摘要：随着我国工程建设行业不断发展壮大以及国家一带一路战略方针的实施，中国企业越来越多的机会参与国际工程建设。而变更索赔是工程项目中的一项重要活动，在国际工程项目中，索赔活动尤其频繁，对于项目也十分重要，是保证国际工程项目盈利的重要措施，近年来本人有幸参与了国际工程的施工建设，项目部通过加强变更索赔知识的学习和实践，在国际工程建设中积累一定的变更索赔经验。
关键词：变更与索赔理论；时机把握；谈判与沟通；实践
建设工程索赔通常是指在工程合同履行过程中，合同当事人一方因对方不履行或未能正确履行合同或者由于其他非自身因素而受到经济损失或权利损害，通过合同规定的程序向对方提出经济或时间补偿要求的行为，变更和索赔是一种正当的权利要求，它是合同当事人之间一项正常的而且普遍存在的合同管理业务，是一种以法律和合同为依据的合情合理的行为。
国际工程项目索赔的实施需要综合多方面的知识，包括是合同、施工、技术、预算、计划、文控、谈判等，由于索赔活动的综合性，所以索赔的成功实施对于项目人员的管理能力要求也相当高。相对于合同内工程，变更和增加工程的原因复杂、情况多变，而且由于很多变更发生在合同条款约束之外，因此给承包商带来了充分的议价理由和机会，因此给承包商扭亏或获利的良好机会。
1 变更与索赔的定义和特征
变更是有决策权的一方根据需要，向接受方提出的改变合同项下某项工作的要求。其特征是：
（1）接受方必须无条件执行；
（2）事前发出；
（3）按工作程序办事。
索赔是在合同框架下，自认为权利遭到损害的一方，向另一方提出的承担损害责任的要求。具体指签订合同的一方依据合同的有关约定，向另一方提出调整合同价格、调整项目合同工期或其他方面的合理要求，以弥补自己的损失，维护自身的合法权益。其特征是：
（1）索赔方不主张不赔偿；
（2）索赔事项发生后提出；
（3）依法解决的过程。
2 引起变更和索赔的主要原因
2.1引起变更的主要原因
从对合同的改变程度上来看，业主的变更可分为：（1）工程范围变更：包括（a）额外工作（b）附加工作（c）工程某个部分的删减；（2）工程量变更：包括（a）工程量增加或减少，（b）技术条件改变（如：工程设计、地质情况、基础数据、工程标高、基线、尺寸等），（c）质量要求（含技术标准、规范或施工技术规程）改变，（d）施工顺序的改变，（e）设备和材料供货范围、地点、标准的改变，（f）服务（如：开车、培训）范围和内容的改变，（g）加快/减缓进度
2.2引起索赔的主要原因
索赔可能由一下一个或者几个方面原因引起：（1）合同对方违约，不履行或未能正确履行合同义务与责任；（2）合同错误，合同缺陷或对合同文件的歧义解释并造成损失如合同条文不全、错误、矛盾等，设计文件、技术规范错误等；（3）合同变更（4）工程环境变化，包括法律、物价和自然条件的变化等；（5）不可抗力因素，如恶劣气候条件，地震、洪水、战争等。此外，常见的事项还包括 行使权利过当、增加特殊要求而造成的损失，对方原因导致项目缺陷而发生损失（包括对未最终移交的工程不恰当使用），支付延误造成的损失等。
3 处理变更与索赔的方式与主要程序
一个索赔事件的正式立项，以要求赔偿方提出索赔报告之日为准。索赔报告的内容至少应包括：索赔事项和要求；支持其索赔要求的合同条款；附带证据材料。提交索赔报告的期限一般有时效性的规定，如FIDIC合同规定在索赔事件发生后28天内提出；如果合同对时效性没有规定，则受合同适用法律的民法相关法规限制。如果在提出索赔要求时，已经超出合同规定的时效，但是没有超过法律规定的时效，则由于索赔事件本身的事实依然存在，因此要求索赔方依然可以继续提出索赔要求，但是要承担未按时提交索赔报告的责任。在工程项目索赔中，可能用于索赔的资料包括：招标文件、投标文件、合同授予前的来往文件、中标函、合同协议书及其它文件、总进度计划及进度更新计划、来往信函、进度会议纪要、项目日报、月报等过程记录文件、工程量确认单及现场照片，财务文件、市场信息资料等。
