广州市土地房产管理职业学校
摘要：职业学校档案管理是评估工作的重要组成部分和学校管理的重要组成部分。随着中职院校改革的不断深入，职业学校也面临着历史性的变革，我们学校档案管理也面临着巨大的挑战，现在中职学校档案管理还有很多悬而未决的问题。因此，应大力提高相关的管理制度，学校档案，加快学校的网络文件管理，并加快我们的档案发展的步伐，有效地适应中职发展的新时代。
关键词：缺陷；管理；发展
1、当前中职学校档案管理工作存在的缺陷
1.1、对档案管理的重要性缺乏认识。
目前，许多职业学校的档案管理缺乏认识的重要性，片面的认为学校不同于政府职能部门，档案管理没有必要具备高标准要求，意识不到档案在教育事业上的促进作用，导致档案投资基金管理的严重不足。缺乏规范的管理。
1.2、档案管理人员缺乏专业水准。
目前，许多职业学校严重缺乏专业的档案综合管理，甚至一些职业学校没有专职的档案管理员，只配备兼职档案管理人员或是档案员身兼数职的现象。目前很多档案管理人员都是“半路出家”，没有档案管理类专业背景或没有接受过相关的培训就直接被安排上岗工作。这样的档案管理人员根本不具备档案管理服务的基本知识，业务水平相对较低，不能科学合理地对学校各类档案进行分类、归档、整理、保管，更别谈讲求专业性档案开发和利用了，档案管理难以实现专业的规范化管理。
1.3、管理模式落后。
受传统管理思想的影响力，目前，很多职业学校的档案管理模式已经过时，它已远远不能满足新时代职业学校档案管理的需求。很多职业学校现在的档案管理工作很大的一部分仍然是手工作业，备案文件归档后，档案管理人员需要一件件手工处理，不仅劳动力大，管理的质量和工作效率也很低，很多有价值的档案记录并没有有效地开发和利用起来。与此同时，专业的档案管理系统覆盖面不大，有些学校还没有安装相关的专业管理系统，使信息检索速度慢，查阅准确率低。
1.4、档案资料收集不完善
目前，最大的困难职业学校档案管理的原因档案馆收集不完善，导致这种情况有很多，比如管理层变动频繁，在一定程度上造成了对档案管理不匹配，参加会议工作人员不会主动归档文件档案。再加上一些档案管理人员对档案管理的重视程度不够，在收集，整理，归档和档案资料的分析时，很容易就把一些重要的和有价值的档案作为无用信息被破坏，导致职业学校档案资料收集不完整。
1.5、档案室硬件设施不达标。
虽然运行职业学校的条件已经显著改善，但大多数职业学校档案室相对缺乏建设投入，如档案室没有通风，防潮，防霉，防盗，防火等设备，档案材料放置不规范，随处散放，没有专门的档案密集柜等。
2、档案工作如何实行综合管理
目前，国家以及各地方的档案馆都有相关的，针对不同类别档案的规范文件出台，但针对学校档案工作的综合管理的规范性办法及标准还有不断完善和改革中。中职学校的档案综合管理，不仅仅是一个理论问题。它是一种实际，需要用来解决问题的，根据目前的实际工作和情况，提出几点认识。
2.1、运用系统论指导综合管理
综合，将被分析过的物体或现象的所有部分，联合成一个统一的整体的每个属性，它可以说是不同种类和性质的事物在组成一起。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆综合系统理论应用于档案管理方法是一个很重要的方法，你需要管理各部门不同分类的档案，并将此作为一个有机的整体研究。档案的本质是综合管理，是使用综合整体的方法来系统理论科学的方法，揭示了各类档案活动的联系和共同的规律，形成了建立全面的收集范围，整体分类系统和系统开发利用的科学方法。尽管档案文件是由几种类型的文件的组成单位，每一个特定的功能和法律的形成，但在本身的单位是一个有机的整体，从各个类别在此文件中产生的，这是不可能独立存在的，而是有其内在的必然的联系。因此，我们不能局限于档案管理的范畴，应加强全面认识，把所有文件中进行组合结构的形式形成一个整体单元的活动，并形成系统化的分类、编目和利用信息系统。全宗理论在管理文件系统使用集中式文件管理过程中逐渐形成，并与档案工作和持续改进的发展。全宗是指机关，社会团体和义务活动，形成了著名人物的所有存档的总和，有合并有机的整体格局。全宗理论强调非分散性，为维护完整性和档案集中统一管理等方面发挥了重要作用。在一个综合档案室只有一个全面的档案齐全，齐全完整的文件完成后，转入档案后，源文件也能保持一个全面的整体有机联系，并在档案齐全联系方式。
