文件双套制管理之“双套制鉴定”，本文主要内容关键词为：鉴定论文,文件论文,制管论文,双套制论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
现代信息技术的飞速发展，电子文件剧增，并越来越广泛地渗透到方方面面的实际工作中。但由于电子文件与纸质文件在载体、形式、功能效力等方面存在着明显的差异性与互补性，短期内电子文件不可能完全取代纸质文件。在这样的背景下，既要发挥高效检索功能与信息资源共享的长处，又要保障文件的凭证效用。
一、目前双套制管理的两种模式
按双套制管理的对象的形成方式来划分，主要有两种：
一是纸质文件数字化。目前，我国大多数单位都是在计算机环境下形成文件的电子文本后，转换为纸质文件才正式开始文件的运转。出于信息化管理的需要，完成了现行效用的纸质文件经过鉴定，并被确定具有双套保存价值后转化为电子形式，这种模式的双套制也正是当前我国文件双套制管理的主流。
二是电子文件纸质化。即在业务活动中通过计算机直接生成电子文件，并同时附有合法的文件生效标志，以电子文件的形式传递运行，发挥现行效用，在归档时或归档后进行鉴定，出于对文件证据性与安全保障性要求的考虑，将之进行硬拷贝(纸质化)，使同一文件同时进行两种方式的保存，这也是双套制模式的一种。如一些城市的党政网和金融系统(如招商银行)已经使用电子文件进行网上办公，最终将电子文件进行纸质备份。
二、双套制管理的范围划定——鉴定
从效益与节约的角度来看，将所有文件都实行双套制管理，显然会造成不必要的资源浪费。因此，以双套制形式保存的文件必须限制在一定范围内，而鉴定则是确定此一范围的有效办法。
2003年9月1日起实施的《电子公文归档管理暂行办法》第7条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互连。”而2003年公布的中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)中，总则部分第5条规定：“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。”可见，《办法》与《规范》对双套制管理的文件范围界定不一。
笔者认为，单从文件的保存期限来界定是否双套制管理，或违背效益与节约原则，或不利于部分宝贵的非永久文件(档案)的充分利用，有悖于科学原则。应当区分情况，可在“模式一”中对应归档的永久与长期保存的文件进行筛选，应当以便于本单位利用、可公开的、第二价值突出为标准进行文件的双套制管理鉴定，即对文件双套制管理做“可行性”的鉴定；而第二种模式的界定要引入“必要文件”的概念，世界银行集团档案馆《档案手册》指出：“必要文件是含有在紧急情况或灾难发生时、发生后对以下活动所必要的信息，而不管用的是什么载体：继续或重建整个世界银行集团或其任何一个关键单位的业务活动；重新建立世界银行集团的财政地位和法律地位；保护和保持该机构、该机构工作人员、该机构股东和其他股金持有者的权益”。“必要文件”与我国习惯上称为重要档案、珍贵档案的含义不完全一致。我们称之为重要档案、珍贵档案的，一般都要永久保存；而“必要文件”着重于现实价值，不一定都要永久保存。这是除异地容灾、双机热备份之外确保文件信息安全的有效方法，并且其纸质化之后具有更直接的证据性效用。
因此，在实际鉴定中必须根据上述两种不同形式分别采取不同的鉴定理论，两种模式的鉴定中，分别进行双套制管理的“可行性”文件鉴定和“必要文件”鉴定。
三、两种模式双套制管理中的文件鉴定
(一)纸质文件数字化中的鉴定
实际工作中，收文机关一般并不将收到的纸质文件进行数字化，而发文机关在计算机环境中制作文件时的电子文本也不称其为电子文件，故此阶段不存在双套制管理。只有在纸质文件经鉴定后，将有双套保存价值的文件数字化后才出现双套制管理。在这一双套制管理中，纸质文件是鉴定的主体。笔者认为，对纸质文件的鉴定仍应借鉴谢伦伯格“双重价值鉴定理论”，此鉴定理论在微观层面鉴定中具有很强的适用性与可操作性。当然，运用这一理论一定要结合我国档案鉴定工作实际，将其本土化：
