知识管理：强化内审工作的重要工具，本文主要内容关键词为：知识管理论文,内审论文,工具论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
最近几年，不少企业由于公司治理机制缺陷与管理失误给投资者、员工、退休人员造成了数以亿计的经济损失。安然和世通仅仅是两个典型的例子，其实，公司治理的失败，已经引起了史无前例的、规模宏大的、涉及到千家万户的损害。所以，改善公司治理机制、强化内部审计是企业管理工作的当务之急。笔者认为，强化知识管理可以提高公司的效率、促进员工之间的知识交流。企业在知识经济的环境中，内审人员与会计人员之间必要的、有效的信息交流显然是非常有用的。
企业商务信息管理系统(RIM)的出现，引起了人们对企业商务信息记录方式而不是记录内容的极大关注，这些电子信息的载体和形式，造成一些令人关注的问题。根据美国最近颁布的《the sarbanes-oxley Act》法案的要求，任何一个公司内有关知识的载体和形式是必要的，是不可或缺的。事实上，企业必须建立起一个知识管理的平台，尤其是内审人员与会计人员之间的交流，以及内部控制都需这个平台。
一、知识管理为什么对于内审人员非常重要
现在，企业会计师的工作量很大，但人力资源又有限，由此造成的问题是会计服务的质量下降。这样，企业的内控工作就难以高效率和高质量地进行。而做好知识管理工作是企业走向成功的关键性的战略措施，它对于提高企业经营效率、形成战略优势是非常必要的。从美国企业的管理经验来看，一旦启动知识管理平台以后，就可以改善企业经营管理。公司全面采用知识化的科学管理以后，减少了员工的信息成本，改善了知识使用的密度、浓度、效率、效果。
公司的战略选择取决于企业经营的内部知识与外部知识如何进行吸收、组合、转化、利用，并使有限的各种资源达到最佳均衡态度。当公司员工有创造发明或者应用新知识于企业范围之内的生产经营管理等活动中的时候，企业内部知识就产生了。当其他公司的员工的创造、发明，应用于其他企业的时候，外部知识就产生了。
现在，日新月异的技术进步，使新知识的产生层出不穷，企业对于这些新知识的管理方式采取的是一种资产管理方式，这当然不是一般资产的管理，知识管理目前仍然没有被企业普遍采用。美国的研究人员说，在现实生活中，知识管理包括两个方面：外来知识与自创知识，那么如何把已经积累的科学知识与工作经验应用到今后类似的生产活动中去呢？理想的程序与结果是：知识管理使产品设计更科学、耐用，使生产工序更合理、简捷，使成本更低、产量与质量更高、利润更大。有效的知识管理不仅取决于信息技术平台，而且最主要地、更广泛地依赖于企业的社会生态。
二、如何进行知识管理
知识管理的直接目的是保障企业行为的健全、正直、诚实、廉洁。为了正确地理解知识及其管理工作，首先需要获取各种各样的知识。企业有两大类知识需要被管理：不明确的知识和明确的知识。企业为了获得解决问题和创造新知识能力，就必须正确理解不明确的知识与明确的知识的概念。
不明确的知识包括：(1)可以潜意识（下意识）地理解和应用；(2)难以明确表述的；(3)由直接经历和操作行为发展而来的；(4)相互讨论工作经验，相互启发而来的。与之对应的是明确的知识，即严谨的、精确的、正式的，尽管它已经脱离了原创模式、原来的经验与环境，例如：通过物理试验、化学试验而抽象概括出来的数学公式、如何促销的手册等。
现在，大部分公司治理原理及生产知识已经武装了公司员工，万一有个别员工不知道或不理解的东西，他完全可以咨询其他员工，或者阅读有关书籍。但是，当需要一种新知识的时候，对于任何企业都不是轻而易举、探囊取物的事，而是要付出成本的。因此，在公司的会计工作里就特别需要加强规范的知识管理系统。这样，许多内部审计的线索就存储在知识仓库里，内审的成本就会降低、效果就会更好。
