高校图书馆组织机构变革历程分析，本文主要内容关键词为：组织机构论文,历程论文,图书馆论文,高校论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号]G252 [文献标识码]A [文章编号]1003-2797(2015)02-0028-09 DOI:10.13366/j.dik.2015.02.028 组织机构变革是组织为了适应内外部环境变化，对其组成的各个要素进行调整和改变从而更好地实现组织目标的过程，它是组织生存、发展与创新的一个永恒主题。新兴技术的应用与普及、学术研究与交流模式的改变以及用户信息需求和行为的转变对高校图书馆组织管理模式提出新的挑战。面对新的挑战，通过组织机构变革，有效地整合图书馆的人力资源，提高组织运行绩效和动态适应能力已经成为国内外高校图书馆实现可持续、跨越式发展的有效途径。在此背景下，本研究试图在对国内外高校图书馆组织机构变革历程梳理与分析的基础上，寻求图书馆组织机构变革规律，以期为未来高校图书组织机构的变革提供参考。 1 国外高校图书馆组织机构变革历程分析 1.1 基于文献处理业务分工的机构设置(20世纪40年代以前) 国外早期的大学图书馆由于规模较小、业务工作简单，一般没有关注组织机构的设置。第二次世界大战以后，随着科学技术的迅速发展，文献复制技术和计算机技术的广泛应用，国外高校图书馆发生了巨大变化，其组织机构也随着图书馆组织规模的扩大、业务活动的增加，也逐渐复杂化、正规化。到20世纪30年代末40年代初，国际图书馆界开始关注图书馆组织机构变革[1]。20世纪40年代以前，高校图书馆按部门组织，根据图书馆规模图书馆工作分散到若干具体部门中，每个部门的主管直接向图书馆主管馆员(Chief librarian)汇报，各部门仅由主管馆员进行监督与协调。主管馆员的控制幅度等同于部门数量[2]。图书馆的部门按照文献处理业务流程进行划分，一般包括采访、编目、书目参考、流通等部门。后来，受高校图书馆组织规模的扩大、高校学生数量的增长、出版物数量与出版种类的显著增长、机构协调与合作的发展、业务知识的丰富等因素的影响，图书馆职能的不断拓展，不断有新的部门呈现在图书馆组织当中。 1.2 基于职能强化的大部式机构设置(20世纪40年代初至今) 随着高校图书馆的发展，图书馆的业务部门越来越多，在20世纪40年代初和中期，一些规模较大的高校图书馆馆员对传统组织模式逐渐不满，开始探寻更为有效的组织管理模式。它们开始尝试将分散的各业务部门进行分组，归入若干2～4个部门(Division)，然后由各部门的主管直接向馆长汇报工作，以降低馆长的控制范围。 (1)二分式和三分式的组织机构(20世纪40年初至20世纪80年代末)。在1941～1945年之间，并未形成一种较为规范的部门划分，当时在哥伦比亚大学图书馆、哈佛大学图书馆、伊利诺伊州大学图书馆以及其他图书馆中至少存在三种部门划分方式[3]。在经历几年的不同形式之后，到1952年美国几乎所有的大型的高校图书馆开始较为普遍地采用一种二分式职能组织机构模式(如图1所示)，即所有的业务活动归属为技术服务和读者服务两大部门，并且设立馆长助理或副馆长分管这两个部门，由馆长到公共服务部(技术服务部)再到他们的分部的等级结构[4]。技术服务部主要包括采购、编目、连续出版物，公共服务部主要包括流通、参考咨询、特藏等部门。这一时期规模较小的图书馆仍沿用传统的以业务部门划分的组织机构，有20多家规模较大的图书馆采用了这种二分式组织机构模式，如伊利诺伊州大学图书馆、康奈尔大学图书馆、芝加哥州大学图书馆、田纳西大学图书馆、华盛顿大学图书馆、威斯康星州大学图书馆以及宾夕法尼亚州大学图书馆等等[5]。这种二分式职能结构模式具有以下特征：首先减少了图书馆馆长的控制幅度，将权力下放到中层管理者，同时也减少了馆长的对图书馆日常工作的管理，有助于其集中精力专注图书馆规划、外部关系；其次，组织中的协调更有力开展；再次，部门领导不承担日常业务活动，以便于他们更好的关注部门政策或其他重要事务的处理；最后，图书馆的技术处理与公共服务业务流程更有利于连续开展。