除了以上这些资料，为了保证在索赔中各种资料和过程的可追溯性，对于项目中发生的一些重大事件，要做专门的记录，记录中要描述时间发生的详细过程并要能够索引到重要的相关文件。
4 工程施工中的索赔技巧
4.1要及时发现索赔机会
一个有经验的承包商，在投标报价时就应考虑将来可能要发生索赔的问题，要仔细研究招标文件中的合同条款和规范，仔细查勘施工现场，探索可能索赔的机会，在报价时要考虑索赔的需要。
4.2注重工程合同的签订
在商签合同过程中，承包商应对明显把重大风险转嫁给承包商的合同条件提出修改的要求，对其达成修改的协议以“谈判纪要”形式写出，作为该合同条件的有效组成部分。特别要对业主开脱责任的条款要注意。如合同中不列索赔条款；拖期付款无时限，无利息；没有调价公式；业主认为对某部分工程不够满意，即有权决定扣减工程款；业主对不可预见的工程施工条件不承担责任等等。如果这些问题在签订合同协议时不谈判清楚，承包商就很难有索赔机会。
4.3对口头变更指令要得到及时确认
业主常常乐于口头指令变更，如果承包商不对业主的口头指令予以书面确认，就进行变更工程的施工，以后，如遇业主拒绝承包商的索赔要求，使承包商有口难言。
4.4及时发出“变更索赔通知书”
一般合同规定，变更索赔事件发生后的一定时间内，承包商必须发出“索赔通知书”，本项目要求变更事件发生后7天内提交变更申请。
4.5变更索赔事件论证要充足
承包合同通常规定，承包商在发出“变更索赔通知书”后，每隔一定时间（28 天）应报送一次证据资料，在索赔事件结束后的28 天内报送总结性的索赔计算及索赔论证，提交索赔报告。索赔的成功很大程度上取决于承包商对索赔作出的解释和强有力的证据材料。资料必须详细完整，只有具备高水平的文档管理信息系统，才能为索赔提供有利的证据。
4.6索赔计算方法和款额要适当
索赔计算时采用“附加成本法”容易被对方接受，因为这种方法只计算索赔事件引起的计划外的附加开支，计价项目具体，使经济索赔能较快得解决。索赔计价不能过高，要价过高容易让对方发生反感，使索赔报告束之高阁，长期得不到解决。还有可能让业主准备周密的反索赔计划，以高额的反索赔对付高额的索赔，使索赔工作更加复杂化。
4.7力争单项索赔
避免一揽子索赔，单项索赔事项简单，容易解决，而且能及时得到支付。一揽子索赔，不易解决，往往工程结束后还得不到解决。
5 项目变更/索赔理论的实践及经验总结
5.1项目特点
工程特征：中途承建项目，我方负责施工和试运工作，工程移交过程中存在较多的风险和潜在困难，例如；
（1）业主针对项目的施工工期要求严格，分两批完成项目的投产和资本回收。
（2）业主采购材料的到场计划严重影响项目的施工进度和项目运行。
（3）原承建单位已完实物工作量中存在很多的质量问题。
（4）项目设计，采购由业主负责，施工试运由承包商负责。
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5.2项目前期阶段（关于变更/索赔）
5.2.1投标阶段的主要措施
（1）严格细致的进行现场勘察，认真核实现场剩余工作量及已完工程量存在的质量问题，并及时整理汇总（施工实物现场照片/录像存档）。
（2）认真学习招标文件包括招标公告及澄清。清楚了解合同工作范围及双方责任。
