试论秘书的类型和职能，本文主要内容关键词为：试论论文,职能论文,秘书论文,类型论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、关于秘书的类型
由于时代的进步和科技的发达，使得社会的各行各业分工越来越细，秘书的职业也因社会的不同需求而分成各种类型。
对于秘书的分类，国内目前尚无明确规定，学术界也无统一的观点。究其原因，乃是因为秘书学是一门诞生不久的新学科，目前仍处于前科学阶段，还没有形成完整而严密的学科体系，对秘书学的一些基本概念仍在探索之中。
关于秘书的类型，是秘书学中的基本理论问题之一，其重要意义在于：(1)对秘书类型的正确分析可以揭示各类型之间的差异与联系；(2)对于高等院校秘书专业和各类组织机构的秘书部门培养、使用秘书专业人才，具有现实的指导意义。因此，对于这一问题的研究，值得我们重视。
（一）秘书类型研究的现状
我国的秘书学是在八十年代才初步形成的。1982年国内出现第一批开办正规秘书专业的高等院校，1984年出现首批秘书学论著，1986年国家教委将秘书专业正式列入高等院校的专业系列。在此阶段，国内一些学者按照工种的不同，大致将秘书分为行政秘书、机要秘书、文字秘书、事务秘书、翻译秘书、信访秘书、人事秘书、科技秘书等类型。从目前的认识水平来看，这种分类显然不够科学。其一，秘书工种类型繁多，按工种分类很难明确说明彼此之间的种差属性；其二，这种分类很难区分在同一类型工作部门的秘书与其它工作人员之间的差别。比如，高校各系的教学秘书与教学行政管理干部又有何差异？企业秘书与企业的一般行政管理干部又有何不同？显然，这种分类无法解释清楚。
随着对秘书分类研究的深入，人们对这一问题的认识水平逐步提高。1986年中共中央办公厅秘书局领导同志在“全国十城市秘书长会议”上，提出了秘书分类原理，并指出有三种秘书类型：精明办事型、秀才型、技术能手型。这种分类方法是在总结了我国长期以来秘书工作的功能和性质的基础上，结合新时期秘书工作的要求而高度概括出来的。但是，这种分类仍有明显不足。其一，它主要是针对党政机关、群众团体的公务秘书而言，而不能涵盖新时期特别是确立社会主义市场经济以来大量涌现的公司组织秘书和私人专业秘书；其二，即使在党政机关和群众团体，目前也已出现了协助主管研究处理重要党务政务，辅助决策的参谋型秘书。还出现了既要办事，又要当参谋，也要撰制公文，还要从事公关的综合型秘书。有鉴于此，常崇宜先生在《现代秘书工作》①中提出，现代秘书应有七种类型：参谋型、秀才型、办事型、公关型、技术型、财经型、综合型。王千弓和张克智先生主编的《企业秘书》②从秘书工作职能出发，将秘书分为参谋型、秀才型、办事型、公关型、技术型五类。
上述两种分类方法，都是按秘书工作的功能划分的。这种分类对编制人数较多的中高级组织的秘书部门，如中央、省、市党政机关或大型工矿商贸企业的秘书部门来说，对于实行优化组合，发挥整体功能，无疑是很有价值的。同时对于这些部门如何正确培训、使用、考核秘书人才也是大有裨益的。然而，这种分类方法也存在以下不足：(1)不适应市场经济对秘书人才的客观需求。党的十四大作出了建立社会主义市场经济体制的重大决策，使我国从计划经济转到市场经济的轨道上来，特别是我国企业转换经营机制以后，大批国营企业将变为国有私营企业，私营企业和三资企业的数量大幅度增加，而这类企业急需那些应变性强、适应面广、工作效率高，既可以为主管提供全方位服务，又可以为主管决策出谋献策的全功能型秘书人才。