图1 国外高校图书馆二分式组织机构 20世纪80年代，国外绝大多数高校图书馆组织机构总体仍采用传统的层级组织结构，主要包括公共服务与技术服务两大部门[6]，Larsen通过对高校图书馆管理者的调查显示，1985～1990年之间被调查的图书馆中，79％的图书馆仍设有公共服务部，81％的设有技术服务部[7]。而关于具体的职能部门方面，这一时期在高校图书馆的组织结构图中许多新的部门呈现，包括发展部/校友办公室、保存部、馆藏发展/管理、规划部(或办公室)、自动化部[8]。20世纪90年代初开始，受自动化、经费减缩、图书馆服务需求的增长，高校图书馆技术服务部遇到新的挑战。传统的技术服务与公共服务分割的二分式组织机构，尽管具有高效的文献处理流程，但是这种组织模式却脱离了读者的需求，不利于图书馆的技术创新[9]。 (2)多分式组织机构模式(20世纪90年代至今)。高校图书馆因受外部环境变化和复杂性的影响，组织机构一直处于变革与调整之中。随着图书馆新增部门的设置，部门负责人也越来越多，图书馆的组织机构就越来越复杂，前面提到的二分式和三分式组织机构模式，逐步被多分式或其他组织机构模式所取代。 90年代开始出现一种新的组织机构模式，就是公共服务部门与技术服务部门分界越来越模糊的组织机构。受新技术的影响图书馆公共服务与技术服务部门的人员配置呈现出现了一种新的趋势，即技术服务部门的专业馆员数量在持续减少，而公共服务部门的馆员承担越来越多的职责[10]。1996年ARL开展的图书馆组织重组报告显示，几乎一半以上的给予回复的被调查馆在重组过程中将人员从技术服务部门调整到公共服务部门[11]。随着图书馆规模以及业务工作的增长，国外高校图书馆在公共服务与技术服务部门外，设立行政服务部，该部之下设置人力资源部、事务部、财务(会计部)等[12]。 进入21世纪以来，随着图书馆外部环境的变化，国外高校图书馆更重视对其组织机构的调整与变革。越来越多的图书馆改变传统的二分式或三分式组织机构模式，在馆长领导之下设置更多整合的部门(Division)形成多分式机构模式。为了客观反映当前国外高校图书馆组织机构变革现状，本研究于2013年11月至2013年12月，通过搜索引擎、网站聚合、链接等多种途径对国外153家高校图书馆网站(主要是ARL成员馆)进行访问，最终获取113家图书馆的组织机构图。通过对113家图书馆的组织结构图的详细分析，并对图书馆直属于馆长的行政相关部门、业务相关部门进行统计，结果显示在113家图书馆中，除了采用全团队式组织结构的图书馆之外，在其组织机构中呈现的直接报告馆长的整合部门(Division)从5～10个数量不等，设置4个的占17.70％，设置5个的最多占22.12％，6个的占18.58％，7个的占10.62％，8个占6.19％，9个的最少占2.65％。具体的部门设置状况如表1所示。
由表1可知，当前国外高校图书馆传统的二分式或三分式组织模式已经被多元模式所替代。当前高校图书馆在保留传统的馆藏部(67％)、技术服务部(41)的基础上，根据图书馆职能拓展将更多的部门融入图书馆组织机构之中，如学术交流(23％)、学习与研究服务(22％)等部门。受经济危机影响以及图书馆对科研与教学服务功能的重视，美国许多大学对学科图书馆进行大规模地调整与整合纳入主馆统一领导之下，实现学科馆的全面与协调发展。随之，在图书馆组织结构图中开始普遍呈现多个学科部。本次调查的曼尼托巴大学图书馆设立了人文社科部、自然科学部、健康科学部。