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摘要：标准助推创新发展，标准引领时代进步。国际标准是全球治理体系和经贸合作发展的重要技术基础。我们要以标准助力创新发展、协调发展、绿色发展、开放发展、共享发展。企业档案管理也应按照标准化要求进行贯标工作，准确把握ISO9000标准与档案管理的内在差异，并提出对策进行有效的整合和体系化，有效提高档案管理质量，从而加快档案信息化步伐。
关键词：质量管理体系；企业档案管理；应用
1 ISO质量管理体系的理论基础
ISO9000质量管理体系的理论基础包括:以顾客为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法及与供方互利的关系共八项基本原则，其要求通过建立、实施文件化的质量管理体系标准，依法为顾客提供稳定、优质的服务，并保持持续改进。其理论核心是使顾客满意，基本原则是持续改进，即一个组织对顾客提出的质量要求，能通过持续改进，来不断获取顾客满意。
2企业档案管理引入质量管理体系的必要性
企业自引入ISO9000质量管理体系以来，在科研、生产及管理等方面不断规范化，并实现持续改进，推动了企业各项事业的全面进步。但在企业引入质量管理体系的过程中，档案部门相对于那些能够直接体现组织经济效益，产生利润、营业额、销售额、市场占有率等主要业务工作而言，对质量管理体系的引入和关注还比较少，规范化程度也有待提高。引入质量管理体系不仅是企业全面推行质量管理体系的必然要求，也是档案工作发展的必然选择。ISO9000要素对文件和资料控制提出了具体要求，它对文件和资料的批准、发布以及更改都做了明确的规定，即：“文件和资料发布前，由授权人批准发布，确保文件是充分的，适宜的。文件在修改时，要进行评审，要进行标识，并得到再次批准、发布。确保所使用的文件是有效版本。从所有使用场所及时撤出失效文件，防止误用。需要保留时，加注标识防止误用。”其目的就是为了对质量体系有效运行起重要作用的各个场所，都得到相应文件的有效版本，同时对应保留的作废文件和更改的文件都应进行标识。通过此程序的控制也可知道文件的来龙去脉，一改以往现场使用文件和存档文件不相符的情况，为提高档案质量奠定了基础。
3 ISO9000标准与企业档案管理之间的关系
ISO9000应用在档案管理工作中，档案室是一个服务单位，目的是为负责项目的科研人员提供科研技术资料，科研人员的满意度也是对档案管理方面的服务质量是否合乎质量体系标准的一个检测。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆为了提高科研人员的满意度，必须在档案管理中做好各项基础工作，包括对各研究所及机关处室的档案工作进行业务指导，资料的收集、保管等都要有序且要求更加严格。档案管理工作与质量管理体系认证均是围绕生产经营管理活动展开，而且都是以收集、整理、记录为工作内容的。直接反应生产安全、科学生产的原始资料，大到企业的每项决策，小到每道工序的运行、每件产品的完成，都可以作为资料存档，亦可作为记录进行检查。这样便可追踪溯源，有效控制文件、资料。不同之处在于档案资料大多作为企业的内部资料管理，不对外公开，有些更是“机密”文件；ISO9000标准体系则是面向公众、面向所有可能成为自己客户的人公示，顺畅有序的信息流动和传递是其有效运行的保障。
4质量管理体系下企业档案管理的应用
4.1服务意识及质量观念的促成
凭借质量管理体系标准及其理论、执行原则、方法等的不断深化与实践应用，能够使现代化档案管理更能满足内业工作需求，同时能够按照指导原则全面完成质量服务，把服务工作重心对象前移，即强调面向大众，客户最终评价服务标准是否能够达到满意需求。而现代化档案管理工作配合质量管理体系标准内容，可进一步提高自身工作范畴内的资源优势，建设客户关系网，并利于工作者或员工的服务观念与意识的提高。档案反馈的收集、分析与汇编是提升档案信息资源管理、进程执行力度、开发质量的重要举措。凭借反馈信息的整理筹划、分析与加工汇编，能够及时掌握到市场发展建设需求，并使得档案工作的建设思路更加畅通，从而才能高效地开发档案信息资源，使得资源充分利用而非闲置，服务于市场经济与社会各组织主体。
4.2推行ISO质量管理体系，促使档案管理工作程序更规范
档案管理工作人员应树立标准化理念，通过标准化管理，使各类档案逐步驶人运行的轨道。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转移等各个环节与自动化办公衔接起来。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案管理工作者努力的方向。人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的以“卷”为单位时案卷目录这一检查工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，这样既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作的工作量，提高了工作效率。
4.3通过参与质量管理体系认证，不断提高档案管理人员的素质
质量管理体系认证工作的开展对档案管理人员的素质提出了更高要求。不但要熟悉档案工作规律，还需要深厚的档案学基础理论，更需成为信息处理复合型人才。另外，质量管理体系还要求档案管理人员要全面了解生产的各环节运行工作，这就需要摆脱传统工作模式，结合公司实际，建立适应公司发展需要的档案管理新模式。总之，在质量管理体系认证过程中，正确实施质量管理体系标准及档案工作规范是十分重要的。需要正确处理好质量管理体系认证工作和档案管理工作两者间关系，并以此为契机，与公司发展相结合，积极完善档案管理体制，建立良好的档案管理、应用流程，将公司档案管理工作提升到一个新高度，与时俱进，努力提高知识水平，为推进公司持续、稳定、健康发展贡献出自己应有的力量。
4.4应用ISO质量管理体系标准，保证信息资源完整可靠
信息资源是公司或者相关其他产业单位的重要宝贵资源。而档案信息资源更具绝密性，要求真实、完整、可靠、并且能够保证公司或者机构的正常运转，这样才能使自身组织单位保持良好竞争优势，利于企业资产的保全，使管理机制的实践性更加突出。同时，在档案管理业务工作方面，通过质量管理体系标准作为方法、理论的技术支持，能够利于信息安全评估，降低决策不当造成的风险损益，实现全程控制化动态管理，保全信息资源的可控性与真实完整性。
5结语
ISO质量管理体系标准的不断深化改革、实践应用对档案管理工作而言，所具备的现实作用和指导意义非常重大。质量体系认证的过程，也是形成档案，积累档案，加强档案工作的过程。反过来，档案工作又促进了企业的质量管理工作，它们相辅相成、相互促进。只有将质量标准与档案管理紧密结合，才能发挥档案管理的作用。
参考文献
[1]档案部门贯彻ISO质量体系标准之探讨[J].周消频.办公室业务.2016(14).
[2]将档案管理纳入企业质量管理体系的探索[J].冯艳.黑龙江档案.2017(03).
论文作者:岳秀萍
论文发表刊物:《防护工程》2018年第2期
论文发表时间:2018/5/23
标签：档案论文; 档案管理论文; 质量管理体系论文; 文件论文; 工作论文; 标准论文; 企业论文; 《防护工程》2018年第2期论文;