摘要：建筑工程施工资料是建筑工程施工建设的重要组成部分，整理保存好建筑施工资料，可以为工程项目后续的运行、维护、改建等工作提供重要资料。在具体的施工过程，落实建筑施工资料管理工作效果，提升建筑工程施工资料管理工作的质量，对建筑工程具有重要意义。本文从工程资料的分类进行了说明，又从“工程资料填写与编制、工程资料的审核与审批、工程资料的收集、整理、组卷以及工程资料的移交、归档”等方面就工程资料管理中容易存在的若干问题进行了分析和阐述。
关键词：资料 分类 管理
一、工程资料的分类
工程资料的形成具有周期长、来源广泛、资料的载体形式多、表现的形式多样、既有中文又有外文资料、涉及专业学科门类繁多的特点，因此其分类有一定的难度，工程资料管理按照其责任及工程建设阶段，将工程资料划分为工程准备阶段文件、监理资料、施工资料、竣工图、工程竣工文件等五类。在每一大类中，又依据资料的属性和特点，将其划分为若干小类。
1、工程准备阶段文件：可分为决策立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、招投标及合同文件、开工文件、商务文件6类。
2、监理资料：可分为监理管理资料、进度控制资料、质量控制资料、造价控制资料、合同管理资料和竣工验收资料6类。
3、施工资料：可分为施工管理资料、施工技术资料、施工进度及造价资料、施工物资资料、施工记录资料、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录资料、竣工验收资料8类。
4、竣工图：可分为建筑竣工图卷、结构竣工图卷、给排水及采暖竣工图卷、建筑电气竣工图卷、智能建筑竣工图卷、通风空调竣工图卷、电梯竣工图卷、工艺平面布置竣工图卷、室外工程竣工图卷9类。
5、工程竣工文件：可分为竣工验收文件、竣工决算文件、竣工交档文件、竣工总结文件4类。
二、工程资料管理包含：工程资料的填写与编制；工程资料的审核与审批；工程资料的收集、整理、组卷以及工程资料的移交与归档四方面，工程资料管理过程中容易存在的若干问题有
1、工程资料在填写与编制中存在的问题
工程资料在填写中要求：文字、图表、印章应清晰；工程资料不得随意修改，当需修改时，应实行划改并由划改人签章；工程资料填写应内容完整、结论明确、签认手续齐全。在日常资料抽查中，我们发现最容易出现的问题是：
（1）工程资料填写空缺，不完整。忽视了工程部位、验收结论填写；忽视了施工浇筑、交接、验收等重要环节的日期填写。填写不完整，无形中增加了资料管理人员的工作量，同时这将影响资料的真实性和准确性。
（2）工程资料结论填写不明确、不规范。例如：某些检验报告中的“试验结果”或验收记录中的“验收意见”，资料在填写中不应填写成“基本合格”、“已验收”、“未发现异常”等不确切词语，应当按照相关设计或标准的要求给出明确结论。
（3）工程资料在签认时，部分资料签认责任人或签认的结论为电脑打印或是资料签认负责人字迹不一致，有代签现象。签认责任人意识淡薄，确认不严谨，这些问题都将对工程资料的真实性、有效性造成很大的影响。
（4）工程资料编制内容无可行性和针对性。工程编制应按照相关规定编制，应按照实际施工情况来合理编制。
二、工程资料在审核、审批中存在的问题
（1）审核人员将工程资料审核后，审核意见未按照规范性语言填写，现举例说明：如工程物资进场报验申请，审核意见：第一次报审意见：质量证明资料符合要求，同意见证取样，根据文件规定的比例采用见证取样复试。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆第二次报审：复试结论合格同意使用。又如：各报验申请表审查意见为：“经复核符合设计及规范要求”，而不应填“同意”；检验批的报验，审查后发现问题应将存在问题填写在审查意见栏及时返回施工单位，整改后第二次报审、报验意见为：“主控项目及一般项目符合要求，同意验收。”
（2）工程资料在审核过程中，将存在问题填写在审核意见栏并返回施工单位，施工单位未及时整改后第二次报审。
（3）审核人、审批人职权不明确。如：“工程进度计划”报验时，总监理工程师应审批承包单位报资的施工总进度计划，承包单位编制的年、季、月度施工进度计划，专业监理工程师对进度计划实施情况检查、分析；又如达到一定规模的危险性较大的分部分项工程编制的专项施工方案，应经施工单位技术负责人、总监理工程师签字后实施，而部分工程的审核人、审批人均为一个人，监理工程师代理了总监理工程师的职权，且签字混签现象也存在，这将不符合审核审批程序，为工程的质量、安全实施造成隐患。
（4）审核、审批不及时、不严谨。