这种学科馆整合、协调发展将是图书馆未来发展的主要趋势。 1.3 国外高校图书馆组织机构变革的趋势 通过对国外高校图书馆组织机构变革历程的分析，发现国外高校图书馆组织机构变革在具体的部门设置上呈现如下趋势： (1)馆藏部门始终占据核心地位。20世纪80年代开始，北美地区的高校图书馆就开始从过去的重视建设馆藏向馆藏管理与发展转变，馆藏管理活动包含了馆藏评价、财政预算、馆藏协作项目、文献资料选择等职责，并在图书馆组织中设立专门的人员、部门或单元为相关业务开展提供组织保障，1986年ARL调查的61家图书馆中有34家图书馆设有馆藏发展副馆长或协调员的专门职位[13]。进入20世纪90年代以来，随着电子系统和信息资源的出现对图书馆馆藏部门的机构设置产生了重要影响。当前，馆藏发展部门的职能仍然是高校图书馆实现其组织目标的基础，主要包括的职责有规划与选择馆藏、教师联络、经费分配、馆藏评价与购买等。在组织设置上主要设置专门的副馆长或馆长助理直接向馆长报告，本次调研的图书馆中有79.59％设置了该部门(包括馆藏和馆藏与技术服务)，部门人员由兼职和全职人员组成，如加州大学伯克利分校图书馆馆藏服务大部门下的采访、编目、电子资源、保存等部门以及馆藏财务预算团队、馆藏咨询委员会、馆藏活动团队等等。这说明了在漫长的组织机构变革过程中，馆藏部门的核心地位从未动摇过。 (2)以用户需求为导向，技术服务部与公共服务部门逐渐融合。根据表1显示，被调查的国外高校图书馆尽管有41.84％的图书馆设置了专门技术服务部，15.31％的设置了公共服务部以及19.39％的设置了用户服务部。但是随着图书馆业务工作的复杂化和图书馆职能的多元化发展，国外部分高校图书馆打破了技术服务与公共服务部门的界限。基于读者需求图书馆将技术服务部和公共服务部进行整合，如将技术服务部融入馆藏发展部门之中，以馆藏与技术服务命名的图书馆占11.22％。这种方式从图书馆文献资源建设的角度把馆藏规划、文献资源采购、加工处理以及电子资源建设等业务进行整合并纳入到馆藏建设部门，有利于馆藏建设业务流程的持续、顺利开展，进而提高了馆藏资源建设效率。如美国爱荷华州大学图书馆馆藏与技术服务部下的获取部门、编目与元数据部门、馆藏项目。而宾尼法尼亚大学图书馆则按读者服务需求将技术服务与公共服务部门统一整合到馆藏与获取大部之下。 (3)基于职能创新不断涌现新兴部门。首先，高校图书馆开始关注学术交流与学术出版功能的发挥。表1中有23.47％的高校图书馆设置了学术交流部或办公室和主管该部门的副馆长。学术出版主要是指国外高校图书馆一般将大学出版社整合到图书馆，直接向图书馆馆长汇报。如密歇根大学图书馆的学术交流办公室(Scholarly Publishing center)、康奈尔大学图书馆设置的学术交流服务部(Scholarly Communication Service)与出版创新中心(Center for Innovative Publishing)等。这些部门主要负责学术出版、关注新的学术交流模式及机构库与开放获取方面的活动。 (4)强调图书馆支持教学与科研深入发挥。表1显示，有22家设置研究与学习服务部(Division)，还有11家设置研究与指导部(Division)。国外高校图书馆的学习与研究服务，主要提供计算机与多媒体服务、教学服务、在线服务、多媒体教室等与教学和科研相关的服务。而国外高校图书馆用户或公共服务部门，除了整合馆际互借、获取等服务部门外，还整合了提供学科服务的各学科馆以及参考与指导服务。同时还十分关注教学与科研服务，尤其在学科服务领域中有很多馆员与教师和学生一起学习研究。 2 我国高校图书馆组织机构变革分析 国内高校图书馆自产生以来，随着图书馆环境与职能的变化而不断变革。 2.1 基于文献处理业务分工的机构设置(20世纪80年代以前) 我国早期的高校图书馆由于规模较小，其组织机构简单，主要归学校教务部门直接管理，尚无部门设置。