摘要：本文主要针对企业办公室行政管理工作存在的问题进行了分析，并提出解决措施，以供参考。
关键词：企业；办公室；行政管理
办公室是一个综合化、系统化、全面化的办事机构，具有宏观管理的重要职能，企业各项管理工作的发展运作都需要办公室行政管理部门的支持。在新的社会历史发展时期，社会各个行业发展迅速，为了进一步稳固各个企业在社会主义市场经济发展中的地位，需要企业完善办公室行政管理工作。
1企业办公室行政管理存在的问题
1.1行政工作效率低下
当前，很多企业受到传统企业管理模式的影响，办公室行政管理效能低下逐渐发展为常态趋势，这样的问题会影响企业进行有效决策，成为很多企业发展的瓶颈。而产生这些问题的根源在于企业缺乏规范、标准的管理体系，各个岗位的职责权限不明确，对于各项规章制度的执行力不强，使自身的管理工作处于被动局面。工作中无据可依，缺乏规范流程，也容易导致官僚主义盛行，一些领导在工作中重形式轻内容。导致员工工作态度不端正，工作缺乏主动性与积极性，进而影响了行政管理效率。从办公室工作人员的角度看，行政管理工作要求增强个人服务意识和工作前瞻性，对各项工作进行有效检查与梳理，但在实际工作中，由于各部门利益不同，跨部门沟通存在着诸多阻碍，一些工作存在重复操作的现象和推诿扯皮的现象，浪费了很多企业资源，工作中存在机械化劳作的问题，也降低了企业办公室的行政效率。
1.2行政事务管理制度不完善
企业办公室的各项工作想要做到有效执行，就必须要做到有制度可依，有据可循，同时能够规范办公室行政人员的行为，防止组织内部推诿现象的产生，由此可见，制度建设是加强企业办公室行政管理的基础。但是在实际的工作中，很多企业的办公室事务管理的相关制度建设较为滞后，也由此组织发展产生了诸多消极影响：工作中遇到问题时无制度保障，职责权限较为混乱，使得工作进度缓慢，不利于工作的公开化与透明化，最终导致内部腐败的发生。总而言之，在缺少严格、规范的办公室行政管理制度的情况下，企业办公室的行政管理的很多事项职能分工不明确、工作依据不清晰、工作流程不顺畅，成为制约企业稳步向前发展的主要瓶颈。
1.3业务文档保存不规范
任何企业工作的最终结果都会以各类文档的形式加以保存，企业工作的纸质档案管理应当遵守当地相关部门的规定，按照文档的内容与性质进行分类保管，并做好记录方便日后查阅。企业办公室的日常管理工作接触的信息量大，工作留存的档案数量众多，这就对办公室的文档管理提出了很高的要求，鉴于企业办公室所承载的重要职能，办公室文档管理是否规范成为衡量办公室管理工作好坏的一项重要标准。但是在现实工作中，很多企业的文献资料整理任务量大、档案管理人员专业水平欠缺，导致很多企业发生文档分类不及时、清理较为混乱的现象。虽然越来越多的企业建立了档案保存的专门机构，但是在文档的实际保存中，文档管理还并不科学，一些档案室的建立只是为了应付检查，并没有有效发挥其应有的作用。
2企业办公室行政管理的完善措施
2.1提升行政事务管理人员的综合能力
办公室行政管理部门是企业各部门沟通的窗口，这要求其具有极强的综合协调的职能。办公室行政管理部门必须建立起权威，在面临各种复杂的工作时要有效地梳理，不断地提高综合协调能力，保证企业各项工作都能够自如运转，更好地联系企业各部门，确保各部门工作计划的实现，推动企业的发展。同时，企业要注重对办公室行政管理人员的培养，提升其综合素质。对办公室管理人员进行定期的培训，使其能够顺应时代，为企业的发展提出建议。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆也可以派一些办公室管理人员去国外学习，吸取国外先进的管理经验，选取适合国内企业的管理理念，应用到国内企业当中。同时，要增加办公室工作人员相互之间的交流，通过交流和沟通，不断提高自身的综合素质，更好地为企业的发展贡献自己的价值。
2.2理顺工作流程，明确岗位职责
