摘要：人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面人事档案面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。近些年来，随着自由择业和人才流动现象的盛行，在人事档案管理过程中形成了庞大的“弃档”族，这些人事档案管理中的“弃档”或“死档”问题，不仅加重了人事代理中的档案管理难度，也为档案人员的未来择业、就业造成了新的困扰，应该被广泛的重视和深思。
关键词：人事档案；弃档；原因；解决对策
1.弃档的含义
“弃档”是人事代理档案管理过程中发生的独特现象，主要是指在人才流动过程中，未能按规定履行相应的档案管理流程，导致档案不能随人员的流动而做出相应的改变，包含档案留在个人手中。还有一种说法是，由于人员和档案的分离，使得人员档案的内容得不到及时更新，从档案被丢弃开始就停留在原来的内容，不能发挥档案在人事代理服务方面的功效。
2.人事档案管理中的“弃档”行为的群体
放弃个人人事档案的主要包括三类人：一是改革开放初期下海经商者，从单位调出档案后就不再加以理会；二是跳槽人员或在非公有制单位打工人员，由于单位不接受档案，而自己一时用不着，于是放弃档案；三是由于没有找到工作或选择到非户口所在地工作的大学毕业生，把档案放在学校或者户籍所在地的人才交流中心。由此可以看出，传统的人事档案权威受到了严重挑战，人们再也不象以前那样重视人事档案了。
3.人事档案弃档现象存在的原因
3.1人事档案存在多头、分散管理的状态
当前我国人事档案管理制度还是在计划经济体制下建立起来的，在管理上采用的是用人单位保管的方式。但在当前市场经济环境下，大部分企事业单位都进入到市场中来，流动人员数量不断增加，导致人事档案管理出现分散和多头的现象。不仅人事档案主管部门较为混乱，部分无权保存和管理人事档案的单位也开始对人事档案进行保存和管理。同时，人事档案在保管上存在严重分散的现象，人事档案保存工作分别由用人单位、人才交流中心及个人。这两种情况充分的体现出当前我国人事档案多头和分散的管理状态，制约了我国人事工作的顺利开展。不仅对人事档案的真实性和权威性带来较大的影响，而不利于监管工作的开展。由于人们对人事档案管理意识越来越淡薄，这就导致人事档案管理工作越来越不重视，不仅材料归档不及时，而且材料完整性较差，人事档案的安全性受到较大影响。另外，人事档案多头分散的管理，严重阻碍了人才流动和人力资源的合理配置。这种分散的状态也不利于人事档案的收集和管理工作的顺利进行，导致人事档案被篡改及散失的问题，个人存在主动或是被动放弃档案的现象日益严重。
3.2收集和鉴定工作不到位，档案信息可用性低
首先，收集工作不到位。由于部分单位在档案管理工作中，档案意识较差，在档案材料收集工作中做不到及时性和完整性，这就给人事工作带来了较大的难度。再加之现场人事档案收集千篇一律，档案内容几十年保持不变，这就导致通过人事档案无法真实的反映一个人的能力、素质和信用情况，仅仅凭借档案不能有效的满足用人单位的需要。
其次，鉴定工作不到位。人事档案管理工作中，为了自身利益故意篡改档案、及档案不按真实情况进行填写的现象较为常见，不仅给人事档案的真实性和严肃性带来了较大的影响，而且不利于人事工作的顺利进行。部分人员在人事档案填写过程中找他人AI写作，从而导致失误的发生。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这些存在的问题都说明了人事档案缺乏统一的标准和健全的档案管理制度，由于收集和鉴定工作的不完善，从而导致人事档案的作用无法发挥出来，从而导致了弃档现象的发生。
3.3存在社会信用危机和意识淡薄的问题
