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人事档案作为人生经历的记录，在一段时间里被视为人的“生命线”，严肃而又神秘。最近几年，在人事档案神秘性被打破的同时，社会上产生了一些擅自建档、擅自造档、擅自扣档和擅自弃档等不正常的现象，以致2002年下半年以来，社会媒体（报纸、杂志、互联网）围绕着人事档案的话题进行了广泛的讨论，发表文章百余篇。
与人事档案有关的几个现象
人事档案工作作为组织、人事工作的一项重要内容，党和国家制订了一系统的条例、规章和办法，对人事档案的收集、归档、整理、转递、利用等方面都做出了严格的规定，目的就是要确保人事档案的严肃性、准确性、真实性。然而，最近一些年，在有关人事档案管理的问题上，有悖国家规定的现象却大量存在，综括起来，大概有如下几类：
1.擅自建档
人事档案作为一个人经历的记录，与其它人事材料相比，它的重要特点是原始性、唯一性，它要在一个单位使用和管理一个人的过程中形成。在正常情况下一个人只能有一份人事档案，如果不是因为档案的遗失或损坏，有关一个人的人事档案是不能重建的。然而重建档案在某些地方却一定程度地存在着。
《北京青年报》2001年11月12日报道：10月26日，武汉举行2002年毕业研究生供需见面会。第二天，《武汉晨报》刊出一条消息，报道了某市一所高校为了吸引人才亮出新招：“因调动被单位除名或辞退的高层次人才，一经录用，可恢复原有身份，并连续计算工龄。”针对原单位卡住跳槽人员档案不放的现象，该校承诺可以为跳槽人员“重建档案”。该校招聘人员透露说，他们曾为两例外地高校跳槽的博士生重建了档案。
《北京青年报》的报道介绍说，某县级市也有重建档案的做法。不同的是，该市的重建档案直接由政府部门运作。根据该市政府的有关文件精神，该市人事局在1996年就制订过《关于对部分缺档专业技术人员、干部重建档案的暂行规定》。按照这个暂行规定，重建档案的范围是“符合××市人民政府规定的引进条件，经人事局审核批准调入本市工作的各类专业技术干部和经人事局分配工作的应、往届大中专毕业生，因档案遗失、调出单位暂不同意转档和其他原因档案未到的人员”。重建档案的内容，对于毕业生主要侧重于学历方面的证明；对于有过工作经历的干部，经核实后可以恢复其干部身份、专业技术等级、工资级别等。
2.擅自扣档
扣档的动机大概有两种情形：一是为了留住人才而扣留档案；二是为了逼使跳槽人员办清相关手续而扣留档案。有的时候流动人员与原单位的关系尚未了结清楚，如签订的劳动合同还未到期就单方面违约，没有办理相关的手续，没有赔付违约金，或是工作上没有交接等，跳槽人员的原单位为了逼使其办清相关手续而扣留了该人的档案。
《南方周末》2002年11月21日报道：2002年9月，已在辽宁省丹东市某公司工作了一个多月的王某，向公司提出了辞职的请求，被公司拒绝。最后，王辞职，公司扣留了他的人事档案。没有了档案的王某在寻找新的工作单位时，对方听说他的档案被原单位扣留了，纷纷表示不能接受这个新人；而当他拿着自己的户口卡，前往丹东市公安局办理落户手续时，对方要求他出具“人事证明”。王来到市人事局寻求这个证明时，有关负责人又说：“你不把档案拿来，人事证明就不能给你开”。无奈，王只得返回公司，表示愿意交纳3000元违约金“赎”回自己的档案。即使如此，单位也不同意将他的档案转出。没有了户口、没有了工作，王不得不放弃了这座鸭绿江边的城市，南下3000公里，到广州谋职。
3.擅自造档
民间有一顺口溜，专说人事档案：“工龄越来越早，年龄越来越小，文凭越来越高，资格越来越老。”虽为笑谈，但也在一定程度上反映了人事档案作假的现象。媒体上有关人事档案的文章中，有许多文章都谈到了人事档案造假的问题。2001年9月3日《新快报》据《扬子晚报》报道，近日江苏宿迁市宿城区组织部对全区2000多份干部档案逐一清理核实，到8月31日，已查出38名干部档案有“妆饰”，按规定给予“卸妆返真”。某副科级干部档案材料中，从38岁到43岁竟有5个年龄。人民网2001年10月23日转引《湖南日报》的报道：乡镇班子换届选举之时，有些干部为达到提拔的目的，在档案上弄虚作假。永州市冷水滩区委组织部对全区近3000名干部的“年龄、党龄、工龄、学历”逐一审核查实，共发现问题572年。其中年龄不符的333人次，工龄不符的160人次，党龄不符的79人次。
