我国现有档案定义的缺陷，本文主要内容关键词为：缺陷论文,定义论文,我国论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案定义属于档案学最基本的理论问题。自50年代起，我国档案学界就开始了对档案定义的不懈探讨，先后出现过数十种档案定义。综观这些定义，尽管人们在认识上仍存在某些分歧，文字表述上各有差异，但目前基本趋于一致，达成了共识。如一般认为，档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图形、声音及其它各种方式和载体的文件。我国最有影响的几种档案学教材和专著基本上就是这样表述的。可以说，这一定义代表了目前通行的档案定义，成为我国档案界对档案定义的基本认识。应当肯定，随着对档案认识的更加全面和深入，我们对档案定义的认识也不断提高，取得了很大的进步。同时，笔者也感到，目前我国通行的档案定义还存在明显缺陷，似有进一步探讨和完善的必要。
定义是认识事物的一种逻辑方法。现有档案定义基本上采用属加种差的定义方法。因此，给档案下定义的关键便是确定属概念和种差。只要属概念和种差其中任何一方不正确，都会影响档案定义的科学性。下面拟就这两个方面谈谈现有档案定义存在的问题。
一、用“文件”作档案属概念是难以成立的。
档案的属概念是什么呢？这是档案学界长期探讨的问题，有多种提法，如“文件”、“信息”、“原始记录”、“材料”、“文献”等等。在这些提法中，以“文件”作为档案属概念是历史最长、影响最大的一种观点，也是目前我国档案定义最普遍采用的。我们常见的档案定义一般就被表述为“档案是……的文件”。
由于文件与档案的渊源联系，加之以文件作属概念历史悠久，影响甚大，因此，人们司空见惯，沿用不止，以致掩盖了其不正确性。笔者以为，以“文件”作档案的属概念是不能成立的。理由有二：
第一，文件与档案在本质上是相同的，实为同一概念。我国档案界早有共识，文件和档案是同一事物在不同阶段的称谓（黑点为笔者所加，后同），尽管在不同阶段，二者的社会功能和存放方式不尽相同，但毕竟它们是同一事物，在本质上没有差别。这就是档案界常说的“文件是档案的前身，档案是文件的归属”。这一观点，在我国30年代的档案学著作中已出现，国外许多档案学者也持同样的认识。可以说，文件与档案乃同一事物已成为档案学的经典性结论，没有什么异议。由此，我们完全有理由说，文件与档案属于同一概念，它们只不过是这同一概念的不同语词而已。我们这样说，也是完全符合逻辑的，逻辑学告诉我们，同一概念往往有不同的语词表达形式，这就是平常所说的存在同义词或多词一义的情况。既然如此，那么用“文件”作档案属概念的不合理性便不言而喻了。从逻辑上讲，它犯了“循环定义”的错误。
再说，定义是通过一个概念明确另一个概念内涵的逻辑方法。用属概念加种差的定义方法，就是要找到种概念所反映的事物与同属其它种概念所反映的事物相区别的本质规定性。种概念的外延要小于属概念的外延，它所反映的事物只是属概念所反映的事物的一部分。这正如列宁所说的：“下‘定义’是什么意思呢？这首先就是把某一概念放在另一更广泛的概念里。”但文件和档案为同一概念，二者在外延上相等，不存在种属关系，以“文件”作档案的属概念，这无疑是把档案同自身相比较，无法揭示档案的本质属性，也不能把档案同其它相关事物区别开来。于是乎问题便出现了，即如果要承认用“文件”作档案属概念的正确性，就不得不否定文件与档案是同一事物、同一概念，把档案学的经典性结论推翻。这两种情况只有一种选择，显然就陷入了二律背反的窘境。
第二，文件一词模糊不清，难以把握。前面谈了文件与档案属同一概念，不能用文件作属概念。第二条理由是想进一步指出，即使文件与档案不属同一概念，用文件作档案的属概念也是不妥的。原因很简单，因为下定义必须用明确的概念，要求下定义的概念（属概念）的内涵和外延必须是明确的，否则，就达不到明确被定义概念（种概念）的目的。然而，文件一词很不明确。什么是文件？我国文书学界、档案学界长期争论不休，众说纷纭，据不完全统计，大致有几十种定义。可以说，目前还没有一个公认的能为人们所普遍接受的文件定义。由于文件有广义和狭义之分，有专业概念和社会概念之别，加之文件与文书、公文的关系又极为密切，因此，要给文件下一个科学的定义，并非易事。由于文件一词概念不明确，使用极为混乱，因此，用它作档案的属概念，必然使档案的定义建立在一个多义的、模糊的概念的基础上，无法揭示档案的内涵。用不明确概念下定义，这在逻辑上犯了“定义模糊不清”的错误。
