论档案形成的主观性，本文主要内容关键词为：主观性论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［中图分类号］G270 ［文献标识码］A ［文章编号］1003-2797(2003)02-0028-02
一般认为，档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的保存备查的各种文字、图表、音像等各种形式的历史记录，它是人类社会活动的副产品，是一种客观存在，但也是人们有意识行为作用的结果，其形成不可避免地带有人为的主观性。
1 档案不能自然形成
关于档案的形成，有一种极具影响的理论，即所谓“档案自然形成规律”。对这一规律的最早论述，见于曾三所写的《档案工作随笔》一文（载《档案工作》1959年第1期）。该文认为：“档案是一个机关（包括工厂、公社、学校、团体等等）在工作和生产中形成的文书，按照一定的制定经过立卷归档的东西，是机关和生产的真实记录。档案是在工作和生产过程中自然形成的，今天谁要来‘写’档案，是写不出来的。”据研究，“档案自然形成规律”的提出，与纠正当时在全国范围内掀起的“写档案”之风有直接关系[1]。
时过境迁，人们对“自然”一词的理解渐渐发生了变化。有人认为，“归档”不是形成档案的内在因素，它只是人们因为事物发展变化而采取的一种措施。在文件完成了现实使命，成为历史记录之后，如果文件尚有使用价值，则文件自然转化为档案[2]。王荣声等人的研究表明，“所谓‘档案自然形成规律’，其实都是针对文件材料而言，‘档案自然形成规律’实际上就是‘文件的自然形成规律’。”[3]由于档案不能随意编写，文件要顺应其自然形成规律进行整理，进而成为档案，所以曾三强调：“‘自然形成’绝不是听其自然，不要我们去工作的意思；而是要懂得它有自然形成规律，然后按照这个规律去做工作。”[4]显然，提出“档案自然形成规律”（实际上是文件自然形成规律）的人，并不认为档案能完全“自然”形成。实际上文件不能自然转化为档案，从文件到档案，必须有人的主观活动的参与，或者说档案的形成是人类有意识活动的结果。
2 从档案的形成过程看档案形成的主观性
2.1 档案的形成过程
文件经立档单位整理到归档的过程，就是档案的形成过程。根据国家行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)，立档单位的文件整理分两种情况，因而其档案形成也分为两种情况：
其一，当文件整理以案卷为单位时，从文件到档案的形成过程如下：
其二，当归档文件以件为整理单位时，从文件到档案的形成过程如下：
另外，当记录保存在私人手中不为社会所知时，一般不能称档案；只有当其为社会所知时，才可能成为档案。私人收藏成为档案的过程如下：
从上述情况看，文件、材料或记录之类要成为档案，实际上只存在一种方式，即归档转化。
归档在档案形成过程中具有极其重要的作用。张中在1960年曾撰文指出：“文件的形成、运动和归宿，是一个具有规律性的运动过程”，在文书立卷归档之前为“文书阶段”，之后则为“档案阶段”。文书的立卷归档是两个阶段的“中间纽带”，“它是文书阶段的终点，同时是档案阶段的起点。”[5]如果文件不（立卷）归档，它就始终只是文件。（立卷）归档之于文件，就像茧之于蛹：文件归档之后而为档案，蛰伏的蛹破茧而出而为蝴蝶。茧虽不是蛹变成蝴蝶的内在因素，但蛹必破茧而后为蝶。文件必经（立卷）归档而后成为档案，或者说，档案形成决定于归档工作制度。
文件或记录不能自然转化为档案，即使是那些特殊存在的文件以及那些非文件性材料，实际上也不能自然转化为档案。比如个人日记、书信、手稿之类，当它们存在于个人手中的时候，它们是什么就是什么，日记仍是日记，书信仍是书信，手稿仍是手稿。只有当这些东西为档案部门（可以为私营单位）所获知或收藏时，它们才可能或最终成为档案。档案部门对那些特殊存在的文件以及那些非文件材料的获知或收藏，即意味着对其存在和价值的确定。我国《档案法》规定，档案部门对私人收藏的档案有优先购买的权利。实际上那些不为人所知的私人收藏不能称档案，只有当其欲行让渡或转卖从而使之为社会尤其是为档案部门所知时，那些收藏才可能成为档案；当档案部门确认其价值，为之登记，或最终购买或收藏时，它们便成为档案。档案所有者（准确地说应称“记录所有者”）让渡、转卖、捐赠其收藏给档案部门的过程，实际上也可理解为归档，即让渡等行为本质上意味着收藏品所有权的转移。那些个人收藏及非文件材料之类能否最终成为档案，取决于档案部门对其档案价值的认定。只有这些材料存在的时间越长，其价值也就越大，成为档案的可能性也就越大。
2.2 档案转化材料选择的主观性
并不是所有的文件都可以转化为档案。从档案形成的第一种情况来看，文件必先组卷。哪些材料能组合成案卷，哪些材料不能组合成案卷，这就涉及到对文件进行挑选的问题，或者说立卷就是一个文件的挑选过程。《归档文件整理规则》虽以件为整理单位，但也有一个文件挑选问题。因为以件为单位，就要对其进行分类。分类的准确性如何，决定着对件的挑选。
文件材料的挑选问题实际上是一个对文件价值的理解问题。一般来说，文件材料的选择，“是一个比较过程，不应有绝对标准，因为每份文件的档案价值都是相对的，不存在绝对的、量化的所谓‘保存价值’。”[6]因此，选择是人的一种主观行为，它需要尽量克服人们在认识上的局限性，充分发挥人的主观能动性，以便准确把握文件材料的价值。
2.3 档案转化过程确认的主观性
从前述归档转化的两种形式来看，档案室或档案馆一般不是对文书和业务部门移交的案卷照单全收，而是根据案卷所反映的历史事件的重要性等来决定是否接收以及接收后保管期限的长短。另外，档案部门对个人或有关单位的特殊藏品也不是一概加以收藏，而是选择性更强，因为这些东西太多、太乱，存在太多的赝品，档案部门只能选择那些真实的、具有重要价值的藏品加以登记编目或收藏。总之，不管是哪种归档转化形式，都需要人的主观参与。
3 从档案鉴定看档案形成的主观性
严格意义上的档案鉴定是档案形成后的鉴定行为，是按一定原则、标准和方法，分析和判定档案价值，决定档案是否需要保存、保存期限长短以及开放与否的一项档案业务工作。具体来说，有定期鉴定、销毁鉴定及开放鉴定等[7]。
档案鉴定工作是一项智能型的创造性活动，它需要档案工作人员创造性地开展工作。虽然人们采取了一定的方式，例如设置档案保管期限表，来限制人们的主观随意行为，但人们所做的只是尽量力求客观。对档案价值的认定，无论采用什么样的标准，都必然带有某种程度的猜测性、随意性，亦即主观性。档案鉴定的实质是以现在的眼光来看待档案价值在将来的作用，而人们对客观事物的认识往往具有不全面性和阶段性，即人们不可能在一定时期全面认识跨时段的客观事物。因此，档案鉴定无法避免主观性，而经过鉴定后存留下来的档案，必然就是人们有意识行为作用的结果[8]。
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