目标管理考评使档案馆业务建设跨上了一个新台阶，本文主要内容关键词为：档案馆论文,目标管理论文,新台阶论文,业务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
自从有了档案，就有了档案的收集、整理、保管与利用，自从有了档案馆，也就有了档案馆的业务建设。然而，面对馆藏几十万卷乃至百余万卷的档案，要管好、用好，则决非易事，基础业务建设是档案馆工作的一大难题。近五年来，全国各省级、副省级市和计划单列市档案馆，在积极参加国家档案局、中央档案馆组织开展的目标管理考评活动过程中，普遍加强了自身的基础业务建设，把基础业务工作放在目标管理工作的首位，集中人力、财力、物力做好档案的收集、整理、编目、鉴定、抢救、提供利用等方面的工作，各馆在较短的时间里，业务建设整体面貌普遍发生了明显变化。
一、馆藏进一步丰富
据统计，1995年～1999年的五年时间，通过考评的44个档案馆共接收档案110多万卷进馆，90%以上的馆已全部按时完成了接收计划，有些档案馆还提前接收了部分档案。五年来，为了使应进馆的档案及时进馆，各档案馆做了大量艰苦、细致的工作，普遍在充分调查研究的基础上，编制了本馆的接收名册，对本馆应接收单位、已接收单位、应接收档案数量、已接收档案数量做到了心中有数。通过周密安排进馆计划，指导整理移交，特别是对一些不愿按期移交档案的单位，通过多次上门耐心做解释工作，向他们宣传《档案法》的有关规定，介绍档案馆的有关情况，使这些单位最终积极主动配合档案馆的接收工作。
由于种种原因，目前尚有许多珍贵的档案散存在社会上，为进一步丰富馆藏，使这部分档案资料得到妥善保管并为更多的人们所利用，各档案馆在做好接收工作的同时，还在征集工作上狠下功夫，普遍成立了专门的征集机构，在深入调查研究的基础上，制订出详细的征集计划，并通过政府布告的形式面向社会广泛进行征集。五年来，通过考评的44个档案馆共征集档案资料156347卷件册进馆。在这些征集的档案资料中，既有明清、民国时期的历史档案，又有建国后的档案；既有文书档案，又有科技档案；既有纸质档案，又有声像等不同载体档案。有些是极其珍贵的，弥补了馆藏的不足。
二、案卷质量全面提高
参加这次考评的档案馆，由于馆藏量大，尤其是历史档案数量大，基础工作欠帐较多，普遍存在案卷质量差的问题。零散文件、档案成捆成包保存、全宗区分不清、案卷标题不准确、无卷内文件目录等现象十分严重，难以做到对馆藏档案的安全保管和方便利用。目标管理考评工作期间，各档案馆普遍把对馆藏档案的系统整理作为考评工作的重点，普遍对馆藏进行了鉴定、清理，摸清了家底、剔除了重份文件、重组了案卷，尤其是加强了对历史档案的整理和对共和国建立后定期卷、撤销单位档案的鉴定工作。通过大量艰苦细致的工作，凡通过考评的档案馆，馆藏档案基本达到了全宗区分清楚，以卷为保管单位，每卷有准确的案卷标题和系统的张页号，卷内有较详细的文件目录。馆藏档案案卷质量得到了根本改善，基本达到了规范化、标准化的要求。五年来，仅北京、天津、重庆、广西、江西、青岛6省、市档案馆就系统整理档案994930卷。其间北京、上海、河北、山西4省、市档案馆，共重新拟标题895342卷；上海、山西、安徽、青岛、南京、西安、大连7省、市档案馆补填卷内目录201524卷；北京、上海、河北、山西、广西、安徽、西安、大连8省、市档案馆补编张页号共近2600万页。