（3）合理的进行工作范围澄清，由于在第一次工作澄清中，发现所有的澄清都被业主列为合同内的工作，为了保证后续的可变更索赔事项，所以后续的澄清中不再涉及新增工作量的澄清。
（4）针对发现的重大事项和潜在问题，及时澄清，并作为合同的一部分，以便处理后期问题。如作出专门的澄清，为了保证投标工作的准确性和公正性，所有原承包商已完工程均视为合格，若存在变更或索赔事项，参照合同变更索赔条款进行。
5.2.2 项目中标至合同签订阶段
（1）合同签订前，项目部根据各部门实际情况，根据合同内容分发给各部门翻译英语合同，再组织集中学习，并汇总审核意见，全面透彻的了解合同内容和工作范围等。
（2）对比招标文件中的合同文件和正式合同的内容，是否存在前后不一致问题。（经过对比，发现甲供材料存在出入，招标文件中，保温材料、油漆为甲供，而正式合同中甲供材料清单中将油漆、焊材去除）。
5.3项目实施阶段（成立索赔小组）
由于项目为中途承建项目，潜在很多的可索赔事项，且存在繁、散、乱的特点。为了保证项目收益，项目部一方面降本增效，控制项目运行成本；另一方面针对项目特点，重点关注项目的变更索赔工作，增加新的收益点。项目部于项目启动前期专门成立索赔小组，建立完善细致的工作流程和每周召开索赔例会等措施，促进索赔工作的稳步开展。
变更索赔流程规范化、组织化。细化索赔小组人员分工，指定支持资料和相关工作的执行部门和执行人，规定资料提交时间，梳理、补充支持资料，形成完善的索赔工作分项跟踪机制。规范变更索赔文件工作流程。
变更索赔资料“平台化”存档。由于变更索赔工作涉及到大量的资料收集、整理工作，因而一款软件平台能够上传并能下载相关资料会起到很大的作用，会节约大量的时间来定期更新资料，同时为变更索赔文件提交提供了便利条件。
5.3.1索赔工作流程
（1）承包商发现变更工作
现场变更发生通知业主及监理监理现场核实变更工作SQ编制及批准或现场签证单确认 / 信函确认费控索赔费用计算按照合同提交正式变更申请业主审核批准签发合同变更协议
（2）业主下发变更工作
a．业主直接下发新增工作信函承包商报价业主审核批准报价新增工作工程完工按照合同提交正式变更申请业主审核批准签发合同变更协议
b.业主直接下发新增工作信函新增工作施工并监理见证写实新增工作工程完工按照合同提交正式变更申请业主审核批准签发合同变更协议
5.3.2定期召开变更索赔例会
费控合同部牵头定期组织内部变更索赔会议，整理新发生变更项，分析变更产生原因，梳理变更存在问题，补充支持资料，为变更索赔工作提供了有力地保障。
变更索赔资料统计、定期总结分析。先后建立了变更汇总表、变更费用统计、变更支持资料统计、支持资料对应表等，全面统计了项目变更索赔工作内容，了解了每项变更工作具体内容，变更额，变更版本，变更审核意见等信息，支持了变更工作的持续开展。同时，针对各类支持资料统计分析，查漏补缺，防止落下任何有关变更索赔项目，造成项目损失。定期对变更索赔工作全面分析，总结业主回复意见，完善谈判思路，突出重点、先易后难，对后续的变更谈判祈起到了很好的效果。
5.3.3项目实施阶段注意事项：
（1）通过成立变更索赔小组，对项目部全体人员灌输索赔思想，提高全员索赔意识，项目团队全员参与，各部门都提出相关变更事项（施工，技术/质量，安全、采购/仓储，后勤、文控）。
（2）每个专业选择一名负责人负责本专业的变更索赔工作，该人员必须了解项目合同的工作范围，以便及时准确的发现变更索赔点。（最好该人员为前期投标人员，这样更加清楚的了解工程范围及历史过程）。
（3）注意变更工作的支持资料收集，包括现场影像资料，质量资料，过程写实（日报），来往邮件等.
