大数据影响下基于SWOT分析的医院档案管理研究
——以山东省三甲医院为例
文/滨州医学院附属医院办公室 马起龙
【摘要】 大数据背景下，我国医院档案管理工作机遇与挑战并存。本研究结合调查研究结果，对大数据时代医院档案运用SWOT评估法从内外两方面分析，并探讨应对策略，促进医院档案管理工作良好发展。
【关键词】 大数据；SWOT分析；医院；档案管理
随着社会的发展，就医需求提高，全国各级医院均提出了相应的战略发展规划，包括人才引进、设备更新、诊疗水平提高、建筑面积扩大等，但是对档案管理的人力配置、资金支持等方面却少有规划。导致很多医院出现医院档案室的发展落后于医院发展，从大局看不利于医院发展。为了解三甲医院档案管理发展现状，人资配置，寻找薄弱环节，笔者根据调查目的设计调查问卷，对山东省卫生和计划生育委员会直属的15所公立医院进行问卷调查，采用SWOT分析法对回收的15份问卷进行研究分析。
付新利[1] 根据硬皮病患者中最早期的表现往往是雷诺现象，认为皮痹病属气血、脾肾，若内外因致使脏腑功能虚衰，气血生化无源，气虚则血运不畅，血滞则脉络瘀阻，四肢指（趾）端失于气血温煦、濡养而肌肤麻木，皮色苍白，指（趾）端发凉，加之风寒湿等外邪侵袭，邪气壅遏气机，气滞津凝血停为痰瘀，气虚无力也致痰瘀凝滞。
一、大数据时代医院档案管理的形势
大数据（Bigdata)，指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策能力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产，主要包括互联网的大数据、政府的大数据、企业的大数据和个人的大数据四个方面，最早由全球知名咨询公司麦肯锡提出，是时代发展的必然产物。大数据作为及云计算、“互联网+”之后在IT行业又一大颠覆性革命技术，目前已渗透到商业、经济及其他领域，小到为个人生活，大到为国家治理。档案管理是医院管理的重要组成部分，随着医院扩建，从业及就医人数的增加，档案材料逐渐丰富，传统管理手段很难满足对档案信息的整理和获取。大数据背景下，将档案信息储存在云空间上，建立数字化档案系统，利用“云存储”“云计算”实现档案数字化管理及信息共享，但是这对网络环境及档案从业人员的素质要求过高，既要稳定网络系统，保证信息及时准确输出，又要防止黑客攻击，避免信息泄露。大数据时代要求档案管理者有更强的数据挖掘分析能力、信息洞察力和优化能力。
二、大数据时代档案管理的SWOT分析
SWOT分析法在20世纪80年代由韦里克教授提出，其定义是通过调查列举出研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等，然后用系统分析思想，把各种因素相互匹配，并加以分析，从中得出一系列相应的决策性结论。S（strengths)是指大数据背景下档案管理的优势，W（weakness）是指大数据背景下档案管理的劣势，O（opportunity）是指大数据背景下档案管理的机遇，T（threats）是指大数据背景下档案管理的威胁或不利影响。其中，S、W是指组织内部因素，O、T是指组织外部因素。发放15份调查问卷，收回有效问卷15份，对回收的15份问卷采用SWOT分析评估法。
汇总本文数据，所有数据均经过SPSS20.0版进行处理，两组高血压伴心力衰竭患者的血压水平与生存质量评分均以均数差表示，用t检验。若P<0.05则代表两组数据比对差异具统计学意义。
（一）内部优势分析。1.传统档案管理程序复杂，人工查找资料复杂，耗时耗力，工作效率低。大数据背景下，医院档案管理工作与传统方式相比，发生了很大变化。首先，被调查医院中99%的档案管理人员意识到医院档案的特殊性及重要性，医院档案不同于其他单位档案，医院档案要求不同载体形式的档案服务于医院的不同方面，及时为出院患者提供住院记录，解决报销问题；为医院领导合理规划、科学决策提供依据；在发生医疗纠纷时，保护医患双方合法权益；为医院对外交流及医疗教学提供高质量材料。2.医院网络趋于成熟。经过调查发现，省卫计委直属的15家医院中均有较稳定成熟的网络环境，包括有线或无线网络，医院各部门可以通过计算机或移动终端登录医院档案共享系统，查找共享信息。3.医院均配有信息建设部门。被调查的15家医院中均配有信息建设部门并有专人负责，可对档案信息进行云存储，进行信息化建设，整合共享信息，同时防止档案信息被不法分子盗取。
（三）机会。1.有利于档案信息共享。可以将信息储存在云平台上，打破传统时间空间限制，用户可通过计算机或网络终端系统访问云档案系统，实现存取档案信息方便快捷高效。同时实现云存储后，可减少档案信息的存储成本，减少管理人员数量，节约成本，与社会发展相同步。同时学生可在线获得免费优质的教学资源；患者可在线阅读健康贴士、预防保健等信息；医务工作者可在线查阅疾病诊治的相关资料。2.有利于挖掘档案信息。随着数字化档案的出现，可供分析的数据成千上万，但不一定是我们所需的，面对混乱的信息，大数据可根据用户的筛选条件整合有价值的资源。医院管理者可利用现有的档案信息进行深度挖掘，从档案层面发现医院潜在发展空间，提出合理治理方案，利于医院发展；医务工作者通过筛选既往某些疾病诊治过程，寻找最佳临床路径，加速患者康复，节约医疗资源；教师可挖掘自己所需的经典教学案例，改进以教科书为主导的传统教学模式。
