建立、健全小型三资企业各类档案的工作思路，本文主要内容关键词为：工作思路论文,档案论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
前段时间，我有两位在小型三资企业做总经理的朋友相继申请出国进行商务考察，但只有A朋友的申请被批准，B朋友则因材料不齐被拒签。对比二人的申请材料可以发现：A朋友的许多材料是出自公司档案，原始性较强，内容真实、完整，记录连贯，可信度极高；而B朋友准备的材料明显给人一种现用现找、临时拼凑的感觉，事实是B朋友所在公司未立文书档案，所以由材料的不充分导致拒签是在所难免的。这个例子说明公司建立、健全各类档案，做好档案工作，作用是巨大的。
我是一名档案工作者，俗话说：“三句话不离本行”，平日与朋友们相处，经常询问各公司的管理情况，取长补短，向他们宣传档案工作，先后被多家三资企业（公司）聘作兼职秘书，利用周末及假期协助公司整理材料，建立各类档案。根据5年来我对80家小型三资企业（公司）——即中外合资或中外独资的、非国营性质的、改革开放后成立的、员工总数介于10～50人之间的、进行国内外贸易、经营房地产、产品的生产、维修、娱乐业的各类小型三资企业或公司的深入了解与跟踪调查，分析收集的数据发现：财务档案的拥有率达100%，文书档案的拥有率为40%，科技档案的拥有率为33%，其它档案的拥有率为12%，（如果扣除我所协助已建立档案的公司，那么上述数字还将降低），设有专职档案管理人员的公司占12.5%，设有兼职档案管理人员的公司占65%。在所调查的公司中，有些公司貌不惊人，但却具有相对雄厚的经济实力，其纯利润积累的价值令人惊讶，这与公司内部档案管理的薄弱是极不相称的。上述数字也表明，企业普遍重视且建立了财会档案，注意保存董事会或各种会议的纪录，但是文书档案、科技档案的建立情况却令人堪忧。这种现象的存在造成了纠纷难以解决，经济损失更是无法估量。企业要生存，要发展，产品要宣传，技术要进步，这些都离不开档案。档案是保护企业合法权益的重要工具。在社会主义市场经济的大潮中，小型三资企业（公司）是改革开放后日渐发展壮大起来的一支生机勃勃的大军，要保证它们健康地发展，除了完善的国家政策，企业还要学会运用档案在激烈的竞争中，在汹涌的商海里保护自己。因此建立、健全小型三资企业（公司）的各类档案是大势所趋，势在必行。
一、建立、健全小型三资企业各类档案的工作重点。
1.尽早建立科技档案。
目前的小型三资企业（公司）一般都以某种系列的产品为依托进行生产或经营，在所调查的公司中应当建立科技档案的公司占80%以上，他们有的是购买专利，有的是通过自行发明或改进技术进行生产、加工或维修，进而开展与该生产有关的贸易活动，因此建立科技档案是顺其自然的。然而企业老板出于保密或其它理由，不肯建立科技档案。这些想法和偏见，追根溯源是由于对档案工作的不理解、不重视而产生的，造成的后果却是严重的。某市有两家酿酒企业D和E，由于出口的原因30年来一直共用同一商标，当人们日渐认识到产品商标的重要性时，D企业有所觉醒，状告E企业违反《商标法》，侵犯了D的商标权，一场典型的市场经济下产生的纠纷案就这样展开了，很明显，本案的胜方将获益匪浅。他不仅拥有商标，可以继续生产出口创汇，而且等于无形中挤走了竞争对手，企业、产品得到免费的广告宣传；而败方则需另创商标，重新进行广告宣传，再打入国内、外市场，投资是巨大的，时间是漫长的，这对一个企业来说是比较沉重的打击。经过一年多的调查取证，法院宣判D企业胜诉，靠的就是D企业早于建国初期就为该产品进行了商标注册，并提供了详细记录该产品的商标设计、工艺流程、配方（绝密）的科技档案，而E却提供不出具有说服力的证据。这个案例很好地说明了建立科技档案的重大意义。认识到这一点，那么一个企业应从成立之日起就建立科技档案，无论是专利、发明，还是科学技术、规划设计、产品工艺、设备等，都是任何企业必然涉及的问题，在日常工作中应留意收集、保留具有保存价值的各种文字、图表、声像等材料，根据自己企业的主要业务，有侧重地分别建立专利档案、商标档案、设备档案、基建档案等各类科技档案和专门档案，让其更好地为企业赢利服务。
2.及时建立文书档案及其它档案。