在当前市场经济环境下，行业之间存在激烈的竞争，同时在多种经济成分的发展下，部分单位生存周期较短，这就导致人事档案被迫需要放置在人才市场上进行保存和管理。但在部分地方的人才流动服务机构在人事档案管理工作中存在着严重的信息危机，档案存在丢失、伪造及涂改的问题，导致人事档案可信度降低。再加之人们对人事档案管理缺乏意识，认为其可有可无，由于重视度缺乏，从而导致遗弃人事档案现象发生。
4.改变“弃档”现象发生的几点思考
人事档案管理已经面临着新形势、新情况、新任务的考验，需要从多个方面进行创新与改革，从而能够建立一个更为科学、规范的人事档案保存、管理、调动体系，减少“弃档”现象的发生几率。
4.1丰富人事档案的内容，强化档案功能
在市场经济条件下，必须赋予传统档案以新内涵，这才是杜绝“弃档”发生的有效解决手段。传统人事档案往往处于一种静态和笼统状态，针对于认识档案记录材料不全的问题，一方面积极寻找造成这样问题的原因所在，比如一部分人员对人事档案的认识存在偏差，认为诸如履历表、年度考核表等都是形式主义，不填也罢，找到问题的症结之后，可以对症下药，加强人员对档案的重视程度，促使他们从思想上去完善档案信息，大大提高了现代人事档案的利用价值；另一方面，要改变档案的政治控制或身份依附功能，突出信息记录、信用凭证功能，这也是档案管理功能出现的新趋势，只有强化档案功能，才能真正使得人才资源的流动更为顺畅，对降低人事档案的“弃档”有着极大好处。
4.2提高档案管理的权威性
档案管理权威性要依靠信息的真实可靠来维护，这是人事档案服务机构应该担当的光荣使命。由于我国档案造假事件屡见不鲜，这也是使得人事档案失去公信力的关键所在，所以，在收集档案信息时要从源头上防范信息造假。另外，在以往的档案管理过程中，用人单位只通过人事档案不能掌握人才在业绩以及诚信度等其他方面的信息，鉴于此，也可以尽快将其改为诚信档案或人才业绩档案，可以包含学历、职业、信誉等多个方面的诚信证明，这样做可以帮助档案所属人员根据自己的需要，准确地添加个人信息资料，保证档案管理由封闭走向开放，在合理配置人力资源方面发挥作用。最后，通过取消档案保存管理的费用，也能减缓“弃档”为个人、社会带来的危害性，如果能以免费的公共管理服务体制为档案管理服务，让各级人员都可以享受到这样的公共服务，势必能为改进我国档案代理困局带来积极启示。
4.3依托信息化技术，实现人事档案管理的现代化
信息化是提高档案管理的社会化的重要手段，两者之间紧密联系、互相促进的。正是因为“弃档”反映了目前我国人事档案管理已经落后社会进步，所以，对于人事档案管理工作，可以通过一种资源形态使之进入信息领域，比如开发利用档案信息资源，不仅是一种新的现代档案管理领域的革命，也体现人事档案的使用价值。在人事档案管理现代化的要求之下，通过网络将分散的人事档案资源连接起来，可以实现人事档案资源社会共享。除此以外，还应该积极创造条件，实现我国人事档案管理的全国各地联网，可以有效地解决人事档案管理神秘、分散、低效等问题，使得异地调动变得更加快捷有效，体现人事代理应有的服务特性。
5.结语
总而言之，在新的社会形势下，各地区档案管理单位、人才市场档案管理中心，都需要提高人们的档案意识，重视档案管理。人事档案管理必须不断适应人才的流向的变化，实现人才资源的合理配置，实现从封闭走向开放，实现网络和电子化管理，不断拓展档案功能，提高档案自身利用价值，从只有少数人利用走向全体社会成员共同利用，实现为利用人提供单一的服务走向为利用人提供多样化的服务的转变。
参考文献：
[1]《全国至少60万份档案被弃 传统人事档案政策滞后急需改革》，2006年1月5《南方日报》
[2]刘晓岩，《对人事档案制度的思考》，《兰台世界》 2005.6
[3]饶圆，《透视“弃档”——对档案作用的再思考》，《云南档案》，2004.3
论文作者:何少萍
论文发表刊物:《基层建设》2016年12期
论文发表时间:2016/10/18
标签：人事档案论文; 档案论文; 档案管理论文; 人事论文; 现象论文; 人员论文; 工作论文; 《基层建设》2016年12期论文;