非重份档案材料信息重复现象初考，本文主要内容关键词为：现象论文,档案论文,材料论文,信息论文,非重份论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
重份档案材料是指载体外部形式及所承载的内部信息都完全吻合的档案材料，其信息重复主要表现为全宗与全宗之间、档案馆与档案馆之间文件材料的简单重叠现象。对此现象的调查与研究，这些年在全国各大档案期刊上已有不少著述，可谓见仁见智，异彩纷呈。而非重份档案材料则是指外部特征不尽相同的非同时一次性印制的档案材料，其中所含内部信息由于文件形成与运行惯势及现行立卷规则的制约亦不可避免地存在着局部重复或全部重复的情形，并集中体现于同一档案馆、同一全宗乃至同一案卷内。对此，笔者力图通过考察其在档案构成中的不同表现，就此信息重复现象作一初步探视，并提出粗略处置办法，与各位同仁磋商。
一、非重份档案材料信息重复现象的几种表现
1.印件与定稿的信息重复。印件与定稿信息重复现象存在最为普遍。据重庆市涪陵区档案馆对馆中20个全宗共计1791卷文书档案进行的完全调查显示：除少数会议记录类、报表类等案卷外共有1623卷档案均程度不同地存在着印件与定稿信息重复现象，其发生的机率为90.6%。在被调查的1791卷档案中，通过随机抽样100卷档案， 进行其信息重复量的检测，发现重复信息所占据的厚度（页）竟有4218页，平均每卷42.18页，几乎占据每卷的三分之一空间！如此推算，仅此一项，该档案馆文书档案中就有近三分之一的空间被重复信息所盘踞，这景况岂不令人惊心？！
2.请示与批复、报告与通知的信息重复。一般而言，没有批复的请示只存为短期甚或不存，而有批复的请示则往往与批复一起存为长期或者永久，所以在现存档案馆的长期或永久卷中请示与批复一般是联袂出场的。二者虽然行文方向相对或相反，是两个相对应的文种文件，但二者所揭示的问题却是基本一致的，其中信息重复亦在所难免。一般每个全宗每个年度都有数量不等的请示与批复“搭档”出现。报告与通知本是不相关联的两个文种，但在某些情况下却能出现同请示与批复类似的信息重复现象。例如，某部门“关于送审××年度工作意见的报告”（后附《××部门××年度工作意见》），上级单位接此报告后又批转各部门贯彻执行，遂形成“关于印发《××××年度工作意见》的通知”（后附《××部××年度工作意见》）。前后两个文件一脉相承，存为一体，而二者所反映的“年度工作意见”这一信息却在不经意中完全重复了。诸如此类情况颇多，如“工作总结”、“××贯彻实施意见”、“××办法”等等，都有可能被如法炮制，“故使重演”。而此类文件材料又往往带有全面性或方针政策性，所以一般均出现在保存价值较高的永久卷中。
3.发文与转发文的信息重复。过去常见的同一问题自上而下“一竿子插到底”的组卷方法往往将发文与转发文（如“关于转发××通知的通知、关于××号文贯彻意见的通知”等）整合在一个案卷内。而其中，发文在转发文中又一般都被作为附件全文印发，所以，发文信息在同一案卷内往往要被一次甚或多次重复，重复额度极大。
上述3种情形在档案案卷内总是相互交织网罗， 致使信息重复现象呈愈演愈烈之势。假设3种情形同时发生在同一案卷内， 那么可以作如下简单推测：请示与批复及请示的底稿共计是3个材料， 而其全部信息含量实际占有空间只能算作一个材料（即全部材料的三分之一），其信息重复量可居三分之二，以此类推，此一案卷的档案信息重复量竟可达60%上下！
二、非重份档案材料信息重复的利弊权衡与处置办法