顺便一提的是，给档案下定义的目的，就是为了揭示其本质属性。无论采用什么方法给档案下定义，也不管档案定义如何表述，笔者认为，原始记录性是档案定义的核心内容，决不能缺少。原始记录性是档案在与其它事物相比较而存在的过程中所表现出来的独有特性，它是决定档案所以是档案，而不是图书、资料和一般文物的内在依据。可见，原始记录性乃是档案的首要的根本的属性。只有抓住了这点，才算真正理解了什么是档案。但以“文件”作档案的属概念，却无法做到这点。因此，笔者赞同用“原始记录”作档案属概念。
二、现有档案定义在种差方面的问题。
我们不妨来看看现有档案定义的种差如何，不同定义表述不尽相同，但从总体上讲大致包括下列因素：（1）档案的形成者、（2）档案的来源、（3）档案的价值、（4）档案的转化过程、（5）档案保存方式和保存目的、（6）档案形成的时间、（7）档案的形态和特性。
上述这些因素，作为档案定义种差，某些是不能自圆其说的，特别是（3）、（4）、（5）三个因素最为不妥，我国档案界所持的文件转化为档案的三个条件与之极为一致。如现有档案学论著在谈及档案定义的基本含义时，普遍认为，文件转化为档案必须具备三个条件。即第一，现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案；第二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；第三，按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案。真是这样吗？下面笔者仅就几个突出的问题谈谈个人的认识。
（一）关于档案的价值之说。
将价值作为档案定义的一个因素的观点比较普遍，但具体指什么价值又有不同的说法，如“具有一定保存价值”、“具有查考利用价值”、“具有使用价值”、“有价值”、“对国家和社会有保存价值”等等。不管怎么表述，笔者认为，价值不应成为档案定义的一个因素。这是因为，第一，档案价值是客体对主体需求的满足，具有主观性和不确定性。同一档案对不同的人会表现出不同的价值，甚至同一人在不同的时间和空间下也有不同的认可，因而导致同一文件是否为档案，能否转化为档案没有客观可靠的标准。第二，假设价值因素能成立，那么就很难解释这样一种情况，档案室、馆所存档案，到一定时期后，价值变小或消失，通过鉴定工作予以剔除，如果按所谓的价值标准判断，原来的这部分档案就不再是档案了，怎么同一实物（档案），一会儿是档案，一会儿又变了，这岂不是很荒唐吗？所以，“具有××价值”的提法是不妥的。档案本身就有价值大小之别，某些档案价值较小或无价值，我们可以不保存它们，但并不能因此就否定它们是档案，这是性质不同的两个问题。是否真为档案，应从其形成特点和本质属性方面去判断。
（二）关于档案的转化过程和保存方式。
这方面的提法有：“归档”、“经过立卷归档”、“经过整理”、“集中保存”等等，这就是所谓的“文件是档案的因素，档案是文件的组合”。笔者认为，这些提法纯属多余。因为，诸如立卷、整理、归档、集中等内容，基本上属于文书工作和档案工作的业务范畴，它们反映的只是档案馆、室现存档案是如何而来的。通过这些工作，仅仅改变了档案存在的状态和方式，并未改变档案的内容、形成特点以及本质属性，显然不能作为判定档案的依据，同样不能作为档案定义的构成要素。否则，我们则无法解释私人档案、个人档案或社会上散存的零星档案也被称为档案。因为这些档案并不具备上述列举的程序和条件，它们可能没有立卷、整理、归档，一般游离于档案馆、室外，处于散乱、无序、单件状态，事实上，谁也没有否认它们是档案。所以，不能把档案工作的内容强加给档案定义上，因为它们不是决定档案的内在依据。我们认为，档案是社会实践活动的直接产物，它的产生和存在都具有客观性。如果确实为档案，那么不管它以何种状态和方式存在，它都是档案；反之，如果不是档案，那么人们主观上也不可能改变其“身份”。前面加黑点的词汇如“归入”、“作为”、“成为”等，就带有明显的主观色彩，似乎档案是由人们主观决定的。当然，对于档案，我们有处理的权利，如可以根据实际情况和不同的需要，做不同的整理，选择性地保存。但必须指出，那些未经整理、归档保存的并非就不是档案。