专家认为，为了从已经拥有的知识里产生经济效益，公司需要从三个方面强化知识管理工作：(1)努力营造这样一个工作环境，即公司的知识被认可为一种有价值的资产，增加这种资产是可以被确认并且是有回报的；(2)在企业管理过程中最有效地、最大限度地使用知识；(3)在信息技术和工具方面增加投资力度，从而有效地、有力地交流、获取、应用新知识。
企业可以通过积累各种各样的员工的生产技术、知识而增加企业的无形资产。大多数理论家都认为企业知识是一种有价值的资产。当代企业所面临的一个主要的挑战是：在企业创造价值的过程中，发现、收集和应用知识的最有效的方式方法往往难以找到。
企业最重要的财富是其知识（智力）资本，其中大部分驻留于员工的工作过程之中尚未系统化与文字化，即我们所谓的不明确的知识，如果将其转化为明确的知识，就可以提高生产力水平，如何转化呢？根据专家的思路，转化过程利用了四种基本资源：(1)明确的知识仓库；(2)积累、精加工、管理、分配知识的精炼场（中心平台）；(3)企业组织、管理、实施、精炼（提纯）的程序与过程；(4)信息技术对于知识仓库与提炼过程的支持。
收集与应用知识的最有效方法之一，是建立并且启用一个知识仓库，它处于知识管理工作的核心地位。那些有效利用信息技术来支持本单位保存知识的企业应该做好两件事：(1)他们有技术、措施、政策、程序去确保这些可重复利用的知识，比如：法律文件、商品销售宣传资料等都被保护，各种数据由专家核实，并迅速应用使他人因这个知识而受益；(2)他们可以利用数据库里的知识，以及员工谈话中所包括的技术知识。当然如果知识管理不当，就会形成许多导致知识损失的漏洞，其结果是企业的效益下降，直到企业开发了新产品，改进了生产程序、调换员工岗位，这种负面作用才会消除。
三、改善知识管理工作的建议
1.采用专用凭证管理工具。为了使知识在内审人员与企业会计部门之间的交流更加畅通，急需改进的重点是电子商务（凭证）业务，而电子商务（凭证）业务的改进应该是从彻底消除（手写）纸介凭证做起，简化记账工作和信息共享就可以大大提高效率。
美国电子凭证管理的一个更为复杂的方法是采用专用凭证管理工具，其中包括Lotus Notes、pc Docs、RIA Gosystemclient、thePPC Engagement Manayo等，这些工具的应用效果是可以给会计部门提供标准化的凭证管理与文档保密二者兼顾特征的管理凭证程序。同时还需要传统的记账方式与信息管理(Record and Information Management，RIM)方式，以及企业文化环境，其中包括：(1)对于企业业务需要一个更深刻详细的理解；(2)评价那些影响记账业务信息质量的因素；(3)乐意为其他同事或专家服务，确认与尊重RIM知识管理领域里的专家地位；(4)对于执行公司会计业务的审计工作的态度应抱着富有建设性的、增值的心态而不是故意刁难的心态。上述四个因素必须认真考虑，绝对不能马虎。
2.会计信息失真需要综合治理。无论CEO和CFO是否按照内控制度的要求进行管理，企业领导人必须重视会计信息，坚决预防各种犯罪的可能性。会计信息失真可以直接冲击企业知识的质量，所以，包括上市公司在内的企业及其经理人、董事会成员等管理层对于这些问题必须有清醒的认识，需要重点抓好五个方面：(1)建立健全公司治理机制；(2)强化公司的披露制度；(3)披露公司的控制、程序、运作等情况；(4)全天候监控财务、审计的程序以及运作情况；(5)强制执行和严厉的处罚、刑罚措施。
3.业务交叉与岗位轮换。一个会计知识管理系统应该具备比较宽泛的适用性，即不同的信息适用于不同的人。这样就可以在企业会计部门与内审人员（部门）之间改善知识管理，因为这两个部门对于信息的需求不同：会计部门从技术操作的观点出发而需要程序信息；内审部门从审计内容的要求出发而需要程序信息。这样，就有必要重组会计部门。一般而言，会计部门按照业务分工组建，业务分工意味着需要一些人而不是一个人执行会计业务工作。例如，成本会计师分析与企业经营活动有关的各种成本，如存货成本、费用等。而税务会计师的业务活动责任包括计算销售收入和企业支付的各种税款，那么，企业是否可以将成本会计师与税务会计师进行责任互换（即成本会计师对于企业税收负责而税务会计师对成本负责）？这样不仅对于企业（信息更加对称），而且对于员工（工作能力更强）也是有益的。