尤其是那些编制人数少的基层秘书部门和小型企业，对于全功能型秘书人才的需求更是求贤若渴。③所谓全功能型秘书人才是指同时具备语言文字表达能力、独立办事能力、公关活动能力、办公设备操作能力等项基本能力的秘书人才。由此可知，现代秘书应是同时身兼数职的多功能复合型人才，是所谓“秀才型”、“办事型”、“公关型”、“技术型”的复合体，而那种单一型的秘书人才将会在优胜劣汰的市场竞争中遭到无情的淘汰。因此，这种按单一功能划分秘书类型的方法对市场经济的现实已经失去了指导意义。(2)划分标准模胡，划分的概念相互交叉重复，含胡不清。比如说“办事型”是通过办文、办会、办事协助其主管处理日常事务的秘书人员，这里的“办文”就与“秀才型”的笔杆子秘书人员出现了重复交叉，其划分界限不很清晰。又比如办会和办事，肯定要协助主管处理组织上下左右方方面面的社会关系和各种人际关系，这里的“办事型”又与“公关型”纠缠不清，难以界定。这种不严格、不明确的划分标准是不很科学的。
（二）关于秘书类型的探讨
作为一种科学的划分方法，它应该是标准明确、概念清晰，而且应该是具备完整而全面的参照体系的。以往各种对秘书的分类方法有一个共同的不足之处，就是仅有一个参照系，这就难免造成划分方法的片面性和不完整性。
众所周知，对一个事物进行分类时，站立的角度不同，就会有不同的参照系，而参照系不同就会有不同的划分标准及方法。比如，按组织划分与按功能划分，二者的划分方法就会产生极大的差异。此外，按性质、等级、素质、性别来划分，都会产生不同的划分标准。现依组织、功能、性质、素质等方面对现代秘书的类型分析说明如下。
1.按组织区分
按照社会组织类别的不同，秘书的类型如下表所示：
2.按功能区分
(1)参谋型秘书 此类型的秘书能担负的工作几乎可以代理主管处理某些决定性的事务，或者提供建议供主管参考，为主管出谋献策。对于主管来说，这类秘书就是最有辅助性的参谋了。因秘书工作对主管负责，在整个行政体系中占据很重要的地位。比如主任秘书、机要秘书。美国的国务卿(Secretary of state)就是此类秘书的典型代表。
(2)主管型秘书 该类型秘书得到授权可以全权代表主管处理一切行政业务，对外可代表组织处理与组织相关的事务。比如群众团体、学术团体的秘书。
(3)副官型秘书 此类型的秘书，大都经过正规而严格的秘书培养和训练。为了应付公司企业的需要，还必须进修和掌握相关业务专业知识，如金融、企业管理、文书处理，甚至还应掌握法律、交通运输等方面的知识。平时协助主管领导处理例行及繁琐的行政事务，当主管不在时，如获得授权，偶尔也代理主管行使职权。比如董事长秘书、总经理秘书。
(4)管事型秘书 此类型秘书在港台地区比较多见，近年在沿海开放地区也已出现，是专为应付发达而忙碌的商品经济社会而设立的。所谓管事型秘书，一般是指专业化的秘书服务公司雇用多位秘书，负责接听电话、收发传真、收发电报、信函起草、文书处理、安排会务等。方便、效率、经济是其主要特征。比如电脑秘书、电话秘书、会务秘书等。
3.按性质区分
(1)私人秘书 此类秘书为私人处理有关专业的一切事务。私人秘书既包括组织为主管私人配备的秘书，也包括私营企业公司老板自己聘请的秘书。依其所从事的业务内容，私人秘书又可分为教育秘书、中文秘书、外文秘书、政治秘书、法律秘书、翻译秘书、教会秘书、财务秘书、科技秘书、公关秘书、人事秘书、企业秘书等等。此类秘书所重视的是专业能力，需要掌握相关科目的专业知识。