（三）关于档案的形成时间。
档案界普遍认为，正在承办中的文件，仍具有现实执行效用和直接使用的材料，均不属于档案，档案是处理完毕的历史文件。
这样去认识档案，也是欠妥的。因为，档案一旦产生，它是否还为档案与时间没有关系。既然我们承认文件与档案是同一事物，那么文件也是档案，只不过在现行机关运转处理阶段，习惯上不叫档案而已。是否处理完毕不是二者的本质差异或属性区别，它不能从根本上决定一事物是否为档案，换言之，一事物若不是档案，不管处理完毕否，都不是档案。为了保证档案的完备性、合法性（手续齐全）以及机关文档工作的正常衔接，要求只有处理完毕的文件才可立卷归档，这是必要的。但是，不能因此就说未办理完毕的文件就不是档案。只能说从时间上还不便立卷归档，移交给档案室、馆，大多数教科书所持的“办理完毕（或处理完毕）的文件才能作为档案”之说，恰恰印证了笔者的观点。因为作为档案，这里“作为”二者足以表明这属于主观作法，是一个政策、技术问题。而不是档案定义的一个因素。如果说上述命题成立的话，也只能理解为文件在何时才能进入档案室、馆，也就是说，这一命题反映的只是档案室、馆藏的档案，而不是全部档案或一般档案，显然作为档案定义，外延偏小。
以上三点，就是目前我国档案界对档案定义其基本含义的一致认识，即档案是处理完毕的，具有查考价值的，集中保存起来的文件。至于其它涵义（种差），诸如档案的形成者、来源、特性、载体形式方面的提法，也存在若干值得商榷之处，但限于篇幅，且略。
三、结束语。
前面分别指出了档案定义的属概念和种差存在的缺陷，最后再从总体上谈谈有关问题。
第一，既然文件与档案是同一事物，那么从本质上讲，一切文件都是档案，我们应当树立这种大档案观，只有如此，才能合理地解释一切档案现象。如果文件本身就不是档案，也就没有文件转化为档案之可能。文件与档案之别，是人们根据它们在不同生命阶段的作用以及存在方式的不同，从主观上所做的一种划分，在工作上所做的一种分工。树立大档案观，坚持文件与档案的统一性（同一性），并未推翻现有档案定义，而恰恰是对它的一种深化和发展。如把馆、室内外档案统一起来了，把潜在档案和现实档案统一起来了，把未整理的档案和加工后的档案统一起来了。我们承认一切文件都是档案，但并不要求把一切文件都统统归档保存，还要根据其价值大小、利用需求预测以及档案馆、室的承受力有选择性地保存，这与目前的档案工作是吻合的。
第二，档案定义有广义和狭义之分，理论的和实用的之分。我国现有档案定义从范围上讲是狭义的定义，从功用上看，属于实用定义。前面所说的“处理完毕、具有一定的价值，整理归档、集中保存”等诸多限制因素，就是最好的证明。毋庸讳言，现在通行的档案定义只适用于档案馆、室藏的档案，而不能反映全部档案。从狭义和实用上讲，是无可厚非的，但是，作为档案定义，应适用于不同时空的全部档案，具有最大的包容性。因此，从理论上、广义上讲，现有档案定义又是难以成立的。而我们需要的是普遍适用的档案定义。有的学者强调，档案定义要注重实用性，这固然不错，但实用性不能替代科学性，离开了科学性去谈实用性，是舍本逐末，会误入歧途。
第三，档案定义具有相对的稳定性和可变性，二者是对立统一的。随着档案的发展和人们认识的深化，档案的定义也会随之发展，没有一成不变、一劳永逸的定义。但是，无论如何变化，文字表述如何不同，档案的本质属性却不会、也不可能改变的，档案定义又具有相对的稳定性。这说明我们有信心、有条件找到一个较规范的档案定义。目前，对档案定义的认识尚远远没有结束，我们呼唤着更加科学的档案定义早日问世。