Excel在企业薪酬管理中的应用，本文主要内容关键词为：薪酬管理论文,企业论文,Excel论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
目前，很多企业薪酬核算都是利用薪酬管理系统软件来实现，比较简单方便，但在实际应用时有很大的局限性。一是由于企业的薪酬项目明细繁多，还经常增减项目，这样会出现薪酬管理系统软件解决不了的问题；二是由于薪酬管理系统软件的查询统计条件设置不灵活，功能有限，不能满足企业管理上的一些要求；三是由于薪酬管理系统软件使用的数据库一般只存有工资性数据，如果企业的人员数量大，数据变动时，工作量会非常大。实际工作中很多数据在表与表之间都可以用Excel函数取数来完成，这使得数据在人事部、财务部、住房公积金管理中心、社会保险中心、税收部门以及银行之间的转换变得非常方便。尤其在每个月都要变动时，优势就更明显。利用Excel的一系列功能编制薪酬管理有关表格，可以很好地实现薪酬的核算和管理，不仅提高效率，还能满足不同企业的不同要求。
一、企业薪酬操作流程
企业的薪酬管理工作经常由人事部和财务部两个部门共同承担。人事部门一般会与社会保险中心、住房公积金管理中心及企业内部的财务部门发生数据往来，而企业财务部门除了和人事部门发生数据往来，还会与税务、银行等发生数据往来，具体的流程见图1。
公积金中心 提供缴交基数 人事部 提供缴交基数 社保中心
提供缴交清单 提供人员工资清单 提供人员缴交清单 提供缴交清单
财务部 税务部门 个人所得税纳税申报表
账务处理 提供工资发放清单 银行
图1 薪酬操作流程图
二、Excel表格在人事部门薪酬管理中的具体应用
从企业人事部门看，对内主要和企业财务部门发生相关往来，对外则与住房公积金管理中心、社会保险中心等发生相关业务联系。从具体工作来看，主要有以下几项：
(一)形成企业人员基本情况表
根据企业薪酬管理需要，人事部门首先要设置一张人员基本情况表，统计企业人员的基本信息，也为后续制作工资、福利相关表格提供相关信息。假设企业除发放基本工资外，还根据职工职务、职称以及工龄发放相关福利津贴，那么人事部门应当在人员基本情况表中设置相关项目(如表1)，人事部主要完成编号、姓名、部门、职务、职称、参加工作时间、性别、银行账号、身份证号码、备注等栏目的录入；另外工龄、出生日期等栏目由公式产生，其中工龄栏目输入的公式为：ROUND(YEAR(TODAY( ))-YEAR(F3)，0)[假设Excel表格中都是从第三行开始录入公式和数据，下同]，工龄是通过YEAR、TODAY等函数计算出来的。出生日期栏目输入的公式为：MIDB(K3，7，8)，出生日期是用MIDB函数从身份证号码栏目取数过来。
(二)形成企业员工工资调整表
员工工资调整表是企业据以发放工资的依据，主要为制作工资结算单提供相关信息。具体格式参考表2。人事部门主要完成编号、姓名、调整后基本工资、调整后的岗位工资、奖金、最后一次调整时间等栏目的录入；另外部门、调整后的工龄工资、津贴、应发工资合计等栏目由公式产生。其中部门栏目输入的公式为：VLOOKUP(B3，人员基本情况！B：J，2，FALSE)，是从人员基本情况表中用VLOOKUP函数取数过来的。假设企业工龄工资发放标准是：每月按照工龄乘以50元，最低不低于500元。那么调整后的工龄工资栏目输入的公式为：IF(A3＜＞""，MAX(500，(YEAR(TODAY( ))-YEAR(VLOOKUP(B3，人员基本情况！$B：$F，5，FALSE)))*50)，"")[公式中金额是虚拟的，这个可以根据企业具体规定执行，下同]。假设企业津贴发放标准是：高级职称1500元，中级职称1000元，初级职称600元，其他500元。那么津贴栏目输入的公式为：IF(VLOOKUP(B3，人员基本情况！$B：$F，4，FALSE)=″高级″，1500，IF(VLOOKUP(B3，人员基本情况！$B：$F，4，FALSE)="中级"，1000，IF(VLOOKUP(B3，人员基本情况！$B：$F，4，FALSE)="初级"，600，500)))。最后利用SUM函数把相应的栏目汇总计算出应发工资合计数。