对岗位职责进行明确划分，并按照划分结果严格执行，可以为办公室行政管理各项工作提供明确依据，提升办公室行政管理工作的整体运转效率。第一，由于办公室行政管理工作的特殊性，大多工作属于事务性工作，将工作按类型进行明确划分很有必要。应该以各岗位工作人员的能力与特点为基础，进行工作匹配与划分，努力做到每人身上有责任，并制定出台相关的制度规范，将制度严格落到实处。第二，由于办公室业务量大，业务内容复杂，需要对接的企业内部其他部门较多，在实际工作过程中有着较为多样的办公流程。基于此，企业办公室的行政管理工作应该以精细化管理为导向，树立精益管理的目标，以标准化、规范化指导工作。不断简化企业工作流程、提升办公效率，保证服务质量，以科学、合理的制度为引导，保障各项行政工作能够高效执行。第三，做好企业内部的基础沟通工作。沟通是基础工作，需要办公室行政人员做好纵向和横向沟通。纵向沟通主要指与上级领导的沟通，向业务对接部门和其他员工下达领导的指示与决策，向领导上传基层员工的诉求和建议，在此沟通过程中一定要做到严格负责；横向沟通主要是与媒体部门、外部政府机关以及企业相关职能部门的沟通和交流，在此过程中一定要做好协调和沟通工作。
2.3健全办公室行政管理工作的各项制度
无规矩，不方圆，企业的建章立制对企业后期持续发展起着至关重要的作用。在社会主义市场经济的背景下，企业办公室管理工作越来越起到核心的作用，企业应该以具体问题具体分析的原则为指导，结合自身发展的实际情况，不断建立健全本企业的办公室规章制度，进而对各项工作起到有效地指导作用，还可以提升办公室行政管理人员的沟通和执行能力。在此过程中，企业要借助充分有效的激励机制，对企业内部员工进行科学管理，运用物质与精神激励结合的手段，在坚持“公平性、差异性”原则的基础上，出台符合实际情况的薪酬方案。在薪酬考核的实际过程中，要注重打破固有的分配机制，避免出现“平均主义”和“资历至上”的分配思想，要明确员工个人的业务考核指标，根据岗位的性质、工作难度、工作质量等实际情况来确定考核得分，并严格遵循业绩指标达标率进行绩效分配。
2.4提升办公室行政事务的信息化管理水平
随着经济发展和时代进步，现代社会的企业竞争越来越激烈，在此过程中，现代信息技术也得到了非常广泛的普及与传播，想要在激烈的竞争中保持不败，就必须充分运用科技手段，及时对企业的信息管理进行更新换代。在企业办公室的行政管理工作中，引入信息化管理系统已经成为新形势下企业办公室行政改革的重要趋势。与传统的办公手段相比较，信息化管理系统有着明显的优势，它能够通过建立科学的内部管理信息系统，来显著地提升组织内部各要素的灵敏度。同时，企业更高层级的管理人员也能够通过多角度实时掌握企业信息，通过分析市场走势，合理判断市场需求，相应地做出科学、合理的决策。而在企业组织内部之间，还可以运用信息管理系统进行信息共享，有助于简化工作流程、提升办公效率。此外，还可以将信息化相关技术运用到企业文档的管理中，建立企业的电子数据库，便于对办公室文档材料的整理、分类、记录与查找，对于提高文档管理的质量和效率、保障文档的有效性起着十分重要的作用。还能够减少档案管理人员的工作压力，进一步促进企业办公室行政管理工作的向前推进。
结语
随着企业发展的不断需求，企业办公室管理工作面临着前所未有的挑战。要提高企业核心竞争力，实现企业的发展目标，就需要不断解放思想，开拓创新，推动企业办公室管理工作的健康发展，开创企业高效发展的新局面。
参考文献：
[1]曹琳洁.简析办公室行政管理精细化思路[J].管理观察，2017（32）：77-78.
[2]张同.提升企业办公室行政管理质量的重要作用[J].中外企业家，2017（32）：68-69.
论文作者:宋丽丽
论文发表刊物:《电力设备》2019年第4期
论文发表时间:2019/7/8
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