摘要：为提升公司系统文书档案归档水平，公司引入信息化手段，对基层单位文书档案“三率”实施全过程管控，通过分析系统数据，对文书归档工作实行周督促、月通报、季考核，并通过全员参与的在线交叉验收，提升归档质量。通过近一年实践，公司系统档案归档及时率达到了100%，较上年提升了34%；完整率和数字化率分别提升了14%和5%。通过引入信息化管控手段，不仅提高了工作效率，降低了运行成本，而且增强了基层单位间交流学习力度，全面强化了档案管理水平，进一步发挥了档案查阅利用价值。
关键词：新疆 电力 档案 管理 提升 思考
前言
当前，国网新疆电力因地理环境、档案队伍等客观现状，运用传统的方式管理存在一定的困难，迫切需要引入新手手段提升档案管理水平。一是广袤的地域特点增加了管控难度。二是客观的队伍现状影响了工作质量三是传统的管控方式制约了“三率”提升。针对各基层单位文书档案管理中存在的问题，迫切需要创新工作方式，通过引入信息化手段代替现场管控，降低远距离造成的影响，提高工作效率。通过信息化手段定期抽取数据并深入分析，及时掌握各基层单位“三率”完成情况，实施有效的过程管控，全面提升各基层单位“三率”水平，为提高公司系统整体文书档案查阅利用价值发挥积极作用。
1 引入信息化管控的主要思路
运用信息化手段对各基层单位文书档案“三率”推进情况进行全过程管控，通过档案管理系统，定期导出各基层单位文书档案归档数据。对各基层单位推进情况实施周督促、月通报、季考核，并结合总体目标计划和阶段性目标任务，实时分析偏差，督促指导各单位按要求推进，确保按照即定目标完成文书档案归档工作。为确保归档质量，推行全体基层单位参与的在线交叉验收工作，按照“自行申报、交叉验收、公司抽验、限期整改”的思路，采取分散、异地检查的方式，全面提升归档质量。
2 引入信息化与传统管控方式的对比
（1）管控的范围对比
通过信息化系统，在档案系统中抽取数据，可实时获取系统内所有基层单位文书档案的归档数据，对公司系统各基层单位文书档案“三率”进行过程管控。与以往仅能对个别单位现场检查指导的方式相比，管控范围更全、覆盖面更广。
（2）管控的深度对比
通过信息化系统，在掌握各基层单位归档完成情况的同时，还可对每个单位完成的具体情况进行检查。同时，检查的范围较以往仅对地（州、市）供电公司、专业支撑机构等二级单位和集体企业集体本部管控相比，管控延伸至县级供电公司等三级单位和集体企业各专业公司，管控的深度实现了纵向到底。
（3）管控的效率对比
通过信息化系统，定期在线抽取各基层单位完成数据，对各单位实施远程过程管控，无需下现场对各单位完成情况进行监督，有效克服了各单位之间距离遥远造成的困难，缩短了工作时间，提高了工作效率。同时，为保证工作质量，将各基层单位组成在线验收组，通过提取系统数据，对各单位完成情况进行在线验收。与以往现场验收方式相比，验收时间更短，验收量更多，各单位验收参与度更高，且对日常工作影响小，在保证验收工作的同时，能有效促进各单位相互学习、共同提高。
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（4）管控的力度对比
通过信息化系统，可将各基层单位定期抽出的过程数据，与各阶段预期目标值进行对比，形成偏差结果，对各基层单位实施周督促、月通报、季考核，并将结果在下发各基层单位档案人员的同时，告知各基层单位办公室管理人员，督促各单位办公室管理人员支持档案工作，推进各阶段工作有效完成。与以往无过程数据的管控方式相比，管控方式更具体、目标更明确，且能让各基层单位办公室管理人员了解掌握本单位文书档案工作推进情况，加大各基层单位管理层对文书档案工作的关注和重视程度，极大地提高了文书档案工作的管控力度。
3 引入信息化管控的具体措施
（1）科学制定目标