(三)形成企业职工福利表
企业职工福利表是企业据以发放福利的依据，也是制作工资结算单的主要依据之一，假如企业设置了住房补贴、伙食补贴、交通补贴等福利项目，那么其表格可以设置成如表3。人事部门主要完成编号、姓名、伙食补贴、交通补贴等栏目的录入；另外部门、住房补贴、合计等栏目由公式产生，其中部门栏目是从人员基本情况表中用VLOOKUP函数取数过来的。假设企业住房补贴发放标准是：高级职称500元，中级职称400元，初级职称300元，其他200元。那么住房补贴栏目输入的公式为：IF(VLOOKUP(B3，人员基本情况！$B：$F，4，FALSE)="高级"，500，IF(VLOOKUP(B3，人员基本情况！$B：$F，4，FALSE)="中级"，400，IF(VLOOKUP(B3，人员基本情况！$B：$F，4，FALSE)="初级"，300，200)))。最后利用SUM函数把相应的栏目汇总，计算出合计数。
(四)形成企业五险一金(个人)表
按照国家现行政策规定，企业用人时，要为其在职员工缴纳社会保险和住房公积金。企业人事部门要根据相关规定从其薪酬项目明细中，统计出要计算社会保险的缴交基数，然后根据国家政策规定的缴交比例计算其社会保险(养老、医疗、失业、工伤、生育等)和住房公积金，其中企业部分由企业缴交，个人部分按月由企业从其工资中代扣代缴至社险中心和公积金中心。
企业五险一金(个人)表是用于统计住房公积金、养老保险、医疗保险、失业保险等个人应扣工资的表格。该表不仅为制作工资结算单提供各个员工的应扣工资相关信息，也是提供给住房公积金管理中心、社会保险中心有关企业职工个人缴交五险一金的明细表。根据杭州市相关规定，个人应支付缴交基数的12%作为住房公积金，8%作为养老保险费，2%作为医疗保险费及1%的失业保险费，见表4。人事部门主要完成编号、姓名的录入，部门、公积金、养老保险、医疗保险、失业保险、合计等栏目由公式产生，其中部门栏目是从人员基本情况表中用VLOOKUP函数取数过来的。公积金栏目输入的公式为：ROUND(IF(VLOOKUP(B3，工资调整表！$B：$1，8，FALSE)$0$3，MIN(VLOOKUP(B3，工资调整表！$B：$1，8，FALSE)*0.12，$J$3*0.12)，$0$3*0.12)，2)，这个栏目是利用lF、VLOOKUP、MIN等函数，再根据工资调整表中应发工资合计的数字以及规定的比例计算职工应扣的公积金，计算过程中还要参考国家政策有关公积金计算基数方面的规定来确定计算基数。养老保险、医疗保险、失业保险等栏目公式设置和公积金一样，计算基数不变，只需将计算的比例作相应调整。
(五)形成企业五险一金(企业)表
企业五险一金(企业)表是用于统计住房公积金、养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等企业应交部分的表格。该表是提供给住房公积金管理中心、社会保险中心有关企业职工企业缴交五险一金的明细表，同时也是企业财务用于记账的主要依据。根据杭州市相关规定，企业应支付缴交基数的12%作为住房公积金，20%作为养老保险费，8%作为医疗保险费，2%作为失业保险费，0.2%作为工伤保险费及0.5%作为生育保险费，其表格如表5。人事部门主要完成编号、姓名的录入；另外部门、公积金、养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、合计等栏目由公式产生。这些栏目公式与五险一金(个人)表相对应栏目产生的原理一样。
三、Excel表格在财务部门薪酬管理中的具体应用
