摘要：电子档案管理工作是一项机密性、专业性较强的工作，在各级管理部门有着举足轻重的地位，档案工作不仅承载着机关、企事业单位的机密部分，更会对国家安全、企事业发展有着深远的影响，因此各级部门对档案管理的高度重视，也就是为国家安全、企事业发展做了良好的后方保障。本文介绍了电子文件的定义及特点，分析了影响数字化档案管理下电子文件保密性与安全性的因素，探讨了加强数字化档案管理下电子文件保密性与安全性的措施。
关键词：档案；电子文件；保密性；安全性
引言：计算机技术发展势不可挡的渗透到每一个行业领域的大经济技术背景下，档案管理要想健全、高效、安全的发展，毋庸置疑的要利用计算机信息技术。计算机信息技术在档案领域的应用，将会使档案管理工作较传统的档案工作方式在收集、保管、利用等方面都有一个大的突破。然而在数字化下的电子文件档案管理仍存在一些安全性因素，一旦出现意外就会造成大量档案信息资源的损坏，从而造成不可估量的损失。因此，数字化档案管理下电子文件的档案保密性与安全性管理至关重要。
一、电子文件的定义及特点
电子文件与纸质文件有异有同，电子文件具有同后者一样承载各类信息的能力，但是其承载量早已超越后者。数字化档案是运用现代科技技术进行档案信息管理的技术，所谓的现代科技技术包括计算机技术、扫描技术、网络存储技术等。人们经常利用这些技术将纸质文件转换为电子文件以便存储，而且更重要的是，现代科技技术可以将带电子文件以更方便的方式建立信息库，为社会更方便的使用资源提供了方便。
电子文件是指在数字设备及环境下生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它与纸质文件相比，有如下特点：
①电子文件可直接在计算机上迅速地处理和传递。而且具有易复制、修改、删除等特点，使档案“原件”的概念变得难以确认。因此对其真实性，可靠性有更高的要求。
②电子文件不具备直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。而且有些电子档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，非人工识读性与纸质文件有着本质的区别。
③电子文件对保存环境的要求更高，如温湿度，防尘，防磁，防震等。
④电子文件的浏览不受时间地点的限制，可实现资源网络共享，利用更加方便快捷。
二、影响数字化档案管理下电子文件保密性与安全性的因素
1.电子档案对载体具有依赖性
电子档案的存储和传输必须依靠数据存储介质和通讯介质。存储介质主要有硬盘、软盘、光盘、闪存等几种，这些介质与传统介质相比，稳定性较差，容易受到周围环境如气温、磁场灰尘等影响。载体结构稍微有变化或受损，存储在其中的信息便会丢失或无法读出，网络通讯介质一旦中断也无法传输和共享。
2.电子档案容易被修改
电子档案与其他任何电子文件一样，具有易更改性，而且改动后不留任何痕迹。从纸质档案转化为电子档案的过程中可能出现档案信息失真，电子档案使用操作过程中也容易导致信息失实，遇到篡改或者伪造之徒更会导致档案的失实，造成不可挽救的后果。电子档案经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失，电子档案的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使无法准确辨别电子档案原件。
3.电子档案容易受到网上的攻击和破坏
当前计算机病毒泛滥，开放式网络中的所有计算机都容易感染计算机病毒。有些人故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序，攻击、破坏计算机系统及通信网络，致使计算机系统及通信网络遭受损害，甚至摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆同时，有的经网站同意进入的合法用户，出于个人目的，篡改或伪造档案信息，形成虚假信息，造成不良后果和影响。
4.管理档案的人员水平不高，不够专业
很多企事业单位的档案管理人员为二线退休职工或新入职员工，这些档案保管员大多没有接受过相关专业知识的培训，对档案的管理工作摸不到规律，这就使得在管理档案的流程中，如：收集、整理、归档、装订时造成收集不全面，整理不够分明，归档不够准确，装订不够细致从而使档案的保密性降低，而有的档案管理人员不够负责，甚至身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档材料还不够真实和准确，就更不用谈其保密程度了。
三、加强数字化档案管理下电子文件保密性与安全性的措施
1.规范电子档案的使用
电子文件要做到及时归档，及时备份。网络和计算机等硬件设备出现故障将造成非常大的危害，这就要求及时将信息备份。电子文件形成电子档案后，应做到至少备制三份，一份用来保存、一份查阅，一份异地保存，以防止突发情况造成的不可挽回的损失。依据电子档案的机密级别，授予访问者不同的权限，从而进行有效管理。对于内容不是完全公开的电子档案，不宜用副本方式提供使用；对于副本的提供，必须在有效的监控下进行。
2.保护存储和网络传输介质安全
电子档案的特性不同于纸质档案，要建立可靠并且永久于可准确提供利用的状态。要建立一个合适存储介质保护的环境、规范保管条件，比如湿度的控制，存放载体的空间应达到有关标准的要求，满足避光、防潮、防潮、防震、防尘、防变形等的要求。鉴于校园局域网络容易受到计算机病毒感染，安装网络防火墙。防火墙技术一种访问隔离控制技术，是在某个平台网络与外界网络之间设置障碍，防止非法用户对本平台信息资源的非法访问。在校园网与互联网之间配备防火墙，防止互联网上的非法用户、网络攻击、病毒等对校园网络的侵害。并建议有条件的学校可购买企业云服务平台，防止现有的网络防火墙等技术仍无法抵挡“黑客”高手的入侵，可做到电子档案数据本地、云端等多方备份，来应对突发的紧急状况，确保学校档案信息得到最好保护。
3.加强网络安全监管
在收集电子档案过程中，必须要进行杀素处理，并实时更新杀素软件病毒库，保证电子档案不被病毒侵染。在运用计算机系统对档案进行著录、检索等工作时，为了保证安全性能，需要根据情况设置不同的访问权限，对档案的检索、制作等工作进行限制，防止其他人员修改档案信息而造成安全隐患。对于需要保存而不必要修改的档案，可以刻录在一次性写入的只读光盘上进行保存。对于在网上传输的电子档案信息，可以综合使用“数字签名”、“加密技术”、“身份验证”、“防火墙”等技术加以保护。
4.提高档案管理人员素质
要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。
四、结语
数字化档案管理下电子文件的安全性与保密性是息息相关的，其安全性是电子文件保密性的基础。针对电子档案对载体具有依赖性、电子档案容易被修改、电子档案容易受到网上的攻击和破坏、理档案的人员水平不高不够专业等因素的影响，需要规范电子档案的使用、保护存储和网络传输介质安全、加强网络安全监管、提高档案管理人员素质等来做好电子文件的保密与安全工作，使得数字档案管理日趋完善，实现档案事业的跨越式发展，提供有力保障。
参考文献：
[1]闫伟荣.刍议档案管理信息化中的信息安全[J].决策与信息（中旬刊），2014，（8）.
[2]张健著，电子文件信息安全管理研究，上海世界图书出版公司 中国出版集团，2012.05.
论文作者:黄益容
论文发表刊物:《基层建设》2016年16期
论文发表时间:2016/10/27
标签：档案论文; 电子论文; 文件论文; 档案管理论文; 保密性论文; 安全性论文; 信息论文; 《基层建设》2016年16期论文;