北京市档案馆在考评准备工作的三年间，共普查案卷质量65万卷，整理质量不符合要求档案48.3万卷，其中修改拟写案卷标题27万余卷，重新装订9.9万余卷，编写张页号1450万余页，去掉金属物2.9万余个。陕西省档案馆理顺了10万卷档号，对不符合标准的案卷重新整理，改变了长期以来馆藏资料前后库“分家”的状况，将88779册资料全部集中前库，统一分类上架，重新编目打印。山西省档案馆拟抄卷内文件目录185万条，相当于建馆40年来抄写卷内目录的总和。河北省档案馆拟抄写案卷标题和卷内文件目录31万余条，重新装订2.5万卷，编写张页号600余万页，鉴定档案4.3万卷。南京市档案馆对馆藏全部档案进行了彻底清点、检查，从档案的数量、保管状况到案卷质量，计20项内容，700多万个数据进行了全面清查，对馆藏中不规范的档案进行了全面系统的整理编目，编制了近11万卷档案的张、页号，编写了6万多卷档案的卷内目录，对26.2万卷档案进行了系统整理，3000多捆（袋、张）地图、图纸、碑文、字画等整理编目并制作专门装具入盒上架，审查修改了30万卷的案卷标题，重新更换了2.7万卷案卷封皮和8万卷档案卷脊标签。
国家重点档案是我国档案宝库中的珍品，其中50%以上保存在全国副省级市以上档案馆，这些档案由于形成年代久远，历史上保管条件差，加之战争等人为因素的破坏，破损、虫蛀、霉变等现象十分严重，亟需进行抢救。五年来，各馆进一步加强了对破损档案的清理、修裱和缩微复制工作。仅北京、上海、天津、辽宁、四川5省、市档案馆五年来就抢救档案423616卷，目前副省级市以上档案馆除个别外，均初步完成了抢救任务的50%以上。
三、检索工具体系更加健全
多年来，副省级市以上档案馆检索工具建设一直是一个薄弱环节，数量少，形式单一，长期以来案卷目录一本账，难以做到全面深刻地揭示馆藏档案内容。五年来，通过档案馆目标管理考评，各档案馆普遍加大了检索工具的编制力度，编制的检索工具从形式上来看不仅有簿式、卡片式的手工检索工具，而且普遍编制了拥有少则几十万条，多则百余万条的数据库，能够快速、准确、全面地检索到库内档案。从检索内容的深度来看，不仅普遍编制了全面介绍馆藏档案内容的《档案馆指南》、《全宗介绍》等全宗级目录，揭示案卷内容的案卷级目录，而且编制了大量揭示文件内容的文件级目录。此外分类目录、专题目录、人名索引等检索工具也都大量编制。检索工具由单一走向全面，检索深度由浅入深，普遍形成了一个全面揭示馆藏内容的档案馆检索体系。
截止1999年底，已完成考评的44个档案馆，大部分按有关规范、标准的要求，编辑完成了介绍本馆情况的《档案馆指南》，其中90%以上公开出版，其中有近30个档案馆的《指南》为考评期间编辑出版。各档案馆普遍理顺了馆藏案卷目录，重新进行了打印，济南市档案馆等还全部编制了馆藏全引目录。五年来，已通过考评的档案馆新编制人名索引600余万条，不同的专题目录800余个，其中山西省档案馆编制专题目录达61个。在文件级检索工具的编制方面，60%以上的档案馆编制了本馆馆藏档案总量的30%以上，其中北京、江苏、河北、山东、山西、济南、武汉、青岛等省、市完成了馆藏档案50%以上的文件级检索，深圳市档案馆更是使馆藏档案全部实现了文件级检索。
在加强手工式检索工具编制的同时，各馆还十分注重将计算机等现代化的技术、设备用于检索，90%以上的档案馆都形成了本馆的机检式目录数据库。五年来，通过考评的44个档案馆总计录入案卷级分类目录838万条、文件级条目2000余万条。44个档案馆大部分实现了馆藏档案案卷级目录微机检索，北京、江苏、河北、山西、山东、武汉、济南、青岛等省、市档案馆51%以上馆藏实现了文件级目录机检。各馆建立的机检式数据库，条目平均达到了百余万条，北京、上海、天津、辽宁、河北、山东、安徽等省、市档案馆的数据库都在200万条左右。机检目录的广泛编制，提高了档案馆的现代化管理水平，为更好地开展提供利用工作打下了良好基础。
四、保管条件日益改善
