文件生命周期理论面临的挑战与解决之道，本文主要内容关键词为：生命周期论文,解决之道论文,理论论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G270文献标识码：B
文章编号：1001-5264(2003)02-0008-03
随着电信网络、信息网络、信息基础结构等条件逐层形成，档案信息将逐渐地以这些环境中动态虚拟的电子文件的形式存在，而其一旦形成，作为历史记录，就有作为档案进行管理的必要，但其形成、处理、传输、存储、读写方式、内容与载体关系，构成要素等各方面是大大有别于传统纸质载体文件的。电子文件对传统的档案管理理论与方法提出了挑战，其中之一就是档案鉴定理论以及与之相对应的文件价值理论。
一、挑战之源——电子文件
关于电子文件，档案界已作了颇多探讨，其中关于电子文件特性的认识日趋一致，大致有如下几点：
1.应用发展的阶段性。接入网络逐步增多，从小局域网到大型地域网到网际网；设备硬件性能，配置与软件系统版本的升级；业务范围由点及面；其地位也发生着变化，从草稿性电子文件，向辅助性电子文件，正式电子文件，无纸电子文件等依次发展。
2.信息的非人工识读性及设备系统依赖性。电脑中运行的是比特流，载体记录的信息是逻辑结构（字、句、段）和物理关系（格式）都独立分存的比特，只有用户发出查寻、读取、编辑等操作命令时才经特定程序组合起来，并经解码，成为人工可读形式的文件。电子文件看似文件，其实是一种虚拟的文件，它对设备、系统的依赖性很突出，包括其形成及处理和各种管理都要借助电脑系统才能实现，否则难以适当地施加影响。因此，电子文件对背景信息和元数据有很强的依赖性。
3.信息与载体的可分离性、易失性、易改动性。电子文件中信息与其载体关系复杂，信息如前所述是可分散、独立的，也可扩充和压缩，改变盘上存址和路径，在不同盘、不同计算机乃至不同网络中流动，表现出分离性。由于计算机系统资源的重复使用，操作时易把那些被认为不再有用的信息删除掉，如未及时备份，数据一旦被删除或修改，原来的文档就荡然无存；而且由于电子文件物理载体性能相对地不耐久，由于载体的变化也会使原信息丢失或不可读，表现出易失性。而一旦相关数据库数据发生更改，合成文件也相应更改了，即或单独备份形成档档文件，修改其中某部分也很易做到神不知鬼不觉，在单份文件中不会留下痕迹。
4.信息的高密度性和多媒体集成性。电子文件在其物理载体上的存储密度很高，并随工艺技术的发展而不断提高，这已为人们公知。以传统方式存储不同的信息，如声音、图片、文字、数据，往往要采用不同载体来存储，而现在均可由计算机系统转化，以多媒体技术把图文、视频、音频信息都和谐地共存或有机地组合，以人们希望的方式显现、传输。
在信息社会中，由于档案的前身——文件已经发生了重大变化，从而使档案也发生了较为显著变化。作为科学概念，档案的内涵外延都有了不同。传统档案概念是在文件与档案截然分开管理的基础上总结出来的，档案是运动到一定阶段的文件。而电子文件在形成之初就须进行传统意义上的档案管理工作，如分类、鉴定等，此时电子文件处于形成期却已具备了档案属性，文件、档案成为一体。电子文件原件的概念淡化，电子文件群体结构有别于传统纸质文件群体结构。当档案学研究对象出现重要新情况、新特性，使档案学理论体系的基础概念发生较大变化时，传统档案学基本理论建立的基础已经不复存在或部分不复存在。
二、文件生命周期理论面临的挑战及解决之道