后来随着图书馆组织规模的扩大，逐渐形成较为完善的组织机构体系，形成了分工明确的业务部门。1920年《北京大学现行规程》中规定：设图书馆主任一员，凡订章程、核款目，统楼中一切事务，皆由一人主持，在主任之下设登录课、购置课、编目课、典藏课[14]。清华大学图书室创办于1921年，当时隶属于庶务处之下设置图书经理员，并未形成独立的部门。1914年夏，由于学生增加、课程与图书增多，图书室开始脱离庶务处成为学校的行政部门之一。1919年3月新馆落成，开始设立部门机构，图书馆除主任和副主任外，下设购置股、编目股、出纳股、登录股、装订股五个部门[15]，每个部门之下又有若干具体工作岗位，层层落实。山西大学堂1921年随着山西大学图书馆发展，遵照教育部《大学组织法》山西大学组织进行调整，图书馆设主任一员，总管全馆事务，并按照文献处理流程设置总务、编纂、阅览三课。总务课负责采购、登录、校抄、装订修补、征求交换等工作；编纂课工作为编目、分类；阅览课工作为陈列图书、阅览、图书出借书库保管[16]。我国早期的高校图书馆的机构设置主要围绕纸质文献的处理流程来设置的，重点放在纸质文献前段处理部门，如采购、编目、分类等，而对面向读者服务的流通、阅览部门规模则较小。随着图书馆事业的发展，早期高校图书馆的组织机构设置形成了一个相对固定的模式，并以政府法规的形式予以确认。1956年教育部颁发的《中华人民共和国高等学校图书馆试行条例(草案)》中，明确规定高等学校图书馆一般应设立采录部(组)、编目部(组)、流通管理部(组)，并可根据本馆具体情况和发展规模增设办公室和采录、编目、参考阅览、流通保管、期刊、方法研究、特藏等部(组)，规模较大的图书馆还可以再设立专业分馆[17]，并对图书馆的各部门的职责做出了具体的规定。 2.2 基于职能拓展的多元化机构设置(20世纪80年代初至今) 20世纪80年代以来，随着图书馆职能的变化，对高校图书馆的组织机构提出新的要求，图书馆开始根据读者服务需求增设多样化的职能部门。1981年，教育部颁布的《中华人民共和国高等学校图书馆工作条例》中，具体规定了高等学校图书馆一般应设办公室(或秘书)、采编部(组)和流通阅览部(组)，各馆根据需要，可分设或增设采访部(组)、编目部(组)、流通保管部(组)、阅览部(组)、期刊部(组)、情报服务部(或参考咨询室、组)、研究辅导部(组)、特藏部(组)、技术部(组)等部门。这一时期我国高校图书馆在部门名称上采用了更为现代化的语言，将采录部改为采访部，并根据图书馆环境与职能的变化提出了设置新的部门，如情报服务部(或参考咨询室)、技术部、自动化部等。截至1985年，我国700所高校中有404所设有情报室，其中222所设在图书馆[18]。这一变化趋势表明了图书馆职能与工作领域的拓展。 进入90年代以来，图书馆部门的设置在以纸质文献处理流程的基础上结合了读者的服务与培训方式，除了基本的流通与阅览等读者服务部门外，文献检索教研室、辅导部、参考咨询部开始出现。同时受图书馆技术环境的变化以及图书馆情报服务功能的出现，图书馆开始重视技术服务与情报咨询新部门的设置。本研究于2013年10月通过对杜克等编著的《当代中国的图书馆事业》一书中所提供的高校图书馆概况资料的搜集与整理，对国内22家高校图书馆90年代初期的机构设置进行了统计，如表2所示。
由表2可知，近78％的图书馆设立了技术服务部门，主要负责图书馆计算机、缩微产品的服务。高校图书馆为发挥其情报职能，已经有一半以上图书馆设立了情报机构，并开始设置科技查新部，主要为教学科研提供情报服务，包括解答咨询、代查课题、翻译资料。 进入21世纪初以后，随着业务流程重组管理理论的广泛引入，国内高校图书馆掀起部门调整的热潮。为了客观反映国内高校图书馆具体的部门设置的变化情况，本研究于2013年11月，通过网络又对表2中统计的22家图书馆的组织机构进行调查，结果如表3所示。
