从信息冗余看组织信息集成的适度水平，本文主要内容关键词为：冗余论文,信息论文,水平论文,组织论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 引言
随着以计算机和互联网络为代表的信息技术的快速发展，组织获取信息的成本大大降低，信息收集渠道的广度不断拓展，组织中决策支持信息的匮乏状况得到了大大改善。与此同时，信息冗余成为组织面临的另一个显著问题[1]。管理者决策所需信息来自于组织内部和组织外部，而组织内部和组织外部能够获得的信息日益增多，管理者不得不把处理大量信息作为自己工作的一部分，从而导致决策成本增加，降低了对变化的市场状况的反应速度。如何处理信息冗余问题，正成为组织在信息时代面临的又一个重要课题。
信息集成是解决信息冗余问题的一个主要方法。现有的一些文献都是从组织中各功能信息系统的“孤岛现象”出发，以信息共享为基础，提出信息系统集成的必要性[2，3]。目前在组织的信息集成中存在着“一窝蜂”和“赶时髦”的现象，盲目跟从和斥巨资实施信息系统集成方案，没有使集成信息系统起到应有的作用。本文从信息冗余的角度出发，提出信息冗余的四种表现形式和衡量信息冗余程度的定量指标，探讨由降低信息冗余度而带来的信息集成的必要性，并通过建立组织决策的信息成本模型，提出由信息冗余所决定的信息集成的适度水平。
2 信息冗余的度量
随着互联网络和其他信息技术的广泛使用，组织获取决策信息的成本大大降低。在组织中，信息提供者和信息使用者在形式上是分离的。在获取单位信息的期望收益大于其获取成本时，为了满足决策的需要，组织中的决策者就会尽可能多地收集决策信息，造成信息冗余（或称信息过载、信息过剩、信息爆炸等）。对于决策者来说，必须对得到的大量冗余信息进行处理，从冗余信息得到并理解有用信息，才能获得信息对决策的支持效果。
信息冗余主要表现为四种形式：
（1）决策所需信息完全分散于所获得的大量无用信息之中，决策者必须对全部信息进行处理才能得到所需的全部信息。
（2）决策信息较集中地位于所获得的大量信息的某个部分或某几部分。
（3）冗余信息只是对有用信息的重复和复制。
（4）由不同信息源获得的信息存在矛盾和冲突的地方。
在第二和第三种情况下，尽管决策者在处理完部分信息之后就可以获得所需的全部信息，但由于冗余信息分布的事先不可知性，为了消除这种不确定性，以保证决策的可靠性，决策者也需要对所获得的信息进行全部处理。在第四种情况下，决策者不但要全部处理完所获得的全部信息，而且还要付出额外的努力，查清造成信息冲突的原因，选择正确的信息。
不管信息冗余表现为什么形式，对决策者来说，必须全部处理完所获得的所有信息。因此，我们可以选择如下一个比较直观的度量信息冗余的定量指标。
定义 信息密度指的是所获得的单位信息量中所携带的有用的信息量。可表示为：
f=V/Q
其中f为所获得信息的信息密度，V为决策所需要的支持信息，Q为所获得的信息总量，包括从组织内获得的信息量和从组织外获得的信息量。在上述的信息冗余的第三种情况下，对有用信息的重复构成了信息冗余，这些冗余信息对决策也是有用的，但如果没有这些重复的冗余信息，对决策不会造成影响，反而会降低信息的噪声，所以有用信息不包含重复的信息。在第四种信息冗余的情况下，决策者为了辨别相互矛盾的信息的原因，需要获取额外的信息来作出判断，因而这种情况下信息总量上升，信息密度下降。
3 信息冗余与信息集成的必要性
信息的获取是有成本的，只不过是信息技术的发展使得信息获取成本大大降低而已。信息的处理也是需要成本的，主要表现在决策者为理解所获得的信息而付出的努力、消耗的时间等。人对信息的心理负荷是有一定限度的。在处理个人事务时，当他认为信息量太大而无法全部理解和吸收时，他会有选择性地吸收和接受某部分信息，而抛弃其他信息[4]。而对于组织来说，面对日益激烈的市场竞争，决策失误的机会成本越来越高，因而对决策质量要求也越来越苛刻。为尽可能减少决策失误，决策者会对获得的全部信息进行处理，而不是选择性地处理。组织因此面临着一种两难境地：如果从信息源获取的信息太少，就难以保证获得决策所需的全部信息；获取的信息太多，就会降低信息密度，使得信息处理成本过高。
组织获取信息的目的是支持决策，因此必须保证尽可能获得决策所需的全部信息。当所获得的信息量过大时，即便没有超出决策者的信息处理能力，处理这些信息的成本也大大增加，得不偿失。因此需要引入信息集成机制，将从各信息源得到的大量冗余信息进行集成处理，剔除冗余信息，保留有用信息，并解决不同信息源提供信息的冲突和矛盾。这也就是由集成信息系统对从不同信息源获得的大量冗余信息进行预处理，减少了决策者信息处理的工作量，降低了信息处理成本。信息集成后的信息处理流程如图1所示。容易想像，当组织获得信息的密度相对较大，信息冗余现象不是特别明显时，信息集成需要的固定投资反而会使组织决策成本增加，这时就不需要进行信息集成。
图1 信息集成后的信息处理流程
