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摘要：本文深入分析了当前集体企业档案管理中存在的主要问题及在新的管理变革下所面临的挑战，探索集体企业档案管理的模式和方法，进一步促进了集体企业档案管理的规范统一。
关键词：集体 档案 模式
前言
集体企业档案是集体企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的,具有保存价值的历史记录，记录了企业经营活动的历史过程,记载了其形成和积累的经验和知识,是集体企业不可或缺的宝贵财富。随着集体企业管理方式的转变，各项工作要求日益精细化、规范化、集约化，集体企业档案的重要性日益显现，成为规范集体企业管理的推手。集体企业档案在规范集体企业经营管理、提高经营效益等方面发挥了越来越显著的作用。
本文全面研究了当前集体企业档案管理的基本情况，深入分析了集体企业档案管理中存在的主要问题，结合现状探讨了适合目前发展形势的集体企业档案管理模式和方法。
一、集体企业档案管理现状
集体企业档案管理工作起步晚，起点不高，加上资料分散庞杂，涉及门类多（设计、施工、监理、酒店、物业、车辆）等多方面原因，导致档案管理工作水平参差不齐。
分析当前集体企业档案管理现状，主要有以下三类：
第一类，档案工作起点较高管理较好。部分单位实行了档案集中管理，明确了档案管理的归口部门；所属各集体企业内部有分管领导、专(兼)职档案管理人员；档案管理网络和管理制度基本健全；档案设施设备符合要求。
第二类，档案工作处于起步阶段。集体资产运营中心未设置专职档案人员，具体工作兼职档案员负责。档案库房暂不具备“八防”标准，以实物柜代替密集架来存放，存放空间明显不足。
第三类，档案工作亟待改进。集体资产运营中心无专人负责档案管理工作。所属各企业档案管理处于各自为政、分散管理的状态，有部分单位未设立专用档案库房，用资料室代替管，档案分散保管。
二、集体企业档案管理存在的问题及原因分析
集体企业经历了“收缩整合规范”等重大过程，开展了涉及企业资产处置、撤并等各类经营活动，形成了大量的档案资料。由于档案意识薄弱、维护企业权益意识不强等因素，档案管理存在着一些亟待解决的问题与不足。主要有以下几个方面：
一是集体企业档案管理职责有待健全。多数集体企业未确立档案管理职能以及相应的专兼职岗位编制，缺少经验较丰富的档案管理专业人员；办公室作为档案管理部门，未针对集体企业制定规范化、制度化的管理手段，缺乏统一监督指导的机制；专业管理职责履行不到位，专业部门在下达工作任务的同时未对档案工作提出明确要求。
二是集体企业档案管理制度有待完善。集体企业档案缺乏统一的制度和标准，档案质量参差不齐。档案管理缺乏相应的监督考核制度和措施，不能与绩效挂钩，管理要求和整改要求落实不到位，集体企业档案管理质量未能有效提高。
三是集体企业档案队伍素质有待提升。档案责任意识缺乏，档案队伍不稳定，人员变动大，难以进行档案管理的系统性培训；由于部分兼职从业人员技能素质未达上岗要求，普遍缺乏对档案的分类、立卷、编目、排列、鉴定、保管、利用等全面的知识和实践经验，难以保证档案的完整、准确和安全。
四是集体企业档案管理信息化水平有待提高。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案信息化程度低，大量工作依赖人工完成，不仅工作效率低，更难以保证档案部门接收文件的质量，档案管理无法和其它系统链接，电子文件无法挂接，无法实现档案资源共享。纸质档案反复利用，不利于档案的长期保管，也容易造成档案数据的丢失，档案管理和使用均存在极大的不便之处。
三、集体企业档案在新的管理变革下所面临的挑战
一是集体企业改革发展的挑战。随着电力体制改革和企业结构的不断调整，集体企业正在逐步迈向一个全新的发展阶段。公司未来的发展需要集体企业主动对接、全力支持、精益服务，要求我们不仅要将集体企业经营好，更要将集体企业管理好、整合好、发展好，要能够经得起历史的考验，要保证集体资产保值增值。
