摘要：近年来，随着科学技术的飞速发展，数字化管理在档案工作中显得越来越重要。目前，我们常说的档案数字化也就是通过人们在工作中以数字技术、计算机技术和信息技术将档案文献中所涉及到的文字、声音、图像等内容经过整理和编辑形成一种能够被计算机识别的信息载体，这种档案管理手段和措施是国家机构、企业等组织从事各种活动而形成的最具真实性的记录，是国家和社会发展中最为珍贵的原始资料。本文就新时期档案数字化管理内容以及管理要点进行探讨。
关键词：数字化；档案；管理
前言
认清数字化档案与纸质档案管理环节的差异性，有利于科学地开展数字化档案的管理工作。数字化档案的管理除了需要开展传统纸质档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁等工作外，还应注重以下四项工作的开展。一是介入电子文件的形成过程，使电子文件在设计、形成阶段就体现出电子档案管理功能；二是建立数字化档案管理数据库，各立档单位应归档的电子文件，可采用多种途径进入档案馆的数据库系统；三是实施数字化档案长期保存和有效可读；四是做好数字化档案的备份与恢复工作。纸质档案各管理环节绝大部分都是人工操作，科技含量较低。数字化档案各个管理环节都离不开信息技术、计算机设备和管理信息系统，技术含量比较高。
一、档案数字化概述
数字化档案在目前的档案管理工作中越来越受到人们的重视，在现代化档案工作的重要成分。所谓的数字化档案主要是指随着计算机技术、数字摄影技术、多媒体技术的发展而形成的一种以模拟存储为主的新型档案模式，这种档案模式是将传统纸质档案中具有的文字、图表、数据等通过计算机加工之后存储在磁盘、电能以及光能中的一种新星档案结构。这种档案系统在工作的过程中是以计算机系统为基础，以信息技术为手段将其形成一个有序的档案信息库，从而为工作人员提供参考和借鉴。
档案作为社会发展中最为原始的信息资源，其作用在近年来与日凸显。现阶段，实现档案数字化管理是一种顺应时代潮流和时代发展的档案建设模式，更是一种以高新技术为目标来解决现有档案管理工作中存在的效率低、安全性能差以及搜擎效率低的方法。因此，实现数字化档案管理十分重要，为社会经济和社会主义精神文明建设做出了卓越的贡献。
二、数字化档案管理的特点
数字化档案的管理思路已远远超出了传统档案的管理思路，其管理范围已扩展到电子文件的形成之初，电子信息的网络化归档、数字档案的存储、鉴定、开放、编研、利用甚至是删除（即档案的销毁）等电子信息整个生命周期的全过程。其管理手段将是把严格的人工管理制度与现代化的信息技术有效地结合起来，形成联系造成的、具有即时校验、随时纠错和及时反馈的网络化高效工作模式。
数字化档案的存储介质也不再局限于纸、缩微、磁带等，而是更多地采用数字化存储手段，如光盘、磁盘、网络化存储设备，并根据需要将模拟与数字的存储方式合理地结合起来，保证档案信息的原始性、凭证性、有效性和完整性。数字化档案的利用也不再拘泥于“到档案馆查阅档案”的机械模式，网络化档案目录及全文资料的检索方式将成为利用者足不出户地全面认识档案、了解档案和利用档案的基本方式。
数字化档案的管理是对传统档案管理理论的发展、完善和扩充。数字化档案的管理可采用“目录全文一体化管理”方式。“目录全文一体化管理”是将数字化档案分门别类，整理成方便检索的目录信息，并通过电子原文关联挂接、存取访问的现代技术手段，实现数字化档案目录信息与档案内容信息的一体化管理。
这种方案的提出是一个逆向思维的形成过程，即立足于档案利用者的需求，结合档案管理者的工作需要，对数字化档案的形成者提出合理要求，将“目录全文一体化管理”思想贯穿与数字化档案形成的全过程。
档案工作者要充分利用现代化的管理手段，通过网络开展档案的指导、鉴定、归档与管理工作，将工作重点投入到分析档案利用者的需求、档案资源的挖掘与编研、提前介入电子信息的形成过程中，将工作模式由“被动接受”转为“主动挑选”，将真正有价值的电子信息转化为社会需要的档案资源。
数字化档案的管理不同于传统载体档案的管理，但在实际当中档案馆仍有实体备份。通常以档案实体为对象，按照其形成特点和历史联系，逐级分为多种类别。包括三级分类层次：国家档案全宗的分类。是对国家全部档案进行最高层次的分类，一般是按照档案的历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性以及档案制成材料属性进行划分。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。
三、档案数字化管理要点