(2)公务秘书 此类秘书为各类组织处理文书、会议记录、档案管理、行政事务等。一般都以执行秘书、机要秘书、业务秘书或秘书称呼。公务秘书需要良好的秘书学基础训练，以及较长时间的在职训练，以培养接待、礼仪、公关、文书、档案管理、企业管理等方面的能力。
4.按素质区分
按照学识渊博的程度和知识技能的高低，可将秘书分为学者型、技能型和事务型三类。
(1)学者型 此类秘书知识渊溥，文化修养很深，并在某一方面有较深的造诣，为行政主管运筹帷幄、决策督导的最佳助手。比如当年毛泽东主席的秘书田家英先生，以及前美国国务卿基辛格先生当属此类秘书的典范。
(2)技能型 此类秘书能熟练掌握秘书工作的基本技能技巧，基本功非常过硬，文字功夫好，并能熟练操作有关的办公自动化设备，工作较率高。随着电脑等办公自动化设备的普及，和办公自动化人员的广泛培训，这类秘书的数量将会大大增加。
(3)事务型 此类秘书不一定有渊博的知识和熟练的技能，但必须非常熟悉各种行政事务的处理程序、方法和技巧，有良好的人际关系和处理公关事务的本领，能得心应手地为主管分担各种日常行政事务。
二.关于秘书的职能
要了解秘书的职能，必须先了解秘书的角色、秘书工作的作用。因为秘书的职能是以上述基本概念为前提，并与之密切相关的。
（一）秘书的角色定位
现代社会是一个庞大的网络，它由许多社会子系统和众多的环节所构成。因此，在社会网络中众多子系统和环节上定位的秘书角色，必然存在着社会属性和活动方式多样化的特点。事实正是这样，现代秘书的定位有官方的、民间的；政治的、经济的；行政的、专业的；集团的、个人的等等。④这也是秘书职业为什么会呈现出如前所述的各种类型的社会机制。但这种定位只是一种社会网中的纵向定位，秘书角色在社会网络中还有一种横向定位，即各类型秘书在社会中所共同扮演的相同角色。一般而言，秘书在社会网络中横向座标上的角色定位应是辅佐的功能，即协助主管处理一切里外的业务，这也是秘书的基本职责。以公司企业组织为例，董事长、副董事长、总经理、副总经理各有其秘书，在大型公司企业内，甚至每一项业务负责人也有其专属的秘书，如下图一所示：
在我国一般的公司或机构内，秘书的职责范围有时并不是十分明确，秘书除了与主管上司的接触外，和其他部门业务人员的关系也十分密切，形成纵横交错的人际关系。
（二）秘书工作的作用
秘书的工作，主要是协助主管执行各种繁锁的工作细节。若大公司的董事长或大机构的主管，事无巨细，事必亲躬，诸如拆阅信件公函、打字复函、存档处理、起草公文、接听电话都得亲自来做，那么就没有时间来进行决策，以及从事高层次的计划与活动。所以，必须有位助理来处理这些办公室的事务，这位助理就是秘书。
主管依赖其秘书来处理各种事宜：接听电话、笔录口授、翻译资料，收发电报、档案管理、处理文书、传真复印，对外联络等等。此外主管还依赖秘书来协助执行职权范围内的工作。由此可知，秘书的工作性质最早是辅佐，后来责任逐渐增加，需要对外联络，因此必须具备公关与协调的能力。最后因业务的需要，还必须具备有关专业知识，才能使秘书工作胜任愉快。
秘书工作的作用主要有两点：一是辅佐作用。这一点前面已经分析得很清楚。二是管理作用。为什么说秘书工作具有管理作用呢？第一，秘书要辅佐主管，必须要熟悉两种运作方法：一是要熟悉人事、业务、管理等内部业务的运作方法；二是要熟悉公关、协调、销售等外部业务的运作方法。这两种运作方法恰恰是管理的主要内容。第二，因为秘书常常协助主管处理与主管相关的业务，所以对于主管的工作有较全面的了解，因此秘书可以从工作实践中学到如何规划、决策、指导、督促及处理问题，逐步熟悉和掌握各种管理方法及策略技巧，从而成为优秀的管理人才。
（三）秘书的职能