3、建立综合管理档案的机构和制度
综合管理文件必须要明确一名分管领导，由主管全盘组织的领导人，负责归档解决实际问题的协调。要建立档案机构的综合管理，该机构提到一些信息中心，实行档案，图书，信息集成管理。有的叫综合档案馆，档案实行集中管理。综合单位的建立通常低于县档案馆，纳入综合部门办公室管理，统一领导对档案工作。由办公室主任兼任档案室主任，档案室应当是档案室主任、办公室和各内部职能机构一名兼职档案人组成的专职档案小组，形成档案从整体全面的网络，实施分管领导、档案室主任和各专兼职档案人员的职责，办公室和其他内部机构彼此的归档范围发展，使他们的职责清醒的认识，按照各自的职责和范围归档收集，积累整齐的文件，以一个综合档案室时移动文本，集中管理。综合管理，需要使用一个统一的系统来保证。由于文件材料的积累，整理，归档各个部门的专职兼职档案员，纳入有关工作程序，以及个人责任列作为年终绩效考核的内容之一；制定档案接收，整理，保管，利用等管理制度，用制度确保统筹管理的实施。专职档案室要加强档案工作的监督各内部机构，按照一体化管理的要求来实施有效的控制系统内的各种文件。
4、新时期档案管理工作优化的对策
（一）全面的了解档案管理的重要性。职业学校要充分认识档案管理的重要性，以创新的思路和创新的行为，加强档案管理，不断开拓发展的新路子，扎扎实实地提高学校档案管理工作，建立严格的、实用的档案管理系统，使档案管理工作有章可循，有法可依。同时，职业学校领导应广泛宣传档案管理工作，强调档案管理工作的重要性，并努力解决存在于档案日常管理工作中遇到的困难和问题，制定档案管理工作的标准，并继续推进，使职业学校档案管理工作，继续保持与新时代职业学校教育教学改革的步伐。
（二）加强档案管理队伍建设，提高档案管理员的整体素质。首先立足于专业档案员的岗位设置，专业知识不强，年纪大了，学历偏低等现状进行改善，真正加强对档案管理团队的建设。其次，我们必须继续对档案管理进行学习培训，所有的专、兼职档案员都必须具备合格的工作资格，都能够熟练掌握业务技能，有强烈的责任意识，严格遵守档案管理制度，并且对重要的资料数据绝对保密。
（三）档案管理规范化和标准化建设应继续下去。有以下具体措施：第一，现代化的概念。必须正确建立这个重要概念，职业学校的综合档案室是一个重要的信息资源库；第二，在现代化工作时代的档案管理，要不断发展，不断提高，必须要有严格的管理制度和运行机制，以适应现代化的管理。第三，档案管理实现现代化管理。大力应用计算机信息检索终端和扫描仪等现代化办公设施，实现电子文档的自动存档，运用现代管理技术和先进的技术设备，提高档案管理水平，以满足学校的需求发展和社会进步。
结束语：
总之，在中职院校的档案管理是评估工作的重要组成部分和学校管理的重要组成部分。建立和完善学校的档案，实现科学、有效的文件管理，有利于中职学校的科学高效的管理，帮助学校档案能及时的查阅和利用，有利于提高中职院校的教学质量。因此，大力提高相关的档案管理制度，加快网络管理学校档案建设，加快我们档案管理的发展步伐，以有效地适应职业学校发展的新时代。
参考文献：
[1]档案综合管理工作中存在的问题及对策_常灵芝
[2]对实行档案综合管理的思考_祁华丽
[3]浅谈新时期中职学校档案管理_石军霞
[4]如何强化中职学校档案室的服务功能_岳海红
[5]新时期中职学校档案管理工作优化研究_李健
[6]综合档案室必须重在_综合_谈谈档案的集中统一管理_李金海
论文作者:肖键敏
论文发表刊物:《基层建设》2016年9期
论文发表时间:2016/8/1
标签：档案论文; 档案管理论文; 职业学校论文; 档案室论文; 学校论文; 管理工作论文; 中职论文; 《基层建设》2016年9期论文;