高校档案工作模式初探，本文主要内容关键词为：高校论文,模式论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
高等学校档案，是衡量学校教育质量、学术水平和管理水平的一个重要标志。学校档案部门就有责任和义务科学地管理好学校档案，并积极主动地开发档案信息资源为学校各部门工作服务。反过来，学校各个部门也有责任和义务支持和配合学校档案工作的开展，为档案工作营造一个良好的工作环境，以促进学校档案管理水平的提高。因此也就有必要通过一定的形式将它们之间的关系固定下来并使之协调发展，这种形式归根到底就是学校以什么样的一种模式来管理档案工作的问题，这也正是本文准备探讨的重点。
一、高校档案工作模式。
笔者准备就两种模式加以比较。第一种模式是目前各高校较普遍使用的一种模式，也可形象地称为“链式工作模式”；第二种模式是在对第一种模式进行分析并加以改革后得出的，权且称之为“网式工作模式”。
（一）链式工作模式——分管校长负责的管理模式。
根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定：“高等学校的档案必须实行集中统一管理”，实行集中统一管理的办法是：“……有一位校领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案干部具体承办。”这些规定为我们建立学校档案工作模式提供了政策依据。由此，可以建立起一种以校长分管档案工作的分层负责的工作模式，也是目前许多学校建立并普遍使用的一种模式，如图1所示：
注：图中实线代表档案业务工作的领导、指导流向关系，是档案工作模式中的中心工作；虚线代表的是一种为中心工作服务的协调关系，是从属于中心工作的。图2同图1。
1.各子系统的职责（功能）。
学校分管档案工作的校长负责出面解决档案工作中出现的重大问题，如涉及人员、经费、设备等；协调档案工作与学校其他部门的工作关系。
学校档案馆。把握全校档案工作方向，制定档案工作的各种规章制度；从事全校档案的实体管理和档案信息的开发利用工作；对各部门的档案工作进行指导、监督和检查；完成对各部门专（兼）职档案人员的业务培训。
各立卷部门。包括两部分人的职责，一部分是部门分管档案工作的负责人，另一部分是部门专（兼）职档案员，他们的职责是不同的，部门分管负责人的职责是负责监督本部门的档案工作，使本单位的档案工作做到“三纳入”、“四同步”管理，将档案工作列入本部门的有关工作制度之中等。专（兼）职档案工作人员的职责是负责管理本部门的档案，平时做好档案的“预立卷”工作并为部门工作服务，完成每年的立卷归档任务，是学校最基层的档案部门，其工作质量是全校档案工作质量的基础。
各相关职能部门。实际上也就是在人、财、物（即硬件）等方面为档案馆建设提供服务的那一部分立卷部门。
2.各子系统之间的关系。
各子系统之间的关系存在着功能不同的协调关系。一种是单纯的档案业务工作方面的协调，分管校长与档案馆之间是领导与被领导关系，解决档案馆提出的需要解决的问题；档案馆与各立卷部门之间的关系是业务指导关系和档案交接关系。另一种是档案工作发展所需要的各职能部门的配合与支持，这种协调，必须通过分管校长来完成。
（二）网式工作模式——集体决策管理模式。
网式工作模式是由“档案管理委员会”来代替分管校长，负责全校的档案工作，其模式结构如图2所示：
1.各子系统的职责（功能）。
学校档案管理委员会由学校分管档案工作的校长及各主要职能部门负责人和档案部门负责人共同组成，作为学校档案工作的最高管理机构。其职责是协调学校各部门工作与档案工作的关系；负责对全校各部门的档案工作进行监督、检查和考核；共同决策档案工作的重大事宜；审议通过全校档案工作的计划、总结等。其职责就类似于档案事业管理机构的职责。
学校档案馆。其职责较之前一种模式增加了一项职责，即负责实施由档案管理委员会决定的事项，把握全校档案工作方向的职责则由档案管理委员会完成。
各立卷部门和各相关职能部门的职责均与链式结构相同。
2.各子系统之间的关系。
