文件中心与文件生命周期理论研究述论，本文主要内容关键词为：文件论文,理论研究论文,生命周期论文,中心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
早在20世纪80年代的中后期，发端于西方的档案管理模式文件中心，以及对这一管理模式作出规律性阐释的文件生命周期理论，就已开始被介绍到我国，并在档案学术界引起强烈反响。其中呼应与歧见并存，推崇与反对交织。与此同时，档案工作的实践领域，也自发地开始了对文件中心管理模式的尝试。个别地区的档案部门，大胆而小心地迈出了实验的步伐。然而，转眼10多年时间过去了，关于文件中心与文件生命周期理论的研究，依然像一个被空置的悬念，既充满诱惑，又迟迟不得索解，更谈不上着地登陆、推广应用。在我国终于加入WTO，与世界进行全方位接轨的今天，围绕这个话题回顾以往，至今让人言犹未尽。
一、文件中心与文件生命周期理论的缘起和发展
作为现代档案学具有里程碑意义的两大突出成就，文件中心与文件生命周期理论自20世纪四、五十年代诞生以来，便迅速覆盖了欧美发达国家和相当数量的第三世界国家，成为一种国际性的普遍范式和理论准则。其认同率之高，采纳范围之广，为自有档案史以来所仅见。
二战期间，美国政府为应对战争，高度强化军事机关职能和大量发展军火工业，致使文件数量激增。据记载，仅1943年的文件年增长量，就超过了600万立方米，其中半现行文件至少也有近400万立方米。如此爆涨的文件数量，成为联邦政府，尤其是军事部门难以承受的沉重负担。探索一种既经济、又高效的新的档案管理模式成为当务之急。美国海军部首先对此作出建设性的反应，设立了临时文件库房，集中保存利用率较低但又需保存一段时间的文件，以缓解档案馆库和保管资金的不足。现代文件中心的雏型由此产生。战后，这一介乎于中间形态的档案管理方式，除军事机关外，又为联邦政府机关所接受。1950年，美国政府颁发《联邦文件法》，决定在国家档案与文件局下正式设立联邦文件中心，以法定的形式把保管半现行文件的职能从各政府机关分离了出来。由于新模式具有显而易见的“规模经济”效益，在欧美及其他国家形成了强烈的示范效应，一批相类似的机构随之诞生。如加拿大的文件中心、德国的中间档案馆、英国的过渡性档案馆、法国的部际档案馆和前苏联的机关联合档案室等。
为了对这种实验先于理念的管理方式的合理性作出解释，在1950年8月召开的第一届国际档案大会上，英国伦敦大学教授罗吉尔艾利斯首先对文件生命周期作出了“三阶段论”的划分，即文件的现行、休眠（或暂时保存）和永久保存三个阶段。这种三分法是与文件的运动规律：办公室——文件中心——档案馆相对应的。“三阶段论”的划分奠定了文件生命周期理论研究的起点。
在此后的几十年时间里，以阿根廷的著名档案学家M·巴斯克斯、美国国家档案与文件管理局前局长詹姆斯·B·罗兹等为代表的一批欧美学者，对文件运动的形式、过程、特点进行了全面系统的研究，“三阶段论”也逐渐为“四阶段论”所替代，即文件的制作形成阶段、文件的现行阶段、文件的半现行阶段和文件的非现行阶段；并最终形成了“文件从其形成到销毁或永久保存的过程中，研究文件属性与人的主体和行为之间关系问题的理论”——文件生命周期理论。
无论“三分”或者“四分”，其划分的依据都来自美国国家档案馆前副馆长、著名档案学家T·R·谢伦伯格所提出的双重价值鉴定理论。他把公共文件的价值分为第一价值（又称原始价值）和第二价值（又称从属价值或档案价值）。所谓第一价值，主要从文件的执行价值中得以体现；所谓第二价值，则分别以文件的凭证价值和情报价值为特征。文件生命周期各阶段的划分，正是随其本身从原始价值向从属价值过渡而自然形成的。概要说来，文件的制作产生和文件的现行阶段，是原始价值的活跃期；文件的半现行阶段，是原始价值递减，从属价值递增的过渡期；文件的非现行阶段，是从属价值确立的恒定期。谢伦伯格的双重价值鉴定理论，被欧美档案学者誉为档案学方法论的“新的战略”而备受推崇。
二、文件中心与文件生命周期理论概述
1.文件中心概述