工程资料报审应该有时效性，若因资料审核拖延时间，对工程施工程序以及工程进度将造成影响，工程资料需要报审时应在前期做好资料准备，给审核、审批人员充足时间审核审批，审核、审批人员也应在有效时间内提出审核审批意见，若存在问题，也应规定整改单位限时整改；监管部门在日常检查工作当中，发现部分资料存在“挂羊头卖狗肉”现象，如工程名称、楼层、结构均不是该工程实际情况，部分工程未涉及到电梯分部工程的，在资料中还体现电梯的说明，而审核意见却通过了，又例如某工程的专项施工方案，在实际施工中，并无实际可操作性和指导性，甚至不符合规范要求，审批人却未提出审核意见要求施工单位整改，这些现象说明审核审批人员在工作中不严谨不负责，或是业务水平应提升。审核审批工作是施工过程中最重要环节，在这个环节出现问题，将造成不可想象的严重后果。
三、工程资料在收集、整理、组卷中存在的问题
工程资料的收集、整理、组卷由建设单位、监理单位、施工单位负责，其规定为：工程准备阶段文件和工程竣工文件由建设单位负责收集、整理和组卷；监理资料应由监理单位负责收集、整理、组卷；施工资料应由施工单位负责收集、整理、组卷；竣工图应由建设单位负责组织，也可委托其他单位。在收集、整理、组卷中常出现的问题有：
（1）各责任单位无具体资料管理人员，无资料管理人员的岗位制度。工程资料的组成是复杂的，若工程资料无具体管理人员，将对资料的收集、整理、组卷造成很大的困难，尤其是要求建设单位和监理单位提供的资料若保管不当，将造成工程的相关审批手续、验收签证手续资料丢失，将影响工程的最后竣工验收和交付使用；另外由于建筑市场竞争，部分工程是低价中标，项目部为减少成本，资料员为兼职资料员，一个资料员同时做几个工程的资料，且长期不在工地现场，资料与实体分离，这就对资料管理带来严重影响。因此各责任单位应对资料管理人员制订资料管理岗位制度，规定资料管理人员的工作内容和具体要求，让资料管理人员意识到资料的重要性。
（2）施工单位的资料员业务不熟或未取得岗位合格证，无证从业将影响收集、整理、组卷工作。资料员不了解施工现场建设过程，不熟悉工程资料所涉及到的施工图纸，不熟悉资料所涉及到的各种建筑材料，不了解工程施工、监理和验收过程，不了解工程的记录表格、标准格式及标准用语，不熟悉工程资料的应用编写软件，未掌握计算机辅助绘图应用软件、不能够绘制工程资料编制所需要的各类建筑类简图等或资料员无证从业，不具备资料员资格等因素，造成工程资料凌乱、不完整不规范，资料收集、整理、组卷工作将会不规范。
（3）资料未随工程进度同步，造成工程资料的报验、报审签证不同步，同时也影响到工程资料的收集、整理、组卷，对资料的真实性、有效性造成严重后果。工程资料同步的含义就是“共同推进”或“及时跟进”，即工程建设进度到哪个环节，工程资料的形成与管理就应跟进到哪个环节，工程资料同步是工程资料真实性的基本保证，它也是资料收集、整理、组卷规范的前提保证。
（4）工程资料组卷不规范，工程资料组卷应遵循自然形成规律，保持卷内文件、资料内在联系。可按建设项目或单位工程进行组卷，可按专业分类组卷。施工资料应按单位工程组卷，由专业承包单位独立施工的应单独组卷；一个建设项目，有多个单体工程共用施工组织设计，图纸会场审记录、设计变更、产品质量证明文件时，可按建设项目组卷。
四、工程资料在移交、归档中存在主要问题
（1）工程资料移交不明确由谁负责移交，不明确资料移交程序。工程资料移交时程序为：施工单位向建设单位移交施工资料，实行施工总承包的，各专业承包单位应向施工总承包单位移交施工资料；监理单位应向建设单位移交监理资料；工程资料移交时应及时办理相关移交手续，填写工程资料移交书、移交目录；建设单位应按国家有关法规和标准的规定向城建档案管理部门移交工程档案，并办理相关手续。
（2）工程资料移交时非原件。在有条件时，工程资料中有原件时，应优先考虑将原件移交城建档案管理部门；但当工程资料中原件同时有正本和副本时，宜将副本原件移交城建档案管理部门，而将正本原件留在建设单位归档保存。工程资料包含的所有资料均应为原件，当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字及日期。提供单位应对资料的真实性负责。
结束语
通过工程资料存在的诸多问题可以看出工程资料的形成是复杂的，在其管理工作当中也会存在以上阐述的若干问题，做好工程资料管理是企业管理文化水平的展现，是工程质量、安全的保证条件，是合法性、真实性的重要依据。责任单位都应将工程资料管理工作放在首要工作任务上，掌握新规范新知识，提高业务工作能力，使工程资料不仅“实用”而且“美观”，让工程资料得到更加科学化、规范化、完整化、系统化、标准化的管理。
参考文献：
[1]张彦芳. 通信工程档案资料有效整理措施研究计算机光盘软件与应用 2016.3
[2]张欣. 浅谈建筑工程档案资料有效管理措施办公室业务 2017.25
[3]杨进芳. 建筑工程资料管理研究城市地理 2016.3
论文作者:秦小平
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第26期
论文发表时间:2018/12/17
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