（4）对于发现或者新增的变更/索赔事项，应该及时的让业主予以确认，包括 额外工程量的信函确认、现场实际工作量的签证单确认。
（5）根据工程量的大小，合理选择计价方式，工程量单价或者人/机/料的补偿单价。
（6）及时整理提交变更索赔申请。（7天内向业主提出变更申请）
（7）变更索赔依据的提交原则：对自己有利的依据，变更索赔中要尽可能清晰，完整，强硬的表达。对自己不是太有利的依据，模糊处理，或者直接忽略。
（8）注重合同学习，在项目施工过程中，针对发生的潜在变更工作，及时对比合同工作条款和工作范围。
5.4项目收尾阶段（关于变更/索赔）
（1）利于空余时间多次组织进行合同学习，并对完工工作进行总结，查找是否存在遗漏的变更索赔事项。
（2）集中主要精力和业主进行变更/索赔工作的谈判，据理力争又适当让步，从而加快批复进度。
（3）对于业主难以确认的变更，注意及时和业主沟通，了解业主的审核难处和意见，尽可能的完善支持资料。（注重日常的沟通交流工作）
（4）变更索赔工作往往是一个较长的时间的拉锯战，需要有耐心和业主沟通，解释事实，强调从充分依据的重点。谈判过程中应客观冷静，以理服人，并具有灵活性，为谈判解决留有余地；善于采纳对方合理意见，在坚持原则的基础上做适当的让步，寻求双方都能接受的解决办法；充分理解合同相关条款，提供有力支持依据，展开双方谈判。
5.5变更索赔时机把握
（1）项目前期阶段（变更索赔时机不成熟）
集中精力树立我方在甲方心中的形象，保证项目安全，质量，进度；不讲条件，全力保证项目投产和业主资金回收。但是要注意过程变更索赔过程资料的收集。
（2）项目中期阶段
开始提交各类索赔，首先从业主承若的变更（金额较大）和一些零星的、证据齐全的小变更开始提交，逐步熟悉业主费控的审核方式和方法。再针对易接受的事项，全面提交变更单。
（3）项目收尾阶段（被动阶段）
由于项目收尾阶段，全部主体工程已经完成，剩余的工作主要为我方的任务，如工程销项，竣工资料，该阶段易被甲方制约和刁难，造成变更索赔进度十分缓慢。
5.6变更/索赔事项分类及典型实例
（1）招标文件和正式合同内容不一致。典型实例：保温材料、油漆的采购，招标合同中为甲供，而后期签订正式合同时，业主供货清单中取出保温材料和油漆。于是在正式签订合同时，专门针对上述材料签订备忘录，最终由我方采购，但甲方负责相关费用。
（2）已完工程量的整改（原承包单位已完工程的整改）。
（3）原设计文件不符合要求
（a）原设计图纸不满足施工要求，新增工作量。典型实例：增加管线混凝土支墩
（b）设计文件升版，导致工程量增加。典型实例：D10和D9版Line List增加拍片和热处理工作量
（c）设计图纸升版，增加新流程。
（4）甲供材料/设备存在问题
（a）甲供材料与图纸材料描述不一致，导致工程量增加。典型实例：ESDV阀门回油管线，图纸为 液压管（成盘提供），而实际提供为管材（每根2.5m，增加焊接工作量）
（b）甲供材料或设备到场后不能安装，和工艺流程，土建基础不一致，增加整改工程量。
（c）甲供材料或设备存在质量问题，增加整改工程量。
（5）业主新增工程量
（a）业主直接委托新的工程量。
（b）业主委托采购。
（c）业主借用承包商人员。典型实例：业主设计方借用人员绘制竣工图
（d）业主要求承包商提供人员/车辆为第三方服务。
（e）根据工作范围澄清，属于新增工作。
结论：
由于项目部在项目运行的全过程精细管理，严格开展变更索赔工作。项目索赔小组通过对所有可能的索赔点进行全方位的及时准确识别、记录、汇报、审核、资料整理、费用计算等工作，拿出实实在在的证据、完整的支撑材料和业主积极谈判、据理力争，最终成功说服业主。项目总计提交变更313份，其中批准286份，拒绝19份，待定事项8份（主要涉及工期索赔）。将变更索赔理论用于实践，最终项目经营取得了良好收益，同时也加强本人对变更索赔的认识，积累变更索赔经验。
参考文献：
[1]建设工程项目管理2018版 全国一级建造师执业资格考试用书编写委员会
论文作者:李含瑞,胡延成
论文发表刊物:《防护工程》2019年18期
论文发表时间:2020/1/10
标签：合同论文; 项目论文; 业主论文; 工作论文; 承包商论文; 资料论文; 工程论文; 《防护工程》2019年18期论文;