信息系统集成主要有两种情况：一是组织原来没有任何独立的专门信息系统，如财务管理系统、人力资源管理系统等，信息集成就是采取全新的信息系统，将组织内和组织外的信息资源整合起来，为决策者提供信息；另一种情况是组织中原来有一些独立的专门职能信息系统，信息系统集成的任务就是将这些信息系统整合起来，为决策服务。因此，从解决信息冗余的角度说，信息集成具有重要意义。
4 信息系统集成的适度水平
4.1 信息集成适度水平的涵义
组织对信息的需求是不断发展变化的，具有渐变性，而信息集成方案一经采用，就具有相对稳定性，因此在考虑采用信息集成方案时应适当考虑组织未来决策的信息需求，考虑所采用的信息集成方案能否满足一段时期内组织决策的需要。对不同组织，存在不同的信息集成的适度水平，它包含两层含义：
（1）组织有没有建立信息集成系统的必要性，即建立信息集成系统是否合适；
（2）如果要建立信息集成系统，应采取集成信息密度为多大的集成方案，即什么样的信息系统集成方案对组织来说是适度的。
4.2 决策的信息成本模型
设决策者决策所需信息量为V，未建立集成信息系统之前所获得的信息量为Q，信息密度为f。由不同信息源取得信息的单位获取成本为θ，决策者单位信息的处理成本为
。此时决策者决策的总成本为
C=（θ+）Q
根据心理学研究的结果，当获得的信息量超过需求量时，会令人厌倦，产生烦躁[4]。同时，随着信息处理量的增加，决策者的信息处理效率降低，处理单位信息花费的时间等成本因素增加，导致处理单位信息的边际成本增加。因此，有
其中θ′为信息集成后的单位信息获取成本，Q′为信息集成后的信息量，f′为集成后的信息密度，η为信息集成的总成本（包括集成信息系统的初始投资和日常的维护成本），N为期望的决策次数。信息集成之后的信息是对由各信息源得到的所有信息进行“压缩”而得到的，因此信息集成之后获得单位信息的成本要大于集成之前，即θ′＞θ。令σ=η/N，表示单位决策的信息集成成本。于是决策成本之差为
决策成本差值随单位决策信息集成成本增加而单调增加，随集成信息密度增加而单调减小，并且是凹的。
4.3 信息集成必要性分析
一个组织采用信息系统集成方案，不是单纯为了追求信息集成技术的先进性，而是为了追求决策成本的最小化。图2给出了决策成本的差值随集成信息密度和集成前的信息密度的变化趋势。
图2 决策成本ΔC的差值随集成信息密度f′和集成前信息密度f的变化趋势
由图2可知，当信息集成密度较小或集成前信息密度较大时，信息集成成本反而较大。因此，当信息集成前获得的信息密度不是很小，且信息集成后密度不是很大时，信息集成不会给组织带来明显的决策成本优势，甚至会导致决策成本增加。
采用信息系统集成方案与否，不但取决于集成后的信息密度，还要考虑采用信息集成方案前的信息密度等因素。当组织目前或相当长一段时期内的决策信息密度较大，信息冗余现象不明显，信息的获取成本和处理成本相对较低时，组织就没有必要进行信息系统的集成，当前的信息系统就能够满足组织决策成本最小化的需要。只有当集成前的信息密度较小，且集成前后的信息密度差别较大时，采用信息系统集成方案才能使决策成本大大降低，从而为组织带来竞争优势。
4.4 信息集成方案的适度水平模型
图3给出了决策成本的差值随集成信息密度和单位决策信息集成成本的变化趋势。
图3 决策成本ΔC的差值随集成信息密度f′和单位决策信息集成成本σ的变化趋势
由图3可知，在集成的信息密度较低并且单位决策的信息集成成本较高时，信息集成后的总决策成本大于信息集成前的总决策成本，因此，在这种情况下，信息集成是无意义的。所以信息集成需要从组织的实际出发，来确定组织信息系统集成的必要性，采取信息集成方案不一定会获得信息成本优势。
在集成的信息密度较高并且单位决策的信息集成成本较低时，信息集成后的决策总成本在低于集成前的决策总成本的情况下，趋向于极小值。而集成信息密度f′和单位决策信息集成成本σ都较高的集成方案，未必比两者都较小的方案好。如果两种方案的决策总成本相等，就需要考虑不同组织的不同预算约束，即信息集成的初始投资约束。f′和σ都较大的集成方案意味着较高的信息集成投资，对规模较大、业绩较好的组织来说，初始的信息集成投资约束相应较大。对小型组织来说，由于投资约束，当两种备选方案的决策总成本相差不大时，应尽可能考虑选择f′和σ都较小的信息集成方案。因此，在采用信息集成方案时，在满足决策所需信息和预算约束的情况下，尽量选择信息集成密度大、单位决策信息集成成本低的集成方案，会降低决策总成本。当方案的决策成本相差不大时，应考虑信息集成密度和单应决策信息集成成本都较低的方案。
即在所有备选方案中选择满足预算约束并使总决策成本最小的信息集成方案。由上述信息集成适度水平模型得到的是既能满足组织决策需求，又符合组织客观实际的最优信息集成方案，它客观反映了组织信息集成的适度水平。
5 结论
组织中日益突出的信息冗余问题需要用信息集成的方法进行解决。但组织有没有必要进行信息系统集成、采用什么样的集成方案则需要根据组织的具体情况进行分析确定。本文提出的决策的信息成本模型和信息集成适度水平模型，可以帮助组织在确定信息系统集成的适度水平上进行科学决策。