档案功能与诚信控制，本文主要内容关键词为：诚信论文,功能论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
加强信用档案的建设，是我国进入WTO以后改善社会软环境的重要策略。朱镕基总理在政府工作报告中强调指出：今后一个时期的重要任务之一就是要“切实加强社会信用建设，逐步在全社会形成诚信为本，操守为重的良好风尚。加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。”（注：朱镕基：《政府工作报告》，《光明日报》，2002年3月17日。）对此，社会各界给予了高度评价。在银行信贷、工商企业、财政税务、保险福利等部门，人们普遍认为，在信用体系建设中强调信用档案的建设，确实抓住了问题的关键。著名经济学家林毅夫教授认为，“社会信用体系的建立需要一定的信息”，所以，“建立信用档案确实迫切，非常重要。”（注：《林毅夫委员认为建立信用档案非常重要》，《中国档案报》，2002年3月11日。）南京大学校长蒋树声教授也从诚信和公民道德建设的角度强调要尽快建立个人和企业信用档案。（注：蒋树声：《尽快建立个人和企业信誉档案》，《光明日报》，2002年3月10日。）只要在因特网上输入“诚信”或“信用”这样的词条，我们就可以发现数以千计的网页，而且大都与“信用档案”联系在一起，可以说信用档案的建设已成为社会关注的焦点。作为诚信建设的首要举措，信用档案制度的建立也将成为今后一个时期档案服务工作的重心。为什么人们会把信用档案与社会诚信的建设如此紧密地联系在一起？本文想就此作些粗浅的分析。
一、“真”——诚信的本质与档案的本质
“诚信”一词，由两个同意互注的字构成。“诚，信也”，“信，诚也”，（注：《说文》。）指真实而可以信赖。诚信的本质在于“真”。
讲求诚信是中国传统文化中十分重要的内容。所谓“巧诈不如拙诚”。（注：《韩非子·说林上》。）“定身以行事谓之信”，（注：《国语·晋语》。）“诚者自成”。（注：《礼记·中庸》。）“其精甚真，其中有信。”（注：《老子》。）“已诺不信则兵弱”（注：《荀子·富国》。），都是为了说明诚实信用的重要。在史籍中，还有大量“诚”、“信”联用的句子，与今所谓“诚信”实质上是一致的。《史记》曰：“著明诚信，违去诈伪，是礼之常”。（注：《史记》卷二十四，书，第二。）《三国志》曰：“汉所以强者，躬行诚信……”。（注：《三国志》卷六一，吴书，一六。）《晋书》曰：“臣闻天道贵信，地道贵诚。诚信者，盖二仪所以生植万物，人君所以保乂黎蒸。”（注：《晋书》卷八二，列传第五二。）《旧唐书》曰：“（李麟）所历以诚信待物，称为良吏”（注：《旧唐书》卷一一二，列传第六二。）等等。可以说，在几千年的中华文明史中，崇尚“诚信”或“真”的人格，鄙视“欺诈”、“伪”的言行，不仅是史家褒贬的重要标准，更是人格评价的普遍社会准则和共同的审美心理倾向。
档案的本质也是“真”。尚真的审美趣味，使人们在信用体系建设中，首先将档案作为心理依托。当然，我们对档案的“真”要作多角度和辩证的理解：
第一，作为实态的档案，“真”是由物理对象——文件的原始记录性所派生的，它产生于社会实践，与社会形成一定的对应和同构。人们把它称为“社会的活化石”，因而是区别于其它文献的信息“元资源”，具有权威的凭证价值。第二，档案的“真”，源于它作为人类选择的对文件的一种结构形式和控制方式，即档案功能所决定的真实性。悠久的档案工作传统，在赋予其神秘性的同时，也累积起人们心理上对它的信任。面对同样一份文件的拷贝，人们更愿意相信来自档案结构中的那一份。这种稳定而普遍的认同，赋予档案以社会工具价值，也是如今信用档案建设的社会心理基础。第三，档案“真”的程度，取决于档案的集合性程度。单份文件固然可以反映一定的社会真实，但它只能对应于个别或局部的事实。将档案视为单份文件转化物的理解是对档案的偏狭认识。由于档案信息与社会的对应与同构，我们似乎更应把档案看着具有广泛来源联系的社会“原生信息系统（或连续体）”。