2.3 国内高校图书馆组织机构变革趋势 通过对不同阶段的高校图书馆机构设置的变迁分析，发现国内高校图书馆内部机构设置呈现如下趋势。 (1)传统的采访、编目、流通、阅览等部门呈现整合集成化特点。通过表2与表3比较发现，将图书馆采访部与编目部进行整合与重组，形成采编部、文献资源建设或资源建设部的形式更为普遍，这种设置模式反映了高校图书馆图书加工集成化的发展趋势。调查数据显示：采访部与编目部的数量分别由90年代初的15个下降到2013年的6个和7个。而将采访与编目整合的资源建设或采编部数量则呈现快速上升的趋势。此外，将图书馆流通部与阅览部整合为流通阅览部或读者服务部在一定程度上也受到不同类型高校图书馆的青睐。 (2)期刊部呈现递减趋势。为了实现各类型资源的统一采集、组织与管理，越来越多的高校图书馆改变传统的期刊一条龙管理模式，而是将期刊的采访与管理业务整合到资源建设部门，期刊的阅览业务整合到流通阅览部门。通过比较表2与表3数据显示：期刊部由90年代的20个减少到5个。 (3)各高校图书馆都比较重视设置负责对教师和学生进行咨询和培训的信息服务部门或咨询部门的设置，并且呈现信息化、综合化整合的趋势。调查数据显示，90年代初占相当比例的参考咨询(9个)、情报部(10个)、文献检索教研室(5个)，逐步调整为综合师生信息素养培训与信息咨询服务的信息咨询部(11个)，而专门的情报部与文献检索教研室的数量减少。 (4)数字化或数字图书馆新兴部门开始引起关注。随着图书馆技术环境和读者信息需求与信息行为的变化，高校图书馆中逐渐增设新型的业务部门，如随着数字化、网络化技术的应用与发展，数字化部门或数字图书馆部门的设置受到部分高校图书馆的青睐。调查数据显示，相对于90年代初的部门设置，数字化部成为新兴的部门，已经有11家图书馆设置了该部门。 3 国内外高校图书馆组织机构变革规律分析 通过对国内外高校变迁历程的分析，可知高校图书馆组织机构变革呈现出三种规律。 3.1 图书馆组织机构沿着图书馆职能定位和使命而演变 无论是早期的按照文献处理流程设置的机构还是现在对业务机构的整合，亦或是各种新职能部门的呈现，都受到图书馆职能拓展的影响。早期的图书馆主要重视文献资源的保管功能，所以在部门的设置上重视采访、编目、加工、登录、典藏等部门的设置，这是第一代图书馆的机构模式。后来随着图书馆教育与文献服务职能的强化，开始重视面向读者服务的阅览部、流通部、参考咨询部等部门的设置，这种融合了文献处理与文献服务部门的图书馆组织机构称之为第二代图书馆的机构模式。后来随着图书馆情报职能的强化，图书馆的部门中开始出现情报部、信息咨询部门等部门，这可以称为第三代的图书馆的机构模式。近些年随着读者的需求、外部环境的变化，促使高校图书馆不断探索新的服务方式和服务内容，并不断调整自己的业务中心，拓展图书馆的职责。学科服务、读者教育与培训等部门的出现都是由图书馆的职能拓展引起的。总体而言，随着图书馆职能的不断拓展与创新，不断有新的部门呈现，使得图书馆的部门设置呈现复杂化。 3.2 图书馆组织机构沿着信息技术的发展而变化 首先，信息技术的发展与应用直接促进高校图书馆组织机构的变革。计算机、自动化技术的引入对高校图书馆的机构设置产生重要影响。20世纪80年代，随着计算机、自动化系统的引进，对传统的组织结构产生影响，专门负责计算机系统管理的自动化部门开始出现。还有随着数字化技术的发展，近几年来高校图书馆开始重视专门负责资源数字化处理的数字化部(数字图书馆部门)等部门的设置。 其次，信息技术通过对文献载体及图书馆服务方式的变化间接促进图书馆组织机构的变化。