公司一成立，申请报告、公司（企业）章程、各部门的批文等便组成了公司最早的资料。随后在生产、经营活动中形成的会议记录、报表、电话记录、传真、信函、合同等各种材料也会纷至沓来，有的具有很高的利用价值，有的属商业秘密，只有妥善地处理好这些材料，才能充分发挥他们的作用。因此，建立文书档案是企业不可缺少的、必须做的工作。据调查，大部分公司认为重要的、有用的材料都能保留，只是保存方法千差万别，有的按年度或按类别分开摆放在盒子里、夹子里，这样乱放而不立卷建档的结果是不易查找，又容易丢失。如有一家进行食品加工出口的独资企业F，某天老板急匆匆地找到我说：一位国外客户要来参观公司，他想让我通过整理公司材料，建立符合标准的各类档案来证明营销人员在市内工作，而大量的工人在郊区安静、整洁的工厂工作，地点分设，并希望以足够的、令人信服的证据证明公司的规模和实力，以保证客户对企业的信心，保证出口量。为此，我整理了公司成立几年来积存的各种材料，按立卷要求，分门别类，进行了立卷归档工作，当公司的年度、季度、生产、营销等计划、总结、员工名册、报表、定货合同，员工联欢、领导视察的照片，都井然有序，完整、齐全地保存在文书档案及照片档案中，看着一排排整齐的文书档案、科技档案、财务档案、照片档案，老板惊叹不已，信心倍增，心中有底了。的确，还有什么能比这些档案更真实、更有说服力呢？结果是该公司不但保住了这个客户，而且当该客户看到自己与F公司进行业务往来的各种信函、传真、合同、产品照片都被完整地保存时，倍感满意和放心，欣然地增加了订单。从此以后，该公司老板一直很重视做好档案工作，逢人便夸档案的好处，宣传档案的作用。类似这样的例子说明了在追求工作高效、追求利润的生产、经营、建设活动中，公司员工应齐心协力共同搞好档案工作。
二、如何建立、健全小型三资企业的各类档案。
1.树立档案意识，加强档案管理。
企业要真正做好档案工作，只靠档案人员的努力是远远不够的。况且小型企业受到资金、办公场所等条件的限制，有的未设档案人员。但我以为这不是问题存在，关键是企业的领导、员工应牢固树立档案意识，认真学习《档案法》，积极开展《档案法》的教育与宣传，以生动鲜明的事例、丰富多彩的活动使广大员工深切地认识建立、健全企业各类档案的重大意义，使每个人都能自觉地为档案工作尽力，爱护档案，学会利用档案，增收赢利和保护自己的合法权益。
在提高员工档案素质的同时，企业还应注意培养档案管理人员。从实际情况看，在不增加人员的情况下，可以让各部门的秘书或助理做兼职档案人员。因为，他们大多是企业信任的人员，责任心较强，有一定的工作经验和工作能力，熟悉企业内各项工作的运作，因此作兼职档案人员是比较合适的人选。为了熟练掌握档案工作业务，在公司业务淡季企业可派他们参加档案部门举办的学习班，接受专业的档案管理业务培训，成为档案工作的带头人。
另外，企业还须制定严密的档案管理制度，保证档案工作的顺利进行。企业可根据《企业档案管理暂行规定》，参照国际ISO9000以上的细则及其它类似企业的档案管理制度，制定切合本企业实际情况的档案管理制度，做到有法可依，依法制档，奖惩分明。
具备了以上几个要素，那么各部门收集的文件材料可由各处的秘书或助理（即兼职档案员）进行保管和处理，准确判断各类材料的价值，按要求立卷归档。行政部门可联合业务部门建立文书档案、照片档案；科研、生产部门可建立科技档案、基建档案、专门档案；财务部门做好财务档案的整理工作；然后交由行政部门或企业指定的人员统一管理。
2.充分发挥档案行政管理部门及有关部门的监管行为。
在企业加强自身档案工作的同时，档案行政管理部门应以各种手段加强监管力度，保证企业档案工作健康、稳步地发展。本文所述及的小型三资企业，一般说来，没有直接的上级主管部门或上级主管部门干预较少，这对企业正常行使主权是件好事，但另一方面又容易造成信息落后的现象。就档案方面而言，有关档案的新制度、新标准等文件，企业很少及时收到、看到，因而延误档案工作的继续发展。所以在政策允许的范围内，档案行政管理部门可把企业应知晓的规章制度下发至企业或责成企业的上级主管部门进行教育、宣传。总之，不论以何种形式都要让企业了解档案等方面的变化，以改善企业的档案工作。另外，档案行政管理部门还可以举办培训班，宣传《档案法》，讲授档案管理知识或采取走出机关、走进企业、实地了解工作中的困难，出主意、想办法，帮助解决。为了促进各企业档案工作的顺利进行，工商、税务等部门也可协助档案行政部门对企业的有关档案进行指导；在企业进行资产评估时，评估组对于企业档案应给予准确的评价，档案行政部门可以行使职权，定期检查或抽查企业的档案工作，目前有的地方已明确规定。如果某企业档案管理达到几级标准，则在相应级别的各种检查活动中，档案工作可以免检。这是一条企业欢迎的、实实在在的保证企业档案工作顺利发展的好政策。
档案工作是平日不起眼的工作，但却是功在当代利在千秋的大事。小型企业是未来发展成为中、大型企业的基础，为了企业的前途，应重视小型企业中的各项工作，特别是档案工作。产品可以再加工，利润可以再创造，而企业工作中形成的各种文件材料一旦由于忽视或疏忽未及时建档、未归档保存都是无法弥补的。档案是企业发展的无声的见证。