既然是“系统”，我们就得充分认识其内部要素的集合性。档案信息的集合性程度愈高（在一定程度上反映为内容的连续性和完整性），反映的来源联系愈清楚，档案“真”的程度就愈高。第四，档案不应只是当成被动地对文件的例行转化，其功能优势使它成为一种可以被社会主动运用的合目的控制工具。数量浩繁的文件，决定了我们无法将每一份文件都置于档案方式之下，我们的搜集、整理、鉴定、组织和保管，都无不体现出合目的性的特征。这种合目的性，就是人类借助档案功能对控制重心的把握。档案的“真”，使它成为一种在法律上普遍认同的依据，为人们的行为提供权威的佐证。档案与文件的本质区别在于它更应看作是一种方式（信息不变、载体不变，所变的是结构与受控方式），所以它并不受对象是否为文字记录，载体是否为纸张抑或光盘以及信息内容的局限。只要是受控于档案方式而具有档案功能或凭证意义，无论是计算机系统中的文件还是传统的纸质文件甚至实物，都应视为档案。这可以使我们在有没有“实物档案”、档案的“真实性问题”、档案的价值鉴定、档案信息的本质等问题上，获得更加一致的务实的认识。（注：覃兆刿：《与社会的同构与对应关系：广义的来源联系——论档案信息的本质》，《档案与建设》2002年第2期。）
总之，档案与诚信的本质都是“真”，档案是真实与诚信的重要载体，档案方式是人们对事物真实性控制的理想模型。在重建社会诚信的过程中，无论社会团体、企业、中介组织和个人，只有借助档案的“真”和档案方式对事物“真”的控制功能，才能昭示自身的诚实，获得社会的信任，也才能对他人的“真”有所把握，为社会参与提供依据。
二、“善”（伦理，合目的性）——档案方式源于人类对诚信控制功能的需要
关于档案的起源，过去一直有“两前提”的说法，即“文字的形成、阶级和国家的出现是档案产生的条件。”（注：韩玉梅等：《外国档案管理概论》，档案出版社1987年版，第2页。周雪恒：《中国档案事业史》，中国人民大学出版社1994年版，第4～6页。）这种看法对档案学基础理论的研究，曾经有过十分重要的影响。但它局限了我们的思维，尤其是只把档案视作一种实态，而不是一种功能。况且，它以政治属性代表了档案的一般社会属性，忽视了档案的文化属性、信息属性和一般工具的价值。
我更愿意将“档案的起源”当作“档案方式的起源”来理解。否则，档案的起源必然滞后于文字的起源。这与事物的本来面目也许恰好相反。
有了产生档案方式的人类心理，然后才可能有实态的档案。因此考察档案的起源，实质是要追究档案方式产生的渊源。是什么决定了人们发明档案方式？是合目的性控制功能的需要。这种合目的性控制，对社会有重要的规范约束教化作用，即我们在哲学上所说的“善”的功能。
所以，档案方式是人类对诚信控制的心理需求的产物，它借助于一定的记录手段，但并不一定要以阶级、国家的产生为前提。
大约在5000年以前的苏美尔文化中，发现了世界上一些最早的书面文件——存货记录，被社会学家认为是人类诚信控制的实践证明。当时，庙宇中的祭司搜集并管理着大量的俗世财物，他们靠向祭司长提供所管财物的帐目来表示自己的“诚信”，因为“单靠人的记忆来记下已交的赋税、已完成的交易等是靠不住的。”（注：克劳德·小乔治：《管理思想史》，商务印书馆1985年版，第6、12、13～14、40、64页。）事实上，这只是在原始记录方式如棒上刻痕等手段的一种发展，其实质是为了社会实践中的诚信控制。正是因为这种诚信控制的需要，推动了记录符号的发展。（注：克劳德·小乔治：《管理思想史》，商务印书馆1985年版，第6、12、13～14、40、64页。）新王国时期的埃及人已懂得用记录之文档来实现对诚信的控制。在他们的工商业和政府的事务中，“他们保存各种文件来确切地表明收到了多少，从谁收到的，什么时候收到，并详细记录是如何应用的。”（注：克劳德·小乔治：《管理思想史》，商务印书馆1985年版，第6、12、13～14、40、64页。）这种对记录或文件的“合目的保存”，是作为档案方式区别于记录或文件的根本所在。