二是集体企业规范管理的挑战。集体企业的档案管理滞后于主业档案管理，面临着基础设施差及专业人才匮乏等现实问题。集体企业档案门类多、信息量大、应用范围广。随着集体企业的规范化进程不断推进，我们应建立统一的管理体系、统一的管理要求和统一的管理标准，规范集体企业单位档案管理工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案。
三是集体企业传承创新的挑战。档案管理将向着信息化、系统化、专业化的方向发展，对管理能力和管理质量提出了越来越高的要求。如何进一步加强和改进集体企业档案管理工作,充分发挥企业档案信息资源的作用,保证集体企业可持续发展,是摆在我们面前一个值得思考的问题。我们应以科技创新为理论基础，加快建设和完善集体企业的档案管理工作，更好地为集体企业单位经营管理服务。
四、集体企业档案管理模式和方法探讨
（一）统一管理模式，实现一体化管理
实行“大档案”管理模式。集体企业管理机构成立“集体企业档案中心”对各集体企业档案实行集中统一管理，建立单独的档案中心库房，其下属子公司按档案管理的要求自行收集、整理并立卷，在规定期限内将立卷后档案直接移交集体企业档案中心代管，并建立档案检查与留存备案制度，即集体企业档案中心对下属子公司每年组织一次档案检查，并办理目录留存备案手续。该模式综合考量档案的实际保管场所与利用状况选择的一种经济实用的管理模式，档案管理成本低，有效提高档案信息资源开发利用，促进信息资源共享。
（二）明确各级职责，健全管理网络
明确档案管理工作组织机构，明确档案工作的职能管理部门，确定档案管理人员编制，建立档案管理网络，形成自上而下、层级清晰、职责明确的管理网络。办公室作为档案管理的职能部门，肩负起对集体企业档案管理的监督指导职责，应制定出台统一的集体企业档案管理办法，建立检查考核制度，实行常态化、规范化管理，促进各项规章制度和管理要求落实到位。应实行档案专业化管理，应用会计档案管理模式，各专业部门履行专业管理职责，指导集体企业专业档案管理。
（三）完善规章制度，促进规范管理
集体企业与主业相比较在组织机构、决策管理、经营活动上有明显的区别，产生档案的类别及其内容构成均有自己的特殊性，主业档案管理模式不完全适合集体企业。应建立档案综合管理工作体系，完善档案管理制度，才能充分发挥业务标准的作用，缩短摸索建立的时间，加快实现规范化管理的进程。
（四）加强队伍建设，提升整体素养
集体企业及下属子公司应配有与企业规模相适应的档案机构和专兼职档案员，将其纳入集体企业档案管理网络体系，通过培训提高其业务素质和法治意识，并以此作为实行档案宏观管理的一个重要手段。集体企业档案管理部门需通过行政、法规、教育等手段加以导向，充分发挥业务指导、督促检查作用，提升档案队伍整体素养，提升档案综合管理水平。
（五）依托科技信息，实现资源共享
鉴于集体企业档案种类多、数量大、档案分散、收集难度大的特点，适宜建立集中统一综合性的信息一体化管理模式，既能减少文件形成单位多方位投入，又能满足方便利用，节省人力、物力、财力，减少档案部门的工作压力，有效地整合和利用集体企业信息资源，将集体企业档案管理工作真正按其规律纳入科学管理轨道。通过对集体企业档案数据进行相对集中和统一的管理，有利于查询相关信息，达到网络资源共享最大化，方便快捷地提供信息检索查询服务，提高对人、财、物的有效使用，节约档案管理成本。
结束语
集体企业单位的档案管理工作还刚起步，离现代档案管理要求还有很大差距，还有许多工作要做，在今后的工作中需要不断的完善和建立各种制度，建立规范化的管理和工作流程。在借鉴公司系统档案管理的成熟经验基础上，集体企业档案管理工作一定能够低起点迈大步实现跨越式发展。
论文作者:张颖
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第30期
论文发表时间:2018/3/8
标签：档案论文; 集体企业论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 管理模式论文; 集体论文; 工作论文; 《建筑学研究前沿》2017年第30期论文;