如果企业员工可以交叉与轮换工作岗位，将首先使企业受益。这样一旦有某个员工因故离开企业，工作岗位的知识不能随之而去，因有其他员工可以替代，这就保障了工作流程，（不需要培养新人）降低了企业知识成本。员工掌握了更多的技术和知识，也提高了其自信心和职业自豪感。
4.设立知识仓库。知识管理系统对于企业的成功运作是十分必要的，会计部门应该设立知识仓库，以贮存程序信息和操作信息。内审人员的许多工作涉及到如何正确理解具体程序的“为什么”与“怎么做”的问题。如果企业会计师有能力把每笔经济业务的附加信息存放在知识仓库里，有了这些审计线索，就可大大简化内审人员的工作量。
专家认为，如果公司不能积极地联系、利用、听取个人的知识和专家的意见，公司就不可能充分地利用知识，甚至会丢掉知识。当公司在千方百计地将专家意见转化成为知识资本的时候，正确的做法是把这个事情交给信息部门与知识管理部门协商去办。
一个有效的收集知识的方式是通过区域网或互联网，这是一个通过利用文字、图表，而直观地理解、简单地操作的界面。收集的知识包括：会计师所提供的基本信息，如姓名、部门、地址；具体交易信息，如涉及的账户、交易数量、金额、分录摘要、业务授权信息等。会计部门利用知识管理系统最有效的方式是把知识仓库与会计系统联系起来，如果会计系统允许的话。反之，如果会计系统不允许知识仓库与其建立联系，那么企业可实行（或补充）一个改善现行会计系统的策略。毕竟，它限制了这种企业自身能够完成的知识管理系统。
一个可能发生的问题是，员工根本就不愿意把自己的知识贡献给其所供职的企业，因为这会加大他们失业的风险，所以员工的就业状态有保障是最基本的要求，然后，即使让其从事困难的工作任务也是切实可行的。在企业内部员工学习知识、提高自身素质也是非常必要的，给员工以学习与提高的机会是企业分内的事。
四、结论
众所周知，运用知识管理系统是企业成功的法宝之一，美国的先进企业（不是大部分企业）已经运用知识管理系统并且取得了成功。我们现在怎么办？会计与内审的运用情况已如上述，其他管理部门的工作也可效仿，其结果必然表明：知识管理不仅在会计部门，而且在其他部门也同样会取得成功的。如果企业的其他部门目前因条件所限，尚不能够利用知识管理系统，可以学习借鉴供货商与客户企业的经验，比如与其他企业有联系的部门（如销售部门）就会利用知识管理系统来完成本部门的工作任务。
为什么知识管理对于会计与审计工作这么重要呢？有些企业可能觉得他们的应用软件程序不需要任何变化，能正常运转就不需要改革。人无远虑，必有近忧，这些保守思想必然会危及企业的生存和发展。经理人应该定期分析现行程序完成企业生产、经营任务的状况，检验这是否就是最佳的方式。运用知识管理系统，尤其是知识仓库建立以后，经理人必须有能力，更容易、更有效地分析、解决知识经济下出现的各种新问题，也要有能力使员工充分理解其工作程序的设计思想与分工目的。
随着高质量知识需求的日益增长，企业迫切需要有知识管理战略，连同企业知识的创造者与使用者的因素也需要考虑在内；目前迫切需要发展高质量的、操作简单的、容易使用的知识管理系统。同时，经理人一定要充分考虑企业实施知识管理战略规划的各种不利因素，坚信“知识就是力量”。知识实际上是企业的心脏，失去它，企业必败无疑。近几年会计丑闻时有发生，实施知识管理系统将提高企业的经济效益和工作效率，也有助于预防类似丑闻的发生。
重视知识管理并非易事，企业的每个员工必须理解其原因和意义，意识到不变的危害。当调动起了员工参与知识管理的积极性以后，管理当局就会发现员工是非常容易接受知识管理战略的，也非常容易感觉到他们在企业是受重视的、是有价值的，这就必然会导致员工参与企业知识管理的自豪感与积极性。虽然，企业的知识管理会产生一定的财务成本，毕竟因其而产生的利得必定会大于其成本的。损失了知识将是最大的损失。知识资产将会产生极大的经济效益。