各子系统之间同样也存在功能不同的两种协调关系。从档案业务工作关系角度看，档案管理委员会是全校的档案事业管理机构，而档案馆既是委员会的常设机构，又是全校档案实体管理和档案工作业务指导机构，它执行委员会的指令，并对各立卷部门的档案工作进行指导、监督；各立卷部门与档案馆之间是业务指导与被指导以及档案交接的关系；档案部门与学校各相关职能部门的协调关系，是在档案管理委员会内实现，可由分管校长出面或直接由双方协商完成。
二、两种模式的比较。
两种模式分别代表了两种不同的管理学校档案工作的组织结构，同样也代表了学校对档案工作的两种不同的管理方式。这两种模式从表面上看似乎区别不大，在结构图上仅仅是多了一条直接连接档案部门与其他相关职能部门之间的协调功能线。但这一变化所带来的却是两种模式本质的区别，以及它们对学校档案工作的发展所能起的不同作用。
1.本质截然不同。
链式工作模式是一种单向的、概念性的管理模式，在实际操作中，任务、目标不明确，也缺乏及时了解、掌握档案工作进程的连贯性，工作比较被动，无法监控整个学校档案工作的全面情况；各职能部门对档案工作的支持和配合由于某些职能部门的领导对档案工作认识不足，在需要本部门为档案工作解决问题时就可能出现相互推诿、扯皮的现象。
网式工作模式是一种双向的、实质性的管理模式，其中的档案管理委员会在学校档案工作中的地位类似于档案事业管理机构，责任落实、目标明确，具有较强的可操作性，对档案工作的管理是一种实质性的管理。在档案部门与其他各相关职能部门的协调方面，由于委员会的成员是由有关部门负责人组成，这样档案工作就成为他们自己份内的工作，而非仅仅是“挂职”分管，相关职能部门也会从立足本部门，转变为从如何搞好档案工作的角度来协调解决问题。这一模式的改革，也可以说从一定意义上找到了学校档案管理水平发展缓慢的原因和解决定这一问题的方法，从本质上改变了学校对档案工作的管理模式——即由单一的管理模式变为一种齐抓共管、集体决策的管理模式。
2.对档案部门与其他各职能部门的协调作用不同。
在链式工作模式中，档案部门与相关职能部门的协调必须通过分管校长来完成，而这是一种外部协调关系，因此在某些问题上要达成共识较难，同时，在实际工作中往往还会产生各部门觉得是档案部门单向需要自己为之服务的认识偏差，所以其效果也是有限的。
在网式工作模式中，档案部门与各部门的协调则是在档案管理委员会内部完成的，是内部协调关系，各主要职能部门的领导会主动从学校档案工作的角度出发，以自己的职能支持、配合学校的档案工作的开展，档案部门也会更加积极主动地提供档案信息为学校的各部门服务，这样，相互之间的了解也会更加深入，从而形成一种内部协调的良性循环机制，从而促进双方工作的共同发展。
3.对学校档案工作所起的作用不同。
链式工作模式是由档案部门来监控全校的档案工作，把握全校档案工作方向，但因档案部门与学校其他部门从职权上是平级的，实际操作起来较为困难，效果有限。网式工作模式则是由档案管理委员会来监控全校的档案工作，把握档案工作发展方向，由于其成员是各职能部门负责人，因此有较强的可操作性，同时，这种管理模式能使档案工作组织结构上下通畅，高效有序地运转。
三、采取可控措施，保证科学管理模式的有效运作。
学校对档案工作的管理模式不同，其效果也就有较大差异。但有了一个较好的管理模式还不够，还必须建立一些可控措施来保证这一模式的有效运作。
首先是要加强宣传，增强全校教职工的档案意识。通过各种方式进行有关档案工作知识、法规的宣传，积极主动地配合学校的各项工作活动开展档案服务（这是一种最有效的宣传方式），让全校教职工更多地了解档案工作，形成人人重视、关心、支持、参与档案工作的良好氛围。
其次，制定各种档案工作的规章制度，确定各子系统的目标责任，使全校的档案工作有章可循，有法可依，实现档案工作规范化、标准化管理。
第三，实行岗位责任制，把档案工作列入工作考核指标中。无论是对档案管理委员会成员、各立卷部门分管档案工作的领导，还是对专（兼）职档案工作人员而言，搞好档案工作是他们份内的职责，因此应在对其工作业绩考核、职务职称评定中，将档案工作作为一项硬指标，并与经济手段联系起来进行管理，如为专（兼）职档案人员设置岗位津贴，并依据实绩进行上下浮动，开展档案工作总结评比，精神奖励和物质奖励并重等。
第四，提高专（兼）职档案人员的业务水平。工作模式的建立，仅仅是一种组织保证，要使工作模式高效有序地运作，关键还在于这个组织中人的因素。