文件中心是单纯的管理实体，不同于文化性质的档案馆。谢伦伯格曾经为档案下过一个明确的定义：“（档案）是经过鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”正是基于这样一种界定，在美国和加拿大，文件和档案的管理是严格区分开的（在欧洲，以法国为代表的许多国家则把现行文件也包括在档案之内），文件的数量要大大高于档案。文件中心的主要工作目标，就是为大量半现行阶段的档案提供一个效率高、耗费低的安全庇护所。它的职能包括接收、储存文件，向用户提供文件利用，对文件作出或销毁、或向档案馆移交的处置等。文件中心的集约化和专业化的程度很高，追求企业化的高效管理和优质服务，一个文件中心往往要为周围几个城市的上百个机关或企业提供文件服务管理。文件中心是一个过渡性的中间机构，是文件形成者和档案馆之间的连接点。在北美，从文化转化为档案的过程一般为：文件在形成机构保存1-3年，然后交文件中心，在文件中心保存5-15年后，经鉴定，其中的1-5%送档案馆作永久保存，其余则销毁。由于文件中心对所保存的文件没有所有权，对文件的挑选鉴定须由它的上级机构档案馆会同文件形成机构共同完成。文件中心一般不从事与文件内容相关的研究活动，这是它与档案馆的根本区别之所在。
文件中心大致分为两类。一类是由政府拨款建立，归国家档案馆管理，为政府机关提供服务的非营利性机构；另一类是由私人创办的营利性的企业公司，为工商企业提供文件贮存服务，不归属国家档案部门管理，但执行由国家制定的档案管理标准。
2.文件生命周期理论概述
文件生命周期理论是现代档案学的基本理论之一，它揭示了文件（大文件）运动的内在规律，及其运动期间价值属性的变化，告诫人们遵循这一客观规律去对文件进行贮存和管理。同时，文件生命周期理论的提出，也标志着档案学已从过去热衷于（尤其是欧洲）研究历史档案的传统档案学时代，进入了研究文件（大文件）及其生命过程的现代档案学时代。标志着档案学已从历史学的辅助学科脱颖而出，成为研究文件、档案自身，以及文件、档案一体化管理的现代档案学。从而大大拓宽了档案学的研究领域，使之真正成为一门独立的信息管理学科，确立了自身在现代信息学科群中的地位。
文件生命周期理论的要点可以概括为三句话：从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程；文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用或价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段；所以，应针对不同阶段文件的特点，采用适宜的存放与管理方法。
所谓完整的生命过程，从管理的角度说，是要求把现行文件和档案视为一个统一的系统工程。人们常说的文件和档案，就其本质而言是完全同一的，都是附着在有形物质上的、具有本源性或原生性的固态信息。因此，它们可以被统称为文件。其中具有现行作用的是现行文件；现行作用消失，但仍具有考查作用的是档案文件，简称为档案。
对于文件生命过程中不同阶段的划分，各国档案学家有多种不同的划分方法，其中最具代表性且应用范围最广的，是阿根廷著名档案学家巴斯克斯所作的如下两种划分：
第一种分为三阶段
第一阶段：文件的办理形成阶段。包括(1)计划期；(2)办文期（文件一经签署生效，这一阶段即告结束）。
第二阶段：文件的行政利用阶段。包括(1)文件的现行期（开始于文件生效，结束于文件规定的任务或目标实现，是第一价值、即原始价值极大的时期）；(2)文件的安全保存期（现行作用消失，但形成单位仍需备以查考，是第一价值递减直至消失，某些文件可能具有第二价值的时期）。
第三阶段：文件的历史阶段（主要具有第二价值，即从属价值）。
其中，第一阶段为文件的前档案阶段，第二、第三阶段为文件的档案阶段。
第二种分为四阶段
第一阶段：文件的办理形成阶段。
第二阶段：文件的现行阶段。
第三阶段：文件的安全保存阶段。
第四阶段：文件的历史阶段。
其中，第一阶段为前档案阶段，第二、三、四阶段为档案阶段。
两种划分大同小异。
划分文件生命阶段的目的是为了更好的管理它们，用巴斯克斯的话说，就是可以让人们明确，“在文件生命的各个阶段，文件应当存放在什么地方。”他认为：“可以确定这样一条原则，在任何时候文件都应存放在它的利用者最便于利用的地方。”至于这条原则的具体执行标准，巴斯克斯概括了两条，其一：“用户对文件的利用非常频繁的时候，它应该放在用户附近；当几乎不用时，就可以放到比较远的地方。”其二，“当文件的用户是机关负责当局时，文件可以存放在秘书处档案柜的抽屉内，或放在部长办公室内。”这两条标准，前者以利用量为执行参数，后者以利用对象为服务目标。
三、文件中心和文件生命周期理论在我国
1.文件中心的试点情况