最近几年，人事档案造假主要集中在学历、学位的造假上。这一问题越来越严重，以致2002年下半年开始有关部门在全国组织开展了清理干部学历、学位的工作。在这次审查中，浙江省温州市瓯海区审查了1267名干部档案，其中有62名干部的学历被查出有问题。2003年1月4日《广州日报》报道：成都在干部学历、学位清理工作中，近6000名县处级以上干部学历、学位得到确认，其中450名降低了学位、学历。
档案造假的不仅有国家干部，更有在企事业单位工作的员工。2001年12月7日《生活时报》报道：该报记者采访了在一家外资公司担任日语翻译的刘明。刘明告诉记者，在他们公司有1/3的人持的是假文凭。该公司的经理介绍，在他干人事部经理这7年中，公司所招过的200多人有40%的人持的是假文凭。
4.个人携带档案
最近一些年，流动人员日益增多，人事档案的转递也日趋频繁。《流动人员人事档案管理暂行规定》第九条规定：“流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。”但一些人认为，无论档案放在哪里都有这样那样的问题，都不如自己手里省心，有什么事情举手投足之间就可以完成了。
2002年11月7日中新网据《燕赵都市报》报道，在石家庄某单位工作的小刘大学毕业四年了，档案一直自己拿着，未往单位交，结果在2002年单位评职称时，他因为档案没在单位，手续不全，只能比同时毕业的同学晚评一年。
5.擅自弃档
“弃档”就是抛弃了自己的档案，对于有关自己个人记载的档案的下落和管理不闻不问。“弃档”现象在最近几年有愈演愈烈之势。
《南方日报》2002年11月12日报道：广州市人事档案托管中心成立两个月来，已收集了1995年中国南方人才市场成立以来，历届大学毕业生遗弃的档案7000多份。《南方都市报》2002年11月20日报道：武汉市人才服务中心目前代管人事档案5万份，30%的代管档案被主人“遗弃”，最长的已有近10年无人理睬。在哈尔滨市人才交流中心，仅2002年就已有2000多份档案被哈籍大学毕业生“遗弃”在高校，最后由该处代管。中新网2002年11月20日介绍：浙江省人才交流中心及其下属代理部门2002年也已有2000多份被杭州籍大学毕业生“遗弃”在全国各高校的档案，被学校寄往该处代管。
有记者对人事部全国人才流动中心、北京市人才服务中心、中国上海人才市场、中国北方人才市场、中国南方人才市场以及四川、贵州等省人才交流服务中心的不完全统计，全国至少有60万“弃档族”。仅成都市人才中心代管的档案中，就有五分之一的档案成为没人要的“死档”，存放时间最长的已达15年，四川省有关部门估计，全省的人才“死档”已超过20万份。
如此弃档为哪般？
“弃档”是最近几年才普遍出现的现象，这一现象已经引起了媒体的广泛关注。有人分析，弃档族主要由以下人群组成：第一类是应届大学毕业生，他们因为工作原因，为了寻找更适合自身发展的舞台而放弃了档案；第二类是自费出国留学人员，由于在国外停留多年，无暇顾及档案；第三类是办理了移民手续的人员，由于他们的身份已经发生了变化，档案对他们来说已经没有用处。此外，还有一批从国有企事业单位辞职、离职向三资企业、外资企业、民营企业流动人员，由于和原单位有一些问题得不到解决，他们最终也选择了“弃档”。
造成“弃档”现象日益普遍的原因有很多，就其主要的来说，大概有如下几种：
1.有无档案无所谓
造成“弃档”现象出现的最主要、最直接的一个原因是有些人对于人事档案不够重视，认为人事档案是“身外之物”，可有可无。