档案是人类社会各项实践活动中最为真实的记录，也是社会中最为宝贵的经验和财富，对于人类社会发展而言，其中智能化与数字化管理是最为关键的环节，也是现代化社会发展中的核心工作环节。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案作为社会各行业发展的核心领域，其作为一项基础性工作流程，是档案事业走向现代化的核心内容和工作模式。长期以来，受到社会生产力和生产体系的影响，使得档案管理工作中还存在着极大的问题与缺陷。近年来的社会发展中，随着人们认识水平和工作力度的提升，档案事业数字化已成为其实现现代化发展的必由之路，更是档案工作得以生存和发展的关键环节。长期以来的档案管理工作中，工作人员大多都是以纸质档案管理为主的工作模式，这就造成了这些工作人员在目前的工作中对于数字化、信息化的认识较低，而无法直接以计算机技术为主进行档案研究与统计。在目前工作中，对于计算机技术的应用已成为档案事业发展的主要基础，是党建工作实现历史与未来有机链接的重大举措。
3.1档案管理人员的办公条件应与各机关办公自动化同步发展
数字化档案管理来自于计算机，离开计算机则数字化档案管理也无法实现。可以这么说，离开了计算机设备和计算机软件，那么电子文件必然无法生成，其文档的传递、识别和相关数据的应用都无法达成相关的工作要求。如果各机关办公自动化发展快，档案管理设施滞后，将必然造成一定数量电子档案的无法收集和丢失，带来难以弥补的损失与历史缺憾。配备功能齐全的机读设备，设立规范的柜架装具，创造良好的保存环境，是电子档案顺利开展的前提，否则是“巧媳妇难做无米之炊”，无法开展这一重要工作。因此，档案管理人员的办公条件必须而且一定要与各机关办公自动化同步发展，这是开展和搞好数字化档案工作的必备条件。
3.2加强数字化档案管理，完善工作制度
数字化信息材料兴盛为人们的生活和学习提供了更多乐趣和便利，但也引起了一些传统人士的忧虑。有人认为，随着数字化阅读的兴盛，用不了很长时间，传统的纸质读物将逐渐被人们舍弃，这将破坏只有通过纸质阅读才能感受到的文化韵味。但数字化材料不利于传统的档案管理，档案材料更改能做到不留任何痕迹，文字、声像等多种媒体信息均可单独或相互搭配组合构成新的内容，同一份电子文件的信息可存在不同的载体上，其组成和结构要比纸质文件复杂得多，这对维护档案的原始记录性提出了新的要求。
引用电子档案加密、签署、防漏写入、消息认证、身份验证、防火墙等高科技术，开展档案防伪研究，建立必要的工作机制，依法维护档案的原始真实性和凭证作用。二要加大对数字化档案的监督指导力度，督促制定配套的管理措施，制定电子文件归档范围和归档要求等规范文件，将其纳入机关文件归档材料的重要内容。
传统档案与数字化档案的管理既要相对统一，又要区别对待。数字档案与纸质档案本来是不同门类的专业档案，现代信息技术已将它们从载体的记载形式、保管的特殊条件等方面融为一体。档案的范畴不再是单一的纸质体材料，而有一部分已被新型媒体的电子版本所代替，在很长一段历史时期内已为绝大多数人所习惯和接受的传统纸质载体档案仍将同数字化读物共生共存，这就使档案工作的内容包含了传统载体档案与数字化档案，二者合二为一。
至于管理中仍然存在的一些技术性问题，我们相信，人类创造了数字化媒体记录与浏览方式，在今后一定时期内会有足够的智慧去保存和利用它，当前我们在现有的条件下做好目前的工作，有待科学技术的发展，一定会有更科学的管理手段。
3.3发掘档案信息资源，采取多种形式开展数字化档案利用工作
俗话说：“以人为鉴，可以知得失；以史为鉴，可以知兴亡”。随着人们生活水平的提高，人民群众对文化生活的需求越来越高，加强文化建设，使人们能够更多、更丰富的文化生活是档案部门落实科学发展观的要求。数字化档案材料是人们关注和乐于接受的新型媒质，档案工作部门应掌握社会对档案信息的需求情况，结合党和政府中心工作，运用馆（室）藏档案资料，通过网络、电视、报刊等媒体，举办数字化档案展览、制作专题片、编写图文资料等形式的宣传活动，通过轻点鼠标便可人们走进档案工作，让人们了解历史，谋划未来，从而引起社会广泛关注，提高全民档案意识。
利用数字化档案成果可多份复制拷贝特点，将领导和各个部门工作中所需要的资料复制送往，充分发挥档案服务社会建设的作用，以实际工作扩大社会影响，拓宽服务范围，自然也会起到提高档案部门自身地位的作用。
结束语
由文件处理向数字管理系统的转化和发展是数字化档案管理的目前发展现状，对于这个转变的完成非常需要建立数据库，建立数据库是进行资料保存和整理的关键，数字化档案管理的工作方法结合了计算机技术、网络技术以及现代的管理方法。只有综合在各个方面进行提高才能够将数字化档案管理的水平真正提高上去。
参考文献
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[4]王景丽.孙冬梅档案信息数字化的认识与思考.山东档案.2011.10.
论文作者:吕丽湘
论文发表刊物:《基层建设》2018年第19期
论文发表时间:2018/8/13
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