据文献记载，20世纪80年代初在张家口地区出现的联合档案室，是我国最早建立的类似于文件中心的档案管理机构。该地区自1983年机构改革以后，陆续试办了5个地县级机关的联合档案室。但有一点可以肯定，这种联合档案室的建立，决非在文件生命周期理论指导下出现的。因为在此之前，该地区始终没有健全的机关档案工作可言。之所以建立联合档案室，是为执行国家有关建立和健全机关档案工作的规定，但又迫于库房、资金、人员编制等诸多因素的限制而采取的权宜之计。但恰恰是这种权宜之计，却在无意之中显示了它的优越性和生命力。既符合该地区的实际情况和需要，又体现出了精简高效、方便利用、提高服务水平的改革真髓，是对传统档案工作体制的一个突破。
稍后，至80年代中后期，在甘肃省的永靖县、黑龙江省的嫩江县、陕西省的大荔县、吉林省的长春市，又先后诞生了一批联合档案室和文件中心。这些联合档案室和文件中心的建立，虽然具有体制改革上的积极意义，但在全国档案工作大环境并无改变的背景下，很难有独树一帜的突出作为。它们的工作任务，同一般档案室大致相当，并非完全意义上的文件处理机构。
2.文件生命周期理论的研究情况
值得注意的是，早在20世纪80年代，我国著名的档案学者陈兆祦教授，就在总结我国文件、档案运动理论和引进外国文件生命周期理论的基础上，提出了文件运动周期理论。这是文件生命周期理论最早的中国翻版。其后的一些档案学者不再热衷于改良和创造中国版的文件生命周期理论体系，而是倾大力对这一理论进行原版推介和研究，并由此引发出了文件生命周期理论是否适合中国国情，以及档案概念外延范围大小的一系列讨论。
以浙江大学何嘉荪教授为代表“肯定论派”，在向国内档案界积极推介文件生命周期理论的同时，坚持认为，只要洞悉这一理论的基本内容，任何不抱偏见的学者都会同意，它是“放之四海而皆准”的，并非只适用于西方国家。对文件生命周期理论，不应是一个评价过高过低或适合与否的问题，而是如何学习吸收其有益的成份为我所用并如何发展完善的问题。苏州大学吴品才对之持同样观点，认为文件生命周期理论所揭示的文件运动规律是世界各国文件运动的普遍规律，并非西方国家所特有。只是我国传统的档案学理论对文件运动规律的具体描述与之有所不同而已。因此，文件生命周期理论根本不存在是否适合中国国情或是否适宜中国化的问题，它本身也是中国文件运动客观规律的揭示。
何嘉荪教授同时反对以文件的非现行性为档案概念的基础，主张摒弃“经鉴定值得永久保存的文件才是档案”的美国式的档案定义，力主法国等拉丁语系国家流行的观点，把档案视为“自身职能活动中产生或收到的文件的有机整体”，“文件一经形成或收到就是档案。”因此，“档案员的工作必须从制作文件时做起”（巴斯克斯语）。何教授认为，鉴于我国目前档案定义不清、档案工作起始点模糊的现状，可以考虑干脆将档案阶段的起始点统一设定在文件运动的第二（现行）阶段开始之处。档案概念应以整体文件概念为基础。
“反对论派”则对“文件中心能否在我国普遍推行”，持怀疑乃至否定的态度，认为“文件生命周期理论不宜中国化”。尽管“反对论派”既缺少强大的领军人物，也未见得有多么坚实的理由或理论予以支持，但十几年来的档案界现实，却实实在在地证实着他们的论断：“文件生命周期理论不宜中国化”。奠定于计划经济条件下的现行的档案管理体制，是一个轻易动摇不得的庞然大物，体制创新之于此物，在短时间内尚看不到希望的苗头。
与“反对论派”不同的是上海大学宗培岭、苏州大学谭琤培、百思特等一批学者，他们并不一般地反对文件生命周期理论，而是对何嘉荪教授用文件生命周期理论来解释我国的档案概念，扩大档案概念外延的主张提出质疑，重申“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”的观点，强调档案概念应以非现行性为基础。
对档案概念外延的争论，严格说来应当不至影响对文件生命周期理论的深入研究和传播，因为即使是西方国家，在同样奉行文件生命周期理论的前提下，对档案概念的起始点的确定也是不尽相同的。譬如美、英就与法国、阿根廷等国家不同。谢伦伯格对此似乎早有预见，并以一个智者的远见与宽容，留给后人这样一番规劝之论。他说：“‘档案’一词显然并没有一个不可更动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义。它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。被采纳的定义都应该提供一个基础，使档案工作者能够在这个基础上有效地应付他们为之服务的政府所产生出来的各种材料。凡是有损他们工作效力的定义，就不应该接受”。
与“实践是检验真理的标准”的论点何其相似乃尔。
真理总是相通的。