在现代高科技条件支持下，新型信息载体记录信息密度高，处理、传递信息迅捷，文件生命的周期性和阶段性特征大大削弱，作为档案学理论支柱之一的文件生命周期理论开始失去现实意义。文件生命周期理论主要针对纸质文件数量激增状况而提出的，其产生的背景是“为数众多的文件在档案人员接手保管之前，得不到良好处理，甚至发生丢失现象”。[1]因为文件数量庞大，造成移交之前的文件保管、存储的经费压力问题。同时，二战之前的档案学基础理论限制了档案部门对此阶段文件的介入，故在经费压力下，文件形成机关大量剔除文件，导致妨害文件的完整和正确归档。文件生命周期理论正是为解决这一矛盾而提出的，其实质是从理论角度扩大档案的范围，为档案部门的提前介入提供理论依据。在该理论产生过程中一个最关键的因素就是纸质文件存储密度低下，在承担记载现代社会庞大信息的过程中显得体积庞大，占用较大空间，再加其非智能化缺陷，必然造成在社会浩瀚信息量影响下对人力、物力、财力的沉重负担。但在新技术革命作用下，高密度磁载体及光盘系统可比纸质载体多存储数十倍，甚至数百倍的信息量，并且可提供智能化管理。载体与信息量的矛盾得以解决后，文件生命周期理论的实践环境便趋于消失，在这一理论直接推动下产生的、具有经济、高效地管理纸质文件意义的文件中心的主要职能正受到削弱，其优越性正日趋消失。同时，电子文件的出现及其不同于纸质文件的诸特性，使这一理论存在的现实意义被进一步削弱，需要随档案工作实践环境的变革而更新。
文件生命周期理论认为：文件有一个完整的生命过程，这一过程因文件价值形态的变化而分为若干阶段，不同阶段文件具有不同价值形态、服务方式和服务对象，因而必须采用不同的保管场所和管理方式。其理论依据在于文件价值形态有规律的变化。
按照传统认识，文件经“归档”这一关口成为档案，然后再由档案人员按本专业领域要求实施管理。对纸质文件和纸质档案进行分析和管理时确如文件生命周期理论所阐述的文件按其价值形态的变化有规律地变化着服务方式、对象，保管场所和保管方式。但在信息时代，以这种方式对电子文件进行描述将变得不适当。
无论以哪种形式（档案或其前身——文件）来作为信息传递方式，信息能按其本来意思被理解和接受是发挥文件、档案价值的基本前提。而且我们知道文件与形成主体——机关、社会组织、个人之间，文件与文件之间的固有联系对于正确理解文件、档案的内容是必不可少的。在传统档案管理中，通过按来源原则整理保持文件、档案的历史联系，包括文件与形成者，文件间的历史联系，有时还借助收集有关资料来帮助在长远时期中正确理解和运用该文件。如果将文件与文件的形成时间、地点、原因以及其它文件间的联系等信息分离，文件必然大大降低乃至失去价值，因而要保持这类信息的价值就必须保留这类联系。
对电子文件而言同样如此，但围绕电子文件而产生的关联信息又不完全等同于传统文件的历史联系信息，电子文件的关联信息还包括背景信息与元数据。
背景信息是指伴随着电子文件的生成和运动过程产生的人员和机构等方面的信息。对于纸质文件来说，一般原件上或附带的表格中直接记录了单位交接、报批签署等背景性内容，也就是说文件本身已包含了背景信息。电子文件则不同，背景信息与文件内容常常被分离保存，如果背景信息丢失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。因而收集电子文件的背景信息将是电子文件管理不可或缺的重要内容。如在电子文件管理方面较为先进的澳大利亚档案馆就鼓励电子文件形成部门收集以下背景信息：文件形成的机构；与文件有关或曾经有关的其它机构；文件在履行机构职责的目的；文件的年代；与文件有关的时期；与机构职能有关的文件价值与重要性；曾与文件有过关系的保存系统；该文件与其它文件或资料间的关系；对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等等。[2]由于电子文件的大量产生及其特有的流动性，原有背景信息如不及时地以某种方式随时附于电子文件之中，电子文件原有顺序一旦被打乱，将无从理解文件的正确含义，对在时间上或职能上远离该文件的利用者来说更是如此。因此档案部门应要求电子文件形成部门提供背景信息作为文件的公共检索工具，亦用于监控目的，这样可以保证电子文件的完整形成和未来顺利利用。