于2018年3月开始实施基层单位“三率”提升工作，要求各单位于5月25日前，完成2017年所有文书档案的收集、整理、立卷、归档工作。其中本部由档案馆直接负责，各县公司、集体企业由所在地州（市）供电公司统一负责，集体企业各专业公司由集体企业集团公司统一负责。公司以系统抽取数据的方式，对本部和各基层单位完成情况进行全过程管控。
（2）合理制定管控措施
结合信息系统特性，科学制定“三率”的有效管控措施，具体措施如下：档案及时率：通过信息化手段管控系统内文书档案归档进度，通过比对“待整理文件”和“已整理文件”，掌握本部及各单位归档进度，对进度较慢的单位给予督促。档案完整率：以信息化手段实现档案的各个重要字段的信息均填写完整。通过后台将各文件主要字段均设为必填字段，并通过信息后台筛查，实时掌握本部及各单位信息完整情况。档案数字化率：以信息化手段保证非涉密档案均实现数字化，可实现在线查阅。通过后台筛查，实时掌握本部及各单位有名称无档案的信息，及时查找原因并督促整改。
（3）实行周督促、月通报、季考核
周督促：每周三在系统中抽出数据，详细列出全体基层单位（涵盖县级供电公司等三级单位和集体企业各专业公司）的具体完成情况，内容包括每个单位在“待整理文件”“已整理文件”“已归档”文件中的件数，详细分析各单位文书档案归档推进情况，指出归档过程中存在的问题和注意事项，对于完成较好的单位提出表扬，工作滞后的单位进行督促。周督促内容以非正式文件的形式下发各基层单位办公室管理人员和档案工作人员，督促大家按照公司的时间节点要求及时推进工作。月通报：月初通报上月各基层单位文书档案工作完成情况和每周督促事项推进情况，对上月工作完成较好的单位提出表扬，对工作滞后、影响公司总体进度、归档质量较差的单位提出批评。月通报以公司办公室（党委办公室）正式文件通报。季考核：在季度企业负责人业绩考核中，将文书档案“三率”完成情况，作为档案工作考核的重要内容。对各基层单位工作完成情况、完成质量等进行量化，形成科学统一的管理标准。
（4）成立在线验收组保证工作质量
为保证各基层单位归档质量，由各基层单位共同参与，在公司系统成立四个在线验收组，对完成文书档案归档工作的单位采取“自行申报、交叉验收、公司抽验、限期整改”的方式，开展在线验收工作。每一组设组长单位，副组长单位，成员单位在组长单位的统一组织下开展验收工作。其中，第一组对第二组成员单位进行验收，第二组对第三组成员单位进行验收，依此类推。验收采取分散、异地检查的方式，各成员单位以抽取被验收单位系统数据的方式实施验收。验收按照“完成单位提交验收申请——档案馆安排验收——验收组组织验收——验收组提交验收评价表——完成单位整改”的流程开展。为确保验收组各成员单位主动配合组长单位做好验收工作，由组长单位对成员单位配合情况进行评价，形成有效的监督管控体系。
结束语
通过引入信息化手段对档案“三率”实施全过程管控，国网新疆电力有限公司档案 “三率”得到了大幅提升，其中，归档及时率达到了100%，较上年提升了34%；完整率达到了98%，较上年同期提升了14%；数字化率达到了98%，较上年同期提升了5%。档案工作效率大幅提升，归档时间较上年度提前了4个月完成，同时归档质量得到了大幅提升；成本大幅降低，每年可节约直接费用10万元以上。同时，为公司系统整体档案查阅利用提供了更加完整齐全和更具利用价值的资料，档案的“四实一形”（契合主业实需、突出服务实效、展示价值实绩、传播工作实质、提升工作形象）作用进一步得到彰显，服务中心工作的价值进一步得到体现。
论文作者:任义生1,贾浩2,王蕾3,季国兵1,李青田1
论文发表刊物:《基层建设》2018年第36期
论文发表时间:2019/2/27
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