秘书的职能与秘书工作的作用密切相关。在前面我们已说明秘书工作的作用主要有二：辅佐和管理。如图二所示。
就各种组织的管理层而言，由于高级管理人员较少，基层管理人员较多，因此管理阶层呈现出下面的金字塔型。如图三所示。
由图二与图三的秘书作用与管理阶层相结合，可以更清楚地看出秘书工作的意义及其重要性。如图四所示。
在管理阶层中，秘书以辅佐行政主管人员为主，并随时处理组织内外的各种业务，以成就杰出的经营主管或优秀的管理人才，这一点是由秘书的特殊职能所决定的。
一般而言，秘书的职能有四项：例行事务，辅助决策，公共关系，协调平衡。如图五所示。将图四与图五比较，可以看出两图关系密切。其一，在管理阶层中，秘书的角色由于其辅佐与管理的作用，需要秘书的四项职能来保证其任务的完成。其二，协调平衡处于中心，表示在辅佐与管理的作用之中，尤其重视协调、沟通、联络、平衡。其三，管理作用与辅佐作用相比较，管理侧重例行事务与协调平衡，辅佐侧重公共关系与辅助决策。所以，秘书的职能是以秘书工作的作用作为基础的。
现将秘书的各项职能分述如下：
(1)例行事务的职能 秘书的此项职能体现于具体的事务工作之中。这些例行事务的完成，不必主管提示、指导或督促，秘书应自行处理。在职能范围内的工作项目有拆阅信件、档案管理、更新办公用品、起草公文、提供资料、文书处理、会务组织、印章管理、公务接待、收发电报、翻译资料等等。这些例行事务使得主管与秘书的业务川流不息，相得益彰。
(2)辅助决策的职能 此项职能即是为主管出谋献策，替主管想点子、出主意。辅助决策的形式有二：其一，为主管决策提供依据或预案。诸如进行调研，查明某一问题的状态与原因；或者提供某一问题的系统资料；或者提出办理某一事项的意见、方案；或者应主管之约，与其共同研探决策后果等等。其二，以日常秘书工作为主管决策提供基础条件。主管能否对某一问题作出正确的决策，并非一种短期行为，而是长期观察、思考、研究组织运行状态与发展趋势的结果。因此，日常秘书工作的积累，都可以最后通向主管决策，为主管决策打下基础。
(3)公共关系的职能 秘书在公共关系事务中至少扮演下列三种角色：第一，公关决策的参与者。主管在考虑公关决策时，往往会向秘书咨询，秘书也应主动建议，就组织的整体形象、目标计划、公众环境等的评估提出自己的看法和观点，帮助主管做好公关决策。第二，组织内外信息的传播者。包括向组织外部提供信息和发布新闻，收集各种对组织有用的信息。一般来说，组织的各种信息传播活动，例如提供消息、发布新闻、收集资料、出版发行、摄影录相、整理情报等等，秘书大都无可避免地要参加，因而发挥着组织内外信息传播作用。第三，在组织内部公关工作中，秘书往往充当主管与其下属之间的桥梁，起着上情下达和下情上达的中介作用。
(4)协调平衡的职能 现代组织都是高度专业化分工，而又协调平衡的 一个整体。组织规模越大，专业分工越细，协调平衡的任务就越重。这种分工的专门性、往往会形成各部门、各单位间认识与运作的不协调，而这种不协调下属部门难以觉察也难以平衡。因此，协调平衡下属各部门的认识与行为，就成为组织主管及其秘书的基本职能之一。在图五中，协调平衡是位于中央的，可见其重要性。它负责调和前面三项职能，使秘书得以工作顺利展开。此外，秘书本身的日常工作及其环境也需要运用协调、平衡关系。一般而言，秘书工作伙伴可分为上级、同级和下级，对于每一个等级，秘书都必须用最好的人际关系原则来对待。一位胜任的秘书，必须与人和谐相处，设法得到上级和同仁的赏识，并应时刻牢记在与人相处时，都要用最佳的公关技巧去协调平衡一切事务。