2002年11月14日，人民网上的一篇文章介绍了一位毕业于四川大学的弃档者对于人事档案的看法：“毕业那会儿，刚实行大中专毕业生在学校所在城市只要找到接收单位，不论事业单位、国营还是私营企业，便可落下户口，那时候户口在人们心目中还看得很重。于是先落下户口，放好档案。……但后来逐渐觉得档案对自己没什么用，商业社会谁看你的档案，考察档案不如考察现实的人，只要你有完成某项工作的能力，谁管你档案里得多少分，是优是良。”该报道也介绍了另一位在中关村计算机公司工作的弃档者对人事档案看法：“有什么用呀？理它，除了交钱没有任何用处。在外谋职只需带上毕业证及相关证书足矣。”
2002年11月7日中新网上的一篇文章介绍了一项调查：在2068名被调查者中，认为“工作中注重的是能力，档案没用”的占到被调查者人数的49.03%，另有12.33%的人表示“无所谓”，只有38.64%的人认为“择业自由，但档案不能遗弃”。
造成一些人漠视人事档案的原因是人才流动速度加快和一些企业事业单位用人制度的改革。目前许多用人单位在招聘人员时不调档案、不办户口，使得许多人认为自己既然打工，最重要的就是要有施展才华的舞台和一份较高的收入，档案已经成为无关紧要的东西，放在哪里无所谓，以致有的人甚至不知道自己的档案现在“流落”到了何方。这种情况在外资企业里表现得尤为突出。由于外资企业没有人事管理权，不能保管受聘员工的人事档案，再加上外资企业不同于国内企业的管理模式和观念意识，以至于供职外企的白领们产生了这样的误解：人事档案中记载的是过去，而外企提职和加薪看重的是现在，正所谓“英雄不问出处”，所以人事档案毫无用处，要不要到人才流动服务机构办理存档手续都无所谓。
2.调档麻烦折腾人
有一些人看重自己的档案，也有规范化地管理自己档案的愿望，但由于感到调档麻烦而选择放弃自己的档案。2002年11月14日，人民网上的一篇文章介绍了一位在北京王府井大街附近一家杂志社工作的雷先生的调档经历。雷先生1997年来到北京，原来在贵阳市某公司从事宣传工作，这些年每年利用回家探亲的时间企图把档案调到北京，但却始终没能如愿。雷先生的感受是：“异地调档，手续繁杂。各地区规矩不一，工作人员常常是带搭不理，事先电话咨询不给说全面，到时候说你差这个，缺那个，这个对不上号，那个不合格。”雷先生说他有一次在贵阳跑了四天，最终无功而返，你着急别人不着急，“况且，在外工作的比在当地工作的每月要多交15～20元档案代理费，要调走档案还需一次性缴纳400～600元手续费。”
3.存档交费是负担
按照我国的人事档案管理政策，流动人员的人事档案要保存在用人单位或者保存在“县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构”，并由该机构为流动人员提供必要的人事服务，如代为调整档案工资、计算工龄、出国人事证明等。但是将档案保存在人才流动服务机构需要交纳一定的费用，目前的标准大约在每人每月15-20元之间，从人才流动服务机构调出档案时需要一次性交纳400-600元不等的费用。在档案的现时作用还没有显现的情况下，还没有找到正式工作、能够挣取生活费用的人视这笔费用为一种负担，不愿交纳；已经有了正式工作、收入较高的人把交纳这笔费用视为一种麻烦，不去交纳。这两种现象也都在一定程度上造成了“死档”数量的增加。
4.方便省事自己揣
与前面几种怠慢档案现象不同的是，有一些人重视自己的档案，希望保留自己的档案，但是他们认为，无论档案放在哪里都不如放在自己手里，需要档案的时候省事方便。
2002年11月14日，人民网上的一篇文章介绍了从黑龙江来北京已经五年的一双情侣，他们在北京大学报考专升本时学校要求提供大专毕业成绩单，这对情侣从书包里拿出两个档案袋，取出成绩单复印后交给老师。“我们的档案从大学毕业一直在我们自己手里，基本没什么用，也没人过问，即便用上这不还挺方便。你看许多档案在外地的同学因无法尽快提供成绩单失去了机会。”他们很得意地说，“本科毕业再把成绩单、毕业证、学位证也放进去，没什么不好。”