从企业财务部门来看，财务部门除了和企业内部的人事部门发生数据的往来，还会与税务、银行发生相关业务往来。从具体工作来看，主要有以下几项：
(一)形成工资结算单
工资结算单是企业发放给职工的工资应发应扣项目明细的表格，是个人所得税申报、制作银行打卡表以及财务记账的主要依据，其表格如表6。财务部门主要完成编号、姓名等栏目的录入；另外月份、部门、基本工资、岗位工资、工龄工资、住房补贴、伙食补贴、交通补贴、津贴、奖金、应发合计、住房公积金、养老保险、医疗保险、失业保险、个人所得税、应扣合计、实发合计等栏目由公式产生，其中输入的公式为：IF(B3＜＞″″，MONTH(TODAY())&″月″，"")，个人所得税是通过IF、ROUND等函数根据国家规定的相关个人所得税率计算出来的。部门栏目是从人员基本情况表中用VLOOKUP函数取数过来的。其余栏目公式均可参照部门栏目分别从工资调整表、福利表、五险一金(个人)表等表中用VLOOKUP函数取数过来，最后利用SUM函数算出各个合计数即可。
(二)形成个人所得税申报表
个人所得税申报表是根据税务局要求制作的有关个人所得明细的表格，企业财务人员利用个人所得税申报软件将该表导入个人所得税申报网中，完成个人所得税的申报工作。根据税法规定，企业是个人所得税的代扣代缴义务人，个税申报成为财务的一项常规工作。现在很多省份都开始实行网上申报个人所得税，所以用Excel软件来完成这个数据的链接能使工作效率提高很多，其表格如表7。财务部门主要完成工号、姓名的录入；另外证照号码、起始日期、终止日期、基本工资、公积金、养老保险、医疗保险、失业保险等栏目由公式产生。其中证照号码栏目是从人员基本情况表中用VLOOKUP函数取数过来的。起始日期栏目公式输入为：MONTH(TODAY( ))&″月″&″1日″、终止日期栏目公式输入为：MONTH(TODAY( ))&″月″&″31日″，基本工资、公积金、养老保险、医疗保险、失业保险等栏目利用VLOOKUP函数从五险一金(个人)表中把相应的数字取过来。最后利用个税软件把这张个税申报表上传到地税局指定的网站，个税金额由银行代扣完成。
(三)形成银行打卡表
企业工资发放一般采用银行打卡方式进行，银行打卡表是企业根据银行要求制作的工资发放表，是企业要求银行给员工发放工资的依据，其表格如表8。财务部门主要完成编号、姓名等栏目的录入；另外账号、金额等栏目由公式产生。其中账号和金额栏目是从人员基本情况表和工资结算单中用VLOOKUP函数取数过来的。银行打卡表格完成后，利用银行网银助手把该表转换成银行特定的格式，最后通过网银或用盘片上交银行发放工资。
(四)财务部门月末的账务处理
薪酬是企业主要的耗费之一，月末，财务部门要将本月发生的薪酬作相应账务处理。在账务处理之前，要做好以下准备工作：
首先，形成工资总额汇总表。用SUMIF函数把工资结算单发生的费用按照企业各个部门汇总各项金额，从而形成部门工资总额汇总表。SUMIF( )求和函数的功能是在满足指定的统计条件下，对给定数据区域中的某一栏目范围进行累计求和。在单元格中输入公式：SUMIF(工资结算单！$D：$D，$B3，汇总表工资结算单！E：E)，表示将“部门”列中所有的行所对应的列合计。其他项目汇总公式均参照此单元格填写，然后利用SUM函数算出合计数即可。工资总额汇总表是财务进行账务处理的主要依据。
其次，形成薪酬记账凭证清单。为了做账计算方便，可以制作薪酬记账凭证清单。我们可以利用INDEX、MATCH等函数计算工资总额汇总表中应该计入管理费用的各部门金额合计数。同理也可以计算出工资总额汇总表中应该计入生产成本的金额。
四、结束语
薪酬管理工作是一项综合性很强的工作，往往需要人事部和财务部共同来完成，利用Excel设计一整套薪酬管理系统，让人事和财务共享相关数据资料，能极大提高工作效率，也能为企业薪酬管理及时提供相关信息。