有很多事实证明，古埃及人对文件的留存是“以便将来作为一种证件”（注：克劳德·小乔治：《管理思想史》，商务印书馆1985年版，第6、12、13～14、40、64页。）的理性的行为。古巴比伦人也颇能利用档案方式来实现对诚信的约束，如“商业交易大都是在石板上刻上文书作为控制手段。”（注：克劳德·小乔治：《管理思想史》，商务印书馆1985年版，第6、12、13～14、40、64页。）这种作为证据保存的记录，一开始就是典型的档案行为。那时的人们已经有了以文档为证据的意识，如果在他人那里存放贵重物品，必须“把这些东西给一位证人看，并拟订一项契约。”（注：克劳德·小乔治：《管理思想史》，商务印书馆1985年版，第6、12、13～14、40、64页。）如果将商品交给代理人，代理人要记录商品的价值并付相应的钱款，还要将盖有商人印章的收据存档。否则，不能提供证据的钱款就不会被承认。（注：克劳德·小乔治：《管理思想史》，商务印书馆1985年版，第6、12、13～14、40、64页。）中世纪，档案方式在诚信控制中的运用进一步得到完善，对档案方式的借助成为更加自觉的管理思想。1494年，以推荐复式簿记制而影响管理学的卢卡·帕西奥利指出，“备忘录、日记帐和分类帐要编上号码并注明日期、所有交易的文件都要详尽完备并永久存档，以及定期核查以便内部控制。”（注：克劳德·小乔治：《管理思想史》，商务印书馆1985年版，第6、12、13～14、40、64页。）人们对为什么需要这样的档案方式有非常明确的解释，即在于它能维持事实的“相互联系和相互依存的关系”。（注：克劳德·小乔治：《管理思想史》，商务印书馆1985年版，第6、12、13～14、40、64页。）譬如，因为这种暗藏的联系和相互依存的关系，可以防止“事后出于不公正和不正当的意图而把任何东西塞进帐簿中去”。（注：克劳德·小乔治：《管理思想史》，商务印书馆1985年版，第6、12、13～14、40、64页。）
在我国，档案的历史也同样说明档案方式源于诚信控制的心理需求。所谓“大道衰而有书，利害萌而有契”，（注：韩玉梅等：《外国档案管理概论》，档案出版社1987年版，第2页。周雪恒：《中国档案事业史》，中国人民大学出版社1994年版，第4～6页。）档案一开始就是以作为诚信的凭证为主观目的的。可以说，“帐”是早期档案方式的发展。在档案词源的研究中，笔者也曾注意到“帐”与档案之间的关系。古时档案称“中”，古音"Zhang"。章太炎就认为，“帐”是对“中”的这种古音与义的继承。在有些权威的辞书中，“帐”即被直接释为“档册”。西周时期的“治中”、“副贰”已是非常自觉的档案行为，当时已能很好地借助档案对诚信的控制功能进行制衡、考课。那时“听政役以比居”，“听师田以简稽”，“听闾里以版图”，“听称责以傅别”，“听取予以书契”，“听买卖以质剂”。（注：林尹注译：《周礼今注今译》，书目文献出版社1985年版，第20页。）所谓“比居”，是关于赋役情况的文档，“简稽”是关于士卒兵器的文档，“版图”是土地户口的文档，“傅别”是关于债券的文档，“质剂”是关于商业买卖成交的文档，“书契”是关于官民财物授受的文档，总之都是“工作记录或原件汇档”，（注：彭林：《周礼主体思想与成书年代研究》，中国社会科学出版社1991年版，第120页。）是作为诚信考核之依据而保存的。
三、信用档案——诚信控制的物质基础、信用信息的核心资源
“信用档案”是直接以诚信控制为目的所形成的新门类专门档案，它的提出是社会规则意识、诚信意识和档案意识综合作用的结果。加入WTO以后，建立社会信用体系的一个关键是信用信息的积累与利用系统的构成，信用档案成为“信用约束机制得以确立的物质基础”。（注：张金娜等：《法人信用档案问题的调查与思考》，《山西档案》，2002年第1期。）
所谓“信用”，古意为“信任使用”，如《左传》曰：“其君能下人，必能信用其民。”我们现在一般理解为能够履行诺言而取得的信任。信用意识伴随着入世以后的规则意识将成为现代意识的重要组成部分，谁的信用意识差，谁就会在社会活动中受到惩罚。同样，谁能建立完善的信用档案，谁就可以受到信誉的嘉惠。