目标管理考评工作标准要求，档案馆要建立健全库房管理制度，并在日常工作中严格执行，档案库房管理必须做到“防火、防水浸、防尘、防虫、防霉、防盗、防湿、防高温”等“八防”要求。为此，各馆采取了一系列措施，通过新建和改建档案馆库，使档案的基本保管条件得到了改善，北京、重庆、河南、云南、海南、青岛、大连、长春等省、市近几年来都建设了现代化的档案馆库。河北、山西、安徽、福建、内蒙古等省、自治区都投巨资对原有馆库进行了技术改造，使档案馆的维护结构更加完善。通过添置空调机、去湿机设备，使大多数档案馆库房的温湿度基本控制在适于档案保管的温湿度标准之内。南京市地处长江中下游，属高温、高湿地区，多年来南京市档案馆因没有温湿度调控设备，库房温湿度一直难以稳定控制在国家规定的范围内，在目标管理考评活动的推动下，南京市档案馆积极筹措资金，将档案库房全部安装了柜式空调，改造了除湿系统，从而解决了这一老大难问题，有效地防止了档案纸张的霉变。河北省档案馆在目标管理考评工作准备期间，省领导从省长基金中特批专款购置30多台分散式空调，用于控制库房的温湿度。内蒙古自治区档案馆针对北方冬季风沙大、气温低的特点，对库房门窗及通风管道进行了改造，有效地防止了灰尘并使库房温度控制在标准范围内。
五、信息资源开发打开新的局面
为进一步开发馆藏档案信息资源，更好地为两个文明建设服务，国家档案局在目标管理考评标准中对各档案馆在这方面提出了明确、具体的要求。在已通过考评的44个档案馆中60%以上的档案馆开放了全部应开放的档案，并编制了可供利用者自行查阅的开放档案目录。这些已开放的档案在提供利用过程中，产生了良好的经济效益和社会效益，为社会主义两个文明建设作出了贡献。
在做好日常提供利用工作的同时，各馆十分注重馆藏档案史料的编研工作。五年来，通过考评的44个档案馆根据馆藏档案共汇编1.82亿字档案资料，其中很多编研成果不仅具有很高的学术价值，而且有很强的现实意义。凝聚了内蒙古自治区档案馆很多同志心血、具有较高史料价值的《内蒙古垦务档案史料汇编》，长期以来因经费困扰一直无法出版，终于在十年后借晋升国家一级档案馆的东风而付梓。西藏自治区档案馆编写的《西藏历史档案荟萃》，获得了国家“五个一工程”奖，它以确凿的史实证明了西藏自古以来就是中国领土不可分割的一部分。在1998年抗洪抢险斗争中，湖北省档案馆利用档案资料及时编印了50多万字的《湖北省一九三一年防汛抗洪档案选编》，为省委、省政府和沿江各市县党委、政府领导抗洪抢险斗争起到了很好的作用，受到高度赞扬。北京市档案馆编辑的《日本侵华罪行实证》，南京市档案馆编辑出版的《侵华日军南京大屠杀图集》、《中山陵史迹图集》等史料汇编也都产生了较大的社会影响。
近几年来，各档案馆充分挖掘馆藏档案信息资源，共举办了近200个不同形式的档案展览，一些展览在社会上产生了很大反响。上海市档案馆举办的《抗日战争与上海——纪念抗日战争胜利50周年图片展》，市党政主要领导和近10万市民参观了展览，不仅如此，该馆还先后赴美国、法国、加拿大等国家举办了反映上海城市变迁的档案图片展，宣传了上海建设发展的成就，扩大了中国档案工作的国际影响。辽宁省档案馆举办的《日本侵略东北罪行展览》，展出了大量珍贵的档案资料，辽宁省省长参观了展览并给予了很高评价。北京市档案馆举办的《中国留法勤工俭学运动展》、《李大钊就义70周年纪念展》、《中华民族不可侮》和《孙中山创办中国大学史料展》等，共接待各界参观群众5.4万余人，受到社会好评。武汉市档案馆为纪念香港回归一周年和收回汉口租界71周年而制作的“收回汉口租界图片展”及反映武汉市百年历史变迁的“武汉沧桑”史料展，在社会上产生了较大影响，特别是对青少年在爱国主义教育方面，在知家乡、爱家乡方面起到了很好的作用。档案馆通过举办展览，充分发挥了档案“以史育人”、“以史为鉴”的教育作用。五年来，副省级市以上档案馆中共有25个馆被当地党委、政府正式命名为“爱国主义教育基地”。
为探索档案提供利用的新途径，进一步拓宽利用面，近年来，一些档案馆还应用网络技术介绍档案馆和提供档案服务。北京、上海、四川、河北等省、市档案馆都在因特网上建立了档案馆主页。安徽省档案馆计算机系统则接入联合国全球贸易网络。这些档案馆通过网络散发、出售档案目录和档案缩微品电子广告，收发电子邮件，交换有关档案合作与交流的电子数据，开辟了档案服务领域的一个新天地。