盘、短期盘上。同 一项目同一类别的电子文件应存贮在同种载体上。
4.选择优质盘。选择标准化程度高、性能稳定、容易检测、显示还原方便、能够长期保存 的软（光）盘作为电子档案的载体。因为劣质盘会造成盘内的信息很快丢失，甚至造成维护、 转换的极大困难。因此，机关档案部门应对归档电子文件的载体质量、规格、格式等作出统 一规定。
另据有关资料介绍，光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性 ，有利于归档电子文件的长期保存。而软磁盘虽不能长久保存，但可作为一种（向光盘存贮） 过渡性的保存载体，盘上的电子档案应每4年转存一次。
5.必须是可读文件。归档的电子文件要在有关设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清 洁，无划伤，文件内容准确、完整、有效，符合归档要求，经档案人员认可，方能归档。
6.盘上要贴有标签。软（光）盘套、盒上的标签内应标注盘编号、档号、软件名称、版本号 、文件数、密级、保管期限、硬件及软件环境、编制人、编制日期等标识。
7.编制归档说明。文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，简要说明该盘中存贮 文件的内容，运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。
8.办理交接手续。验收合格后，填写《档案交接文据》一式2份，移交部门和档案部门双方 签 字后，各自保存一份备查。
二、规范计算机软（光）盘档案的整理编目。
电子档案的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理， 为归档做好准备的工作。此项工作由文件形成部门负责，根据本部门电子文件的种类、数量 和机关档案部门的统一要求决定整理方案。
（一）分类。
将机关电子文件按其形成规律和自身特点划分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文 件4部分，分别整理。一般文件与纸质载体“文书档案”的范围大体相同，基本上是文本文 件，应分门别类加以整理；科技文件中有图象文件（图纸），也有文本文件（有关说明材料）， 应根据成套性原则按项目加以整理；数据文件可根据其相关性加以整理；命令文件也需要按 其成套性整理，如对于一套软件应将其程序和操作说明作为一个整体，以保证其能正确运行 。
（二）组盘。
传统文件的整理工作主要是组卷。为了方便电子文件的管理和查找利用，对于脱机保存的 归档电子文件，其整理工作主要是组盘。所谓组盘，就是按一定的规律，将相关文件通过拷 贝组合到同一磁盘、光盘上。由于电子文件只要有完善的著录标引，即可方便地运用计算机 查找，因此，其组盘不必考虑文件的6个特征，可按照保管期限、归档部门，结合文件内容 、密级等因素进行组盘。其理由是，将不同保管期限的文件分盘保管，便于按不同期限定期 拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命；将同一归档部门的文件集中在同一盘上可方便利用 档案时的复制；将内容相近、密级相同的电子文件集中到同一盘中，便于快捷、安全、有效 地向用户提供服务，满足用户的需求。为了确保电子文件组盘的统一规范，这项工作应根据 档案部门的要求在接收归档文件时集中完成。组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规 范的命名，在盘内建立盘内文件目录表，以利于计算机对该盘内文件的查找。
（三）编号。
按照不同的载体类型如软磁盘、光盘，分别按大流水顺序编制盘号。
（四）编目。
1.编制电子档案文件目录清单。由于电子文件名与文件实际题名不相一致，可编制电子档 案文件目录清单（类似于纸质档案的卷内文件目录），以实现两者的对应，方便查找利用。通 常以盘为单位编制，将其录于盘中，同时打印一份置于盘盒中。清单中应有盘号、保管单位 名称、序号、文件名、题名、档号等项目。
各项内容填写要求如下：
(1)盘号。以盘为单位编制的顺序号。
(2)保管单位名称。简明扼要地表示该盘的内容，如××部门××年××文件。
(3)序号。盘内文件的顺序号，主要用于核查每一盘中文件的数量。
(4)文件名。填写电子文件的全名，即系统中文件名加扩展名。
(5)题名。盘中存贮的每一份文件的题名。
(6)档号。双套归档时相当于纸质档案的档号。
同时，为便于在纸质文件上查到相对应的电子文件，在制作电子文件时，应在最后一页的 右下角录入该文件在计算机系统中的电子文件名，打印在纸质文件上，并在卷内目录的备注 项中注明。
2.编制电子档案保管单位清单。该清单类似于纸质档案的案卷目录，它是档案部门全部电 子档案的“总帐”。按盘号、保管单位名称、保管期限、密级等项目列表登记。
三、规范电子档案文件的著录标引。
由于电子档案文件的不可视性，在检索利用过程中更需要有全面、准确的检索项。因此， 其著录标引的规则与纸质档案相同，著录项目除了《档案著录规则》中规定的之外，还应根 据电子文件的特点，增加以下项目：
(1)电子文件名全称（包括正名与扩展名）、路径名和盘号。
(2)技术环境。即编制该电子文件的软硬件名称、型号、系列、版本等。
(3)相关文件档号。即与文件内容相同的其它载体文件的档号。
(4)归档部门。即归档的处（科）室。
(5)归档日期。即文件移交档案部门的日期。
(6)备注。记录该盘内文件的大致内容及其它有关说明。
电子文件的著录标引工作，应由电子文件的形成部门完成，与电子文件同时归档，以保证 档案部门及时将归档电子文件的数据纳入数据库，进行多途径检索。为确保著录标引的标准 化，机关档案部门应将著录项目按顺序编制成简明的表格软件，发给各部门用于电子文件的 著录标引。机关档案部门在接收归档文件时，应对著录标引质量进行全面的检查，发现不合 格的，应加以修改或退回文件形成机关重新著录。
总之，计算机软（光）盘文件的归档与整理工作，在档案管理领域应引起高度的重视。在总 结各地各部门电子文件归档工作的基础上，我们期待尽快有标准、规范的文件出台，以完成 纸质文件向电子文件、纸质档案向电子档案管理的过渡。