信用档案是保存的关于企业、中介组织或个人信用情况的原始记录。
其中为了说明3层含义：
一是信用档案具有鲜明的目的性。作为一种对诚信的有效控制手段，信用档案的建立既可使记录对象获得向社会展示诚信的媒介，又可以为社会公众提供诚信稽考的途径。其内容信息主要为身份资质、登记注册、约定性文件、法定义务履行情况、履约及良好行为信息、荣誉受奖公众评价信息、不良行为记录、违规处罚记录和预警信息等。
二是信用档案涉及整个社会的互动，是一个浩大的社会工程。所以，信用档案一开始就是针对主客双方的，相对于其它类型的档案，其内容应该具有更强的客观性和更及时广泛的公开性。所以应由第三者身份来承担信息鉴定、整合、保管和提供利用的职能。
三是信用档案的社会价值直接受记录质量的影响。强调信用记录的原始性是为了体现加强信用档案源头控制（或前端控制）的重要性。即“信用档案”自身的信用问题。
关于信用档案，河南省档案学会张金娜等人对此进行了务实的调研。尽管信息搜集的覆盖面还有局限，但在调研报告中反映的不少信息却很值得我们参考。首先，从他们的调查中看到，建立信用档案具有广泛的社会基础，高达93%的单位有了解他人信用状况的需求。（注：张金娜等：《法人信用档案问题的调查与思考》，《山西档案》，2002年第1期。）“对于是否有必要建立法人与公民信用档案，大多数人认为有必要。”（注：张金娜等：《法人信用档案问题的调查与思考》，《山西档案》，2002年第1期。）但信用档案的基础还相当薄弱，“在有信用记录的19个单位中，归档保存的6个，占32%；不清楚是否归档保存的13个，占68%。”（注：张金娜等：《法人信用档案问题的调查与思考》，《山西档案》，2002年第1期。）信用档案的社会利用就更令人担忧。“有信用记录的19个单位中，没有一个将本单位的信用记录向社会提供查询服务。”（注：张金娜等：《法人信用档案问题的调查与思考》，《山西档案》，2002年第1期。）对于信用信息的理解也不完全，不少人将不诚信记录视为不能泄露的秘密。
根据信用档案的特点和上述调研报告所反映的问题，我们在信用档案建设中应当重视以下几个方面：
1.信用档案鲜明的目的性和工具价值，使它在管理方式上有别于一般档案的自主产生与管理。一个单位既是档案形成的主体，又是信用信息受控的客体。内容既包括对应于活动的自主记录，又包括社会信用管理部门对它的有关记录。这要求信用档案在管理上实行自主管理与申报登记制相结合的方式，以便信用档案信息本身的真实性和及时补进与有效施控。信用档案管理机制的建立是首要的问题。
2.档案馆应努力成为介于两者之间的技术性组织、评价权威和信息中心。档案部门应在信用档案的结构引导、组织、规范化管理、鉴定和保管等方面积极主动地发挥技术优势。
3.信用档案作用的大小取决于它作为公共信息资源的社会共享程度。建立信用档案的根本目的在于利用，只有建设全国性信用档案信息数据库，才能实现信用档案跨部门、跨行业、跨地区的共享，才能实现信用信息的“互联互见”。“如果没有一个集中的信息库，建立全国的信用体系是会存在一定难度的。”（注：《林毅夫委员认为建立信用档案非常重要》，《中国档案报》，2002年3月11日。）而且“信息库涵盖的范围越广，它的价值就越大，区域信息库很难解决跨地域活动的信誉问题。”（注：《林毅夫委员认为建立信用档案非常重要》，《中国档案报》，2002年3月11日。）2002年3月北京开通了企业信用信息系统，上海则开通了企业联合征信系统，合作单位几乎覆盖了上海所有拥有经营记录的企业，入库单位数量达48万余家。但是区域性的局限仍然是一个问题。信用档案作为信用体系中的基础信息和核心资源，怎样实现与整个信用系统的链接，从而真正为社会所共享，还需要我们认真研究。为了这个系统的资源建设和价值实现，国家还应尽早为其提供相宜的法律政策环境，并为全国性网络的构成，加大必要的技术资金和人才投入。
（国家哲学社会科学规划基金资助项目，基金批准号：01BTQ015）