1.印件与定稿信息重复之研究。这实际上就是“老生常谈”的文件定稿是否归档问题的研究。早在1964年《档案工作》第1 期上就有人谈及《我们对文件底稿立卷的一些看法和作法》，在八九十年代更有不少同志在众多档案期刊和著作中对此从多个视角与层面作过精辟论述。归总而言，有3种观点：一是定稿应随印件一道同时归档。理由是：（1）我国文书、档案工作方面的有关法规及著作对定稿的归档问题是持肯定态度的；（2 ）鉴于“鉴发对于文件法律效力的重要性”（注：李兆明《“签发”对于文件法律效力的重要性》，《档案学通讯》1998年第3期），定稿要较正式文本更具有“打假”功能；（3 ）定稿还具有内容和文字上的考证、研究价值”（注：杜长安《谈谈公文定稿》，《档案学通讯》1992年第1期）。二是文件定稿不予保存。理由是：（1）定稿与印件作用大体相当，保存价值不大；（2 ）内容的大量重复导致档案馆藏的不合理增长，为档案馆事业的可持续发展埋下隐患。三是综合上述观点，扬长避短，各有取舍，认为文件定稿应有选择性地归档保存，从而杜绝“一刀切”作法与无原则性的重复。具体作法是：“从内容上选择，法规性文件、统计报表文件、工作计划和总结性文件、方针政策指导性文件、决策论证性文件，其定稿（包括历次草稿）需要且应该同正式文件（存本）一并立卷归档保存”（注：刘智勇《谈文件定稿的归档》，《中国档案》1996年第3期）；“以价值大小上选择， 永久保存的档案，其定稿与存本一并保存”（注：刘智勇《谈文件定稿的归档》，《中国档案》1996年第3期）。笔者原则同意此一观点和作法。同时，考虑到目前工商务文件的增多和可能引发的经济官司以及印件被伪造的可能性，还应将一些合同，协议等文件的底稿与印件一并保存，以便讫时发挥其原始凭证作用和法律效力（注：李兆明《“签发”对于文件法律效力的重要性》，《档案学通讯》1998年第3期）。 另有一种观点认为：定稿的稿头纸可与其余部分分离，区别对待，或存或毁，酌情而定（注：刘平平《区分玉石、划定范围——谈文件定稿的归档》，《中国档案》1995年第10期）。笔者认为此观点尚需进一步探讨。
2.对请示与批复、报告与通知类信息重复问题的处置。一般认为请示与批复一并保存是为了保持问题的整体性。而笔者认为所谓问题的整体性应是指档案载体所承载信息的整体性，而不能简单地理解为文件材料相互关联的紧密性或组织行为动作的连贯性。事实上，一般批复中既有请示行为（包括行文）的反映（如批复中“接××局××号文关于××的请示”等内容），亦有请示内容的揭示（如批复中有关“经研究同意……”之类的内容），若再将请示及其定稿与批复一并存入卷中，岂不是多此一举、加剧重复？！基于此，笔者认为一般性请示可不予保存，特别重要的问题的请示则可存留，或存印件或存定稿，二者择其一，不可兼顾。对报告与通知类信息重复问题的处置关键是对文件附件的处置。一般认为文件及其附件是一个有机整体，不可分割。笔者承认，在文件现行阶段，为发挥其行政和法律效力，文件与其附件“不可分割”是必需的。但当文件进入档案阶段后，文件附件因其内容和特有标志（如发文字号等）业已固定下来，并且其现行效力亦不存在，此时附件则应被视为一个“独联体”存在，至少在同一案卷范围内可从其所在文件中游离出来。据此，笔者认为，在文书立卷中可以剔除卷内多余的相同附件，以避免同一附件在同一案卷内重复出现，增大重复量。
3.对发文与转发文信息重复问题的处置。对于转发文单位而言，这实质是文书立卷的规范化问题。鉴于发文作为普发性文件，保存价值不大，且转发文中亦附有发文，所以，发文一般存为短期甚或不存。对于发文单位来说，这实际上就是对文件附件的处置问题。一般来讲，提出结合实际贯彻意见的转发文应予保存，其中作为附件印发的发文则应剔除毁之。若此类转发文较多，则可与发文正式文本组合起来，形成一本清洁的精装的案卷。而对于纯粹是照抄照转、无结合实际贯彻意见的转发文及其附件，则可不予保存。
笔者认为，不论是对重份档案材料还是对非重份档案材料，其信息重复现象的研究及处置，皆应立足于档案事业可持续发展的战略需要，抓住根本，服从全局，排除旁枝细节的干扰，从而尽快修成正果，早日用于实践，使档案事业能够在档案资源不断净化、重复劳动及浪费日趋减少的宽松氛围中轻装上阵，更好地服务于社会，赐福于人民。