第一阶段：归档鉴定。即立卷前鉴定，剔除没有保存价值的文件，这是文件档案化的第一道关口。在机关文件归档时确定归档范围，由机关文书拟办、承办人员进行文件第一价值的鉴定(初始鉴定)；鉴于文书处理人员的知识结构不利于对文件潜在的第二价值的挖掘，因而要将初始鉴定后的其余文件由机关档案人员进行二次鉴定——主要是第二价值的鉴定，综合两方面的鉴定结果确定文件的归档范围，以确保有价值文件的完整保存。
第二阶段：档案室鉴定。①案卷保存期满，尤其是行将移交档案馆之前，依照档案保管期限表进行鉴定，主要是对纸质文件的鉴定(电子文件定期检测其可读性)，电子文件的去留决定于相应纸质文件的存毁，并对于归档文件正式确定具体的保管期限；②由档案室人员进行再次鉴定，注重第二价值与本单位利用的协调，筛选出双套制管理的“可行性”文件，将之数字化，实行双套制管理，使文件在一定范围内实现共享。
第三阶段：档案馆鉴定。是指到期复审，对保管期满的长期档案重新审查是否确实丧失了保存价值，确定要销毁的双套保存的档案，要实行“异步销毁”：即鉴于电子文件相对纸质文件存储空间小，批量管理成本相对较低，因而对纸质文件实行先行销毁，一定时期后其对应的数字化形式的文件进行后续销毁，将销毁工作分两步进行，以更大程度上确保文件利用价值的充分发挥。在本模式中，可结合载体寿命，在纸质文件销毁后若干年(如3年)进行数字化文件的销毁，并在先后的销毁中均作相应的销毁记录。
(二)电子文件纸质化中的鉴定
2005年4月起实施的《电子签名法》的出台，为电子文件执行现行效用的应用日益增多，对电子文件的鉴定就随之增加。笔者认为，鉴定应分为以下四个阶段：
1.初次鉴定
在网络环境下，对文件实行“前端控制”成为了现实。在职能鉴定理论的指导下，从文件鉴定为“我”性的客观规律出发，在设计电子文件鉴定软件系统时，按照文件保管期限表中规定的根据文种、收发文、来源区分这些不同种类的文件的价值与保管期限，开发科学的自动鉴定的功能模块。如实际工作中一般的收文不具有永久保存价值，而发文一般为长期保存，永久和短期的较少。因此，在编制电子文件自动鉴定软件时，将收文全部默认为“暂存”，发文默认为“长期”。对于少数特殊或具有重大意义的外来文件则可在阅件时即做价值标识，而本机关具有永久保存价值的发文亦然。
2.二次鉴定
一是，双重鉴定——内容鉴定与技术鉴定：①实时归档鉴定，即由文件的拟办、承办人员通过人机对话的形式对初次鉴定的结果进行确认与修改，根据设置在鉴定系统的保管期限表重新审查，机关档案部门实行网上监控与指导。由于此次鉴定是在网络环境下的实时归档中进行，因而不存在可读性等技术上的鉴定，主要是对内容的鉴定。②实体归档鉴定，即脱机归档时的鉴定，主要是技术鉴定(内容方面利用实时鉴定的鉴定结果)，由档案人员会同相关人员，对电子文件进行鉴定。技术鉴定包括对文件的真实性鉴定，即认定文件是否当时由当事人形成；完整性鉴定，即对照元数据模型检查一份文件各个要素是否完备，及联系各要素的手段(如超级链接)的有效性；可读性鉴定，就是对软硬件配套、信息存储格式的检测；无病毒鉴定，即运用病毒检测软件检测归档文件与载体是否携带病毒，并予及时处理。
二是，经过双重鉴定的归档文件，由本单位档案人员征求或会同相关领导和业务人员的意见，筛选出本单位任何一个关键部门继续或重建其职能所必需的关键文件，即进行“必要文件”鉴定，将所选电子文件进行硬拷贝，形成纸质文件，并对纸质文件与电子文件建立一一对应的归档号，确保“双套”之间的精确对应，以支持高效的查找、检索，同时为电子文件的证据性提供纸质保障。而不具备保存价值的同样(同模式一)实行“异步销毁”，而由于此模式电子文件较之模式一的电子版文件具有直接的证据性，因而更适合于“先纸质，后电子”的“异步销毁”。余者据保管期限表进行非双套管理。这就基本完成对文件“双套制”管理的范围界定，在之后的管理中，仍然要对电子文件进行定期鉴定(主要是技术鉴定)及档案馆鉴定(移交鉴定与馆内鉴定)。这种模式中纸质文件也要进行定期鉴定，主要是物理储存状态的鉴定，其保管期限取决于相应电子文件的保管期限。
从我国目前情况看，以上两种模式中，第一种模式较为普遍，第二种模式，即无纸化办公途径形成的双套制管理极少，而更多单位是两种模式兼而有之，这种情况下归档时就应将两种情况综合考虑，协调统一，使确有“可行性”与“必要”价值的文件实行双套并存，统一整理、编目，统一实行双套制管理，以实现文件的高效存取与凭证价值的确保得以兼顾。
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