媒体报道：有记者在河南省人才交流中心采访的两个小时内，有5个人给正接受采访的人事代理部负责人打电话或者敲开门询问档案保存事宜，其中有3个人是只顾“潇洒”打工，档案在自己手里保存了3年以上，此次分别是因为要考研究生、办理社会保险和医疗保险需要才找上门来请求代理的。
5.档案多头管理
按照国家的有关规定，流动人员的人事档案只能由县级以上党委组织部门或政府人事行政部门所属的人才服务机构来管理，但实际情况并不是这样。在一些地方，可以存放人事档案的机构除了人才服务机构外，还有劳动部门的职介中心、各行业成立的人才中心、外企人才服务机构等。各机构管理的权责不明，常常引发问题。
2002年11月21日的《南方周末》刊登了一篇有关人事档案问题的文章，该报记者在采访中也体会到了档案多头管理带来的不便。当与劳动部门联系时，对方答复：档案的有关政策应向人事部门咨询；人事部门则称：有部分问题他们也说不清楚，应由组织部门回答；而组织部门又说：他们只负责干部的档案，关于企业职工档案的问题，还是应该找劳动部门。
档案的多头管理客观上也给人事档案的寄存、管理带来不便。
档案并非身外之物
“弃档”现象愈演愈烈，主要原因在于一些人认为档案是“身外之物”，有档无档无所谓。档案真的是“身外之物”，没有用处了吗？
有专家预言，人事档案的功能确实有弱化的趋势，但弱化不等于无用。“弃档”是暂时的，目前的“死档”不知道哪一天就会“复活”，因为在当前的情况下，在社会活动中有很多手续离开了档案根本就寸步难行，“总有一天这些遗弃的主人还是要找上门来的。”
1.公司用人需要档案
尽管一些外资企业、民办企业在使用人才时不怎么看重档案，但是目前一些较大的公司和企业在录用人员时，仍要调阅档案，档案毕竟能从一定程度上反映一个人的情况。对于一些想要在这类企业谋职的人来说，人事档案只能“人档分离”，还不能完全丢弃。
2.出国需要档案
出国需要办理护照，需要有其所在单位的政审材料，而办理护照和出具政审材料，没有人事档案是不可能的。2002年12月30日新华网上的一篇文章介绍：1991年李某大学毕业从学校拿到档案以后并没有去单位报道，而是把它放在家里，然后只身去了深圳。由于业绩突出，被提拔为中层，并获得去国外开拓市场的机会。由于户口在外地，李必须回户口所在地办理出国手续，其它手续都已办好，唯有政审过不了关。原因很简单，11年来，档案一直在自己身边，在档案里，他这11年的记录是段空白。没有任何单位能够根据他个人的口述出具任何政审凭据。李最终不得不放弃了出国发展的机会。
3.结婚需要档案
年轻人可以不出国，但却不能不结婚。按照我国目前的规定，自愿结婚的男女办理结婚手续时须持户口证明、身份证、所在单位出具的婚姻状况证明。而出具证明是不能没有档案有。同时，办理结婚手续的人在其人事档案中也要留下相应的记载。《南方周末》2002年11月21日的一篇文章报道了这样一件事：由于机构改革而被一家工厂“精简”了的“晓光”辞去了工厂给他的新岗位，并在一家媒体找到了新的职位。人虽离去，但档案却被留在了厂里，因为他没有交近1万元的“培养费”及“违约金”。2002年5月，“晓光”婚期在即，因为没有人事档案，没有人能够给他开具未婚证明。最后不得不用女友陪嫁的钱交给了原来的单位，“赎回”自己的档案。
4.职称评聘需要档案
对许多专业人员来说，评聘职称是其职业生涯中的一个重要内容。评聘职称首先要求有档案所在单位出具的资格证明，晋升职称不能没有上一次评聘职称时的材料，填写职称评聘材料也不能没有根据，所有这些工作离开了人事档案是不可能的。媒体报道的许多“弃档”者无档案化地生存着，同时也都无户口、无级别、无职称地生活着。
5.退休需要档案
找工作需要档案，办理退休手续同样也需要档案。新华网2002年7月31日登载了一条消息，讲的是重庆市渝中区62岁的杜先生因原工作单位多次重组，从来都没有人注意到他的档案问题。2000年，年满60岁的杜先生办理退休手续时，才发现自己的档案材料不翼而飞。为此，他先后多次跑过渝中区社会保险、劳动等有关部门，也到档案部门查找过有关资料，但都因没找到自己的有关档案，因而他没能办成退休手续，连养老保险也办不了。