高校图书馆传统的机构设置就是按照文献资源的处理流程来设置的，因此图书馆的一些部门和岗位也是按照载体来设置的，如早期的期刊部、报刊资料室等，而后来随着电子资源以及多媒体资源的出现，图书馆又开始设置电子阅览室和多媒体部等。信息技术的发展促进了图书馆馆藏结构和服务方式发展转变，逐渐从以纸质文献为核心的馆藏向用户驱动采购的数字化、电子化的多元化、复合化馆藏发展，图书馆传统的文献借阅服务开始向信息服务、知识服务转变，这驱使高校图书馆传统的以“物质流”为核心，以“书、刊”为本位的部门设置和业务工作流程向以“信息流”为核心，以“信息服务”为本位的部门设置和业务工作流的转变。 4 未来高校图书馆组织机构变革建议 4.1 明确图书馆职能，把握图书馆组织机构变革的原动力 高校图书馆组织机构沿着图书馆职能定位和使命而演变，这是图书馆组织机构变迁的内在原动力。面向未来的图书馆组织机构设置首先需要我们转变思路，用新的角度和方法来指导高校图书馆组织机构重组，以促进图书馆的协调发展。根据系统论中的结构功能规律，内部机构的设置需要体现职能导向性，是指从图书馆与外部环境之间的关系出发研究助于图书馆职能实现的组织结构模式。这种模式的逻辑起点就是从图书馆内外部环境出发，分析环境对图书馆提出的职能要求，各职能之间呈现何种关系，各职能的优先次序，如何才能具备这些职能，在此逻辑基础上寻求实现职能的最佳组织机构形态。因此，从环境到图书馆职能再到图书馆职能实现的组织机构形态，就构成了高校图书馆组织机构设置与变革的理论基础。图书馆职能的确定是其价值与发展目标定位的体现，而结构是实现职能的手段或工具，部门(机构)则是结构的“原子”部门。具体如图2所示。
图2 职能对图书馆组织机构的影响 以职能匹配为导向形成组织机构，体现了机构的“生成”过程而非人为的“设置”过程，这种组织机构的生成既有利于识别和分析不同高校图书馆组织机构的差异，又利于预测高校图书馆组织机构的变革趋势。 4.2 监测技术变化趋势，把握图书馆组织机构变革的推动力 图书馆组织机构变革与技术发展有着天然联系，不同的技术需要不同的组织机构与其相适应，各类新技术的应用常常会促进新的组织机构的出现。近几年，随着Web2.0、云计算、RFID、智能移动终端以及数字电视等新技术在图书馆的应用与推广，对高校图书馆组织部门的设置、业务内容、岗位设置、工作重点及工作模式等产生新的要求。Valenza指出2012年高校图书馆技术领域的十大趋势：开放教育内容/用户创建内容、面向可发现性的内容管理、创作共享、大规模在线开放课程茁壮成长、弹性教学、便携性、协作与连接、制造者空间/学习共享空间、大数据、数字学习标识[19]。ACRL提出的2012年高校图书馆发展的十大趋势中，其中第二、三、五、六个趋势分别为：数据监管、数字化保存、信息技术、移动环境[20]。面对新的技术挑战，国外许多高校图书馆不断增设新的业务部门以适应新技术在图书馆的发展与应用。如为了图书馆持续开展科研数据监管业务的开展，2011年墨尔本大学图书馆设置专门的科研数据管理办公室。国外许多高校图书馆设置专门的新技术跟踪与研究部门(或工作组)，对影响图书馆技术积极开展研究与发展趋势进行预测，以便开发和引入适应本馆的相关技术。如迈阿密大学图书馆图书馆在信息系统与服务部门下设置的网页与新兴技术(Web & Emerging Technologies Department)、西肯特州大学图书馆的网页与新兴技术小组(Web & Emerging Technologies Department)等。因此，未来高校图书馆需要做好技术环境变化的监测者，根据技术环境的变化对图书馆原有岗位设置、业务流程、乃至部门设置进行动态调整与变革，以提高图书馆活动的效率和效果。 (收稿日期：2014-11-08)
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