元数据是指构成电子文件的计算机意义上的数据。包括格式信息、字型、字体、数据字典、数据库描述、逻辑与物理模型、系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据。传统纸质载体文件的这类数据与文件内容是一体的、密不可分的，如字体直接呈现于文件之上，字与字之间的位置关系是制作时即明白地固定好了的等等。电子文件内容却与这些信息是分离的，并且元数据由于其隐含性而往往使人忽视了它的存在，可是一旦元数据被丢失或破坏，电子文件原始形态就会改变，甚至会失去可读性。可见，保证背景信息与元数据的完整与正确对电子文件的管理是至关重要的。
电子文件从形成、传递到发挥完现行效用也有一个过程。在这个过程中，随时都有这类对以后利用有十分重要意义的背景信息和元数据产生，相应就要随时保存这些内容，而不可能等到归档时再对每份文件的大量背景信息和元数据进行收集，除工作量和复杂性外，也不可能再收集得到。由于电子文件的易失性、易改动性、流动性等，使电子文件随时可能丢失或失去完整性、真实性。其系统依赖性亦决定了如果没有及时记录和保存生成时的环境信息，在未来利用中将带来很大困难。因此必须在系统设计之初就应将归档时间与方式，归档范围、记录载体、记录格式、分类方案、保管期限、防伪措施等设计为可灵活调整（指针对不同文件）而不容略过的文件管理政策，这是管理具有很强动态性且系统依赖性强，自然保持关联性能力差的电子文件所必需的。
法国档案学家C·诺加雷明确指出：“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”[3]国际档案理事会电子文件委员会制定的《电子文件管理指南》（草案）从头到尾贯穿着这种重新考虑，它将“干预时机”确定在电子文件管理系统的设计阶段，将原来纸质文件管理系统中的许多“后控制”手段提到了最前端，主张在文件形成前采取行动。《指南》将电子文件的生命周期划分为设计、形成、维护三个基本阶段。这种划分在我们已有的文件生命周期阶段划分中是没有的。在这种划分中，文件、档案已不是在某一阶段绝对分开，再进行不同管理，而是几乎同时进行着两种处理，甚至可说是进行着同一处理，而不再如过去那样单独为各自目的、工作任务而对文件付出不同关爱。因为电子文件的生命过程控制和管理已变得特别重要，在这个过程中形成许多完整、准确发挥文件功能必不可少的背景信息及相应元数据。这样，电子文件生命周期理论与传统纸质文件生命周期理论不再处于同一立论基础之上，它所关注和追寻的不是文件内在价值的变化轨迹，而是文件孕育、生成到存在的全过程，从根本上说，这种过程控制才保证了电子文件的完整、真实有效，从而保证了档案价值实现的可能性。
综上所述，信息时代的到来，给文件生命周期理论造成了强烈的冲击。文件生命周期理论立论的实践基础正在消失，对信息时代的档案工作开始缺乏现实的指导意义。文件生命周期理论是纸质文件时代基于“文件雪崩”实践环境下的产物。纸质载体形态对现代庞大信息量记录的不适应，直接导致保证文件完整性和经费昂贵之间的矛盾，促使档案学从理论上提出文件生命周期的概念。在文件于“不同阶段保存于不同地方”的思路指导下，使档案部门能合理地扩展、介入文件领域。进入信息时代，文件生命周期理论的这些立论基础正在消失。一方面，新载体记录大量信息的能力远远超过纸质文件，占用过多存储空间的问题正趋消失；另一方面，由于新技术革命影响下信息传递、更替迅速，通讯快捷，文件生命周期理论的核心部分，即文件生命的周期性和阶段性在新的实践环境下日益模糊，是否需要划分阶段以及如何划分，成了新的问题。
信息时代里，电子文件管理阶段性管理内容都将提前，在电子文件形成之初就要把各项管理要求体现在电子文件系统中，从文件形成之时到其整个生命阶段都要进行严密监控，这实际上是一种“超前控制”思想，在这种思想指导之下，文件、档案管理不再是“各自为政”，而是一种“协同管理”，甚至在某些环节已经是文档一体化了。
所以，信息时代的文件生命周期将出现一些较大变化，传统文件生命周期理论指导下的文件、档案按阶段分开而分别实施文件管理和档案管理的方法已不再适当。应使档案管理工作提前介入，有些工作（如背景信息收集、分类）应在文件形成时即需进行。文件生命周期理论的内容应是经“超前控制”思想改造过的、能适应电子文件管理要求的、更新了的文件生命周期理论。