没有档案除了要在以上几个方面带来不便，流动人员的其它许多方面的利益也可能会受到损害。如违反规定把人事档案放到其他部门或机构，各级人事部门将不承认其原有身份，失业后将无法领取失业救济金，办理社会保险也成问题。因此，在现代社会条件下，人事档案的作用虽然有所弱化，但这并不意味着它是可以随便丢弃的“身外之物”。短期内，人事档案对个人权益的保障作用仍不可取代。
世事难料，风云多变，作为流动人员，谁也无法估计将来会发生什么，或者不会发生什么，倒不如把握主动，做一个未雨绸缪的智者，而不是亡羊补牢的愚人。
为人事档案把脉、开方
中国现代人事档案制度成型、推广于1949年以后，在几十年的时间里，人事档案在诸多方面发挥了极其重要的作用。如今随着市场经济的发展和人员流动的频繁，传统的人事档案已无法满足现实社会的需要。在现代环境下，要使人事档案发挥促进社会发展的作用，人事档案工作至少要在以下几个方面有所创新：
1.创新人事档案的内容
目前的人事档案都是套用干部档案的模式，其中的材料大多侧重于反映本人的“政治历史”，缺乏业绩、能力、培训学习等方面的情况，这样的档案主要是为“组织干部人事部门历史地、全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据”，而无法对一个人做出全面、完整的评价，不利于优秀人才的发现和使用。
有专家断定，人事档案的功能存在着需要弱化的一方面，也存在着需要强化的一方面。弱化的是人事档案对个人的控制监督功能，强化的是其社会服务功能。而要强化人事档案的社会服务功能，必须创新人事档案的内容，改变人事档案“千人一面”的状况。为此，必须根据人们职业的多元化，对人事档案重新分类，不同的人员，实行不同的档案内容收集和管理标准。在人事档案中增加反映一个人综合能力、素质和有权威部门认定的业绩考核资料，并且要把人事档案与建立市场经济条件下的个人信用体系联系起来，以凭证部分和职业生涯、职业能力和信用记录为人事档案的主要内容。
对此，有些地方已经进行了这个方面的改革。据《北京青年报》2002年2月21日报道，上海市有关部门决定，在上海市民的人事档案里，将添入反映本人个性特点和专业能力的人才技术档案，这一做法首先在海外人才和柔性流动人才中试行。上海目前已出现了一种“业绩档案”，着重记录一个人在工作上的成绩，以及他所受到的包括来自政府和民间的各类奖励。
2.创新人事档案管理方式
虽然纸质档案最具原始凭证性，但在人们流动性增强的情况下，纸质档案的弊端也更加明显。所以，应大力推进人事档案管理的现代化和信息化，加快人事档案信息全国联网的步伐，使人事档案的利用、查阅、档案信息的添加更加方便、快捷。网络媒体在对人事档案进行讨论的过程中，有网友提出：公安部门已经建立起覆盖全国的人口电子档案系统，没有引起社会的排斥；正在讨论的《婚姻登记制度》改革方案中拟将全国民政婚姻登记系统实现联网的设想受到各个方面的欢迎。在人事档案方面也应该建立一个更加有效、更贴近人情的电子人事档案系统。这样可以改变人们对人事档案的看法，真正使人事档案成为促进人才流动的工具，而不是束缚人才的牢笼。
3.增加人事档案内容的透明度
在媒体的讨论中，人事档案不透明是人们关注的一个主要问题。
《南方周末》2002年11月21日报道，中央电视台《今日说法》节目也曾经介绍过这样一个案例：家住北京市丰台区的周先生，5次求职接连受挫，因为原单位在他的档案中放了一张莫须有的鉴定：“此人曾利用职权骗取养老保险金”。当周得知此事后，便以“侵犯名誉权”为由将原单位告上了法庭。
2002年11月22日搜狐网站登载一篇认为人事档案应该隐退的文章，言辞虽然激烈但却在一定程度上反映了人们对人事档案缺乏透明度的担心。文章说：人们的人事档案可能会跟随人一辈子，甚至在死后的5年之内都不能销毁，但谁也无权打开自己的档案，看看里面都有什么内容，到底公正不公正。现行的档案制度，既无法解决把人往坏里写的问题，也无法解决弄虚作假把人往好里写的问题。