（二）内部劣势分析。1.档案建设工作重视程度较低。目前，在被调查的15家医院中均未建立科学完美的档案管理系统，医院不够重视档案管理工作，对档案建设工作投入经费较少，缺少完善的规章制度。目前，10家医院的人事、继续教育、声像档案等档案仍归原有部门管理。这样极易造成档案信息丢失或资源浪费。档案分散管理不利于信息整合，不利于档案完整，对档案的安全造成极大威胁，浪费大量物力、人力。8家医院对档案管理设备投入费用没有规划，6家医院对档案管理用房较狭窄，目前医院均无扩建计划。有些人认为，医院档案管理部门对医院无任何经济效益，浪费办公用房，占用人员，且需要高投入，理应不被重视。对档案管理投入少，医院领导不重视，严重影响档案管理人员的积极性，不利于档案工作的发展。2.档案管理人员业务能力有待提高。调查结果显示，医院档案管理人员大多由后勤、行政、护理岗位转岗而来，均缺少档案专业人员，且年龄结构不合理，学历水平偏低，知识结构不合理。被调查医院中，20%医院对档案管理人员进行定期培训，仅10%的医院对档案管理人员进行外派学习。目前，在医院人才培养过程中，只重视医疗专业人员的培养，轻视管理人员培养，尤其是档案管理人员。
如图4所示，政府在整个利益相关者体系中，承担着重大的指责，即协调和平衡各利益博弈方，为节能减排制定宏观政策，同时与行业协会合作，进一步细化旅游饭店节能减排的标准和规范，指导企业具体实施行为。政府及行业协会的引导至关重要，不仅直接影响企业的决策与具体实施效果，同时在全民低碳教育中的角色无可替代。只有全民低碳意识和素养提高了，企业低碳管理、游客、社区居民的低碳践行才能真正得以实现。
（四）挑战。1.档案信息安全面临巨大挑战。大数据时代，档案管理工作要求稳定的网络环境和良好的办公系统。虽然各个医院有自己的档案管理专用软件系统，但是管理系统单一孤立，由于系统中含信息量较大且价值高，极易成为黑客的攻击对象，造成信息丢失，因此，做好档案安全防守和系统维护是关键。大数据时代虽然提倡信息共享，但是由于医院档案管理的特殊性，包含患者个人信息及病情隐私，及其他档案管理中的涉密内容，档案信息安全无法得到全面保证。目前医院也没有专门的档案风险评估机构，在档案安全方面受到威胁时，医院应对能力较差，有待完善提高。2.档案管理能力及模式落后。大数据时代背景下，需要先进的设备和技术对信息进行管理整合，这对档案管理人员提出了较高要求。因为医院档案的复杂性，需要利用人工智能和存储对多种载体形式的档案信息进行录入储存，然后通过大数据对档案进行自动录入和搜索，需要档案管理人员摒弃传统管理模式，不仅具备良好的档案管理能力，更要全面系统掌握IT相关专业知识。同时划分行政区域给档案管理带来巨大挑战。
三、基于SWOT分析基础上医院档案管理的发展路径
（一）提高档案管理人员水平。在知识经济时代，档案的作用越来越突出，为了使医院档案的发展适应大数据时代的要求，需要拥有一支技术过硬、有耐心和责任心的团队。领导者应根据医院发展需求和档案室现状，加大档案专业人员纳入，定期组织档案管理的专题讲座或培训。进行计算机培训，使其掌握扎实的理论知识，能够对提取信息作出判断，预测档案信息，满足档案用户需求。为档案管理工作增添新血液，使档案管理人员的知识结构及年龄结构更加合理，有利于档案管理工作进步。档案工作人员应摒弃保守心态，主动出击，不断提高电子档案管理与利用水平。
（二）充分挖掘档案信息。利用先进技术，对档案进行搜集、整理和分类，树立“大档案”的思想，将有价值的材料，如声像资料、照片等作为档案处理。将档案信息简单化，只输入编码就可对档案进行自动整理、录入、上传、下载等操作。在海量医院档案信息中发现潜在隐藏信息，医院领导者可通过档案寻找科室的“瓶颈”，提出解决方案；人事部门通过对医务人员档案分析，探究学历、年龄等因素是否合理，为制定人才招聘政策提供依据。推动以“健康”为核心的产业，推动产业结构升级。
（三）完善档案安全防护体系。要保证医院档案隐私信息不外泄，就必须拥有完整的安全防护体系和一整套完整的信息泄露应急预案。从档案管理人员层面讲，需要对输入云端的保密信息进行加密处理，提高对医院档案保密的重视程度，拥有高尚道德职业素质，保护患者和医院的隐私信息，避免信息外泄和不必要的麻烦。从国家层面讲，应该完善档案安全防护的相关法律，加大宣传力度。需加大与其他政府部门的沟通，参与档案相关立法工作。
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